Offboarding-Prozess: Definition, Struktur und Checkliste

Auch der letzte Eindruck kann manchmal zählen, weshalb das Thema Offboarding im HR-Bereich immer mehr an Gewicht gewinnt. Doch was genau bedeutet das eigentlich, Offboarding? Der Begriff Offboarding beschreibt den Prozess, der Mitarbeiter beim Ausscheiden aus dem Unternehmen begleiten soll und ist oft die letzte Gelegenheit für Unternehmen, einen guten Eindruck beim Mitarbeiter zu hinterlassen, weshalb es wichtig ist, alle offenen Fragen zu klären. Es gibt mehrere Dinge, die beim Offboarding eines Mitarbeiters beachtet werden sollten. Wir von Kenjo haben Dir alle wichtigen Informationen zusammengefasst!

Was ist Offboarding?

Offboarding ist der Prozess, der zur formellen Trennung zwischen einem Arbeitnehmer und einem Unternehmen durch Kündigung, Entlassung oder Ruhestand führt. Er umfasst alle Entscheidungen und Prozesse, die beim Ausscheiden eines Mitarbeiters wichtig sind und begleitet den Mitarbeiter beim Verlassen des Unternehmens. Der Prozess umfasst Aktivitäten wie den Wissenstransfer, die Übergabe der Aufgabenbereiche und die Unterstützung während all der Prozesse, die beim Verlassen des Unternehmens nötig sind. 

Offboarding kann sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer eine positive Erfahrung sein und bietet für den Arbeitgeber die Gelegenheit, die Wichtigkeit des ausscheidenden Mitarbeiters für das Unternehmen zu bewerten und Wege zur Verbesserung seiner Arbeitsumgebung zu finden. Für den Mitarbeiter kann es eine Chance sein, über seine Zeit im Unternehmen nachzudenken, um wichtige Lerneffekte zu erzielen. Offboarding kann aber auch dazu beitragen, dass der ausscheidende Mitarbeiter einen reibungslosen Übergang in seine neue Rolle findet. Durch eine sorgfältige Planung und Durchführung des Offboarding-Prozesses kannst Du als Arbeitgeber sicherstellen, dass alle Mitarbeiter eine positive Erfahrung machen, was ebenfalls für die verbleibenden Mitarbeitenden wichtig ist.

Zum Offboarding gehören die Übertragung der Aufgaben des Mitarbeiters, die Deaktivierung von Zugangsrechten und Passwörtern, die Rückgabe der Arbeitsmaterialien und die Durchführung von Austrittsgesprächen, um wertvolles Feedback einzuholen.

Warum ist ein strukturiertes Offboarding wichtig?

Es ist aus mehreren Gründen wichtig, einen strukturierten Offboarding-Prozess einzurichten. Erstens erhältst Du als Unternehmer so wichtige Informationen und Dokumente von dem ausscheidenden Mitarbeiter. Zweitens ist das Offboarding für die Mitarbeiter und die Nachfolger des scheidenden Mitarbeiters wichtig, damit alle Personen den letzten Stand in Bezug auf die relevanten Projekte kennen. Du als Unternehmer hast zusätzlich die Möglichkeit, dem Mitarbeiter für seine Leistungen zu danken und ihm alles Gute für seine Zukunft zu wünschen. 

Drittens kannst Du mit dem ausscheidenden Mitarbeiter die Unternehmensrichtlinien besprechen, damit er weiß, was er nach seinem Ausscheiden tun kann und was nicht. Schließlich trägt ein strukturiertes Offboarding dazu bei, die vertraulichen Informationen und Geschäftsgeheimnisse Deines Unternehmens zu schützen. Durch ein klares und präzises Offboarding-Verfahren kannst Du dazu beitragen, einen reibungslosen Übergang sowohl für den ausscheidenden Mitarbeiter als auch für Dein Unternehmen zu gewährleisten.

Offboarding ist wichtig, da es Unternehmen die Möglichkeit gibt, zu bewerten, wie wichtig eine Rolle für das Unternehmen ist und wie erfolgreich eine Person in dieser Rolle war. Ein guter Offboarding-Prozess bedeutet auch, dass du einen zufriedenen ehemaligen Mitarbeiter hast, der in Zukunft ein nützlicher Ansprechpartner sein könnte.

Offboarding Checkliste - Jetzt herunterladen!

Bevor ein Mitarbeiter Dein Unternehmen verlässt, ist es wichtig, eine Offboarding-Checkliste zu erstellen, um sicherzustellen, dass hinterher alle offenen Fragen geklärt sind. Dazu gehören Aufgaben wie die Deaktivierung des E-Mail-Kontos, die Rückgabe von Firmeneigentum und die Aktualisierung der Personalakten. 

Eine Offboarding-Checkliste hilft Dir auch dabei, dem ausscheidenden Mitarbeiter alle abschließenden Informationen mitzuteilen, z.B. wann er seinen letzten Gehaltsscheck erhält oder wann sein letzter Arbeitstag ist. Eine umfassende Offboarding-Checkliste stellt sicher, dass der Arbeitnehmer während dieses Übergangs gut betreut werden. Hier findest Du unsere Offboarding-Checkliste!

Wie sollte der Offboarding-Prozess organisiert sein?

Im Laufe des Offboarding sind viele Faktoren zu berücksichtigen. So musst Du beispielsweise entscheiden, wie und wann der Mitarbeitende Dir den Unternehmenseigentum zurückgeben und wie er Wissen an andere Mitarbeiter weitergeben soll. Darüber hinaus musst Du sicherstellen, dass der ausscheidende Mitarbeiter in gutem Einvernehmen geht, da dies den Ruf Deines Unternehmens beeinflussen kann. Auch wenn es aufwändig ist, einen guten Offboarding-Prozess durchzuführen, kann dies Deinem Unternehmen langfristig Zeit und Geld sparen, wenn Du Dir die Zeit nimmst, das Offboarding richtig zu planen.

Der genaue Prozess, den du befolgst, hängt von der Größe Deines Unternehmens, der Position des Mitarbeiters im Unternehmen und der Art seines Ausscheidens ab. Nutze unsere Checkliste als Leitfaden, um Dein eigenes, individuelles Offboarding durchzuführen. Der Offboarding-Prozess und der Zeitplan unterscheiden sich von Fall zu Fall und können gerade bei Entlassungen oder Kündigungen abweichen.

Arbeitszeugnis erstellen

Wenn ein Mitarbeiter ein Unternehmen verlässt, ist es wichtig, ein Arbeitszeugnis für ihn zu erstellen, da jeder scheidende Mitarbeitende ein Anrecht auf ein Arbeitszeugnis hat. 

Ein Arbeitszeugnis ist dazu gedacht, um die Dauer und die Art der Beschäftigung Deiner Mitarbeiter in Deinem Unternehmen zu dokumentieren. Weiterhin stellt es eine Urkunde der Leistungen, Erfolge, des Sozialverhaltens, eine Erläuterung ihrer Fähigkeiten und ihrer Arbeitsmotivation dar. Die Erstellung eines Arbeitszeugnisses für einen ausscheidenden Mitarbeiter ist eine einfache Möglichkeit, ihm den Übergang zu einer neuen Stelle zu erleichtern und zu zeigen, dass Du als Arbeitgeber seine Leistungen für Dein Unternehmen zu schätzen weißt. Das Arbeitszeugnis kann von potenziellen Arbeitgebern verwendet werden, um den beruflichen Werdegang der Person zu überprüfen und mehr über ihre Arbeitsmoral und ihre Fähigkeiten zu erfahren. 

Austrittsgespräch führen

Das Austrittsgespräch ist ein Prozess, der im Rahmen des Offboardings durchgeführt wird. Es kann dazu dienen, Feedback über das Unternehmen und die Erfahrungen des Mitarbeiters zu sammeln und Verbesserungsmöglichkeiten zu ermitteln. Austrittsgespräche können persönlich, telefonisch oder online geführt werden. Der Interviewer sollte Fragen zu den Erfahrungen des Mitarbeiters, zu den Gründen für sein Ausscheiden und zu seinem Eindruck vom Unternehmen stellen. Das Gespräch sollte vertraulich und respektvoll geführt werden. Austrittsgespräche können ein wertvolles Instrument für Unternehmen sein, aber sie müssen richtig geführt werden, um effektiv zu sein.

Falls Du Dich fragst, wie man effektiv ein Austrittsgespräch führt, haben wir Dir eine kurze Liste zusammengefasst:

• Wähle einen Interviewer aus.
• Bereite dich sorgfältig vor.
• Bitte den Mitarbeiter, vorab einen schriftlichen Fragebogen auszufüllen.
• Setze das Gespräch rechtzeitig an.
• Höre genau zu und dokumentiere das Gespräch.
• Frage, ob du die Antworten mit der Geschäftsführung teilen darfst.

Relevanten Abteilungen und Kollegen informieren

Als Arbeitnehmer ist es wichtig, die zuständigen Abteilungen und Kollegen zu informieren, wenn ein Kollege das Unternehmen verlässt. Das Offboarding trägt dazu bei, dass alle noch ausstehenden Aufgaben erledigt und Verantwortungen übergeben werden. Außerdem muss das Unternehmen damit beginnen, einen Nachfolger für die Position zu finden. Für ein effektives Offboarding sollten zunächst der Vorgesetzte und die Personalabteilung der ausscheidenden Person informiert werden. Lass den Mitarbeiter alle unerledigten Aufgaben erledigen und sorge dafür, dass er sein Wissen an seinen Nachfolger weitergibt. Diese Schritte des Offboardings sind für einen reibungslosen Übergang aus dem Unternehmen unerlässlich.

Übergabe organisieren

Wie jeder Unternehmer weiß, ist die Fluktuation ein natürlicher Bestandteil eines Unternehmens. Ob freiwillig oder unfreiwillig, Mitarbeiter werden sich irgendwann anderen Möglichkeiten und Stellen zuwenden. Daher ist es wichtig, ein System für die Übergabe der Verantwortung zu haben, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. 

Dieser Prozess, der Teil des Offboardings ist, umfasst mehrere Schritte. Zunächst musst Du alle relevanten Informationen über den ausscheidenden Mitarbeiter zusammentragen, z.B. Kontaktinformationen, Arbeitsaufgaben und Passwörter. Anschließend weist Du diese Aufgaben anderen Mitgliedern des Teams zu. Schließlich musst Du den ausscheidenden Mitarbeiter während seiner letzten Arbeitstage unterstützen. Optimalerweise plant man, gemeinsam mit dem Kollegen, der die Aufgaben übernehmen soll, einen Termin, bei dem die Übergabe geplant und durchgeführt wird. Wenn Du diese Schritte befolgst, kannst Du einen reibungslosen und effizienten Übergang gewährleisten, wenn ein Mitarbeiter Dein Unternehmen verlässt.

Technisches Offboarding

Technisches Offboarding ist der Prozess, bei dem der scheidende Mitarbeiter von den Systemen und Daten Deines Unternehmens getrennt wird. Um die Daten und das geistige Eigentum Deines Unternehmens zu schützen, ist es wichtig, einen gut definierten Offboarding-Prozess zu haben. Das Offboarding sollte beginnen, sobald ein Mitarbeiter kündigt oder entlassen wird. Der erste Schritt besteht darin, dem Mitarbeiter den Zugang zu allen Unternehmenssystemen zu entziehen, einschließlich E-Mail, Dateifreigabe und Fernzugriff. Je nach Vertrauen zu dem Mitarbeitenden sollte dies umgehend oder am letzten Tag geschehen.

Als Nächstes solltest Du alle unternehmenseigenen Geräte wie Laptops, Telefone und Ausweise zurückfordern. Schließlich solltest Du den Mitarbeiter bei Bedarf eine Vertraulichkeitserklärung unterschreiben lassen und ihn alle geschützten Informationen zurückgeben lassen, über die er verfügt. Mit diesen Schritten kannst Du als Unternehmer die Daten Deines Unternehmens schützen und einen reibungslosen Übergang sowohl für den ausscheidenden Mitarbeiter als auch für den Rest Deines Teams gewährleisten.

Abschied vom Team organisieren

Das Offboarding ist ein wichtiger Zeitpunkt, um sicherzustellen, dass der ausscheidende Mitarbeiter mit dem Übergang zufrieden ist und alle offenen Fragen geklärt sind. Dazu gehört auch der Abschied vom Team. Die folgenden Schritte helfen Dir bei der Organisation eines Abschieds:

1. Vereinbare ein Treffen mit dem ausscheidenden Mitarbeiter, um den Übergang zu besprechen. Bei dieser Gelegenheit können alle Fragen beantwortet und alle Unterlagen durchgesehen werden.
2. Informiere den Rest des Teams über das Ausscheiden. Dies kann per E-Mail oder im Rahmen einer Teamsitzung geschehen.
3. Veranstalte eine Abschiedsfeier für den ausscheidenden Mitarbeiter. Das kann ein einfaches Abschiedsessen oder eine aufwändigere Party sein.
4. Bleibe mit dem ausscheidenden Mitarbeiter in Kontakt, um sicherzustellen, dass alles reibungslos verläuft.

Durch diese Schritte kannst Du sicherstellen, dass sowohl der ausscheidende Mitarbeiter als auch der Rest des Teams mit dem Offboarding zufrieden ist und Deine Firma ihren guten Ruf behält.

So hilft Dir Kenjo beim Offboarding

Kenjo ist ein digitales Tool, das Unternehmen beim Offboarding unterstützt. Es strafft den Prozess, indem es Dinge wie Austrittsgespräche und abschließende Check-ins für Dich plant. Kenjo macht es Personalmanagern leicht, den Überblick darüber zu behalten, was im Verlauf des Offboardings zu tun ist. 

So wird sichergestellt, dass nichts vergessen wird und alle Fristen eingehalten werden. Darüber hinaus bietet Kenjo eine zentrale Ablage für alle Offboarding-Dokumente. Das macht es einfach, Informationen zu finden und alles zu organisieren. Kenjo ist ein äußerst hilfreiches Tool für die Verwaltung des Offboarding-Prozesses. Die Software stellt sicher, dass der Prozess auf professionelle und effiziente Weise abgewickelt wird.