Personalkosten richtig berechnen: Was kostet ein Mitarbeiter

Wohl jeder Personalmanager hat schon einmal nachgerechnet, wie viel ein Mitarbeiter das Unternehmen wirklich kostet. Dabei sind die Kosten nicht nur auf das vertraglich ausgehandelte Mitarbeitergehalt zurückzuführen, sondern auch auf die Sozialversicherung, Krankenkasse und dergleichen, die es im Finanzierungsbudget zu berücksichtigen gilt.

Im Allgemeinen sind die Kosten für die Arbeit eines Mitarbeiters wie folgt aufgeteilt:

• Rund 70 Prozent entspricht dem Nettoentgelt bzw. den Lohnkosten, das der jeweilige Mitarbeiter jeden Monat über seine Gehaltsabrechnung erhält. Hier fallen die Tariflöhne und -gehälter, aber auch Zulagen, Mehrarbeitspauschalen und Leistungsprämien hinein.
• Rund 20 Prozent Personalnebenkosten, die das Unternehmen an die Sozialversicherung und Krankenkasse des Arbeitnehmers zahlt. Dazu kommen noch bezahlte Feier- und Urlaubstage, Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall, aber auch Weihnachts- und Urlaubsgeld bei einem vertraglich festgelegtem 13. Gehalt.
• Rund 10 Prozent in Form von Ausgleichszahlungen, Sozialleistungen, Sachbezügen, Weiterbildungskosten, usw.

Was sind Personalkosten?

Personalkosten umfassen sämtliche Ausgaben, die einem Unternehmen durch die Beschäftigung von Mitarbeitenden entstehen. Diese Kosten bestehen nicht nur aus dem reinen Lohn oder Gehalt, sondern beinhalten auch eine Vielzahl weiterer finanzieller Verpflichtungen, die ein Arbeitgeber übernehmen muss. Personalkosten können in direkte und indirekte Kosten unterteilt werden, welche zusammen einen großen Teil der betrieblichen Gesamtkosten ausmachen, insbesondere in Dienstleistungsbranchen.

Direkte Personalkosten

Direkte Personalkosten beziehen sich auf alle Ausgaben, die direkt mit der Arbeitsleistung der Mitarbeitenden in Verbindung stehen. Dazu gehören:

• Bruttolöhne und -gehälter: Das vereinbarte Entgelt für geleistete Arbeit.
• Sonn- und Feiertagszuschläge: Zusätzliche Zahlungen für Arbeiten an speziellen Tagen.
• Bonus- und Provisionszahlungen: Erfolgsabhängige Vergütungen.
• Sachleistungen: Wie die Bereitstellung von Arbeitsgeräten (z.B. Laptop, Smartphone, Firmenwagen).

Diese direkten Kosten stehen im unmittelbaren Zusammenhang mit der Arbeitsleistung und variieren entsprechend der Vergütungspolitik und den vertraglichen Vereinbarungen.

Indirekte Personalkosten

Indirekte Personalkosten, auch als Lohnnebenkosten bezeichnet, umfassen alle weiteren Kosten, die nicht direkt mit dem Lohn oder Gehalt zusammenhängen, aber dennoch durch die Beschäftigung von Mitarbeitenden entstehen. Beispiele hierfür sind:

• Urlaubs- und Weihnachtsgeld: Zusätzliche Zahlungen, die oft vertraglich oder tariflich festgelegt sind.
• Sozialversicherungsbeiträge: Die Arbeitgeberanteile zur Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung.
• Betriebsbezogene Kosten: Beiträge zur Berufsgenossenschaft und Umlagen zur Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall.
• Reise- und Weiterbildungskosten: Ausgaben für berufliche Fortbildung oder Dienstreisen der Mitarbeitenden.

Indirekte Personalkosten können stark variieren und hängen von gesetzlichen Verpflichtungen sowie freiwilligen Leistungen des Unternehmens ab.

Fixe und variable Personalkosten

Personalkosten lassen sich weiter in fixe und variable Kosten unterteilen:

• Fixe Personalkosten sind unabhängig von der Arbeitsleistung oder der Anzahl der geleisteten Stunden. Ein Beispiel dafür ist das feste Monatsgehalt von Angestellten.
• Variable Personalkosten sind von der erbrachten Arbeitsleistung abhängig. Hierzu zählen Stundenlöhne oder Akkordlöhne, die an die tatsächliche Arbeitszeit oder Produktion gebunden sind.

Die Kombination aus fixen und variablen Personalkosten ermöglicht es Unternehmen, ihre Ausgaben an wirtschaftliche Bedingungen anzupassen.

Lohnnebenkosten

Unter Lohnnebenkosten versteht man die zusätzlichen Ausgaben, die ein Arbeitgeber neben dem eigentlichen Lohn oder Gehalt zu tragen hat. Dazu gehören:

• Sozialabgaben: Arbeitgeberanteile zur Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung.
• Freiwillige Leistungen: Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld und Sachzuwendungen wie Verpflegungsgutscheine oder die private Nutzung von Firmenfahrzeugen.

Lohnnebenkosten sind verpflichtend, können aber durch freiwillige Leistungen ergänzt werden, um Mitarbeitende langfristig zu binden und die Arbeitgeberattraktivität zu steigern.

Sonstige Personalkosten

Zu den sonstigen Personalkosten zählen Ausgaben, die zwar nicht direkt mit dem Gehalt der Mitarbeitenden zusammenhängen, aber dennoch notwendig sind, um eine produktive Arbeitsumgebung zu schaffen. Dazu gehören:

• Rekrutierungskosten: Ausgaben für die Einstellung neuer Mitarbeitender, wie z.B. Kosten für Stellenausschreibungen oder Personaldienstleister.
• Ausstattungskosten: Kosten für Büromaterial, Arbeitsgeräte und Arbeitskleidung.
• Schulungs- und Weiterbildungskosten: Seminare, Workshops und andere Lernmaßnahmen, die das Unternehmen zur Qualifizierung seiner Mitarbeitenden übernimmt.

Diese zusätzlichen Personalkosten tragen dazu bei, ein funktionierendes Arbeitsumfeld zu gewährleisten und die Leistungsfähigkeit der Mitarbeitenden zu unterstützen.

Wer trägt die Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung?

Dabei werden die Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung jeweils zur Hälfte vom Arbeitgeber und -nehmer getragen:

• Krankenversicherung (14,6 Prozent)
• Pflegeversicherung (3,05 Prozent)
• Arbeitslosenversicherung (2,5 Prozent)
• Rentenversicherung (18,6 Prozent)

Geteilt durch jeweils die Hälfte kommen wir auf rund 20 Prozent.

Mitarbeiterkosten berechnen für einen neuen Mitarbeiter

Es ist wichtig zu begreifen, dass das Arbeitgeberbrutto nicht gleichzusetzen ist mit den Personalkosten. Betriebsabhängige Zusatzleistungen oder anfallende Kosten für das Arbeitsequipment müssen bei der Berechnung der Mitarbeiterkosten einkalkuliert werden.

Auch müssen neben den direkten Lohnkosten auch an die indirekten gedacht werden. Im Detail sieht das wie folgt aus:

Direkte Personalkosten

• Nettogehalt oder -lohn
• Sozialversicherungsbeiträge: 21 Prozent vom Bruttolohn.
• Gesetzliche Unfallversicherung: Rund 2,50 Euro je 1.000 Euro Verdienst pro Jahr.
• Insolvenzgeld: 0,08 Euro je 100 Euro Bruttolohn.
• Umlagen für die Entgeltfortzahlung: Zwei  Prozent des Bruttolohns.
• Entgeltfortzahlung bei Krankheit: Ein halbes Bruttogehalt zuzüglich Arbeitgeberanteil pro Jahr (ausgehend von zehn Krankheitstagen.)
• Bezahlter Erholungsurlaub: Bei 30 Tagen Urlaub werden anderthalb Bruttogehälter fällig.
• Weihnachtsgeld: Nach Ermessen.
• Zulagen und Benefits wie Fahrtkostenzuschuss, Essensgeld, Überstundenzuschläge: Nach Ermessen.

Indirekte Personalkosten - Investitionen in den Arbeitsplatz

• Ausstattung des Arbeitsplatzes wie Schreibtisch, Computer, Stuhl
• Mitarbeiter-Onboarding
• Ggf. Telefongebühren
• Anteilige Büromiete plus Nebenkosten
• Kosten für berufsbedingte Aus- und Weiterbildung
• Kosten durch Mitarbeiterfluktuation
• Geldwerte Vorteile wie etwa Firmenwagen, Laptop, Handy

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Mitarbeiterkosten für Arbeitgeber: Beispiel

Zum besseren Verständnis, wie die Kosten des Mitarbeiters für das Unternehmen berechnet werden, sehen wir uns ein Beispiel an. Nehmen wir einen Arbeitnehmer, der vertraglich geregelt 1.500 Euro brutto pro Monat verdient und in einem großen deutschen Konzern arbeitet.

• 315,- Euro für für  21 Prozent vom Bruttolohn für Sozialversicherungsbeiträge.
• 2,50 Euro je 1.00 Euro Verdienst pro Jahr.
• 1,20 Euro (0,08 Euro je 100 Euro Bruttolohn Insolvenzgeld)
• Die Umlage für die Entgeltfortzahlung greift hier nicht, da dies nur für Unternehmen mit maximal dreißig Arbeitnehmern gilt.
• 157,50 Euro bei einem halben Bruttogehalt.
• 1.500 Euro Monatslohn bei vier Wochen Urlaub.

Personalkosten bewerten: Wichtige Kennzahlen für Personalabteilungen

Die Bewertung der Personalkosten ist ein zentraler Bestandteil der finanziellen Steuerung eines Unternehmens. Es reicht jedoch nicht aus, die absoluten Personalkosten zu kennen. Um fundierte Entscheidungen zu treffen, sollten verschiedene Kennzahlen herangezogen werden, die die Effizienz und Nachhaltigkeit der Personalkosten messen und optimieren. Hier sind die wichtigsten Kennzahlen, die dabei helfen.

Personalintensität

Die Personalintensität gibt an, wie hoch der Anteil der Personalkosten an der gesamten Betriebsleistung ist. Sie wird berechnet, indem die Personalkosten durch den Umsatz geteilt und das Ergebnis mit 100 multipliziert wird. Diese Kennzahl zeigt, wie stark ein Unternehmen von den Personalkosten abhängig ist. Branchenvergleiche sind hier entscheidend, denn Dienstleistungsunternehmen haben oft einen höheren Personalkostenanteil als Produktionsbetriebe. In der Baubranche lag der Personalkostenanteil beispielsweise 2019 bei 29,1 %.

Best Practice: Diese Kennzahl kann verwendet werden, um die Kostenstruktur mit Branchendurchschnitten zu vergleichen. Ein höherer Anteil als der Branchendurchschnitt könnte auf überhöhte Löhne oder ineffiziente Personalstrukturen hinweisen.

Personalkosten pro Mitarbeiter*in

Diese Kennzahl wird berechnet, indem die gesamten Personalkosten durch die Anzahl der Mitarbeitenden geteilt werden. So lässt sich die Kostenstruktur genauer analysieren, da sowohl direkte als auch indirekte Personalkosten berücksichtigt werden. Diese Kennzahl ist besonders nützlich, um zu prüfen, ob die Ausgaben pro Mitarbeitendem im Einklang mit der Produktivität stehen.

Best Practice: Eine Analyse dieser Kennzahl im Zeitverlauf hilft dabei, Veränderungen der Personalkosten je Mitarbeitendem zu erkennen. Ein Anstieg ohne entsprechende Produktivitätssteigerung könnte auf ineffiziente Gehaltsstrukturen hinweisen.

Personalkosten pro Stunde

Die Personalkosten pro Arbeitsstunde können ermittelt werden, indem die gesamten Personalkosten durch die geleisteten Arbeitsstunden geteilt werden. Diese Kennzahl gibt Aufschluss darüber, wie kosteneffizient Mitarbeitende arbeiten und ob die geleisteten Stunden kostendeckend sind.

Best Practice: Diese Kennzahl kann genutzt werden, um ineffiziente Abteilungen oder Arbeitsbereiche zu identifizieren, in denen die Arbeitskosten im Vergleich zur Produktivität zu hoch sind.

Personalzusatzkostenquote

Die Personalzusatzkostenquote überwacht die Schwankungen der indirekten Personalkosten (Lohnnebenkosten). Sie wird berechnet, indem alle Nebenkosten durch die gesamten Personalkosten geteilt werden. Ziel ist es, diese Quote möglichst stabil zu halten, um unerwartete Kostensteigerungen zu vermeiden.

Best Practice: Regelmäßige Überprüfungen dieser Kennzahl helfen dabei, Abweichungen frühzeitig zu erkennen. Eine steigende Quote kann auf höhere Sozialabgaben oder zusätzliche freiwillige Leistungen hinweisen, die optimiert werden können.

Anteil der Personalkosten an den Gesamtkosten

Diese Kennzahl gibt den Anteil der Personalkosten an den Gesamtkosten des Unternehmens an und ermöglicht es, die Kostenstruktur mit anderen Unternehmen innerhalb der Branche zu vergleichen. In kapitalintensiven Branchen wie der Automobilindustrie ist der Personalkostenanteil in der Regel niedriger, während Dienstleistungsunternehmen oft einen höheren Anteil haben.

Best Practice: Der Anteil der Personalkosten sollte regelmäßig mit Branchendurchschnitten verglichen und auf Entwicklungen über die Jahre hin untersucht werden. Eine kontinuierlich steigende Quote könnte auf ineffiziente Personalstrategien oder übermäßige Lohnerhöhungen hindeuten.

Personalkosten im Verhältnis zum Ergebnis

Diese Kennzahl vergleicht die Personalkosten mit dem Unternehmensoutput. Sie gibt an, wie viel Personalkosten pro Einheit eines definierten Outputs anfallen, z. B. pro 100.000 Euro Umsatz oder pro produziertes Fahrzeug. Diese Kennzahl hilft, die Effizienz des Personalaufwands im Vergleich zu den erzielten Ergebnissen zu bewerten.

Best Practice: Die regelmäßige Analyse dieser Kennzahl im Vergleich zu Vorjahren und ähnlichen Unternehmen kann dabei helfen, die Effizienz der Personalressourcen zu überwachen und zu verbessern.

Alternativen, um bei den Einstellungskosten zu sparen

Nicht selten zeigt die Berechnung der Mitarbeiterkosten, dass aufgrund der Mehrkosten nicht die gewünschte Anzahl an Mitarbeitern eingestellt werden kann. Einige Alternativen zur Kostenreduzierung sind dann sinnvoll:

1. Teilzeitverträge und Minijobber

Teilzeitbeschäftigung drückt die Ausgaben für den Bruttolohn und die Sozialversicherung deutlich nach unten. Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen lohnen Minijobber oder Teilzeitbeschäftigte zur Unterstützung der Arbeit ohne die vollen Kosten tragen zu müssen.

2.  Freelancer einstellen

Eine andere beliebte Option ist das Anheuern von Freiberuflern, die Unternehmen bei ausgewählten Projekten unterstützen. Auf diese Weise sparen Personalmanager eine Menge Geld, da die Kosten für die Sicherheit, das Material und die Ausbildung nicht übernommen werden müssen.

3. Mitarbeiter einarbeiten

Als letzte Option lohnt es, interne Prozesse zu optimieren, Aufgaben neu zu verteilen und die Arbeitslast auf die derzeitigen Mitarbeiter gerecht zu verteilen. Hier hilft zum Beispiel unser Aufgabenmanagement-Tool beim koordinierten Arbeiten. das spart Zeit und Nerven.

4. Überstunden vermeiden

Überstunden wirken sich oft negativ auf die Personalaufwendungen  aus. Auch wenn es manchmal notwendig sein kann, auf gesteigertes Arbeitsaufkommen zu reagieren, sollte das nicht zur Normalität werden. Eine Zeiterfassungssoftware unterstützt dabei, Muster zu erkennen, sodass ggf. sofortige Maßnahmen ergriffen werden können. 

Weitere Kostensenkungsmaßnahmen für Dein Unternehmen erfährst Du in diesem Blogpost.