Wie führt man ein Abschlussgespräch?

Neben dem täglichen Gang zur Arbeit gehört zum Berufsleben aller Arbeitnehmer*innen hin und wieder auch ein Jobwechsel. Gründe hierfür können verschieden sein. Mit einem Gespräch nach der Kündigung haben Du, ebenso wie Deine ehemaligen Angestellten, die Möglichkeit, ein Feedback zu geben, ein Fazit zu ziehen und notwendige Veränderungen anzustoßen.

Wie aber kannst Du solch ein Gespräch konstruktiv führen? Mit diesem Artikel informieren wir Dich und geben dir einen Leitfaden, worauf Du während der Vorbereitung auf das Gespräch achten solltest. Außerdem geben wir Dir Fragen an die Hand, die Du Deinem Gegenüber stellen kannst, um das Gespräch so konstruktiv wie möglich zu gestalten.

Was ist ein Abschlussgespräch?

Mit dem Wort Abschlussgespräch musst Du nicht immer direkt an Kündigung Deiner Mitarbeiter*innen denken. Ein Abschlussgespräch kann sich auch auf das Auslaufen eines Vertrages, ein endendes Praktikum oder den Schluss der vertraglich festgelegten Probezeit beziehen. Auch am Ende eines Assessments sind potenzielle neue (oder auch abgelehnte) Mitarbeiter*innen interessiert ist an einem Feedback. Wird ein Vertrag fortgesetzt oder erneuert dient ein Abschlussgespräch dazu, um herauszufinden, ob es für qualifizierte Mitarbeiter*innen möglicherweise einen anderen Weg in Deinem Unternehmen gibt.

In Deinem Unternehmen sollte ein Gespräch nach einer Kündigung aber auch fester Bestandteil des Offboarding-Prozesses sein. Somit hältst Du ein Abschlussgespräch, wenn ehemalige Mitarbeiter*innen Dein Unternehmen verlassen. Hierbei handelt es sich dann um ein wörtlich zu nehmendes Abschlussgespräch, auch als Exit-Gespräch, Exit-Interview oder Austrittsgespräch bezeichnet.

Führst Du mit ehemaligen Mitarbeiter*innen ein solches Exit-Interview, kannst du auch aus einer Kündigung für Dein Gegenüber durchaus positive Konsequenzen ziehen. Formuliere Deine Kritik konstruktiv und vergegenwärtige Deinem Gesprächspartner, dass der Grund für die Kündigung auch strukturelle Gründe haben kann.

Du fragst Dein Gegenüber in einem Exit-Gespräch nach den Gründen für seine Kündigung, oder legst diesem Deine Gründe dar. Auch für Dich und Dein Unternehmen ist ein Abschlussgespräch also relevant, um Dir Feedback zum Arbeitsklima, zur Unternehmensstruktur und anderen wichtigen internen Prozessen zu holen. Dabei ist es nicht relevant, von welcher Seite aus das Arbeitsverhältnis beendet wurde.

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Warum solltest du ein Abschlussgespräch durchführen

Auch wenn ein Austrittsgespräch oft mit Emotionen verbunden sein können, wenn Deine ehemaligen Mitarbeiter*innen oder Kollegen Enttäuschung über die Beendigung des Arbeitsverhältnisses empfinden. Gerade dann sind für Dich als Personalprofi zwei Dinge besonders wichtig:

Mitarbeiter*innen, die das Unternehmen verlassen, sprechen Probleme meist offener an, da diese mit keinen Konsequenzen am Arbeitsplatz rechnen müssen. Daher nutze die Gelegenheit in einem Endgespräch, um mögliche strukturelle Probleme aufzudecken. Auch wenn Dein Gesprächspartner emotional aufgeladen ist, kann es Dir gelingen, wichtige Aspekte aus einem solchen Gespräch herauszufiltern.

Du kannst außerdem dein Arbeitgeberimage verbessern. Exit-Gespräche sind oftmals die letzte Möglichkeit für das versöhnliche Ende einer Zusammenarbeit. Ein offenes Gespräch beweist Deine Kritikfähigkeit, das Eingeständnis eigener Fehler und den Willen zur Verbesserung. Höre Deinen Ex-Mitarbeiter*innen zum Schluss gut zu und trete ihnen wertschätzend entgegen, denn so werden sie Dich in besserer Erinnerung behalten und vielleicht sogar als Arbeitgeber weiterempfehlen.

Mitarbeiter*innen, die ihre Stelle selbst kündigen, sind oftmals ein Verlust für Dein Unternehmen. Ob sie aus familiären Gründen gehen, ein Konkurrent sie abgeworben hat oder sie schlichtweg unzufrieden mit ihren Arbeitsbedingungen waren, solltest Du in einem Exit-Gespräch also unbedingt eruieren. Was hat dem/der Mitarbeiter*in an der Arbeit gefallen, was könnte verbessert werden? Diese Chance, gehört zu werden, lassen sich viele ehemalige Mitarbeiter*innen nicht entgehen.

Orientiere Dich an der Kritik ehemaliger Mitarbeiter*innen, um die Arbeitsbedingungen für neue Talente besser zu gestalten. Denke immer daran, dass der Arbeitsmarkt von Arbeitgeberseite hart umkämpft ist. Dein Unternehmen muss attraktiv sein, um die besten Fische aus dem Teich zu ziehen.

Wer sollte am Abschlussgespräch beteiligt sein?

In jedem Fall sollte den ehemaligen Mitarbeiter*innen nicht mehr als eine Person aus dem Unternehmen gegenüber sitzen. Sonst kommt es sehr leicht zu einem Ungleichgewicht oder gar einer Einschüchterung. Für eine offene Gesprächsatmosphäre ist eine Konstellation als Dialog deshalb sehr zu empfehlen. Auch muss das Gespräch nicht vom direkten Vorgesetzten geführt werden. Ist dieser eine Vertrauensperson, so kann er hinzugezogen werden, doch musst du als Personalprofi vorher begutachten, ob es möglicherweise persönlichen Klärungsbedarf zwischen Vorgesetztem und Mitarbeiter*innen gibt.

Womöglich möchte der ehemalige Angestellte das Gespräch nutzen, um von Problemen in der Beziehung zu seinem vormaligen Vorgesetzten zu berichten. Die Anwesenheit von eben diesem erschwert dann das Gespräch.

Im besten Fall wird Small Talk betrieben, im schlechtesten Fall nochmal richtig abgerechnet. Exit Interviews funktionieren nur mit einem neutralen Gegenüber. Am besten nimmst Du als Personalprofi das Gespräch in die Hand.

Worauf muss man beim Abschlussgespräch achten?

Zunächst solltest Du die Mitarbeiter*innen vorab über das Ziel und den Ablauf des Gesprächs informieren, damit sie sich vorbereiten können. Mach ihnen klar, dass es um ein Gespräch geht, in dem sie eine klare Rückmeldung bekommen und ihre Meinung offen mitteilen können.

Zudem ist es wichtig, dass Du während des Gesprächs die Fassung bewahrst, auch wenn die Mitarbeiter*innen mit negativer Kritik nicht mehr hinter dem Berg halten. Rechne damit, dass es auch zu unsachlichen Aussagen kommen kann, mit denen Du konstruktiv umgehen musst.

Am besten führst Du das Gespräch anhand eines Fragebogens, damit Du alle für Dich wichtigen Themen abhandeln kannst. Mach Dir ruhig Notizen zu den Antworten der Mitarbeiter*innen. Versuche einen ungezwungenen Dialog zu führen, denn so erfährst Du mehr von den Mitarbeiter*innen.

Versuche durch zusätzliche Fragen die Gedanken und Motive deiner ehemaligen Mitarbeiter*innen zu ergründen, ohne tief zu bohren und ihn unter Druck zu setzen. Wenn Dein Gegenüber zu einem Thema nichts sagen möchte, respektiere das. Vermeide vor allem Kommentare oder Bewertungen zu Äußerungen der Mitarbeiter*innen.

Du solltest ebenso darauf achten, das Austrittsgespräch nicht mit dem Kündigungsgespräch zu vermischen - diese Gespräche sollten zu unterschiedlichen Zeitpunkten stattfinden. Du solltest Deinem Gegenüber vor allem nicht das Gefühl vermitteln, dass das Gespräch zeitlich begrenzt ist. Offenheit und Ruhe Deinerseits sind die Schlüssel zu einem konstruktiven Austausch.

Der richtige Ort und Zeitpunkt

Das Exit Interview setzt Du am besten in den letzten Arbeitstagen deiner entsprechenden Mitarbeiter*innen an. Mit ausreichend Abstand zur ausgesprochenen Kündigung kannst Du am ehesten vernünftig und sachlich mit dem noch Angestellten reden. Wichtig ist, dass das Arbeitszeugnis bereits geschrieben ist und die Mitarbeiter*innen darüber informiert sind, damit diese keine Auswirkungen des Gesprächs auf ihre Beurteilung befürchten müssen.

Ist das Gespräch kurz vor dem letzten Tag des ehemaligen Angestellten, dann wird er Dir eher seine Meinung offen mitteilen, als wenn er danach noch eine Woche im Unternehmen verbringen muss. Auch kann es so hinterher nicht mehr zu Spannungen am Arbeitsplatz kommen, sollte das Gespräch wider Erwarten schlecht verlaufen.

Empfehlenswert ist ein neutraler Ort für das Exit-Interview. Ein Austrittsgespräch sollte also weder im alten Büro der Mitarbeiter*innen noch im Personalbüro stattfinden. Ein Konferenzraum bietet sich an, um eine neutrale Atmosphäre zu gewährleisten.

Atmosphäre

Für eine konstruktive Atmosphäre im Endgespräch solltest Du einige Tipps beachten. Wie für jedes Gespräch ist es unerlässlich, eine positive und respektvolle Atmosphäre zu schaffen, die öffnend wirkt. Besonders bei Kündigungen von Seiten Deines Unternehmens ist dies nicht unbedingt einfach, da Frust, Ärger und Ängste im Raum stehen können. Trotzdem ist es wichtig, dass Du als HR-Profi eine Atmosphäre schaffst, in der sich dein Gegenüber wohl fühlt.

Die Mitarbeiter*innen sollten nicht den Eindruck bekommen, dass das Gespräch als ein weiterer Termin im Berufsalltag gesehen wird, den es vor allem abzuarbeiten gilt. Daher sollte für das Gespräch ein angemessener Zeitfenster eingeplant werden. Weiterhin ist ein sachlicher Tonfall die Grundlage eines jeden Exit-Interviews. Respektvolle Aufrichtigkeit bringt Dir ein positives Resultat. Du solltest die Gesprächsstruktur offen und locker halten, Dich jedoch nicht von Deinen Leitfragen abbringen lassen.

Vertrauen

Du solltest die Mitarbeiter*innen vorab informieren, wer von den Inhalten des Gesprächs erfährt und wer nicht. Vermittle Deinem Gegenüber, dass seine Rückmeldung willkommen ist und etwas bewegen kann. Deine Haltung vermittelt Deinem Gegenüber entweder Offenheit für Resonanz, oder aber Verschlossenheit - nutze also die Gelegenheit.

Am Ende des Gesprächs sollten die Ergebnisse in der Personalabteilung ausgewertet werden. Der ehemalige direkte Vorgesetzte sollte nur anonymisierte, zusammengefasste Informationen aus dem Exit-Gespräch erhalten. Vermeide, die Gesprächsnotizen unbearbeitet und nicht anonymisiert an Deine Führungskräfte zu senden. Deine Mitarbeiter*innen wissen Deine Vertrauenswürdigkeit zu schätzen.

Abschlussgespräch Fragebogen

Es geht Dir im Exit-Interview vor allem darum, herauszufinden, warum Deine ehemaligen Mitarbeiter*innen in Deinem Unternehmen nicht ihr volles Potenzial entfalten konnten oder freiwillig Dein Unternehmen verlassen. Die genannten Gründe offenbaren Dir Schwächen bei den Führungskräften oder Defizite in der Unternehmenskultur. Gut gestellte Fragen helfen also, künftig Talente im Unternehmen zu halten.

Gestalte für Dein Unternehmen deshalb einen festen Leitfaden oder Fragebogen, mit dem die Abschlussgespräche standardisiert durchgeführt werden. So erreichst Du Vergleichbarkeit und Fairness.

Wichtig ist dennoch, dass Dein vorbereiteter Fragebogen lediglich als Orientierung dient. Die Fragen sollten vorher individuell an das bevorstehende Gespräch, an die Situation und an die Person angepasst werden.

Anhand der folgenden Fragen für ein Exit-Interview kannst Du einen Leitfaden für Dein Unternehmen erstellen:

Was hat Sie dazu bewegt, sich einen neuen Job zu suchen?
Was haben Sie bei uns im bisherigen Job am meisten vermisst?
Was würden Sie an der bisherigen Position ändern, wenn sie könnten?
Haben Sie diese Kritikpunkte schon mal mit Ihrem Vorgesetzten besprochen?
Was war das Ergebnis?
Waren Sie mit Ihrem Gehalt zufrieden?
Wie war Ihr Verhältnis zu Ihrem direkten Vorgesetzten?
Wie würden Sie die Kultur unseres Unternehmens beschreiben?
Was hat Sie an der neuen Stelle am meisten gereizt?
Unter welchen Umständen wären Sie bei uns geblieben?
Wie würden Sie uns als Arbeitgeber beschreiben oder empfehlen?
Wie haben Sie die Stimmung im Team empfunden?

Inwieweit liegt im Vorstellungsgespräch die Ursache dafür, dass Sie uns verlassen? Zum Beispiel durch falsche Versprechungen, eine falsche Beschreibung der Stelle?
Welche Tipps würden Sie uns gerne zur Verbesserung unserer Mitarbeiterbindung geben?

Lass den Kündigungsgrund nicht allein im Vordergrund stehen. Sieh das Gespräch als eine Gelegenheit, Einblicke in alle Bereiche zu bekommen, die für die Mitarbeiterzufriedenheit relevant sind. Gegebenenfalls kannst Du Dir durch Business-Coaching auch Hilfe holen.

Aktionsplan entwickeln

Zunächst sollten die ehemaligen Mitarbeiter*innen vorab einen Entwurf des Fragebogens erhalten, welcher während des Exit Interviews gemeinsam durchgegangen wird. So können sie ihre Gedanken sammeln und Punkte einbringen, die ihnen womöglich spontan nicht einfallen würden. Zu Beginn des Gesprächs solltest Du dann den Ablauf und Zweck des Austrittsinterviews kurz erläutern.

Werden wiederholt in verschiedenen Gesprächen ähnliche Kritikpunkte genannt, scheint es hier in Deinem Unternehmen Handlungsbedarf zu geben. Prüfe regelmäßig, ob sich Maßnahmen zur Verbesserung auch im Feedback Deiner Mitarbeiter*innen wiederfinden. Dokumentiere die Ergebnisse jedes Exit-Interviews und entwickle in Deinem Team einen Aktionsplan zur Verbesserung der Unternehmensstruktur, um als attraktiver Arbeitgeber die Zufriedenheit und Produktivität Deiner Mitarbeiter zu gewährleisten.

Damit es gar nicht erst so weit kommt, dass Mitarbeitende kündigen möchten, bieten sich regelmäßige Feedbackgespräche und Mitarbeiterumfragen an, um die Atmosphäre am Arbeitsplatz besser zu verstehen und ggf. rechtzeitig Maßnahmen zu entwickeln. Unsere Mitarbeiterengagement-Software sorgt für Wertschätzung am Arbeitsplatz und zufriedene Mitarbeitende.