Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung: Wann kommt sie und was sind die Vorteile?

Arbeitgeber in Deutschland müssen sich in Bezug auf das Thema Krankschreibungen auf grundlegende Änderungen einstellen, da ab dem 01.01.2023 das Gesetz zur elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) in Kraft tritt. Die eAU löst das bisherige Verfahren der Ausstellung einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) ab, wodurch die Zuleitung an die Krankenkasse nicht mehr der Versicherte selbst übernimmt, sondern der ausstellende Arzt. 

Du möchtest gerne erfahren, wie dieses Gesetz Dein Unternehmen in der Zukunft beeinflussen wird und was die Vorteile der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung sind? Dann lies Dir jetzt unseren Artikel zur elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung durch!

Was ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung?

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ist ab dem 01.01.2023 verpflichtend und löst die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) auf Papier ab Januar weitestgehend ab. Der Zweck dieser Änderung ist die Digitalisierung des Prozesses, da sich das manuelle Verfahren besonders im Zuge der Corona-Pandemie und der Möglichkeit der telefonischen Krankschreibung als nicht mehr zeitgemäß erwiesen hat. Das neue eAU-Verfahren erfordert jedoch organisatorische Anpassungen in Deinem Unternehmen. Erfahre dazu mehr in diesem Artikel.

Wichtig: Nach Ablösung durch das elektronische Verfahren haben Arbeitnehmer grundsätzlich weiterhin Anrecht auf eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform. Dieser Schein könnte im Falle von technischen Störungen zum Nachweis der Arbeitsunfähigkeit genutzt werden. 

Wann kommt die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung?

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ist ab 01.01.2023 verpflichtend, da das Gesetz ab diesem Zeitpunkt in Kraft tritt. Dass die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung erst jetzt startet, war nicht so geplant, da die Ärzte in Deutschland die eAU bereits ab Januar 2022 an die Krankenkassen übermitteln sollten. Der Umstieg gelang zu diesem Datum aber nicht, da die erforderliche technische Ausstattung in den Praxen nicht flächendeckend sichergestellt war. Viele Ärzte haben in der Pilotphase, die noch bis Ende 2022 gilt, aber bereits auf das elektronische Verfahren umgestellt und übermitteln die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bereits jetzt an die gesetzlichen Krankenkassen ihrer Patientinnen und Patienten.

Was ändert sich mit der eAU für Arbeitgeber?

Grundsätzlich ist zu sagen, dass Du als Arbeitgeber bei einer Arbeitsunfähigkeit von über drei Kalendertagen wie bisher eine Feststellung verlangen kannst, da die Anzeigepflicht Deiner Mitarbeiter wie gehabt bestehen bleibt. Die Pflicht zur unverzüglichen Anzeige der Arbeitsunfähigkeit gegenüber Dir als Arbeitgeber besteht weiterhin, da Du als Arbeitgeber nur dann eine eAU bei der zuständigen Krankenkasse abrufen kannst, wenn Du auch Kenntnis von der Arbeitsunfähigkeit des Arbeitnehmers hast. Die eigentliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung musst Du als Arbeitgeber aber jetzt selber bei der Krankenkasse abrufen.

Webinar zur elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

Erfahre in unserem Webinar alle Details zur elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung und wer in Zukunft die Zuleitung an die Krankenkasse übernimmt.

 
In unserem Webinar wird Dr. Marcus Iske von der Beratungsfirma Fieldfisher im Detail erklären, ab wann das eAU-Gesetz in Kraft tritt und wie es Dein Unternehmen in der Zukunft beeinflussen wird.

Was ändert sich mit der eAU für Arbeitnehmer?

Auch für Arbeitnehmer ändert sich natürlich durch die neue elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung einiges. Die Vorlage- bzw. Nachweispflicht des Arbeitnehmers wird durch eine reine Feststellungspflicht ersetzt. Für gesetzlich versicherte Arbeitnehmer ist es nunmehr ausreichend, bei einem Arzt das Bestehen einer Arbeitsunfähigkeit sowie deren voraussichtliche Dauer feststellen zu lassen. Der Arzt reicht die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung an die Krankenkasse weiter, wo sie dann von dem Arbeitnehmer abgefragt werden kann. Die Arbeitsunfähigkeit muss aber beim Arbeitgeber im Rahmen der Feststellungspflicht weiterhin angezeigt werden.

Wie funktioniert die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung?

Das bisherige Verfahren der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung sah so aus, dass der Arbeitnehmer einen Arztbesuch zur Feststellung der Arbeitsunfähigkeit absolviert hat. Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform wurde zur unverzüglichen Anzeige der Arbeitsunfähigkeit vorgelegt. Sobald die Dauer länger als drei Kalendertage war, bedurfte es einer Vorlage der AU, ohne Angabe der Diagnose, spätestens am darauffolgenden Arbeitstag beim Arbeitgeber. Zusätzlich wurde die AU auch bei der Krankenkasse vorgelegt. Dieser Prozess ändert sich nun.

Schritt 1: Arztbesuch und elektronische Weiterleitung

Nachdem der Arbeitnehmer einen Arztbesuch zur Feststellung der Arbeitsunfähigkeit absolviert hat, sorgt der Arzt für die elektronische Weiterleitung der eAU an die Krankenkasse und erstellt zusätzlich weiterhin den Ausdruck der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung für den Arbeitnehmer.

Schritt 2: Anzeige der Arbeitsunfähigkeit

Der Arbeitnehmer sorgt für die unverzügliche Anzeige der Arbeitsunfähigkeit, z.B. telefonisch oder per Mail, beim Arbeitgeber. Der Unterschied ist, dass jetzt keine Notwendigkeit zum Austausch eines physischen Dokuments mehr besteht. 

Schritt 3: Elektronische Daten abrufen

Der Arbeitgeber kann nun bei der Krankenkasse die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung abfragen und die Krankenkasse muss ihrerseits dafür sorgen, dass die Bereitstellung der eAU gewährleistet ist. Wie bereits erwähnt, können Arbeitgeber, die technisch dazu in der Lage sind, in einem seit Januar 2022 laufenden Pilotverfahren, die Daten bereits jetzt elektronisch abrufen.

Was sind die Vorteile der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung?

Die Vorteile liegen vor allem darin, dass Ärzte jetzt die elektronische AU sicher und schnell an an die Krankenkasse übermitteln können. Patienten werden von der Zustellpflicht entbunden und können sich somit schneller erholen. Zusätzlich wird auch das Risiko der verlorenen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung minimiert. Patienten sind ab jetzt von der Zustellpflicht entbunden.

Gibt es Ausnahmen für die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung?

Es gibt natürlich auch Ausnahmen von der neuen Regelung für die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung und wir von Kenjo haben euch diese in einer übersichtlichen Liste dargestellt:

• Privat versicherte Arbeitnehmer müssen weiterhin selber für die Zustellung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung sorgen
• Selbes gilt für Personen, die eine geringfügige Beschäftigung in Privathaushalten ausüben
• Bei einer Feststellung der Arbeitsunfähigkeit durch einen Arzt, der nicht an der vertragsärztlichen Versorgung teilnimmt und somit nicht zur elektronischen Übermittlung verpflichtet ist, gilt dies ebenfalls.
  
  

Welche Angaben enthält die eAU für den Arbeitgeber

Welche Informationen die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung enthält, erfahrt ihr in unserer umfassenden Liste:

• Name des Beschäftigten
• Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit
• Datum der ärztlichen Feststellung der Arbeitsunfähigkeit
• Kennzeichnung als Erst- oder Folgemeldung 
• Angabe, ob Anhaltspunkte dafür vorliegen, dass die Arbeitsunfähigkeit auf einem Arbeitsunfall oder sonstigen Unfall oder auf den Folgen eines Arbeitsunfalls oder sonstigen Unfalls beruht.

Was nicht in der elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung zu finden ist: Keine Angaben zur konkreten Diagnose und keine Angaben zu dem ausstellenden Arzt!

Mit welchen Veränderungen müssen Unternehmen nach der Einführung der eAU in 2023 rechnen?

Gerade KMUs sollten frühzeitig aktiv werden und ihre Prozesse in Bezug auf die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung anpassen. Die HR-Abteilung von Deinem Unternehmen sollte sich auf einen proaktiven Umgang mit Krankschreibungen vorbereiten und die neuen Prozesse frühzeitig überprüfen. Etwaige Störfälle sollten antizipiert und durchgespielt werden, da gerade am Anfang Probleme zu erwarten sind und diese einen reibungslosen Ablauf Deines Personalwesen gefährden könnten. 

Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung: Meldepflicht besteht weiterhin

Auch wenn für Deine Mitarbeitenden die Vorlagepflicht entfällt, haben sie weiterhin die Verantwortung, Dir als Arbeitgeber ihre Arbeitsunfähigkeit zu melden. Deine Beschäftigten müssen grundsätzlich nach dem dritten Tag ihrer Arbeitsunfähigkeit dafür sorgen, Dir als Arbeitgeber eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorzulegen. Du als Arbeitgeber darfst sogar bereits am ersten Tag ein Attest fordern, doch die Pflicht des Arbeitnehmenden zur Vorlage entfällt künftig. Die Vorlage erfolgt durch die Krankenkasse durch Nachfrage.

Haben Arbeitnehmer weiterhin Anrecht auf eine Papierbescheinigung, einen gelben Schein oder eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung?

Für viele Arbeitnehmer stellt sich ab Januar 2023 nun also die Frage, ob sie weiterhin Anrecht auf eine Papierbescheinigung, einen gelben Schein oder eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung haben. Dies ist in der Tat so, da Arbeitnehmer weiterhin um eine Bescheinigung in Papierform bitten können und der Arzt dieser Bitte nachkommen muss. Gerade im Zusammenhang mit den unten genannten Störungen können die analogen Scheine dann wieder wichtig werden, wenn es darum geht, die Krankmeldung auf dem alten Wege zu übermitteln.

Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung: Was tun bei einer Störung?

Gerade mittelständische und kleine Unternehmen, die oft nur begrenzt Arbeitskraft und finanziellen Spielrahmen zur Verfügung haben, sollten frühzeitig für die Erprobung ihrer Prozesse sorgen, das Tagesgeschäft darauf anpassen und für eine Sicherstellung der technischen Voraussetzungen zum Abrufen der eAU sorgen. Dazu gehört für Dich als Arbeitgeber auch die rechtzeitige Information der Arbeitnehmer und der Personalabteilung über die neue Rechtslage. Besonders wichtig ist es allerdings, dass Du als Arbeitgeber auf technische und anderweitige Störungen vorbereitet ist, weshalb wir Dir hier eine Liste mit möglichen Problemen vorbereitet haben:

• Technische Störungen bei der Übermittlung der eAU
• Arbeitgeber tragen im Meldeprozess das gesamte Risiko
• eAU aus datenschutzrechtlicher Hinsicht bedenklich 
• Arbeitgeber erfahren nicht mehr, welcher Arzt mit welcher Fachrichtung und welchem Sitz die AU ausgestellt hat
• Bei strittiger Arbeitsunfähigkeit müssen Arbeitgeber Beweiswert ernstliche Zweifel belegen

Im Falle von technischen Problemen beim Abrufen der eAU kannst Du als Arbeitgeber notfalls um die geschwärzte Version der AU in Papierform bitten. Das Problem ist hier, dass die Bescheinigung, da sie eigentlich nur für den Arbeitnehmer bestimmt ist,

auch den Diagnoseschlüssel und somit die konkrete Erkrankung enthalten kann. Deshalb solltest Du als Arbeitgeber im Notfall Deinen Arbeitnehmer nur dann um die Überreichung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform bitten, wenn der Diagnoseschlüssel vorab unkenntlich gemacht wird.

Wie kann Kenjo Dir bei Deinem Abwesenheits-Management helfen?

Du willst Dein Abwesenheits-Management besser in den Griff bekommen, aber weißt nicht wie? Dann teste jetzt Kenjos Abwesenheitsmanagement-Software zur Verwaltung von Urlaubs- und Krankheitstagen. Mit unserer App kann jedes Team seine Urlaubs- und Krankheitstage sowie die Abwesenheiten selbst eintragen und verwalten. So funktioniert cleveres Abwesenheitsmanagement und Urlaubsverwaltung heute! Noch nie war die Abstimmung von Urlaubsanträgen und -verfügbarkeiten so einfach.

Mit nur wenigen Klicks können Deine Angestellten ihre Arbeitszeiten und Urlaubstage eintragen und Dich als Vorgesetzte benachrichtigen. So hast Du alle verbleibenden Urlaubstage auf einen Blick und behältst einen einfachen Überblick über Urlaubstage, Krankheiten oder Abwesenheiten. Die Freigabe von Urlaubsanträgen erfolgt dann durch mehrere Personen, was ideal ist, wenn verantwortliche Personen abwesend sind. Profitiere noch heute von Zeitersparnissen, indem Teams ihre eigenen Auszeiten verwalten.

Mit unserer digitalen All-In-One HR-Lösung hast Du Dein Abwesenheitsmanagement im Griff, sparst wertvolle Zeit und Geld und steigerst die Mitarbeiterzufriedenheit. Buche noch heute eine Demo mit unserem Expertenteam oder teste Kenjo jetzt 14 Tage lang kostenlos.