Diese Metriken und KPIs sind Bestandteil einer erfolgreichen People-Analytics-Strategie

Bei der Umsetzung einer People-Analytics-Strategie ist es maßgeblich zu wissen, welche personalbezogenen Kennzahlen und KPIs zu den Unternehmenszielen passen und Ergebnisse liefern, aus denen das Unternehmen gezielt Maßnahme und nächste Handlungsschritte ableiten kann.

Damit Personalverantwortliche diese Aufgabe leichter bewältigen können, hat die Software von Kenjo eine neue Funktion, die diesen Prozess digitalisiert und automatisiert. Im Folgenden erfährst Du, welche KPIs Du in Deiner People-Analytics-Strategie priorisieren solltest und wie Du die gewonnenen Informationen sinnvoll einsetzen kannst.

Warum ist People Analytics ein wichtiges Thema für Personalabteilungen?

Bei der Analyse von Mitarbeiterdaten erhalten Personalverantwortliche große Datenmengen mit Informationen über die Belegschaft eines Unternehmens und die internen Arbeitsabläufe. Sie erhalten außerdem wertvolle Einblicke in die Umsetzung ihrer Personalstrategie und können erkennen, ob ihre Entscheidungen und Maßnahmen die gewünschten Effekte erzielen.

Außerdem können HR-Manager*innen basierend auf den gesammelten Daten die Verwaltungsprozesse der Personalabteilung kontinuierlich verbessern und von überflüssigen Verwaltungsaufgaben entlasten – mit dem Ziel, die zeitlichen und die Budgetinvestitionen der Abteilung optimal einzusetzen. Die Analyse der mitarbeiterbezogenen Daten liefert aber auch relevante Informationen über das gesamte Team, sodass es für Personalverantwortliche leichter ist, die Bedürfnisse und Erwartungen der Mitarbeiter*innen zu verstehen und deren Potenzial gezielt zu fördern. Relevante Informationen können beispielsweise Diversität am Arbeitsplatz oder die Gehaltsentwicklung (pro Mitarbeiter*in oder nach Abteilungen) sein. 

Mit bestimmten Kennzahlen können HR-Teams die Erfolgswahrscheinlichkeit und die Performance ihrer Zielvorgaben messen – und weitere Erkenntnisse aus der Datenanalyse erhalten. Im Folgenden stellen wir Dir deshalb kurz einige der wichtigsten Kennzahlen und KPIs für People Analytics und HR Analytics vor.

Welche Methoden eignen sich zur Auswertung von personalbezogenen Daten?

Es gibt zwei wesentliche Tools, mit denen Personalverantwortliche mitarbeiterbezogene Daten im Rahmen eines People-Analytics-Projekts erfassen, verarbeiten und anschließend in verwertbare Ergebnisse und Informationen übertragen können: Excel-Tabellen und benutzerdefinierte Software.

Beide Tools ermöglichen die Abarbeitung wichtiger Schritte der datenbasierten Personalarbeit; dazu gehören unter anderem:

• Excel-Tabelle:
  • • Manuelle Eingabe von Mitarbeiterinformationen
    • Sortieren von Daten
    • Verwendung von Suchfiltern
    • Erstellen von Formularen, Diagrammen und Ergebnisberichten 

• People Analytics Software:
  • • Import von Mitarbeiterinformationen aus Excel-Vorlagen
    • Automatische Datensortierung
    • Filtern der Suche anhand von unterschiedlichen Parametern
    • Verwendung externer Quellen für eine optimale Dashboard-Nutzung
    • Automatische Erstellung von Diagrammen und Berechnungen anhand der gewünschten Parameter
    • Zugriff auf Berichtsvorlagen oder Erstellung eigener HR-Berichte
    • Datenexport in PDF-Format
    • Cloud-Option für optimale Datenspeicherung 

Die Verwendung einer Software zur automatischen Analyse relevanter Kennzahlen (siehe weiter unten) ist äußerst effektiv und praktisch zugleich. Außerdem liefert sie zuverlässige Ergebnisse für datengestützte Personalentscheidungen. Mit nur wenigen Klicks kannst Du auf für deine Entscheidung relevante Informationen zugreifen und diese in Sekundenschnelle aktualisieren.

Welche Tools sind am wichtigsten?

People Analytics Software sollte über drei Hauptfunktionen verfügen:

• Recruiting KPIs
• Mitarbeiterverwaltung
• und der Auswertung von Verwaltungsvorgängen.
  
  

Diese Funktionen bieten von der Bewerberauswahl bis zu internen Unternehmensabläufen eine Gesamtübersicht. 

People Analytics Tools für das Recruiting

Bei der Personalauswahl vermitteln organisierte, effiziente und flexible Prozesse Bewerbenden von Anfang an eine optimale Betreuung und verstärken dadurch den professionellen Eindruck von Unternehmen. In diesem Zusammenhang können drei Schlüsselinstrumente zur Verbesserung des Personalbeschaffungsprozesses eingesetzt werden, die wir folgend genauer erläutern.

Recruiting-Kanäle 

Ein Recruiting-Kanal hilft Unternehmen, potenzielle Kandidat*innen auf sich aufmerksam zu machen und sie für eine offene Stelle zu interessieren. Im Zuge der Personalgewinnung setzen Unternehmen auf unterschiedliche Recruiting-Kanäle: Neue Mitarbeiter*innen können beispielsweise über Jobbörsen wie StepStone, Indeed oder Monster gefunden werden, aber auch die firmeneigenen Karriereseite oder eine vom Unternehmen beauftragte Personalvermittlungsagentur können hierbei hervorragende Dienste leisten. Personalverantwortliche sollten deshalb wissen, welcher der von ihnen eingesetzten Recruiting-Kanäle die meisten Bewerbungen oder Neueinstellungen generiert. 

Den Erfolg der einzelnen Recruiting-Kanäle sollte Dein Team am besten monatlich messen und analysieren. Entsprechend der Effektivität der einzelnen Kanäle kann es die Recruiting-Strategie kontinuierlich anpassen oder neu ausrichten.

Durchschnittliche Einstellungszeit (Time-to-Hire)

Die Time-to-Hire (auch: Vakanzzeit) bezieht sich auf den Zeitraum zwischen der Schaltung einer Stellenanzeige und dem Eintritt eines neuen Teammitglieds in das Unternehmen. Mit dieser Kennzahl können Personalverantwortliche also die Effizienz ihres Recruiting-Prozesses messen. In Deutschland vergehen durchschnittlich 28,8 Tage bis zur Einstellung. Die Einstellungszeit hängt jedoch stark von den Unternehmenseigenschaften und der ausgeschriebenen Stelle ab.

Am besten analysierst Du die durchschnittliche Einstellungszeit in Bezug auf folgende Parameter:

• Position
• Abteilung
• Standort oder Niederlassung (falls mehrere vorhanden sind)
• Personalvermittlungsagenturen (falls zutreffend)

Conversion Rate Recruiting

Diese Kennzahl ist ein guter Indikator dafür, welche Recruiting-Methoden erfolgreich sind und welche Recruiting-Kanäle am effektivsten arbeiten. Darauf aufbauend kannst Du Deine Recruiting-Strategie und Deinen Recruiting-Prozess anpassen, optimieren oder neu ausrichten. Die Conversion Rate Recruiting berechnest Du wie folgt:

Möchtest Du die Conversion Rate für Dein Unternehmen manuell berechnen, ist das mit sehr viel mehr Aufwand verbunden. Schneller voran kommst Du mit einer Software, die die Conversion Rate automatisch für Dich ermittelt. Damit erhältst Du zuverlässige Ergebnisse sowie relevante Informationen, die Du Dir auch nach Abteilungen oder Recruiting-Kanal aufgeschlüsselt anzeigen lassen kannst.

People Analytics-Tools für das Mitarbeitermanagement

Nach der Einstellung der Kandidat*innen stehen eine Reihe von Tools zur Verfügung. Besonders erwähnenswert sind Funktionen zur Berechnung der durchschnittlichen Betriebszugehörigkeit, der Fluktuationsrate und der Dauer des Onboarding- und Offboarding-Prozesses.

Durchschnittliche Betriebszugehörigkeit

Diese Kennzahl gibt Auskunft darüber, wie lange ein*e Mitarbeiter*in durchschnittlich im Unternehmen bleibt. Darüber hinaus aber lässt diese Metrik auch wichtige Rückschlüsse auf Aspekte wie Mitarbeiterzufriedenheit, Arbeitsbedingungen oder Vergütung zu.

Natürlich gibt es unterschiedliche Gründe dafür, warum Mitarbeiter*innen kündigen oder ein Unternehmen verlassen. Eine kurze Betriebszugehörigkeit ist aber in aller Regel ein eher negativer Indikator für ein Unternehmen. Sie ist oftmals eines der ersten Anzeichen dafür, dass die Zufriedenheit der Mitarbeiter*innen auf niedrigem Niveau ist und schleunigst etwas getan dagegen werden sollte. Es kann für ein Unternehmen also nur gewinnbringend sein, die Verweildauer der Mitarbeiter*innen im Unternehmen zu beobachten, insbesondere bezogen auf Aspekte wie:

• Standort
• Abteilung
• Alter und Geschlecht der Person
• Durchschnittliche Betriebszugehörigkeit nach Jahren oder Monaten

Fluktuationsrate

Die Höhe der Mitarbeiterfluktuation verrät viel über die Mitarbeiterbindung eines Unternehmens. Eine hohe Mitarbeiterfluktuation spricht für Defizite in diesem Bereich. Berechnen kannst Du die Fluktuationsrate Deines Unternehmens wie folgt:

Wichtig in diesem Zusammenhang ist auch, einen Blick auf die Gründe für das Ausscheiden oder die Kündigung zu werfen: Verlassen die Mitarbeiter*innen das Unternehmen freiwillig? Folgende Parameter solltest Du in deiner Analyse berücksichtigen:

• Verbleibquote (auch: Verbleibsrate oder Retention-Rate)
• Fluktuationsrate nach Abteilungen
• Monatliche Bewertung der Fluktuationsrate

Eine spezielle Software liefert all diese Informationen automatisch und beschleunigt den gesamten Auswertungsprozess.

Dauer von Onboarding and Offboarding

Angemessene, zügige und effiziente Onboarding- sowie Offboarding-Prozesse sprechen für ein Unternehmen und stehen für ein positives Arbeitgeberimage. Der Ein- und Austrittszeitpunkt sind wichtige Meilensteine in der Mitarbeiterlaufbahn; sind beide Prozesse positiv gestaltet, wirkt sich das ebenso nachhaltig positiv auf den Ruf des Unternehmens aus. Zur Analyse der Effektivität der On- oder Offboarding-Prozesse in Deinem Unternehmen ist es deshalb nützlich zu ermitteln, wie lange das On- oder das Offboarding durchschnittlich dauern und wie viele Neueinstellungen und Kündigungen es innerhalb eines vorgegebenen Zeitraums gibt. Auf diese Weise kannst Du Schwachstellen in beiden Prozessen aufdecken und gezielt Gegenmaßnahmen einleiten.

Folgende Parameter solltest Du mit in die Betrachtung einbeziehen:

• Position
• Unternehmen
• Standort/Dienststelle
• Abteilung
• Austrittsgrund

People Analytics-Tools für das Verwaltungsmanagement

Häufig werden administrative Aufgaben händisch erledigt und ziehen sich durch wiederholende, langwierige Prozesse in die Länge. Dank digitaler Tools kann die Verwaltung dieser Aufgaben jedoch wesentlich effizienter gestaltet werden. Im Folgenden stellen wir drei der wichtigsten Tools vor und zeigen, wie Du die Leistung der einzelnen Tools messen kannst:

Fehlzeiten am Arbeitsplatz (Fehlzeitenquote)

Fehlzeiten im Unternehmen sind für Personalverantwortliche wichtige Indikatoren: Sie geben nicht nur Aufschluss über die Gesundheit der Mitarbeiter*innen, sondern legen auch Schwachstellen in der Unternehmenskultur offen. Außerdem verraten sie viel über die Motivation und die Mitarbeiterbindung im Unternehmen. Darüber hinaus kannst Du mithilfe der Fehlzeitenquote die Kosten ermitteln, die Deinem Unternehmen durch die Abwesenheit von Mitarbeiter*innen entstehen.

Messen kannst Du die Fehlzeitenquote so: 

Bei der Berechnung der Fehlzeitenquote solltest Du immer auch berücksichtigen, ob die Abwesenheit entschuldigt oder unentschuldigt ist – oder die Fehlzeiten anhand folgender Punkte vergleichen:

• Abwesenheiten nach Abteilung
• Abwesenheiten nach Mitarbeiter*innen
• Abwesenheiten nach Standort
• Abwesenheiten nach Monaten
• Erwartete vs. geleistete Stunden
• Feiertage und weitere Abwesenheiten, einschließlich Krankheitstage

Gehaltsentwicklung der Belegschaft

Wie sich die Gehälter in Deinem Unternehmen verteilen, zeigt Dir die Gehaltsentwicklung. Im Idealfall vergleichst Du dafür die Gehälter in Deinem Unternehmen anhand folgender Kriterien:

•     Zeitraum
•     Standort oder Niederlassung
•     Abteilungen
•     Beschäftigte
•     Korrelation der Gehaltsentwicklung (fix/monatlich variabel)

Auf diese Weise kannst Du ermitteln, wie viel Du in Deine Mitarbeiter*innen jährlich investierst und wie hoch das Durchschnittsgehalt ist.

Vertragsmanagement

• Arbeitsvertrag (Voll- oder Teilzeit)
• Vertragsart (Auszubildende*r, Praktikant*in, Student*in, freie*r Mitarbeiter*in, Festanstellung usw.)

Mehrarbeitsquote

Laut Arbeitszeitengesetz dürfen Arbeitnehmer*innen werktags je acht Stunden arbeiten und bis zu maximal 48 Stunden pro Woche. Das heißt also: Acht Überstunden sind pro Arbeitswoche zulässig. Arbeitgeber müssen deshalb die Arbeitszeit ihrer Angestellten fest im Blick behalten und die Anzahl der geleisteten Überstunden pro Mitarbeiter*in überwachen. Denn sammelt ein Mitarbeiter*in übermäßig viele Überstunden an, kann das beispielsweise auf eine zu hohe Arbeitsbelastung hindeuten.

In diesem Fall kannst Du die Mehrarbeitsquote wie folgt ermitteln: 

Die Daten kannst Du nach folgenden Kriterien auswerten:

• Mehrarbeitsquote nach Abteilungen, Standorten und Beschäftigten
• Gesamtanzahl der Überstunden pro Monat
• Durchschnittliche Anzahl an Überstunden pro Monat

Diversität

Eine diverse (sozial vielfältige) Mitarbeiterzusammensetzung  macht ein Unternehmen attraktiver für potenzielle Kandidat*innen. Diversität fördert aber auch kreatives und innovatives Denken, steigert die Mitarbeiterproduktivität und sorgt für mehr Toleranz und Gleichberechtigung im gesamten Unternehmen. 

Folgende Kennzahlen helfen Dir den Erfolg Deiner Initiativen für mehr Diversität am Arbeitsplatz zu bewerten:

• Prozentualer Anteil der Beschäftigten nach Geschlecht
• Betriebszugehörigkeit der Beschäftigten
• Alter der Beschäftigten
• Prozentualer Anteil der Beschäftigten nach kultureller oder nationaler Herkunft
• Informationen aufgeschlüsselt nach Abteilung und Vertragsart

Mehr zum Thema Vielfalt gibt es auf unserem Blog:

• Diversity Management für kleine und mittelständische Unternehmen
• Diversität & Inklusion: Für mehr Chancengleichheit im Arbeitsalltag - Interview

Die oben genannten Argumente veranschaulichen, wie wichtig der Einsatz von Reports- und Analytics Software für die Abschaffung von fehleranfälligen manuellen Prozessen und Berichten ist. Auf diese Weise können sowohl Personalabteilungen als auch das Unternehmen als Ganzes eine zuverlässige Analyse durchführen und Entscheidungsfindungen verbessern.

Möchtest Du mehr darüber erfahren, wie Du Deine HR-Ziele mithilfe von People Analytics erreichen kannst? Dann buche einen Termin mit unserem People-Analytics-Team. Während einer kurzen Demo zeigen wir Dir, wie Du die Methode People Analytics gezielt in Deiner Arbeit und entsprechend den Anforderungen Deines Unternehmens einsetzen kannst.