Zehn wichtige Recruiting KPIs zur Einstellung und Auswahl von Personal

Welche Recruiting Kennzahlen lohnt es sich zu erheben? Damit Personaler ihre Recruiting-Maßnahmen optimal einsetzen können, sollten sie einige wichtige Kennzahlen im Recruiting kennen und erheben. In diesem Beitrag zeigen wir Dir, welche Recruiting KPIs Du in Deinem Dashboard unbedingt überwachen solltest.

Was sind Recruiting KPIs oder -kennzahlen?

Sogenannte Recruiting KPIs, also Key Performance Indicators oder Schlüsselkennzahlen in der Recruiting-Arbeit, zeigen dem HR-Team, ob ihre Recruiting-Arbeit und -Prozesse effizient sind oder nicht.

Richtig eingesetzt können sie ein wirksames Instrument sein, um die Prozesse und die Aufgaben in der Personalbeschaffung zu messen und zu bewerten.

Recruiting KPIs geben Hinweise darauf, ob das HR-Team auf dem richtigen Weg ist und seine Recruiting-Ziele erreichen kann. Sie zeigen auch an, wo eventuell Handlungsbedarf besteht, um diese Ziele zu erreichen.

Darum solltest Du Recruiting KPIs erheben

Für viele Personalfachleute ist es eine Herausforderung, die relevanten Kennzahlen für ihre Recruiting-Arbeit zu bestimmen – und dass, obwohl sie helfen, den Erfolg ihres Einstellungsprozesses zu messen und zu steuern. Denn mithilfe eines kennzahlenbasierten Recruitings können Personaler frühzeitig erkennen, wo und wie interne Prozesse verbessert und optimiert werden können.

Selbst eine einfache Analyse dieser Kennzahlen kann bereits zu Verbesserungsvorschlägen führen, um kurzfristige Ergebnisse zu erzielen. Beispielsweise kann sich eine Verkürzung der sogenannten Time-to-Hire, also Zeit bis zur Einstellung, positiv auf die Unternehmensausgaben auswirken, da jeder Tag, an dem eine Position unbesetzt bleibt, das Unternehmen Geld extra kostet.

Wie wählt man die richtigen KPIs aus?

Mit den folgenden Fragen ermitteln Personalverantwortliche den Mehrwert ihres Einstellungsverfahrens und die zu berücksichtigenden Recruiting KPIs.

• Wie oft finden wir die passenden Bewerbenden für bestimmte Stellenanforderungen?
• Wie lange dauert es, bis wir den passenden Bewerbenden für eine bestimmte Stelle oder ein bestimmtes Team gefunden haben?
• Wie viel kostet es, geeignete Bewerbende zu identifizieren und anzusprechen?
• Wie viele geeignete Bewerbende schaffen es bis zur Vorstellungsrunde?
• Wie viele Vorstellungsgespräche sind nötig, bis Personalverantwortliche sich für eine*n Bewerber*in entscheiden?
• Wie lange dauert es, einen geeigneten Bewerbenden zu rekrutieren?
• Wie sieht unsere Gehaltsstruktur im Vergleich zur Konkurrenz aus?
• Wie bewerten neue Beschäftigte unseren Rekrutierungsprozess?
• Wie viele interne Empfehlungen haben wir für die offene Stelle erhalten?

Der Umfang der personalbezogenen Daten und Einstellungsmetriken kann schnell überfordern. Mit Hilfe von KPIs lässt sich feststellen, welche Maßnahmen erfolgreich sind, welche Bereiche der Personalbeschaffung verbesserungswürdig sind und wie sich die Personalbeschaffung auf andere Bereiche auswirkt. Zu diesem Zweck werden Verbesserungen über einen längeren Zeitraum gemessen, ein Benchmarking mit anderen Unternehmen durchgeführt und Kennzahlen wie die mit der Einstellung verbundenen Kosten untersucht.

Die wichtigsten Recruiting KPIs 

Recruiting Kennzahlen sind Teil einer erfolgreichen Recruiting-Strategie. Sie helfen Personalern dabei, den Recruiting- und Bewerbungsprozess zu überwachen und schrittweise zu verbessern.

Am besten überwachen sie diese Kennzahlen in einem sogenannten Dashboard, dass die wesentlichen KPIs umfasst:

1. Anzahl qualitativer Bewerbungen pro Stelle (Qualified candidates per vacancy)

Für Bewerbungen auf eine offene Stelle gilt: Je mehr Bewerbungen desto besser, denn mehr Bewerbungen geben dem Unternehmen auch mehr Auswahlmöglichkeiten. Allerdings kostet es das HR-Team viel Zeit, wenn sich zu viele ungeeignete Kandidaten unter den Bewerbern befinden. Eine zu hohe Anzahl an Bewerbungen von ungeeigneten Kandidaten ist ein Zeichen dafür, dass die Stelle womöglich nicht über die richtigen Kanäle beworben wurde.

Es lohnt sich deshalb, den Anteil an qualifizierten Bewerbungen pro Stellenangebot zu überprüfen – oder anders formuliert: die Anzahl oder den Prozentsatz an Personen, die sich auf die Stelle beworben haben und tatsächlich auch passend und qualitativ waren.

2. Abbruchrate Bewerbungsprozess (Absagequote)

Es ist nicht ungewöhnlich, dass einige Bewerber ihren Bewerbungsprozess mittendrin abbrechen; die Gründe dafür sind unterschiedlich. Hat ein Unternehmen aber eine hohe Anzahl von nicht fertiggestellten Bewerbungen, kann es daran liegen, dass der Bewerbungsprozess einfach zu lang oder zu kompliziert ist. Und das ist genau das, was Personaler nicht wollen: gefragte Kandidaten aufgrund eines komplizierten Bewerbungsverfahrens zu verlieren. Deswegen ist es ratsam, die Abbruchrate regelmäßig zu kontrollieren.

Diese Recruiting Kennzahl ergibt sich aus dem Verhältnis der Anzahl begonnener Bewerbungen (also Anzahl Klicks auf den Bewerbungsbutton) zu der Anzahl der tatsächlich eingegangenen Bewerbungen.

3. Anzahl der qualifizierten Bewerber je Recruiting-Kanal (Channel Effectiveness)

Die sogenannte Channel Effectiveness gehört zu den wichtigsten Recruiting KPIs. Sie zeigt Personalern an, welcher der genutzten Recruiting-Kanäle (LinkedIn, Xing und andere Jobportale) qualitative Kandidatenbewerbungen generiert. Vielleicht erhält ein Unternehmen über einen Recruiting-Kanal 50 Bewerbungen, aber nur zwei davon sind wirklich passend. Über einen anderen Recruiting-Kanal wiederum bewerben sich nur 25 Kandidaten, aber zehn davon qualifizieren sich für die Stelle. Durch diese Recruiting Kennzahl erfahren Personaler also, welche Recruiting-Kanäle qualitative Kandidatenbewerbungen generieren und sie auch in Zukunft bespielen sollten. Aufbauend auf dieser Information können sie ihre Recruiting-Arbeit optimieren und das Personalbudget des Unternehmens gezielt einsetzen. 

Personaler können die Qualität ihrer Recruiting-Kanäle messen, indem sie die Kandidaten ermitteln, die weiter im Auswahlprozess vorgerückt sind und herausfinden, wo sie sich ursprünglich beworben haben. Sobald sie diese Zahlen ermittelt haben, teilen sie die Anzahl der qualitativen Bewerbungen durch die Gesamtzahl der Bewerbungen, die über diesen Kanal eingegangen sind.

4. Durchschnittliche Anzahl von Vorstellungsgesprächen pro Einstellung (Offer-Acceptance-Rate)

Vorstellungsgespräche nehmen viel Zeit im gesamten Einstellungsprozess ein. Es kann also nicht schaden, sich vorher Gedanken zu machen, wie viele Einstellungsgespräche pro offene Stelle wirklich sinnvoll sind. Personaler, die sich schon bei der Planung ihres Einstellungsprozesses Gedanken darüber machen, haben meist auch eine klare Vorstellung davon, wie viele Bewerbungen sie benötigen, wie viele Kandidaten an jeder Interviewrunde teilnehmen sollten und ob einige Gespräche auch telefonisch möglich sind.

5. Zeit bis zur Einstellung (Time-to-Hire)

Die Time-to-Hire oder Zeit bis zur Einstellung ist eine der am häufigsten eingesetzten Recruiting-Kennzahlen. Sie umfasst den Zeitraum, bis Unternehmen einen neuen Mitarbeiter einstellen, und zwar von dem Moment an, in dem ein Kandidat sich bei ihnen bewirbt. Sie beschreibt also die Zeitspanne, die ein Personalteam für Vorauswahl, Vorstellungsgespräche und letztlich Neueinstellung braucht.

Mit dieser Kennzahl messen Personaler die Effizienz ihres Bewerbungsprozesses (unter anderem bei der implementierung einer HR Analytics Strategie), einschließlich Lebenslauf-Check, Beurteilungen und durchgeführten Vorstellungsgesprächen. Die Time-to-Hire kann offenlegen, wo im Bewerbungsprozess es Verbesserungspotenzial gibt. Vor allem ist sie ein hervorragendes Instrument, um die gesamte Recruiting-Strategie zu optimieren.

Verschiedene Studien zeigen aber, dass die Besetzung einer Stelle heute immer länger dauert: In Deutschland vergehen durchschnittlich 28,8 Tage bis zum Jobangebot. Seit 2010 hat sich der Bewerbungsprozess um durchschnittlich 3,3 bis 3,7 Tage verlängert

Die Berechnung der Time-to-Hire ist denkbar einfach: Personaler müssen lediglich die Anzahl der Tage zwischen Bewerbungseingang und Startdatum berechnen.

6. Kosten pro Einstellung (Cost-per-Hire)

Eine Neueinstellung geht immer mit einem zeitlichen, finanziellen und personellen Aufwand für das Unternehmen einher. Personalteams sollten deshalb wissen, wieviel sie für eine Neueinstellung im Durchschnitt ausgeben. Nur so können sie die Einstellungskosten kontrollieren und steuern. Zu den durchschnittlichen Kosten für den gesamten Einstellungsprozess gehören:

• Kosten in Bezug auf die Time-to-Hire
• Zeitaufwand aller Manager und Mitarbeiter, die am Einstellungsprozess beteiligt sind
• Verwaltungskosten im Zusammenhang mit der Schulung und der Einarbeitung des neuen Mitarbeiters

Personaler sollten unbedingt die durchschnittlichen Einstellungskosten berechnen, sowie die Kosten im Zusammenhang mit der Kandidatenerfahrung. Auf diese Weise können sie herausfinden, ob die Qualität der Bewerbungen in direktem Zusammenhang mit der getätigten Investition steht.

7. Quote der Angebotsannahmen (Offer-Acceptance-Rate)

Bewerbungen erfolgen in beide Richtungen und Kandidaten nehmen Jobangebote von Unternehmen nicht immer an. Bei Unternehmen mit einer hohen Anzahl an abgelehnten Jobangeboten sollten definitiv die Alarmglocken läuten. Die Quote der Angebotsannahmen oder Anzahl abgelehnter Verträge gehört deshalb zu den Recruiting Kennzahlen, die jede Personalabteilung erheben sollte.

Zur Ermittlung der Offer-Acceptance-Rate muss die Anzahl der angenommenen Angebote durch die Gesamtanzahl der ausgesprochenen Jobangebote geteilt werden.

8. Fluktuationsrate während der ersten zwölf Monate (Frühfluktuation)

Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, kann es für das Unternehmen schnell teuer werden. Ein hohe Fluktuationsrate ist oftmals ein Anzeichen für ein negatives Arbeitsumfeld. Eine hohe Fluktuationsrate in den ersten zwölf Monaten nach Stellenantritt dagegen weist auf tiefgreifendere Probleme im Unternehmen hin. Dass Mitarbeiter so früh Reißaus nehmen, kann daran liegen, dass unrealistische Arbeitserwartungen gestellt werden oder eine toxische Unternehmenskultur vorherrscht.

Bei der Berechnung der Fluktuationsrate während der ersten zwölf Monate muss die Anzahl der Mitarbeiter, die in ihrem ersten Jahr aus dem Unternehmen ausscheiden, durch die Gesamtzahl der Mitarbeiter, die im selben Zeitraum aus dem Unternehmen ausgeschieden sind, geteilt werden.

Fällt das Ergebnis sehr hoch aus, sollte der Einstellungsprozess und das Onboarding, aber auch die Unternehmenskultur genauer unter die Lupe genommen werden.

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9. Kandidaten- oder Bewerberzufriedenheit (Candidate-Satisfaction)

Bei dieser Reruiting Kennzahl wird die Erfahrung der Bewerber im Bewerbungsprozess gemessen. Je besser das Ergebnis ist, desto besser stehen die Chancen, dass potenzielle Kandidaten den Bewerbungsprozess bis zum Ende durchlaufen.

Empfehlenswert ist es, im Anschluss an das Auswahlverfahren eine Befragung an die Bewerber zu schicken, bei der sie ihre Zufriedenheit mit der Kandidatenerfahrung auf einer Skala von eins bis zehn bewerten können. Basierend auf diesen Ergebnissen können Personaler ihren Recruiting-Prozess überwachen und verbessern.

10. Recruiter-Zufriedenheit (Hiring-Manager-Satisfaction)

Ein Unternehmen sollte auch das Wohlbefinden seines Personalteams überwachen, da sie den Erfolg des Einstellungsprozesses maßgeblich beeinflussen. Auch hier eignet sich eine Umfrage nach der Zufriedenheit hervorragend. Damit ihre Arbeit und ihr Wohlbefinden sich wirklich verbessern kann, sollten Personaler in der Umfrage auch die Möglichkeit haben, konkrete Kommentare und eigenes Feedback zu hinterlassen.

Recruiting Kennzahlen dank Kenjo

Die Kosten für die Personalbeschaffung gehören zu den größten Ausgaben für Unternehmen unabhängig von ihrer Größe. Eine integrierte HR-Software wie die von Kenjo bietet ein Paket von Softwareanwendungen, mit denen Daten gespeichert und organisiert werden können und mit deren Hilfe Recruiting KPIs gemessen und Berichte erstellt werden können.

Mit unternehmensweiten Recruiting KPI Dashboard in Echtzeit lassen sich somit wichtige Recruiting Kennzahlen zur Leistungsmessung leicht verfolgen und überwachen.

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