Urlaubsgeld: Steuern, Anspruch und ein kostenloser Rechner!

Das Urlaubsgeld ist für Arbeitnehmer, die in den Genuss einer solchen Auszahlung kommen, ein willkommener finanzieller Anreiz. Nicht nur gehen sie in den wohlverdienten Urlaub, sie bekommen dazu auch noch eine einmalige Extrazahlung vom Arbeitgeber. Doch worum handelt es sich bei dem Urlaubsgeld eigentlich genau?

Urlaubsgeld, auch Urlaubsgratifikation oder 14. Monatsgehalt genannt, ist eine Einmalzahlung und darf nicht mit dem Urlaubsentgelt verwechselt werden. Es ist also nicht gesetzlich geregelt, sondern muss vielmehr im Arbeitsvertrag festgehalten sein.

Damit Deine Arbeitgeber das Urlaubsgeld bekommen, das sie verdienen, ist es an der Zeit, dass sie sich mit den rechtlichen Grundlagen der Urlaubsvergütung in Deutschland vertraut machen. Dafür haben wir von Kenjo alle wichtigen Fakten zusammengetragen. Viel Spaß beim Lesen!

Was ist Urlaubsgeld?

Beim Urlaubsgeld handelt es sich um eine Sonderzahlung, die meistens über den Arbeitsvertrag geregelt ist. Besonders wenn Deine Angestellten im Rahmen eines Tarifvertrages angestellt sind, kommen sie oft in den Genuss des Urlaubsgeldes. In der freien Marktwirtschaft hingegen ist diese Einmalzahlung nicht sonderlich verbreitet, wogegen rund 74 Prozent aller Arbeitnehmenden mit Tarifgehalt im Jahr 2022 Urlaubsgeld bekamen. 

Viele Arbeitnehmer fragen sich, wann man das Urlaubsgeld bekommt, doch in welchem Monat das Urlaubsgeld gezahlt wird, obliegt dabei der Verantwortung des Arbeitgebers. Meistens wird das Geld im Juni oder Juli ausgezahlt, da dies die klassische Urlaubszeit ist. 

Was ist der Unterschied zwischen Urlaubsgeld und Urlaubsentgelt?

Beim Urlaubsgeld handelt es sich also um eine nicht gesetzlich geregelte Zahlung des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer. Diese Zahlung wird oft durch Tarifverträge geregelt. Arbeitnehmer, die nicht per Tarif bezahlt werden, müssen eine Auszahlung des Urlaubsgeldes in ihrem Vertrag verankern lassen.

Im Gegensatz dazu bezeichnet der Begriff Urlaubsentgelt die Lohn- und Gehaltsfortzahlung während des Urlaubs Deines Arbeitnehmers. Als Berechnungsgrundlage für das Urlaubsentgelt wird der Gesamtverdienst der letzten 13 Wochen vor dem Urlaubsantritt herangezogen. Diese Zahlung ist gesetzlich verankert.

Kurz gesagt, Urlaubsgeld ist eine zusätzliche Zahlung, die über den regulären Lohn hinausgeht, während das Urlaubsentgelt Teil des regulären Lohns ist und für die Bezahlung während des Urlaubs verwendet wird.

Wer hat Anspruch auf Urlaubsgeld?

Zunächst ist zu sagen, dass kein Arbeitnehmer per Gesetz einen Anspruch auf das Urlaubsgeld hat. Dieses Anrecht ist de facto nicht vorhanden. Ist aber in den Arbeitsvertrag oder in den Tarifvertrag eine solche Klausel eingearbeitet, hat der Arbeitnehmer natürlich auch ein Anrecht auf die Zahlung. Dies muss aber immer über den Vertrag geregelt sein.

Gibt es ein Anrecht auf Urlaubsgeld?

Wie bereits erwähnt, gibt es kein Anrecht auf Urlaubsgeld, da dies nicht im Gesetz verankert ist. Der Anspruch Deines Arbeitnehmers, der vertraglich geregelt sein muss, kann zusätzlich gekürzt werden oder entfallen, wenn er in Elternzeit war, länger durch Krankheit ausgefallen ist oder noch kein ganzes Jahr in Deinem Unternehmen tätig gewesen ist. 

Zusammengefasst bedeutet das: Ein Anspruch der Mitarbeitenden auf Urlaubsgeld besteht nur, wenn dieser gesondert vereinbart wurde. Der Arbeitgeber ist dazu verpflichtet, Urlaubsentgelt zu zahlen, aber die Pflicht zur Zahlung von Urlaubsgeld ist nicht gesetzlich geregelt.

Besonderheiten beim Urlaubsgeld

Eine Besonderheit beim Urlaubsgeld ist, dass der Arbeitgeber Urlaubsgeld zahlen muss, wenn er ansonsten bei Nichtzahlung gegen den Gleichbehandlungsgrundsatz verstoßen würde. Dieser Gleichbehandlungsgrundsatz besagt, dass Du als Arbeitgeber bei begünstigenden Maßnahmen gegenüber Deinen Arbeitnehmern keinen einzelnen Arbeitnehmer aus willkürlichen Gründen schlechter als andere, mit ihm vergleichbare Arbeitnehmer behandeln darfst. Dies gilt natürlich auch für das Urlaubsgeld.

Urlaubsgeld und Steuern

Das Urlaubsgeld ist als eine Einmalzahlung grundsätzlich voll steuerpflichtig und gehört in jedem Fall zum steuerpflichtigen Arbeitslohn. Die Lohnsteuer wird nach der Jahressteuerformel berechnet. Der Anspruch auf das Urlaubsgeld kann sich in einigen Fällen aus dem Tarifvertrag ergeben. Dabei ist für die Besteuerung entscheidend, ob das Urlaubsgeld als Einmalzahlung oder ein laufender Arbeitslohn einzuordnen ist.

Urlaubsgeld wird entweder als sonstiger Bezug oder, wenn es monatlich mit dem Gehalt ausgezahlt wird, als laufender Arbeitslohn versteuert. Urlaubsgeld wird also in Deutschland als Lohnersatzleistung besteuert und unterliegt somit der Lohnsteuer. Es wird zusammen mit dem regulären Gehalt oder Lohn versteuert, der Arbeitgeber berechnet und führt die Steuern automatisch ab. Es gibt jedoch bestimmte Freibeträge, die berücksichtigt werden, um zu verhindern, dass das Urlaubsgeld überproportional besteuert wird.

Wie berechnet man das Urlaubsgeld?

Das Urlaubsgeld wird in der Regel auf Basis des Bruttogehalts berechnet. Es gibt jedoch keine festen Regeln dafür, wie das Urlaubsgeld genau berechnet wird. Einige Unternehmen berechnen es als Prozentsatz des Bruttogehalts, während andere es als festen Betrag pro Jahr oder pro Monat auszahlen. Es kann auch von Faktoren wie der Anzahl der Jahre, die man im Unternehmen gearbeitet hat, oder von der Position im Unternehmen abhängen. Um das Urlaubsgeld zu berechnen, sollten sich Arbeitnehmer an Dich als Arbeitgeber oder an ihre Gewerkschaft wenden, da jeder Arbeitgeber seine eigenen Regeln und Richtlinien hat.

Prinzipiell ist also zu sagen, dass das Urlaubsgeld in seiner Höhe variiert, da es nicht an gesetzliche Regelungen gebunden ist. Es ergibt sich nicht nur aus tariflichen Vereinbarungen, sondern auch aus den Arbeitsstunden, dem Verdienst und Abmachungen in den individuellen Arbeitsverträgen Deiner Angestellten. Doch hier mal ein Beispiel, wie sich ein Urlaubsgeld theoretisch errechnen könnte.

Das Urlaubsgeld lässt sich relativ einfach berechnen. Dazu gehen wir von einem Arbeitnehmer aus, der 500 Euro Lohn in der Woche bekommt und eine Sechs-Tage-Woche arbeitet. Er hat Anspruch auf 30 Tage gesetzlichen Urlaub. In diesem Falle könnte das von Dir als Arbeitgeber gezahlte Urlaubsgeld mit der folgenden Formel berechnet werden:

• (13 × 500 Euro Wochenlohn) : (13 × 6 Arbeitstage) × 30 Urlaubstage = 2.500 Euro Urlaubsgeld

Die Zahl 13 ergibt sich, da für die Berechnung die letzten 13 Arbeitswochen vor dem Antritt des Urlaubs herangezogen werden.

Urlaubsgeld: Monatslohn und Fünf-Tage-Woche

Das Urlaubsgeld lässt sich auch relativ einfach für den Monatslohn berechnen. Dazu gehen wir von einem Arbeitnehmer aus, der 2.000 Euro Lohn in der Woche bekommt und eine Fünf-Tage-Woche arbeitet. Er hat Anspruch auf 30 Tage gesetzlichen Urlaub. In diesem Falle könnte das von Dir als Arbeitgeber gezahlte Urlaubsgeld mit der folgenden Formel berechnet werden:

• 2.000 Euro Monatslohn : 22 × 30 Urlaubstage = 2.727,27 Euro Urlaubsgeld

Urlaubsgeld Excel Rechner

Du willst das Urlaubsgeld Deiner Mitarbeiter berechnen, aber hast nicht den passenden Excel Rechner zur Hand? Kenjo hat einen Urlaubsgeld Excel Rechner für Dich erstellt, um Dir die zeitraubende Aufgabe der Urlaubsgeld Berechnung zu erleichtern. Mit unserem Rechner kannst Du in wenigen Minuten das Urlaubsgeld Deiner Mitarbeiter automatisch berechnen.

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Kann das Urlaubsgeld gestrichen werden?

Das Urlaubsgeld kann gestrichen werden, wenn der Arbeitnehmer in Elternzeit war, länger durch Krankheit ausgefallen ist oder noch kein ganzes Jahr in Deinem Unternehmen tätig gewesen ist. Der Anspruch Deines Arbeitnehmers, der vertraglich geregelt sein muss, kann also grundsätzlich gekürzt werden oder entfallen. Dazu muss aber ein triftiger Grund bestehen und der Gleichbehandlungsgrundsatz darf nicht verletzt werden. Ist das Urlaubsgeld in einem Tarifvertrag oder einer Vereinbarung verankert, kann es nur durch eine neue Regelung grundsätzlich gestrichen werden.

Urlaubsgeld bei Kündigung

Bei einer Kündigung kann der Arbeitgeber durch eine vertragliche Regelung eine Rückzahlung von zu viel gezahltem Urlaubsgeld verlangen oder das Urlaubsgeld wird anteilig ausgezahlt. Minijobber können anteilig Urlaubsgeld fordern, wenn vergleichbaren Vollzeitarbeitnehmer Urlaubsgeld gewährt wird.

Das Urlaubsgeld wird in der Regel mit dem letzten Lohn ausgezahlt, wenn einem Arbeitnehmer gekündigt wurde. Es gibt jedoch auch Unternehmen, die das Urlaubsgeld zu einem früheren Zeitpunkt auszahlen, zum Beispiel in der Hälfte zum Halbjahr oder in Quartalsraten. In diesem Fall würde der Arbeitnehmer das Urlaubsgeld auch dann erhalten, wenn ihm während des laufenden Urlaubsjahres gekündigt wird.

Urlaubsgeld während der Elternzeit

Eine Auszahlung von Urlaubsgeld während der Elternzeit ist möglich. Ist Dein Arbeitnehmer in Elternzeit und übt währenddessen keine Tätigkeit aus, so bleibt das Urlaubsgeld im Ergebnis beitragsfrei. Arbeitet er aber weiter, so hängt es vom Verdienst, den verrichteten Stunden und der Steuerklasse ab, wie das Urlaubsgeld versteuert wird. 

Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVÖD) und Urlaubsgeld

Auch Beamte haben keinen gesetzlichen Anspruch auf Urlaubsgeld, da sie ebenso wie andere Arbeitnehmer keinen gesetzlichen Urlaubsgeldanspruch haben, da es sich um eine Sonderzahlung handelt. Wenn Beamten ein Urlaubsgeld gezahlt wird, ist dies im Tarifvertrag geregelt und für die Summe wird in der Regel die Gehaltszahlung der Monate Juli, August und September herangezogen.

So hilft Dir Kenjo

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Die Berichte, inklusive Abwesenheitsarten, gehen automatisch an die HR-Abteilung. So kann dort jemand sicherstellen, dass Krankgeschriebene eine Abwesenheitsnotiz senden. Mit unserer digitalen All-In-One HR-Lösung kriegst Du Deine Prozesse wieder in den Griff, sparst wertvolle Zeit und Geld und steigerst die Mitarbeiterzufriedenheit. Wenn Du noch mehr über unser Produkt wissen möchtest, dann buche jetzt eine Demo mit unserem Expertenteam oder teste Kenjo 14 Tage lang kostenlos.