Wie kann HR-Technologie im Personalmanagement Kosten sparen?

In unserer Serie „Reale Kosten ineffizienter HR-Prozesse“ schauen wir uns die verschiedenen Tücken, Patzer und manuellen Workarounds an, die sich in den gesamten menschengemachten Prozess einschleichen, wenn keine HR-Software verwendet wird und untersuchen, welche Kosten das real verursacht. In den kommenden Wochen arbeiten wir uns durch den ganzen Mitarbeiter-Lebenszyklus. Starten wir hier mit der Rekrutierung.

Kennst Du die Geschichte vom Frosch im heißen Wasser? Setzt man einen Frosch in kochendes Wasser, springt er sofort wieder heraus. Wenn das Wasser aber langsam erhitzt wird, erkennt der Frosch nicht, wie schlecht es um ihn steht, bis es zu spät ist.

Obwohl sich langsam herumgesprochen haben sollte, dass es sich dabei um einen Mythos handelt und Frösche sehr wohl in der Lage sind, sich zu retten, können ineffiziente HR-Prozesse im Personalmanagement und im Recruiting so ablaufen.

Schauen wir uns mal genauer an ob Du schon im heißen Wasser sitzt, ohne es zu merken. Dazu beginnen wir über unwirtschaftliche Praktiken im Einstellungsverfahren.

Eine typische Rekrutierungsgeschichte

Es ist Montag. Dein Personalchef mailt Dir, dass er einen neuen IT-Manager braucht.

Ihr schreibt hin und her, um ein Treffen zu vereinbaren – und schon ist ein halber Tag vorbei. Am Dienstag nehmt ihr euch eine Stunde Zeit für ein persönliches Gespräch, um die Stellenbeschreibung festzulegen. Danach schreibst Du die Anzeige und sendest sie ihm zur Genehmigung zurück.

Am Mittwoch gibst Du die Anzeige auf. Du postest sie in mehreren Foren, was Dich den ganzen Morgen kostet.

Danach durchforstest Du LinkedIn, versendest Verbindungsanfragen oder schreibst Leute direkt an. Du trägst Deine neuen Kontakte manuell in Deine Excel-Tabelle ein, was sich bis Freitag hinzieht. Und irgendwie hast Du das Gefühl, dass sich schon mal jemand beworben hat, der genau auf die Stelle passen würde. Aber leider kannst Du Dich nicht mehr erinnern, wo Du den Kontakt abgelegt hast, also vergisst Du es wieder.

In der Zwischenzeit füllt sich Dein Posteingang mit Bewerbungen. Auf eine freie Stelle in einem Unternehmen bewerben sich durchschnittlich 250 Personen, aber nur etwa vier bis sechs kommen für ein Interview infrage. Das Aussieben und -sortieren wird schnell unüberschaubar.

Du erstellst einen neuen Ordner und markierst die Bewerbungen, die Du noch nicht gelesen hast. Dann beginnst Du, Lebensläufe für eine potentielle Auswahlliste zu analysieren und sie in Deine farbcodierte Tabelle einzutragen. Es ist jetzt Freitag. 

In der darauffolgenden Woche dauert es bis Mittwoch, bist Du eine Auswahlliste hast, mit der Du glücklich bist.

Du sendest sie zur Durchsicht an den Personalchef. Erinnerst ihn am Donnerstag. Und nochmal am Freitag. Hörst von ihm am nächsten Montag. Jetzt sind schon zwei Wochen vergangen, seit die Stelle frei geworden ist. 

Jetzt beginnst Du, mit den Kandidaten aus der Auswahlliste Telefoninterviews zu vereinbaren. Nach dreitägigem Hin und Her hast Du sie alle am Telefon. Endlich!

Jetzt geht es an die persönlichen oder Zoom-Interviews. Drei Wochen sind schon vergangen, seit die Stelle frei ist. Und noch eine Woche vor und zurück, weil Du auch noch die verschiedenen Interviewer koordinieren musst. Der Personalchef hat in der nächsten Woche keine Zeit. Endlich schaffst Du es, Deine finalen vier Kandidaten zu interviewen. Und dann drei ins zweite Interview, und zwei ins letzte. Jetzt sind schon fünf Wochen vergangen seit der Bekanntgabe der Vakanz. 

Du stellst ein Angebot zusammen und es dauert noch eine Woche, bis es abgesegnet wird. Endlich kannst Du dem Bewerber ein Angebot machen – nach fast sechs Wochen. Nehmen wir mal an, er nimmt es an. Wenn man aber in Betracht zieht, dass die

durchschnittliche Akzeptanzrate über Jahre hinweg schon bei nur 65-75 Prozent liegt, könnte es ebenso gut sein, dass Dein Angebot abgelehnt wird. 

Und jetzt musst Du noch Hunderte von anderen Bewerbern  manuell antworten und schreiben, dass sie leider nicht geeignet sind. Und, wird das erledigt? Nein, natürlich nicht. Aber hey, immerhin hast Du die Stelle innerhalb des durchschnittlichen 38-Tage-Zeitraums besetzt.

Wie wirkt sich der Einsatz von HR-Technologie aus?

Wenn Dein Einstellungsverfahren in etwa so 👆aussieht, verlierst Du rund einen Tag pro Woche mit manueller Arbeit, die mit HR-Software automatisiert werden könnte. Alle fünf Wochen wird also eine ganze Woche verschwendet. Über das Jahr gesehen sind das etwa zehn Wochen verschwendete Arbeitszeit (und wir sind erst bei der Rekrutierung!) 

In Deutschland verdient der durchschnittliche Arbeitnehmer in einem Job als Recruiter/in 38.800 Euro Jahresgehalt. Ausgehend von diesem Gehalt sammeln sich schnell mehrere zig Tausend Euro für diese zehn Wochen an, und das gerechnet auf jeden Personalverantwortlichen, der sich in manuellen Prozessen festgefahren hat. 

Was sind die indirekten Kosten ineffizienter Personalplanung? 

Aber das sind nicht die einzigen Kosten ineffizienter Rekrutierung. 

Die Time-to-hire kann erheblich verkürzt werden

Beginnen wir mit der Time-to-hire, der Besetzungsdauer vom Beginn der Personalsuche bis zum Ende des Rekrutierungsprozesses.

Wenn Du jede Woche einen Tag mit unnötiger manueller Verwaltung verlierst, anstatt Deine HR zu automatisiere, verlangsamst Du Deine Time-to-hire gewaltig. Und mit jedem verlorenen Tag sinkt Deine Akzeptanzrate. 

Fast ein Viertel der Bewerber kommen abhanden, weil der Arbeitgeber das Angebot nicht schnell genug gemacht hat und der Bewerber bereits bei einer anderen Stelle zugesagt hat. 

Du verspielst also Deine Chance auf großartige Mitarbeiter. Und das ist oft erst der Anfang, da zu diesem Zeitpunkt oft auch schon die zweite Wahl vom Markt verschwunden ist, und vielleicht auch die dritte, vierte und fünfte Wahl.

Das ist ein immenser Verlust.

Untersuchungen von McKinsey zufolge können Spitzenkräfte bis zu 800 Prozent produktiver sein als vergleichbare Mitarbeiter.Du brauchst also neun Leute, um die gleiche Produktivität zu erreichen. Was das in zusätzlichen jährlichen Gehaltskosten bedeutet? Bei 30.000 bis 50.000 Euro Jahresgehalt pro Person kannst Du mit 270.000  bis 450.000 Euro im Jahr rechnen.

Wir geben zu, das ist ein Worst-Case-Szenario. Aber ineffizientes Recruitment hat wirklich einen hohen potentiellen Kostenfaktor. Schlimmer noch, ineffiziente Personalplanung, die ganz einfach mit einem richtigen ATS-Bewerbermanagementsystem behoben werden könnten.

Wie HR-Technologie die internen Beziehungen in der Personalabteilung verbessern kann

Betrachten wir außerdem, wie sich ein solcher Verlust auf die internen Beziehungen im Team auswirken kann. 

Sobald Du den zuerst ausgewählten Bewerber verloren hast, wird es schwieriger, intern Zustimmung zu bekommen. Alle waren vom ersten Kandidaten begeistert und jetzt kann keiner mehr aufhören, ihn mit den anderen zu vergleichen und ihn zurückhaben zu wollen – vielen Dank an die menschliche Natur! Außerdem läufst Du dem Personalchef jetzt schon so lange hinterher, dass nicht nur er genervt ist. 

Das Strapazieren der internen Beziehungen schadet Deiner Fähigkeit, beim nächsten Mal erfolgreich zu rekrutieren. Es macht die Arbeit von Personalvermittlern schwieriger und das Arbeitsleben weniger angenehm. (Was dann zu einem Fluktuationsrisiko wird. Und Du willst ja schließlich nicht das Rekrutieren von weiteren Personalern als Kostenfaktor hinzufügen, nicht?)

Herausforderung bei der Chancengleichheit

Manuelle Rekrutierungsprozesse sind von Natur aus inkonsistent und geben unbewusster Voreingenommenheit Raum.

Wie Du vielleicht schon gehört hast, haben Unternehmen, die sich im Bereich der ethnischen Diversifizierung im oberen Viertel bewegen, eine um bis zu 35 Prozent höhere Wahrscheinlichkeit, finanziell besser abzuschneiden als vergleichbare Unternehmen. 

Ineffiziente HR-Prozesse können die Marke des Unternehmens schädigen 

Dazu kommt noch, dass das die Markenidentität des Unternehmens schädigen kann.

Erinnerst Du Dich noch an die 250 Bewerber? Das sind zweihundertfünfzig Personen, die mit Deinem Unternehmen in Kontakt gekommen sind. Du möchtest sicher, dass diese Erfahrung positiv ist, da fast 85 Prozent der Arbeitsuchenden ihre Entscheidung darüber, wo sie sich bewerben, auf Basis von Unternehmensbewertungen fällen. Und Du kannst Dir sicher denken, was dabei besonders in Erinnerung bleibt: nie wieder von Personalern zu hören, die mit so vielen Aufgaben überlastet sind, um Bewerbungen überhaupt zur Kenntnis zu nehmen. 

HR-Technologie vermeidet unnötige Werbe- und Agenturkosten

Letztendlich sind auch Werbe- und Agenturkosten in die Berechnung mit einzubeziehen.

Ineffiziente Einstellungsverfahren erschweren es, den Überblick über frühere Bewerber und Kontakte zu behalten. Das führt oft zu frustrierenden Mehrkosten für Werbung und Agenturen, nur um Kandidaten zu finden, die Du eigentlich schon kanntest.

Sagen wir, Du stellst jemanden mit einem Gehalt von 30.000 Euro ein. Die durchschnittlichen Agenturkosten auf das erste Jahresgehalt liegen bei etwa 15-30 Prozent. Das sind 4.500-9.000 Euro, die Du dir hättest sparen können. Und das bei jedem neuen Mitarbeiter.

Addiert man all diese direkten und indirekten Kosten, merkt man schnell, dass ineffiziente Einstellungsverfahren in der Personalplanung ein sehr teures Problem sind.

Ineffiziente Rekrutierung kostet dem Unternehmen richtig viel Geld 

Klar ist Recruitung-Software kein Zauberkasten, der jedes Problem behebt. Mit Frustrationen wirst Du weiterhin leben müssen, Bewerber werden immer noch absagen, neue Manager einzustellen wird immer noch manchmal in Vergessenheit geraten.

Aber HR-Technologie macht das Leben einfacher. Sie hält unter Kontrolle, was unter Kontrolle gehalten werden kann, indem Arbeitsabläufe automatisiert werden, Prozesse vereinfacht und das Sammeln von Daten und veranschaulichen des Fortschritts intuitiv und einfach vonstatten geht. 

Und wenn es dann noch so erschwinglich ist wie Kenjo, braucht man eigentlich nicht zweimal darüber nachdenken.

Wir sind Kenjo. Wir bieten erschwingliche All-in-One-Software für Unternehmen wie Deines. Unser Rekrutierungs-Software-Modul ist außerdem eines der beliebtesten der gesamten Plattform – wir zeigen es Dir gerne in einer kurzen Demo.