Die besten HR Analytics Softwares im Vergleich

Mit dem Begriff “Analytics” verbinden die meisten Zahlen. Deshalb könnte man zunächst annehmen, dass eine Analytics Software nicht im HR, sondern in der Finanzabteilung zum Einsatz kommt. Damit liegt man allerdings falsch. Schließlich spielen Zahlen und Datenerhebungen auch in der Personalabteilung eine wichtige Rolle. Heutzutage sollte jedes Unternehmen über ein entsprechendes System verfügen. Was man genau darunter versteht, welche Vorzüge das Programm für die HR-Abteilung mit sich bringt und welche Softwares es gibt, stellen wir in den nächsten Abschnitten genauer dar. 

Was ist People Analytics?

Zahlen, Daten und Fakten - das ist grob gesagt das, womit sich das System befasst. Bevor man sich genauer mit den einzelnen Programmen beschäftigt, muss jedoch zunächst geklärt werden, was sich hinter dem Begriff “People Analytics” verbirgt. “People” deutet bereits darauf hin, dass es etwas mit den Personalinformationen zu tun haben muss, die in der HR-Abteilung gesammelt werden. Mit “Analytics” ist in den meisten Fällen eine Auswertung von Zahlen und Daten gemeint - diese kann in verschiedenen Bereichen durchgeführt werden. Der Begriff bedeutet demnach, dass Personaldaten ausgewertet werden, um bestimmte Trends zu erkennen. 

Sobald man sich anhand der Ergebnisse einen Überblick verschaffen konnte, kann man besser auf die Handlungen von Mitarbeiter:innen reagieren, Entscheidungen zielgerichteter treffen und möglichen Fehlern frühzeitig entgegenwirken. Es ist wichtig, dass sich die People Analytics - mit der Voraussetzung, dass sie richtig betrieben wird - nicht nur positiv auf die Handlungen der Personalabteilung auswirkt, sondern unternehmensübergreifend betrachtet werden kann. 

Die Begriffe HR-Analytics und People Analytics werden in diesem Zusammenhang oft gleichgesetzt. Jedoch bezieht sich ersteres lediglich auf die Personalabteilung. Letzteres ist für die gesamte Unternehmung relevant. Das Personalcontrolling wird zudem häufig mit der Bezeichnung verglichen. Im HR-Controlling geht es allerdings darum, den Ist-Zustand zu erfassen. Das People Analytics System ist zukunftsorientiert und beschäftigt sich demnach mit der Fragestellung, welche Schlussfolgerungen aus den heutigen Zahlen des Personalcontrollings für die Zukunft gezogen werden können.

Da sich Prozesse heutzutage häufig ändern und die gesamte Arbeitswelt im Zuge der Digitalisierung schnelllebiger und vielleicht auch unbeständiger geworden ist, ist es wichtig, die Zahlen stets im Auge zu behalten. Die Praktiken, auf die man vielleicht noch vor einigen Jahren zurückgegriffen hat, funktionieren heute nicht mehr wie bisher. Deshalb ist es wichtig, bei jeder Entscheidung die vorliegenden Zahlen und Fakten mit einzubeziehen, um sicherzustellen, dass die Handlungen in der Zukunft nicht nur aus der Gewohnheit oder “aus dem Bauch” heraus passieren, sondern von Daten gestützt werden. 

Was ist eine HR Analytics Software?

Vorab ist zu sagen, dass es nicht nur “die eine” HR Analytics Software gibt, sondern viele verschiedene. Das Angebot bringt auch einen bestimmten Vorteil mit sich. Da Unternehmen unterschiedlich ausgerichtet sind und individuelle Ziele verfolgen, kann man sich auf diese Weise für das System entscheiden, was die Vorstellungen am ehesten erfüllt. 

Da es sich bei den People Analytics um ein äußerst umfangreiches sowie komplexes Themengebiet handelt, bedarf es ein System, das unternehmensübergreifend arbeitet, um möglichst genaue und für das gesamte Unternehmen gültige Ergebnisse zu erzielen. Gewöhnliche Tools, wie beispielsweise Excel, kommen deshalb schnell an ihre Grenzen, weil sie nicht vollständig auf genau diesen Bereich ausgerichtet sind. Es bedarf demnach spezielle Systeme, die zum einen die Datenmengen aus dem HR und aus anderen Bereichen erfassen und danach richtig auswerten können. 

Eine HR-Analytics Software sollte eine gewisse Auswahl an Funktionen mit sich bringen. Das wichtigste bei den Tools ist, dass diese individualisiert werden können und es gewisse Filtermöglichkeiten gibt, um eine Vielzahl an Szenarien im System durchspielen zu können. Ein weiterer wichtiger Aspekt, der im HR oberste Priorität hat, ist der Datenschutz. Da man in dem Analysetool mit sensiblen Daten arbeitet, muss man dafür sorgen, dass die Datenbestimmungen eines Unternehmens bei der Nutzung des HR Analytics Systems jederzeit eingehalten werden. 

Was sind die Vorteile einer HR Analytics Software?

Viele fragen sich vermutlich, weshalb man eine solche Software einsetzen sollte, wenn es doch bislang auch ohne dem Programm funktioniert hat. Wir stellen in den nachfolgenden Abschnitten eine Auswahl der wichtigsten Vorteile der HR Software vor. 

Zukunftsorientiertes Arbeiten 

Anstelle sich lediglich auf den gegenwärtigen Zustand zu konzentrieren, hat man es bei der Verwendung der People Analytics Software mit zukünftigen Ereignissen zu tun. Vorausschauend arbeiten - das ist das, was durch die Nutzung des Systems geschaffen wird. Durch die Ergebnisse, die die HR Analytics Reports liefern, kann man Auswirkungen von Entscheidungen besser einschätzen, Fehlerquellen umgehen oder rechtzeitig Gegenmaßnahmen treffen. Die meisten Systeme sind in der Lage, sogenannte Predictive Analytics zu erstellen, die voraussagen, welche Ereignisse in der Zukunft eintreten könnten. Das System ist dabei natürlich auch die Qualität der Daten angewiesen. Je genauer die Zahlen, desto genauer die Ergebnisse. 

Kosten sparen

Auch, wenn man vermutlich zunächst in ein Analysetool investieren muss, kann man auf lange Sicht damit Kosten einsparen. Durch die Tatsache, dass sich durch die Verwendung des Systems Fehler vermeiden lassen, kommt es gar nicht erst zu Ausgaben, die notwendig sind, um Korrekturen zu verüben. Die HR Analytics Software sorgt nicht nur dafür, dass die Effizienz eines Unternehmens gesteigert werden kann. Die Nutzung des Programms führt zudem dazu, dass Prozesse optimiert werden. Langwierige Abläufe können unter Umständen verkürzt werden, wodurch man Zeit spart, die an anderen Stellen eingesetzt werden kann. 

Mitarbeiter:innen im Fokus

Während der Verwendung des Systems sollte man nicht vergessen, dass es sich nicht um die Firma im Ganzen dreht, sondern, dass der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin dabei im Fokus steht. Durch die Datenanalyse im System können beispielsweise Programme zur Weiterentwicklung der Angestellten ins Leben gerufen werden. Falls durch das Tool deutlich wird, dass es Kompetenzen gibt, die in den jeweiligen Abteilungen oder Teams fehlen, kann man entsprechend auf die Lücken reagieren. Durch die Ergebnisse wird im Allgemeinen mehr Transparenz geschaffen, was Führungskräften bei der Steuerung der Teams zugute kommt. Eine bessere Steuerung und die Chancen für Mitarbeiter, sich weiterentwickeln zu können, heißt auch, dass die Angestellten zufriedener sind und die Fluktuationsrate sinkt. Dies wirkt sich wiederum auf die Recruiting-Prozesse im Unternehmen aus und zeigt, dass die Vorteile, die die Tools mit sich bringen, nicht nur innerhalb eines Teams zur Geltung kommen, sondern, dass im besten Fall die gesamte Unternehmung davon profitiert. 

Welche Funktionen sollte eine People Analytics Software haben?

Wie bereits zuvor erwähnt, gibt es verschiedene HR Analytics Softwares, die entsprechend unterschiedliche Funktionen vorweisen. Es gibt jedoch einige Standard-Tools, über die jedes Programm verfügen sollte. Wir stellen die wichtigsten drei davon vor. 

Erstellung von Berichten und Statistiken

Zur Basisfunktion eines jeden HR Analytics Tools gehört die Erstellung von Mitarbeiterberichten und Statistiken. Nur so hat man als Personalabteilung die Chance, auf die Ergebnisse des Systems reagieren zu können und davon zu profitieren. Um einen Bericht zu erhalten, muss man natürlich gewisse Vorarbeiten leisten. Dazu gehört, sich mit dem Tool zu beschäftigen und sich die Frage zu stellen, welche Erwartungen man an das System hat. Beispiele für Berichte sind Diagramme zu den Gehältern, den Abwesenheiten oder den Neueinstellungen im Unternehmen. Man kann beispielsweise von gewissen Programmen erfragen, wie hoch der Unterschied zwischen den Löhnen von Männern und Frauen in der gleichen Position ist.

Filterfunktion

Da sich Unternehmensabläufe oder Zahlen regelmäßig ändern, müssen die Variablen im System flexibel anpassbar sein. Die Filterfunktion dient dazu, die HR Analytics Software entsprechend anzugleichen, ohne dazu einen komplett neuen Prozess starten zu müssen. Die Funktionen sorgen zudem dafür, dass die Systeme möglichst einfach zu bedienen sind, sodass man sich nicht erst für eine Weile damit beschäftigen muss, sondern sogleich das volle Potential der People Analytics Software nutzen kann. Jede Unternehmung ist anders - durch die Filterfunktion passen sich die Programme entsprechend an. 

Export in andere Systeme

Die Systeme verfügen in der Regel auch über eine Exportfunktion. Obwohl man durch die Programme bereits viel anpassen kann, ist es dennoch in manchen Fällen notwendig, die erstellten Berichte in einem anderen Programm zu bearbeiten. Dazu gibt es eine Schnittstelle, die die HR Analytics Reports mit anderen Systemen verknüpfen. Noch dazu muss in der Personalabteilung wiederum aus Datenschutzgründen viel dokumentiert und gegebenenfalls abgelegt werden, um die gesammelten Ergebnisse auch zu einem späteren Zeitpunkt einsehen zu können. Die Exportfunktion gehört deshalb auch zu den Standards einer HR Reporting Software.

Die besten HR Analytics Softwares im Vergleich

Unternehmen, die zum ersten Mal mit einer People Analytics Software arbeiten, wissen vielleicht im ersten Moment nicht, welches System sich am besten eignet. Wir stellen deshalb 5 Programme genauer vor und geben die wichtigsten Details zu den Analysetools wieder. 

Kenjo

Kenjo kann nicht nur als HR Analytics Software genutzt werden, sondern verfügt als All-in-one Lösung noch über viele weitere Programme und Funktionen. Das System kann eine einfache Dashboard-Ansicht vorweisen und zeichnet sich durch eine übersichtliche Darstellung und Auswertung aller wichtiger Daten aus. Bei Bereichen wie “Digitale HR”, “Workflows” und “Organigramm” handelt es sich um weitere Features, die es bei Kenjo zu entdecken gibt. Kurz gesagt also ein Programm, durch das sich viele Prozesse und Abläufe in der Personalabteilung vereinfachen lassen.

Kenjo Kosten: Das Starter Paket ist für 5 Euro (pro Mitarbeiter:in/pro Monat) erhältlich, das Growth Paket für 8 Euro (pro Mitarbeiter:in/pro Monat) und das Connect Paket auf Anfrage.

Officient

Officient ist für Unternehmen geeignet, die die Effizienz der Mitarbeiter:innen durch ein datenbasiertes Programm steigern wollen. Zu den Funktionen von Officient gehört beispielsweise die Berichterstattung, ein Dashboard, eine Mitarbeiterdatenbank, ein Self Service Portal oder ein Tool zur Personalbeschaffung. Dadurch wird deutlich, dass auch dieses System nicht einzig und allein als HR Reporting Software dient, sondern für viele andere Bereiche verwendet werden kann. 

Officient Kosten: Man kann eine kostenlose Demoversion anfordern. Für die Preise der Vollversion muss der Anbieter direkt kontaktiert werden. 

PeopleDoc

PeopleDoc heißt heute UKG HR Service Delivery und umfasst mehrere Produkte. Mit Bereichen wie “Employee Case Management und Wissensdatenbank” oder “Advanced Analytics” unterstützt das System Unternehmen dabei, Prozesse in der Personalabteilung zu automatisieren und einfacher zu gestalten. Anfragen, die die Personalabteilung erreichen, können mithilfe des Systems schneller beantwortet werden. Auch die Compliance-Regeln werden dabei von dem Programm nicht außer Acht gelassen. UKG kann mit wenigen Schritten zu den bereits bestehenden Systemen, die man in der HR-Abteilung regelmäßig nutzt, hinzugefügt werden.  

PeopleDoc Kosten: Auch hier kann man zunächst eine Demoversion anfordern und danach die Kosten für das Produkt erfragen.

Databox

Databox konzentriert sich vor allem darauf, maßgeschneiderte Softwarelösungen für Unternehmen zu kreieren. Durch die Nutzung der Infrastruktur für kleine und mittlere Unternehmen verfügt man über einen privaten Server und kann auf Dienste wie die Datensicherung in der Cloud, die Überwachung und Wartung oder komplette Telekommunikationslösungen für Firmen zugreifen. Noch dazu benötigt man keinen eigenen IT-Support mehr, da man bei Fragen den Service von Databox in Anspruch nehmen kann. Da das Programm gewisse Funktionen vorweisen kann, die zur Vereinfachung der Geschäftsprozesse dienen, gilt auch dieses System als HR Analytics Software.

Databox Kosten: Zur Berechnung der Kosten muss man sich mit dem Anbieter in Verbindung setzen.

ChartHop

ChartHop bündelt als HR-System alle Personaldaten und erstellt eine Übersicht, die allen Personen mit Zugriff zum System ermöglicht, bessere und schnellere Entscheidungen zu treffen - also im Grunde genommen bietet das System genau das, für das eine HR Analytics Software vorgesehen ist. Die zentrale Plattform behandelt verschiedene Themen, wie beispielsweise das Vergütungsmanagement oder die Organisationsplanung. Es gibt bestimmte Tools, die dabei nur für Manager:innen vorgesehen sind und Funktionen, die von Mitarbeiter:innen genutzt werden können. Sogar Umfragen und Feedback sind in dem System integriert.

ChartHop Kosten: Die Basic-Version ist für die ersten 150 Mitarbeiter:innen kostenlos. Die Standard-Version kostet USD 8 (pro Mitarbeiter:in/pro Monat) und die Prämien-Version USD 12 (pro Mitarbeiter:in/pro Monat). 

Alle HR Analytics Softwares im direkten Vergleich

Um dir die Auswahl der besten Workflow Management Software noch einfacher zu gestalten haben wir hier nochmal eine Tabelle hinzugefügt wo du alle Kosten und Bewertungen auf einem Blick vergleichen kannst. Wusstest du übrigens dass wir auch ähnliche Artikel haben für die beste Schichtplaner Software, die beste Recruiting Software und viele weiter Themen haben?