Mitarbeitergespräch Ziele anhand von KPIs definieren

"Managen lässt sich nur das, was auch messbar ist", erklärt der bekannte Unternehmensberater Peter Drucker. Sein Statement erinnert uns daran, wie wichtig es ist, alle auf das Unternehmen einwirkenden Einflussfaktoren zu messen und zu erfassen - einschließlich der Mitarbeiter. Wir müssen daher einige klare und präzise Ziele zur Leistungsbewertung festlegen, um Mitarbeitergespräche zu führen.

Warum sind KPIs (Ziele) für Mitarbeitergespräche so wichtig?

Key Performance Indicators, kurz KPIs, helfen, die Qualität der von den Mitarbeitern eines Unternehmens geleisteten Arbeit zu messen und zu bewerten. Das Ziel besteht darin, die Effektivität zu beurteilen und Entscheidungen auf Basis objektiver Daten zu treffen. Objektivität ist hier das Stichwort zu einer verbesserten Unternehmensführung.

Dementsprechend gehören Kennzahlen, die zeigen, wie effizient Mitarbeiter sind, zu den wichtigsten KPIs einer Personalabteilung:

Sie helfen, die Schlüsselmitarbeiter einer Abteilung zu identifizieren
Durch sie werden Belohnungen und Beförderungen offensichtlicher gemacht.
Fördert die Motivation und spornt die Mitarbeiter zu Höchstleistungen an.
Sie verbessern die Mitarbeiter und das Engagement für das Unternehmen.
Sie helfen bei Planungs-, Strategie- oder internen Schulungsprozessen.

Welche KPIs sollte man benutzen um Mitarbeitergespräch Ziele zu definieren?

Leider gibt es Tausende von KPIs, die zur Auswahl stehen. Wählst Du die falschen aus, dann misst Du etwas, das nicht mit Deinen Zielen übereinstimmt. Wie bestimmst Du also die richtigen Kennzahlen für dein Unternehmen?

Mit dieser Frage bist Du nicht allein. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Unternehmen vom Kurs abkommen, weil sie die falschen Kennzahlen verwenden. Aber je früher Du Deine Versäumnisse aufdeckst, desto besser - und Du kannst jederzeit wieder auf den richtigen Weg zurückkehren, indem Du Deine KPIs überprüfst.

Personalmanager sollten vier verschiedene Arten von Kennzahlen zur Zielvereinbarung in Mitarbeitergesprächen beachten:

Produktivität: Management by objectives (MBO), Subjektive Einschätzung des Vorgesetzten, die 9 Box Matrix (sogenannte Qualifikationsmatrizen), der Net Promoter Score (NPS), das 90-, 180-, 270- und 360-Grad-Feedback sind alles erfolgsversprechende Methoden, um die Produktivität zu ermitteln.
Qualität: Auch hier ist die bekannteste - und meist verbreitetste - Metrik die subjektive Einschätzung des direkten Vorgesetzten. Beim strategischen Managementmodell "Management by objectives" (MBO) werden Ziele vom Management und den Mitarbeitern klar definiert, damit sich die Mitarbeiterleistung verbessern kann.
Leistungsfähigkeit: Auch hier helfen subjektive Einschätzungen und Mitarbeitergespräche und Leistungsbeurteilungen genauso wie die 9 Box Matrixen, die auf einer 3 Zeilen x 3 Spalten Tabelle basieren und innerhalb dieser Form Performance (X-Achse) und Potenzial (Y-Achse) Deiner Mitarbeiters anschaulich in ein Verhältnis setzt.
Aus- und Weiterbildung: Die Effizienz Deiner Ausgaben ist messbar und damit eine Metrik, die Du bei allen Weiterbildungen erfassen und immer in ein Kosten-Nutzen (/Zufriedenheit der Mitarbeiter)-Verhältnis setzen solltest.

1. Produktivität in der Zielvereinbarung

Die Mitarbeiterproduktivität interessiert Vorgesetzte sicherlich am meisten. Immerhin ermöglicht diese:

Zeit, Kapital und Ressourcen so effektiv wie möglich anzupassen.
die Leistungsfähigkeit von Prozessen zu beurteilen.
Strategien und Vorgehensweisen zu überwachen.

Dieser KPI-Wert kann im Laufe der Zeit aus beruflichen oder persönlichen Gründen variieren. Überprüfe und überarbeite daher Deine KPIs in regelmäßigen Abständen.

Zur Berechnung der Produktivität können verschiedene Formeln herangezogen werden:

Gewinn pro Mitarbeiter = Gewinn / Anzahl der Mitarbeiter:
Diese Kennzahl zur Erfolgsmessung gibt den von jedem einzelnen Mitarbeiter des Unternehmens erwirtschafteten Gewinn an. Je höher die Zahl, desto besser für das Unternehmen. Fällt das Ergebnis verbesserungsbedürftig aus, besteht die beste Vorgehensweise darin, in die Unternehmenskultur, Weiterbildung oder Software zu investieren, um Aufgaben zu automatisieren und Prozesse zu optimieren.

Ein Beispiel: Das Unternehmen beschäftigt 50 Mitarbeiter und der Jahresgewinn beläuft sich auf eine Million Euro. In diesem Fall beträgt der Gewinn pro Mitarbeiter auf 20.000 Euro.

Einnahmen pro Mitarbeiter = Einnahmen / Anzahl der Mitarbeiter:
In diesem Szenario betrachten wir nur die Gesamteinnahmen, ohne die Ausgaben zu berücksichtigen. Dieser nützliche KPI hebt die Kosten des Humankapitals im Verhältnis zum erreichten Umsatz hervor.

Durchschnittliche Bearbeitungszeit = die für die Durchführung einer Aufgabe benötigte Gesamtdauer / Anzahl der durchgeführten Aufgaben:
Hier messen wir, wie effizient ein Team arbeitet.

Ein Beispiel: Wir messen die Zeit, die ein Mitarbeiter benötigt, um einen Auftrag vorzubereiten, der im Laufe der Woche per Kurier verschickt wird. Anschließend fügen wir die Gesamtdauer hinzu und teilen dies dann auf die Anzahl der von uns gemessenen Zeiten auf, um einen Durchschnitt zu erhalten. Dieses Experiment kann regelmäßig wiederholt werden, um Verbesserungen oder Probleme zu identifizieren.

Überstunden pro Mitarbeiter = insgesamt geleistete Überstunden / Anzahl der Mitarbeiter:
Die Frage hier lautet, ob und wie viele Überstunden der Mitarbeiter leistet. Sind diese unverhältnismäßig hoch, könnte auf Produktivitätsprobleme oder übermäßige Arbeitsbelastung hindeuten.

2. Qualität KPI

Während Produktivitätsindikatoren sich auf das Arbeitspensum konzentrieren, geben Qualitätsindikatoren Aufschluss über die Art und Weise, wie gearbeitet wird. Sie messen also die konkreten Ergebnisse der Mitarbeiter. Diese Nuance zu verstehen ist wichtig, weil einige Mitarbeiter ihre Ziele zwar mengenmäßig, aber nicht unbedingt in der gewünschten Qualität erfüllen.

Einige Schlüsselindikatoren sind:

Fehlerhafte Produkte = fehlerhafte Produkte / Gesamtzahl der Mitarbeiter:
Eine Möglichkeit, die Arbeitsqualität der Mitarbeiter zu messen, ist die Quantifizierung der Anzahl der fehlerhaften Produkte. Diese Methode eignet sich besonders in der verarbeitenden Industrie. Die Standardisierung von Produktionsprozessen sollte diese Zahl verringern, aber sie kann dennoch als Referenz verwendet werden.

Anzahl der Fehler = Fehler / Anzahl der Mitarbeiter:
Die Fehlererkennung ist eine gute Alternative zum bisherigen KPI im Produktdesign oder in der Programmierung.

Eine weitere wichtige Kennzahl sind Recruiting KPIs zur Einstellung und Auswahl von Personal.

3. Effizienz-Indikatoren

Effizienz ist ein schwer zu messendes Konzept. Per Definition wird jemand als leistungsfähig angesehen, wenn er Arbeiten innerhalb eines bestimmten Zeitraumes abliefern kann. Daher kann es in diesem Fall sinnvoller sein, die Benutzer-Feedback-Prozesse zu nutzen, um Mitarbeiter aus dieser Perspektive zu beurteilen.

360 Grad Feedback:

Bei diesem System geht es darum, von Kollegen, Managern, Kunden und Lieferanten Feedback zu einem bestimmten Mitarbeiter zu erhalten. Oder besser gesagt, von Personen innerhalb und außerhalb des Unternehmens, mit denen sie täglich zusammenarbeiten. Zum Beispiel können Personalmanager darum bitten, einen Mitarbeiter auf einer Skala von 1 bis 10 zu bewerten, um einen Durchschnitt zu erhalten.

270-Grad-Feedback:

Im Rahmen eines 270-Grad-Feedbacks bewerten die direkte Führungskraft, die Mitarbeiter*innen und die Kolleg*innen auf gleicher Hierarchieebene die Leistung eines Teammitglieds – und das Teammitglied nimmt darüber hinaus eine Selbsteinschätzung vor.

180-Grad-Feedback:

Dieser Feedback-Prozess funktioniert einfacherer als das vorherige System, da er nur Feedback von den Personen erfordert, die dem Mitarbeiter am nächsten stehen: ihrem Chef und den Kollegen.

Auch eine Selbsteinschätzung kann ein gutes Werkzeug zur Leistungsbeurteilung sein.

4. Aus- und Weiterbildung

Ein weiterer der wichtigsten Leistungskennzahlen, die in die Vorlagen für Mitarbeiterbeurteilungen aufgenommen werden könnten, beziehen sich auf den Ausbildungsstand eines Mitarbeiters. Bei der Entwicklung von Schulungsprogrammen profitieren Unternehmen ungemein davon, in die Weiterbildung ihrer Mitarbeiter zu investieren.

Dazu muss natürlich als erster Schritt herausgefunden werden, in welchen Bereichen noch Entwicklungsbedarf herrscht. Mitarbeitergespräche und Leistungsbeurteilungen bieten eine gute Gelegenheit, dies herauszufinden.

Der erste Schritt besteht darin, zu messen, ob der Mitarbeiter überhaupt an den geplanten Aktivitäten teilnimmt. Anschließend wird eine entsprechende Bewertungsskala im Mitarbeitergespräch eingeführt, mit dessen Hilfe Personalmanager überprüfen können, ob der Mitarbeiter das Neue auch gelernt hat und inwieweit er bei seinen Tätigkeiten davon profitiert.

Jetzt, wo Deine KPIs im Feedbackgespräch notiert sind, kann es losgehen: Fokussiere Dich nun auf die wichtigsten Kompetenzen im Mitarbeitergespräch und stelle die richtigen Fragen.

Mitarbeitergespräch KPI

Kenjo Interface

Wie kann Kenjos Peformance Management-Software helfen?

Nutze unsere Software zur Leistungsbeurteilung, um mit Automatisierungen und Expertenvorlagen Zeit zu sparen und endlich objektive Leistungsbeurteilungen durchzuführen.

Melde Dich jetzt für unsere 14-tägige kostenlose Testversion an und Du kannst Dich bald selbst davon überzeugen, wie einfach es ist, unsere Software zu nutzen. Während der Testperiode kannst Du alle Funktionen unseres Systems ausprobieren und Dich davon überzeugen, wie sehr unsere Software den gesamten Beurteilungsprozess in Deinem Unternehmen vereinfachen kann.