Flexible Mitarbeiter-Benefits: Das sollten Personaler 2025 wissen

Einige Unternehmen bieten ihren Mitarbeitern bereits neben dem festen Grundgehalt und einer variablen Vergütung auch flexible Mitarbeiter-Benefits an – und immer mehr Unternehmen denken über deren Einführung nach. Doch was genau sind flexible Mitarbeiter-Benefits und welche Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer bieten sie?

Um ein flexibles Benefits-Modell erfolgreich im Unternehmen einzuführen, erklären wir in diesem Beitrag alles, was man darüber wissen sollte.

Was sind flexible Mitarbeiter-Benefits?

Flexible Mitarbeiter-Benefits, oder auch Sachbezüge, sind betriebliche Zusatzleistungen, bei denen Mitarbeitern Produkte oder Dienstleistungen unentgeltlich oder vergünstigt angeboten werden. 

Bei flexiblen Benefits-Modellen können Arbeitnehmer also aus einem Katalog an zusätzlichen Leistungen, die das Unternehmen ihnen anbietet, frei wählen und ihre Benefits an ihre Bedürfnisse und jeweilige Lebenslage individuell anpassen.

Diese Option eignet sich vor allem für Unternehmen, die ihren Mitarbeitern bessere Bedingungen bieten möchten, ohne aber die Lohn- und Gehaltskosten in die Höhe zu treiben. Unter flexiblen Benefits verstehen wir Produkte oder Dienstleistungen wie Mitgliedschaften in Fitnessstudios, Zuschüsse zur Kinderbetreuung oder das Jobticket. Mitarbeiter können mit solchen Benefits ihre Ausgaben für diese Produkte oder Angebote reduzieren und gleichzeitig ihr Nettogehalt erhöhen. 

Warum flexible Mitarbeiter-Benefits?

Ein flexibles Benefits-Modell ermöglicht Arbeitnehmer mit ihrem Arbeitgeber selbst zu verhandeln, welche Zusatzleistungen sie sich wünschen – und sie können diese im Laufe der Zeit an ihre Lebenssituation anpassen.

Eine sogenannte Entgeltumwandlung (Gehaltsumwandlung), auch als “Lohn- oder Gehaltsverzicht” bezeichnet, ist keine Seltenheit bei flexiblen Benefits-Modellen: Dabei wird der Barlohn eines Mitarbeiters im Austausch für den ausgewählten Benefits gemindert. Oft ist das der Fall bei der betrieblichen Altersvorsorge. 

In Deutschland jedoch darf der Barlohn eines Arbeitnehmers keinesfalls unter dem gesetzlichen Mindestlohn liegen. Welche Trends bei flexiblen Mitarbeiter-Benefits es hierzulande gibt, hat jüngst die Studie „Benefits & Wellbeing 2020+: Was Mitarbeitende wollen“ von Mercer gezeigt: Jeder zweite Arbeitnehmer würde demnach für ein attraktives Benefits-Angebot auf einen Teil des Gehalts verzichten; bei jüngeren Mitarbeitern sind es sogar über 60 Prozent, die dazu bereit wären. 

Was gilt für flexiblen Benefits?

Führen Arbeitgeber flexible Benefits-Modelle in ihrem Unternehmen ein, müssen sie auf die rechtlichen Grundlagen und die steuerlichen Auswirkungen achten, die damit einhergehen. Ganz besonders auch, weil Sachbezüge oder flexible Mitarbeiter-Benefits – wie schon erwähnt – oft mit einem Gehaltsverzicht oder einer Entgeltumwandlung verbunden sind. Beispielsweise werden sie gern anstelle einer Gehaltserhöhung eingesetzt. Sachleistungen bringen Unternehmen außerdem erhebliche Steuervorteile und -begünstigungen. 

Wir haben hier die wichtigsten Punkte zusammengefasst, wie flexible Mitarbeiter-Benefits und Sachbezüge richtig eingesetzt und versteuert werden:

• Gehaltsverzicht oder -umwandlung basiert auf einer vertraglichen Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Tritt ein Mitarbeiter von einer derartigen Vereinbarung zurück, muss der Vertrag entsprechend angepasst werden.
• Der Barlohn darf nicht unter den gesetzlichen Mindestlohn fallen, das heißt, Mitarbeiter-Benefits oder Sachleistungen müssen zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Gehalt gewährt werden.
• Wenn sich Arbeitnehmer und Arbeitnehmer auf flexible Benefits einigen, erhält ein Mitarbeiter diese grundsätzlich in Kombination mit einem Festgehalt oder variablen Gehalt (“Gehaltsmix”).
• Die steuerlichen Auswirkungen von flexiblen Benefits- und Gehaltsverzichtsmodellen müssen berücksichtigt werden. Für Arbeitnehmer sind Benefits steuerbegünstigt oder sogar steuerfrei. Allerdings muss dafür die Freigrenze von 44 Euro pro Monat beachtet werden. Gesetzlich geregelt sind Sachbezüge in § 8 Abs. 2 S. 11 EStG. Ob nun Arbeitnehmer oder Arbeitgeber – beide Seiten sollten sich darüber informieren, bevor sie sich für bestimmte Benefits entscheiden. 

Unterschiede zwischen gesetzlichen Sozialleistungen und flexiblen Mitarbeiter-Benefits

Die Begriffe "Sozialleistungen" und "flexible Benefits" werden meist synonym verwendet – doch es gibt einen wichtigen Unterschied.

Wie bereits erwähnt, sollen flexible Benefits und Sachleistungen Mitarbeitern helfen, mehr aus ihrem Gehalt herausholen. Sozialleistungen dagegen richten sich in der Regel an alle Mitarbeiter und sind stärker mit Strategien zur Talentbindung, einem starken Arbeitgeberimage usw. verbunden. Sie zielen darauf ab, das Wohlbefinden und die Motivation der Belegschaft zu verbessern.

Gesetzliche Sozialleistungen sind Leistungen des Arbeitgebers, die zusätzlich zum vereinbarten Gehalt gezahlt werden; dazu zählen unter anderem 

• die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall, 
• die Rentenversicherung, 
• die Arbeitslosenversicherung 
• oder der Mutterschutz. 

Die Kosten werden also vom Unternehmen getragen. Im Gegensatz dazu können Mitarbeiter flexible Benefits gegen Gehalt eintauschen (Gehaltsumwandlung oder -verzicht). Arbeitnehmer bezahlen für diese Zusatzleistungen, wenn auch einen ermäßigten Satz.

Vorteile von flexiblen Mitarbeiter-Benefits

Ein flexibles Benefits-Modell verschafft Arbeitgebern und Arbeitnehmern gleichermaßen wichtige Vorteile. Zum einen entstehen dem Arbeitgeber dabei oftmals keine zusätzlichen Kosten. Zum anderen wirken sie sich positiv auf das Arbeitsklima und die Belegschaft aus und tragen deshalb auch zu mehr Zufriedenheit am Arbeitsplatz, höherem Engagement und Wohlbefinden bei.

Vorteile für Unternehmen

• Talentgewinnung und -bindung: Ein Unternehmen mit einem flexiblen Benefits-Modell ist attraktiver für potenzielle Kandidaten.
• Engagement und Leistungssteigerung: Arbeitnehmer fühlen sich im Allgemeinen mehr wertgeschätzt, was ihren Einsatz und ihr Wohlbefinden im Unternehmen steigert. Das wiederum wirkt sich positiv auf ihre Produktivität aus. So berechnen übrigens Personaler leistungsorientierte Bezahlung.
• Reduzierung der Lohn- und Gehaltskosten: Mitarbeiter verdienen mehr Geld, ohne dass Unternehmen ihr Budget für die Lohnabrechnung erhöhen müssen.
• Verbessertes Employer Branding: Das Arbeitgeberimage eines Unternehmens wird positiver, da mehr Fachkräfte die Sozialleistungen und die zusätzlichen Gehaltsvorteile schätzen lernen.

Vorteile für Angestellte

• Steuerbegünstigungen: Zahlreiche Benefits sind entweder steuerbegünstigt oder sogar steuerbefreit, und sie werden Mitarbeitern vergünstigt angeboten, zum Beispiel die betriebliche Altersvorsorge, Kinderbetreuung, emissionsarme Firmenwagen oder Company-Bikes. Einige Zusatzleistungen im Rahmen von Gehaltsverzicht- oder Gehaltsumwandlungsmodellen können jedoch steuerpflichtig sein. Es lohnt sich deshalb, genau zu schauen, für welchen Benefitsplan man sich entscheidet.
• Höhere Einsparungen: Mitarbeiter sparen Geld durch die angebotenen Zusatzleistungen, da der Arbeitgeber sie entweder preisreduziert oder unentgeltlich zur Verfügung stellt.
• Freiwillig und anpassbar: Mitarbeiter können eine eigene Auswahl treffen und für jede Zusatzleistung entscheiden, ob sie einen Bar- oder Sachbezug bevorzugen.

Beispiele für flexible Mitarbeiter-Benefits

Es gibt eine Vielzahl an Produkten und Dienstleistungen, die für flexible Benefits-Modelle in Frage kommen. Allerdings stellen Unternehmen ein eigenes Angebot mit flexiblen Zusatzleistungen zusammen, aus dem die Mitarbeiter auswählen können. Beliebte Mitarbeiter-Benefits sind:

Essensgutscheine und Verpflegungszuschuss

Ein klassisches Beispiel für flexible Mitarbeiter-Benefits ist der Arbeitgeberzuschuss zur Verpflegung oder der Essensgutschein, also wenn eine Firma das Mittagessen ihrer Mitarbeiter bis zu einem bestimmten Betrag oder sogar ganz übernimmt. Die Sachbezugswerte für Mahlzeiten und Verpflegung von Mitarbeitern werden jährlich angepasst und sind unterschiedlich für Frühstück, Mittag- und Abendessen. 

Im Jahr 2021 können Arbeitgeber das Mittagessen für ihre Mitarbeiter mit maximal 6,57 Euro bezuschussen. Übrigens: Bewirtungen bei außergewöhnlichen Arbeitseinsätzen sind bis zu 60 Euro pro Mitarbeiter steuerfrei. Das könnte der Fall sein, wenn ein neues, großes Projekt ansteht. 

Verpflegungszuschüsse oder Essensgutscheine gehören zu den beliebtesten Mitarbeiter-Benefits: Mitarbeiter sparen damit nicht nur Geld, sondern auch Zeit, da für ihr Mittagessen praktisch gesorgt wird und sie nicht nach der Arbeit noch “vorkochen” müssen.

Zusatzversicherungen und Zuschüsse zur Gesundheitsvorsorge

Ebenfalls typisch Leistungen eines flexiblen Benefits-Modell sind Krankenzusatzversicherungen oder Zuschüsse zur Gesundheitsvorsorge. Ist eine Kranken- oder Zahnzusatzversicherung Teil einer Gehaltsverzichtsvereinbarung, muss das Finanzamt darüber informiert werden. 

Übrigens: Bis zu 600 Euro kann ein Unternehmen pro Mitarbeiter in Kurse und Programme zur Gesundheitsvorsorge investieren, ohne das Steuern anfallen. 

Oftmals handeln Arbeitgeber mit Versicherungsanbietern auch gesonderte Bedingungen aus, um ihren Mitarbeitern Versicherungen zu besonders günstigen Konditionen zu bieten (auch wenn sie den Beitrag selbst nicht übernehmen).

Weitere Maßnahmen zur Gesundheitsförderung am Arbeitsplatz gibt es hier.

Kinderbetreuung

Zuschüsse zur Kinderbetreuung sind in der Regel für Mitarbeiter mit nicht-schulpflichtigen Kindern gedacht, etwa für die Betreuung und Unterbringung der Kinder in Kindergärten oder bei Tagesmüttern. Für unternehmensinterne Betreuungsangebote sowie Kindergartenzuschüsse fallen normalerweise keine Steuern an. 

Dieses Angebot schafft allerdings nicht nur finanzielle Vorteile für Mitarbeiter. Sie unterstützt Mitarbeiter auch bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie und das macht Unternehmen, die die Kinderbetreuung finanziell unterstützten, als Arbeitgeber zunehmend attraktiver.

Mitgliedschaft Fitnessstudio

Einige Unternehmen ermutigen ihre Mitarbeiter zu einem gesunden Lebensstil, indem sie ihnen bestimmte Sport- und Gesundheitsangebote, wie die Mitgliedschaft in einem Fitnessstudio, machen. Zur Kostenübernahme von Fitnessstudios eignet sich die monatliche Steuerfreigrenze für Sachbezüge in Höhe von 44 Euro pro Mitarbeiter.

Ebenfalls als steuerfreier Zuschuss zum Fitnessstudio möglich ist das Angebot von speziellen Kursen, wie Yoga- oder Rückenkurse, im Rahmen der betriebliche Gesundheitsförderung in Höhe von maximal 600 Euro jährlich. Eine teilweise oder komplett finanzierte Mitgliedschaft im Fitnessstudio motiviert die Mitarbeiter, fit und gesund zu bleiben.

Jobtickets

Viele Unternehmen beteiligen sich an den Fahrtkosten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz ihrer Mitarbeiter in Form von kostenlosen oder vergünstigten Jobtickets wie Monats- oder Jahreskarten oder Bahncards. Jobtickets sind steuerfrei und gelten für Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln im Linienverkehr. Wie für andere Benefits auch gilt: Der Zuschuss muss zusätzlich zum Arbeitslohn erfolgen. Jobtickets sind besonders attraktiv für Unternehmen in Großstädten, in denen Arbeitnehmer hauptsächlich mit öffentlichen Verkehrsmitteln zur Arbeit fahren.

Betriebliche Altersvorsorge

Die betriebliche Altersvorsorge ist ebenfalls ein weitverbreitetes und gern gesehenes Angebot. Damit können Mitarbeiter finanziell für das Alter vorsorgen. Außerdem können Unternehmen mit einer guten betrieblichen Altersvorsorge neue Mitarbeiter von sich überzeugen und langfristig an sich binden.

Technische Geräte wie Firmen-Laptops oder Diensthandys

Unternehmen können ihre Mitarbeiter auch mit Geräten wie Firmen-PCs, Laptops oder Smartphones ausstatten. Das gewinnt vor allem deshalb an Bedeutung, da Remote-Arbeit und Homeoffice heute nicht mehr die absolute Ausnahme sind. Sofern diese Geräte vom Arbeitgeber besorgt werden und auch in dessen Besitz bleiben, können sie steuerfrei den Mitarbeitern zur Nutzung überlassen werden – auch wenn diese beispielsweise den Firmen-Laptop komplett privat nutzen.

Firmenwagen und Unterkunft

Für viele Vertriebler ist ein Firmenwagen oder ein eigener Parkplatz vielleicht noch immer der wichtigste Benefit für ihre Arbeit. Und Mitarbeiter, die häufig geschäftliche Termine in anderen Städten haben oder aufgrund ihres Berufs auswärts tätig sind, übernachten meist in einer vom Unternehmen bereitgestellten Unterkunft.

Flexible Mitarbeiter-Benefits für eine vielfältige Belegschaft

Mitarbeiter-Benefits helfen Unternehmen dabei, sich auf dem Arbeitsmarkt als attraktiver Arbeitgeber zu etablieren und positiv von der Konkurrenz abzuheben. Das liegt zum einen daran, dass ein wirkungsvolles Benefits-Modell ein klares Zeichen dafür ist, dass sich Arbeitgeber mit ihren Mitarbeitern auseinandersetzen und deren Bedürfnisse kennen bzw. darauf eingehen; vorausgesetzt, die Benefits spiegeln die tatsächlichen Bedürfnisse der Mitarbeitenden wider.

Belegschaften sind zunehmend diverser, anspruchsvoller und – je nach Branche – auch älter oder jünger. Mitarbeiter haben je nach Alter und Lebensphase unterschiedliche Bedürfnisse und Verpflichtungen. Zum anderen spricht eine Benefits-Strategie für eine wertschätzende Unternehmenskultur.

Laut einer Umfrage schätzen jüngere Mitarbeiter vor allem berufliche Weiterbildungsmöglichkeiten, flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit auf Homeoffice. Aber auch vermögenswirksame Leistungen, die Unterstützung einer geplanten Auszeit oder ein Jobticket kommen bei der jüngeren Generation gut an. Mitarbeiter in ihren Vierzigern profitieren möglicherweise mehr von Zuschüssen zur Gesundheits- und Altersvorsorge oder von Kinderbetreuung sowie von zusätzlichen Angeboten, die die Vereinbarkeit von Beruf und Familie erleichtern.

Gehalt ist schon lange nicht mehr der alleinige ausschlaggebende Faktor für Fachkräfte, sich bei einem Unternehmen zu bewerben. Die Bedeutung von flexiblen Mitarbeiter-Benefits wächst. Heute spielen variable Zusatzleistungen mitunter eine zentrale Rolle im Belohnungssystem von Unternehmen, auch weil sie den wahrgenommenen Wert des Vergütungsangebots, das Unternehmen ihren (potenziellen) Mitarbeitern machen, steigern. 

5 Tipps zur Einführung eines flexiblen Benefits-Modells

Für alle, die in Zukunft ein flexibles Benefits-Modell im Unternehmen nutzen möchten, haben wir hier ein paar hilfreiche Tipps für die Realisierung eines solchen Modells:

1. Vorher informieren

Zunächst muss überlegt werden, inwieweit sich ein flexibles Benefits-Modell auf das Unternehmen auswirkt, welche Steuervorteile es bietet und welche Mitarbeiter am meisten davon profitieren können. Wer das Arbeitsumfeld in seinem Unternehmen gut kennt, hat bereits eine gute Ausgangsbasis für die Einführung eines Benefits-Modells geschaffen.

2. Ziele definieren

Jeder Plan oder jede Initiative in einem Unternehmen sollte auf bestimmten Zielen beruhen. Unternehmen, die flexible Benefits einführen, sollten deshalb wissen, warum sie das tun möchten. Wer klare Ziele für ein Benefits-Modell definiert, kann damit die Zufriedenheit der Mitarbeiter verbessern, ihre Produktivität steigern oder neue Talente auf das Unternehmen aufmerksam machen. Wichtig ist nur, dass für jedes Ziel konkrete Maßnahmen festgelegt werden.

3. Angebot an Mitarbeiterbedürfnisse anpassen

Was wollen eigentlich die Mitarbeiter des Unternehmens? Die Wünsche und Bedürfnisse der Mitarbeiter müssen ebenfalls bei der Einführung von flexiblen Benefits berücksichtigt werden. Mithilfe einer anonymisierten Umfrage im Unternehmen können Arbeitgeber leicht herausfinden, welche Art von Benefits für die eigenen Mitarbeiter am attraktivsten sind und am besten zu ihrem Lebensstil passen.

4. Strategie festlegen

Sobald der Personalabteilung diese Informationen vorliegen, kann sie anhand der Antworten der Mitarbeiter ein flexibles Benefits-Modell entwerfen. Die HR-Abteilung muss auch die Höhe des Barlohns und die Höhe der Sachbezüge für die Mitarbeitergehälter festlegen. Allerdings sollte dabei beachtet werden, dass die Sachbezüge den Barlohn nicht unter den gesetzlichen Mindestlohn drücken.

5. Kommunikationsplan erstellen

Wichtig ist auch Transparenz: Wenn die Mitarbeiter nicht wissen, welche Vorteile ein flexibles Benefits-Modell mit sich bringt und welche Produkte oder Angebote es bereithält, hätte sich die Personalabteilung die Mühe, ein solches System einzuführen, auch gleich ganz sparen können. Deswegen ist ein guter Kommunikationsplan ausschlaggebend für die erfolgreiche Umsetzung eines Benefits-Modells. Mitarbeiter sollten von Anfang darüber informiert werden, welche Vorteile es bringt und wie sie diese richtig für sich nutzen können.