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Vergütung

Personalkosten richtig berechnen: Was kostet ein Mitarbeiter

Wohl jeder Personalmanager hat schon einmal nachgerechnet, wie viel ein Mitarbeiter das Unternehmen wirklich kostet. Dabei sind die Kosten nicht nur auf das vertraglich ausgehandelte Mitarbeitergehalt zurückzuführen, sondern auch auf die Sozialversicherung, Krankenkasse und dergleichen, die es im Finanzierungsbudget zu berücksichtigen gilt.

 

Im Allgemeinen sind die Kosten für die Arbeit eines Mitarbeiters wie folgt aufgeteilt:

 

  • Rund 70 Prozent entspricht dem Nettoentgelt bzw. den Lohnkosten, das der jeweilige Mitarbeiter jeden Monat über seine Gehaltsabrechnung erhält. Hier fallen die Tariflöhne und -gehälter, aber auch Zulagen, Mehrarbeitspauschalen und Leistungsprämien hinein.
  • Rund 20 Prozent Personalnebenkosten, die das Unternehmen an die Sozialversicherung und Krankenkasse des Arbeitnehmers zahlt. Dazu kommen noch bezahlte Feier- und Urlaubstage, Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall, aber auch Weihnachts- und Urlaubsgeld bei einem vertraglich festgelegtem 13. Gehalt.
  • Rund 10 Prozent in Form von Ausgleichszahlungen, Sozialleistungen, Weiterbildungskosten, usw.

 

Dabei werden die Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung jeweils zur Hälfte vom Arbeitgeber und -nehmer getragen:

 

  • Krankenversicherung (14,6 Prozent)
  • Pflegeversicherung (3,05 Prozent)
  • Arbeitslosenversicherung (2,5 Prozent)
  • Rentenversicherung (18,6 Prozent)

Geteilt durch jeweils die Hälfte kommen wir auf rund 20 Prozent.

 

 

Mitarbeiterkosten berechnen für einen neuen Mitarbeiter

 

Es ist wichtig zu begreifen, dass das Arbeitgeberbrutto nicht gleichzusetzen ist mit den Personalkosten. Betriebsabhängige Zusatzleistungen oder anfallende Kosten für das Arbeitsequipment müssen bei der Berechnung der Mitarbeiterkosten einkalkuliert werden.

 

Auch müssen neben den direkten Lohnkosten auch an die indirekten gedacht werden. Im Detail sieht das wie folgt aus:

 

Direkte Personalkosten

 

  • Nettogehalt
  • Sozialversicherungsbeiträge: 21 Prozent vom Bruttolohn.
  • Gesetzliche Unfallversicherung: Rund 2,50 Euro je 1.000 Euro Verdienst pro Jahr.
  • Insolvenzgeld: 0,08 Euro je 100 Euro Bruttolohn.
  • Umlagen für die Entgeltfortzahlung: Zwei  Prozent des Bruttolohns.
  • Entgeltfortzahlung bei Krankheit: Ein halbes Bruttogehalt zuzüglich Arbeitgeberanteil pro Jahr (ausgehend von zehn Krankheitstagen.)
  • Bezahlter Erholungsurlaub: Bei 30 Tagen Urlaub werden anderthalb Bruttogehälter fällig.
  • Weihnachtsgeld: Nach Ermessen.
  • Zulagen und Benefits wie Fahrtkostenzuschuss, Essensgeld, Überstundenzuschläge: Nach Ermessen.

 

Indirekte Personalkosten - Investitionen in den Arbeitsplatz

 

  • Ausstattung des Arbeitsplatzes wie Schreibtisch, Computer, Stuhl
  • Mitarbeiter-Onboarding
  • Ggf. Telefongebühren
  • Anteilige Büromiete plus Nebenkosten
  • Kosten für berufsbedingte Aus- und Weiterbildung
  • Kosten durch Mitarbeiterfluktuation
  • Geldwerte Vorteile wie etwa Firmenwagen, Laptop, Handy

 

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Mitarbeiterkosten für Arbeitgeber: Beispiel

 

Zum besseren Verständnis, wie die Kosten des Mitarbeiters für das Unternehmen berechnet werden, sehen wir uns ein Beispiel an. Nehmen wir einen Arbeitnehmer, der vertraglich geregelt 1.500 Euro brutto pro Monat verdient und in einem großen deutschen Konzern arbeitet.

 

  • 315,- Euro für für  21 Prozent vom Bruttolohn für Sozialversicherungsbeiträge.
  • 2,50 Euro je 1.00 Euro Verdienst pro Jahr.
  • 1,20 Euro (0,08 Euro je 100 Euro Bruttolohn Insolvenzgeld)
  • Die Umlage für die Entgeltfortzahlung greift hier nicht, da dies nur für Unternehmen mit maximal dreißig Arbeitnehmern gilt.
  • 157,50 Euro bei einem halben Bruttogehalt.
  • 1.500 Euro Monatslohn bei vier Wochen Urlaub.

 

 

Alternativen, um bei den Einstellungskosten zu sparen

 

Nicht selten zeigt die Berechnung der Mitarbeiterkosten, dass aufgrund der Mehrkosten nicht die gewünschte Anzahl an Mitarbeitern eingestellt werden kann. Einige Alternativen zur Kostenreduzierung sind dann sinnvoll:

 

1. Teilzeitverträge und Minijobber

 

Teilzeitbeschäftigung drückt die Ausgaben für den Bruttolohn und die Sozialversicherung deutlich nach unten. Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen lohnen Minijobber oder Teilzeitbeschäftigte zur Unterstützung der Arbeit ohne die vollen Kosten tragen zu müssen.

 

2.  Freelancer einstellen

 

Eine andere beliebte Option ist das Anheuern von Freiberuflern, die Unternehmen bei ausgewählten Projekten unterstützen. Auf diese Weise sparen Personalmanager eine Menge Geld, da die Kosten für die Sicherheit, das Material und die Ausbildung nicht übernommen werden müssen.

 

3. Mitarbeiter einarbeiten

 

Als letzte Option lohnt es, interne Prozesse zu optimieren, Aufgaben neu zu verteilen und die Arbeitslast auf die derzeitigen Mitarbeiter gerecht zu verteilen. Hier hilft zum Beispiel unser Aufgabenmanagement-Tool beim koordinierten Arbeiten. das spart Zeit und Nerven.

 

4. Überstunden vermeiden

 

Überstunden wirken sich oft negativ auf die Personalaufwendungen  aus. Auch wenn es manchmal notwendig sein kann, auf gesteigertes Arbeitsaufkommen zu reagieren, sollte das nicht zur Normalität werden. Eine Zeiterfassungssoftware unterstützt dabei, Muster zu erkennen, sodass ggf. sofortige Maßnahmen ergriffen werden können. 

 

Weitere Kostensenkungsmaßnahmen für Dein Unternehmen erfährst Du in diesem Blogpost.

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