Workation: Rechtliche Voraussetzungen und Vorteile für Arbeitgeber

In den letzten Jahren hat sich der Trend der sogenannten "Workation" immer stärker durchgesetzt. Hierbei handelt es sich um eine Kombination aus Arbeit und Urlaub, bei der Deine Arbeitnehmer ihre beruflichen Aufgaben von einem anderen Ort aus erledigen, als dem üblichen Arbeitsplatz. Das kann zum Beispiel ein Strand auf den Kanaren, ein Bergdorf in den Alpen oder eine Großstadt wie Paris sein.

Workation bietet die Möglichkeit, flexibel zu arbeiten, neue Erfahrungen zu sammeln und gleichzeitig dem Alltag zu entfliehen. In unserem Artikel diskutieren wir Fragen zu den rechtlichen Rahmenbedingungen, organisatorischen Aspekten und möglichen Vor- und Nachteilen.

Was ist eine Workation?

Eine Workation ist eine Mischform aus Arbeit und Urlaub, bei der Deine Arbeitnehmer ihren Job an einem anderen Ort ausüben. Der Fokus liegt hierbei darauf, die Arbeit in eine neue Umgebung zu verlegen und dabei die Möglichkeit zu haben, den Arbeitsplatz zu wechseln, ohne den Job zu kündigen oder unbezahlten Urlaub nehmen zu müssen. Durch diese Kombination können Deine Arbeitnehmer ihre Arbeitseffizienz steigern, neue Erfahrungen sammeln und gleichzeitig dem Alltag entfliehen. Mehr zu den Vorteilen der Workation erfährst Du weiter unten.

Was ist der Unterschied zwischen einer Workation und Fernarbeit?

Workation und Fernarbeit sind zwei Begriffe, die oft synonym verwendet werden, jedoch gibt es einen Unterschied zwischen beiden.

Fernarbeit oder auch Remote-Arbeit bezieht sich auf eine Arbeitsweise, bei der Deine Arbeitnehmer ihre beruflichen Aufgaben außerhalb des traditionellen Büros ausführen, z.B. von zu Hause aus oder von einem anderen Ort, der ihnen die Freiheit gibt, ihren Arbeitsplatz selbst zu wählen. Fernarbeit kann auch als eine feste Anstellung bei einem Unternehmen erfolgen, bei der die Mitarbeiter nicht im Büro anwesend sein müssen, sondern ihre Arbeit von überall aus erledigen können.

Workation hingegen bezieht sich speziell auf die Kombination aus Arbeit und Urlaub, bei der Arbeitnehmer an einem anderen Ort arbeiten als dem üblichen Büro und dabei auch die Möglichkeit haben, die Freizeit an diesem Ort zu genießen. Im Gegensatz zur Fernarbeit, die sich auf die Arbeitsweise bezieht, geht es bei einer Workation darum, den Arbeitsplatz an einen inspirierenden Ort zu verlegen und dabei den Urlaub mit der Arbeit zu verbinden.

Zusammengefasst lässt sich sagen, dass Fernarbeit eine allgemeine Arbeitsweise bezeichnet, während Workation eine spezielle Art von Arbeitsmodell ist, das mit einem Erlebnis von Urlaub und Arbeitsplatzwechsel verbunden ist.

Was sind die Vorteile einer Workation?

Die Vorteile einer Workation sind vielfältig. Wir von Kenjo haben diese einmal für euch zusammengetragen und diese nach Vorteilen für Dich als Arbeitgeber und Deinen Arbeitnehmern unterteilt.

Vorteile einer Workation für Arbeitgeber

Eine Workation kann für Dich als Arbeitgeber mehrere Vorteile bieten:

Erhöhte Produktivität: Deine Arbeitnehmer können von einer inspirierenden Umgebung profitieren und dadurch ihre Kreativität und Motivation steigern. Dies kann zu höherer Produktivität und besseren Arbeitsergebnissen führen.
Geringere Kosten: Durch eine Workation kannst Du als Arbeitgeber möglicherweise Kosten einsparen, z.B. für die Miete von Büroräumen.
Mitarbeiterbindung: Workation kann als zusätzlicher Anreiz für Mitarbeiter dienen, motiviert und engagiert zu bleiben, da sie die Möglichkeit haben, ihre Arbeit mit einem besonderen Erlebnis zu verbinden. Dies kann die Bindung der Mitarbeiter an Dein Unternehmen stärken und deren Zufriedenheit erhöhen.
Talentgewinnung: Unternehmen, die Workation anbieten, können dadurch möglicherweise auch talentierte Mitarbeiter gewinnen, die nach einer flexiblen und inspirierenden Arbeitsumgebung suchen.
Positive Image-Steigerung: Unternehmen, die Workation anbieten, können sich als innovativ und mitarbeiterfreundlich positionieren, was das Image des Unternehmens verbessern kann.

Allerdings solltest Du als Arbeitgeber auch die möglichen Herausforderungen und rechtlichen Rahmenbedingungen bei der Umsetzung von Workation berücksichtigen, um sicherzustellen, dass Deine Arbeitnehmer auch während der Workation produktiv und rechtlich abgesichert arbeiten können.

Vorteile einer Workation für Arbeitnehmer?

Eine Workation bietet Arbeitnehmern viele Vorteile. Hier sind einige der wichtigsten:

Flexibilität: Eine Workation bietet die Freiheit, von fast jedem Ort der Welt aus zu arbeiten. Dies bedeutet, dass Deine Arbeitnehmer die Möglichkeit haben, ihre Arbeitsumgebung an ihre Bedürfnisse anzupassen und sich inspirieren zu lassen.
Erhöhte Produktivität: Eine neue Umgebung kann dazu beitragen, die Produktivität zu steigern. Durch die Entfernung von Ablenkungen des täglichen Lebens und den Wechsel des Arbeitsumfelds können Deine Arbeitnehmer effektiver und effizienter arbeiten.
Work-Life-Balance: Workation ermöglicht Arbeitnehmern, ihre Arbeit mit ihren persönlichen Interessen und Hobbys in Einklang zu bringen. Sie können die Freizeit nutzen, um die Umgebung zu erkunden, Sport zu treiben oder einfach nur zu entspannen, was zu einer besseren Work-Life-Balance führt.
Stärkung der Beziehungen: Eine Workation kann auch dazu beitragen, Beziehungen zu Kollegen zu stärken. Durch gemeinsame Aktivitäten in der Freizeit und durch den Austausch von Erfahrungen können sie sich besser kennenlernen und auf persönlicher Ebene besser verstehen.
Neue Erfahrungen: Eine Workation ermöglicht es, neue Orte und Kulturen zu entdecken und Erfahrungen zu sammeln, die man sonst nicht gemacht hätte. Dies kann dazu beitragen, den Horizont zu erweitern und das Leben und die Arbeit aus einer anderen Perspektive zu betrachten.

Was sind die Nachteile einer Workation?

Die Nachteile einer Workation sind vielfältig. Wir von Kenjo haben diese einmal für euch zusammengetragen und diese nach Nachteilen für Dich als Arbeitgeber und Deinen Arbeitnehmern unterteilt.

Nachteile einer Workation für Arbeitgeber

Obwohl Workation viele Vorteile für Dich als Arbeitgeber bietet, kann es auch einige Nachteile geben. Hier sind einige der wichtigsten Nachteile:

Schwierigkeiten bei der Zusammenarbeit: Wenn Deine Arbeitnehmer während einer Workation an verschiedenen Standorten arbeiten, kann es für Dich schwierig sein, die Zusammenarbeit zu koordinieren und sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind.
Technische Probleme: Eine Workation kann technische Probleme verursachen, insbesondere wenn Deine Arbeitnehmer an Orten mit schlechter Internetverbindung arbeiten. Dies kann Deine Produktivität beeinträchtigen und zu Frustrationen führen.
Zeitverschiebung: Wenn Deine Arbeitnehmer an einem anderen Ort arbeiten, kann es zu Zeitverschiebungen kommen, die die Zusammenarbeit und Kommunikation mit dem Rest des Teams erschweren können.
Compliance-Probleme: Es kann schwierig sein, sicherzustellen, dass Deine Arbeitnehmer während einer Workation alle rechtlichen Vorschriften einhalten, insbesondere in Bezug auf Steuern, Arbeitsgesetze und Datenschutzbestimmungen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Workation einige Herausforderungen für Dich als Arbeitgeber mit sich bringen kann, insbesondere in Bezug auf Zusammenarbeit, Technologie und Compliance. Daher solltest Du diese Faktoren berücksichtigen, bevor Du Deinen Mitarbeitern die Möglichkeit einer Workation bietest.

Nachteile einer Workation für Arbeitnehmer

Obwohl Workation viele Vorteile bietet, gibt es auch einige potenzielle Nachteile, die Arbeitnehmer in Betracht ziehen sollten. Hier sind einige der wichtigsten Nachteile:

Schwierigkeiten bei der Trennung von Arbeit und Freizeit: Wenn Deine Arbeitnehmer während einer Workation arbeiten, kann es schwierig sein, Arbeit und Freizeit voneinander zu trennen. Dies kann zu Überarbeitung und Burnout führen, da der Übergang zwischen Arbeit und Freizeit fließend ist.
Soziale Isolation: Eine Workation kann auch zur sozialen Isolation führen, da Deine Arbeitnehmer an einem neuen Ort arbeiten und nicht unbedingt ein Netzwerk von Kollegen oder Freunden haben. Dies kann zu Gefühlen der Einsamkeit führen, insbesondere wenn die Arbeitnehmer länger als einige Tage weg sind.

Höhere Kosten: Eine Workation kann auch zusätzliche Kosten verursachen, da Deine Arbeitnehmer möglicherweise für Reisen, Unterkunft und andere Kosten aufkommen müssen. Dies kann eine Belastung für das Budget sein, insbesondere wenn die Workation länger als ein paar Tage dauert.
Fehlende Infrastruktur: Wenn Deine Arbeitnehmer während der Workation an einem neuen Ort arbeiten, kann es sein, dass die Infrastruktur, wie beispielsweise ein Arbeitsplatz oder eine zuverlässige Internetverbindung, nicht immer vorhanden ist. Dies kann zu Unterbrechungen im Arbeitsalltag führen.

Voraussetzungen für eine Workation

Bevor man eine Workation mit dem Arbeitgeber abspricht, sollte man zunächst darüber nachdenken, ob man als Arbeitnehmer überhaupt alle Anforderungen für eine solche Arbeitsform erfüllt. Wir haben die wichtigsten Anforderung kurz zusammengefasst:

Erreichbarkeit
Infrastruktur
zeitliche Befristung der Workation
steuerrechtliche und sozialversicherungsrechtliche Aspekte
Rückkehrpflicht

Rechtliche Voraussetzungen für eine Workation

Grundsätzlich gibt es in Deutschland keinen gesetzlichen Anspruch auf Homeoffice und somit auch kein Anrecht auf Workation. Die Realität sieht natürlich in vielen Formen heutzutage anders aus und manche Arbeitnehmer haben auch schon entsprechende Vereinbarung im Arbeitsvertrag, die ihnen sowohl Home Office als auch Workation zusichern.

Wenn Du als Arbeitgeber darüber nachdenkst, einen Einsatz im Ausland zu erlauben, spielt die Dauer der Workation eine zentrale Rolle. Dabei ist grundsätzlich zu sagen, dass eine kurzfristige Tätigkeit bis maximal 183 Tage pro Jahr im Home-Office im Ausland in der Regel

möglich ist.

Wenn Mitarbeiter nur vorübergehend aus dem Ausland arbeiten, ist die Anwendbarkeit des deutschen Arbeitsrechts kein Problem. Durch das Freizügigkeitsabkommen ist ein Aufenthalt in der EU unproblematisch und Deine Arbeitnehmer müssen sich theoretisch keine Arbeitserlaubnis einholen, da rechtlich das deutsche Arbeitszeitgesetz weiterhin gilt.

Zusatzvereinbarungen im Arbeitsvertrag

Um rechtlich aber komplett abgesichert zu sein, ist eine vertragliche Regelung mit Mitarbeitern sinnvoll. Deshalb sollte man sich auf eine Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag einigen, in der die Workation verankert wird. Die weiteren Regelungen des Arbeitsvertrags sind dadurch unberührt.

Steuern und Sozialversicherung

Findet das Arbeiten im Urlaub also nicht an mehr als 183 Tagen im Jahr statt und entspricht damit weniger als der Hälfte der regulären Arbeitszeit, entsteht keine Lohnsteuerpflicht in dem bereisten Land. Sind Deine Arbeitnehmer 25 % ihrer Arbeitszeit in Deutschland tätig, sind sie hierzulande sozialversicherungspflichtig.

Hier ist eine Absicherung über die Beantragung einer A1-Bescheinigung für „Vorübergehende Entsendung” der sicherste Weg. Du als Arbeitgeber kannst dies auf dem elektronischen Weg für Deine Arbeitnehmer erledigen.

Arbeitszeitgesetz und Workation

Für Arbeitseinsätze oder vorübergehende Homeoffice-Tätigkeiten aus dem Ausland gilt gesetzlich das deutsche Arbeitszeitgesetz. Da es für Arbeitgeber schwierig ist, die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden zu überwachen, ist die Erfassung der täglichen Arbeitszeiten in der Regel eine der Aufgaben der Arbeitnehmer.

Laut Arbeitsrecht sind Arbeitnehmer nicht verpflichtet, Dienstleistungen außerhalb der Arbeitszeit zu erbringen. Trotz der Entfernung trägt eine gute Erreichbarkeit außerhalb der Arbeitszeit jedoch dazu bei, das Vertrauensverhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu stabilisieren. Dies ist im Interesse aller Beteiligten.

So hilft Dir Kenjo

Kenjo ist der Experte beim Thema Abwesenheitsmanagement: Mit unserer All-In-One-HR-Software, die Dich als Unternehmer beim Thema Abwesenheiten und Urlaub digital unterstützt, können Deine Mitarbeitenden auch während der Workation leicht und akribisch ihre Arbeitszeit und Abwesenheit dokumentieren. Mit der intelligenten Zeiterfassung für alle Mitarbeitenden können Urlaubstage, Krankenstand und Elternzeit erfasst und detaillierte Berichte erstellt werden.

Unsere Software sorgt für das automatische Erkennen von regionalen Feiertagen und die Genehmigung von Arbeitszeitnachweisen kann von jedem Gerät erfolgen. HR-Manager können Stundenzettel aller Mitarbeitenden mit einem Klick genehmigen und die Kontrolle über Überstunden erfolgt durch festgelegte Zeitgrenzen, um Pausen einzuhalten.