Acht Kostensenkungsmaßnahmen für Dein Unternehmen

Personal- und Lohnnebenkosten nehmen einen riesigen Anteil von Unternehmensbudgets ein. Diese richtig zu berechnen und ggf. zu reduzieren kann ein echter Wettbewerbsvorteil für Dein Unternehmen darstellen. Wir stellen die besten Kostensenkungsprogramme vor, doch zunächst geht es mit ein paar wichtigen Infos und Vorteilen los.

Was sind Arbeitskosten?

Die Lohnkosten sind die Summe aller lohnbezogenen Ausgaben, die in einem bestimmten Zeitraum von Arbeitgebern an Arbeitnehmer gezahlt werden. Die Frage lautet also, wie viel jeder Mitarbeiter das Unternehmen kostet. In diesen Berechnungen sollten der Bruttolohn, Sozialversicherungsbeiträge, Überstundenzahlungen und Abfindungen nicht fehlen.

Laut Eurostat betrugen die durchschnittlichen Arbeitskosten in den EU-27-Ländern im Jahr 2019 27,70 Euro pro Stunde. Dabei reicht die Spanne jedoch von nur 6,00 Euro pro Stunde in Bulgarien bis zu einem Spitzenwert von 44,70 Euro pro Stunde in Dänemark.

Dabei ist der Arbeitgeberbeitragssatz zur Sozialversicherung nicht mit der Belastung der Arbeitgeber durch Arbeitskosten zu verwechseln. Tatsächlich müssen die Arbeitskosten insgesamt - also Entgelt und Nebenkosten - als Aufwendungen für den Einsatz der Arbeitskraft gesehen werden.

Eine interessante Aufstellung der Arbeitskosten und Lohnnebenkosten je Beschäftigte in Vollzeit aus dem Jahr 2004 und 2016 im produzierenden Gewerbe und Dienstleistungsbereich hat das Statistische Bundesamt zusammengestellt.

Quelle: Statistisches Bundesamt

Vorteile von Kostensenkungen im Unternehmen

Eine Analyse der Arbeitskosten und die Minimierung ihrer Auswirkungen auf das Unternehmensbudget bringen mehrere Vorteile mit sich:

Kostensenkung für das Unternehmen

Selbstverständlich liegt der Hauptvorteil aller Kostensenkungsmaßnahmen in den Einsparungen für das Unternehmen. Als ideales Verhältnis gilt es, zwischen 15 und 30 Prozent des Bruttogewinns in Gehälter zu investieren. Sind die Lohn- und Gehaltskosten des Unternehmens höher, helfen gezielte Strategien, Kosteneinsparungspotentiale ausfindig zu machen.

Profitabilität

Die Rechnung ist denkbar simpel: Kosten zu reduzieren führt zu höheren Gewinnen, und ein profitables Unternehmen bedeutet ein gesundes und zukunftsfähiges Unternehmen, jedenfalls kurzfristig.

Einige Branchen erzielen von Natur aus niedrigere Gewinne, wie zum Beispiel die Autoindustrie mit ca. 2 Prozent oder das Baugewerbe mit ca. 5 Prozent. Diese Wirtschaftszweige sehen sich gewissermaßen dazu gezwungen, ihre Ausgaben zu senken, um ihre Marktposition zu verbessern.

Investitionen

Reduzieren Unternehmen ihre Kosten und erwirtschaften mehr Gewinn, steht ihnen mehr Geld für Investitionen zur Verfügung. Was letzten Endes auch zu einem größerem Wachstumspotenzial führt. Die Reinvestition von Gewinnen in das jeweilige Unternehmen ist einer der Schlüssel zum wirtschaftlichen Aufschwung.

8 Möglichkeiten, um Personalkosten zu senken

Welche Kostensenkungsmaßnahmen eignen sich denn nun am besten, um die Personalkosten eines Unternehmens nachhaltig zu reduzieren? Wir stellen die acht wichtigsten Strategien vor, die einen direkten Einfluss auf das Budget eines Unternehmens haben.  

1. Entgeltplan überprüfen

Löhne und Gehälter entwickeln sich in jedem Unternehmen tendenziell nach oben - unabhängig von der jeweiligen wirtschaftlichen Situation und dem Markt. Deshalb sind regelmäßige Anpassungen notwendig, damit die Unternehmensgehälter den aktuellen Entwicklungen entsprechen. Liegen sie beispielsweise über dem Durchschnitt, wäre ein vorübergehendes Einfrieren denkbar. Im Gegenzug könnten Personalmanager symbolische Zuschläge anbieten.

Hierbei ist transparentes und sensibles Vorgehen äußerst wichtig. Die Gründe, Maßnahmen und Dauer müssen eindeutig kommuniziert werden.

2. Personalfluktuation reduzieren

Eine hohe Mitarbeiterfluktuation kostet jedem Unternehmeneine Stange Geld (von der Rufschädigung wollen wir gar nicht erst anfangen): Die Gehälter der am Rekrutierungsprozess beteiligten Mitarbeiter, Schulungs- und Einarbeitungszeiten für neue Mitarbeiter und vieles mehr. Da kommen schnell eine Mengeindirekter Kosten zu längeren Produktionszyklen oder verschwendeter Rohstoffe zusammen.

Personaler sollten also alles in ihrer Macht stehende tun, um ihre Belegschaft so lange wie möglich zu halten. Immerhin führen zufriedene Mitarbeiter auch zu höherer Mitarbeiterbindung.

3. Teilzeitmodelle 

So manches Unternehmen reduziert seine Kosten, indem es mit seinen Mitarbeitern Anpassungen der Arbeitszeiten aushandelt. Beispielsweise vier 10-Stunden-Tage zu arbeiten anstatt fünf Acht-Stunden-Tage: Gegen eine kleine Gehaltskürzung könnte dieses Modell eine attraktive Alternative für Angestellte mit Familie sein, die die zusätzliche freie Zeit vielleicht willkommen heißen.

4. Variable Vergütung, flexible Mitarbeiter-Benefits und Sachleistungen

Viele Mitarbeitern sind für variable bzw. leistungsgerechte Vergütung offen und gerade im Sales-Bereich sehr beliebt. Das Modell ist hierbei denkbar einfach: Je mehr Geld das Unternehmen verdient, desto mehr verdienen die Mitarbeiter.

Flexible Mitarbeiter-Benefits sind dabei Gehaltsumwandlungen oder -verzicht.

Dabei ist natürlich klar, dass die Löhne und Gehälter der Mitarbeiter nicht unter dem deutschen Mindestlohn liegen dürfen. Seit dem 1. Januar 2021 beläuft sich dieser auf 9,50 Euro brutto je Stunde. In anderen Ländern gelten ähnliche Regeln. So darf in Spanien zum Beispiel nicht mehr als 30 Prozent des Mitarbeitergehalts variabel sein. 

5. Teilzeitmitarbeiter einstellen

Da Teilzeitkräfte wie Minijobber im Allgemeinen ein geringeres Gehalt ausgezahlt bekommen, bieten sie eine interessante Möglichkeit, die Personalkosten zu senken. Abgesehen davon haben sie in der Regel keinen Anspruch auf Sozialleistungen, Boni oder andere Formen der Vergütung, die das Unternehmen anbietet.

Immer mehr Unternehmen verfügen mittlerweile über einen Pool von Leiharbeitern, auf die sie bei Bedarf oder für einen begrenzten Zeitraum zurückgreifen können. Dabei handelt es sich um ein transparentes System, das sich am Bedarf orientiert.

Die Arbeitskosten sind der größte Posten in jedem Unternehmensbudget, daher ist es wichtig, Wege zu finden, diese so gut wie möglich zu optimieren.

6. Zusammenarbeit mit Freiberuflern und Selbstständigen

Eine weitere Strategie sind Freiberufler, die an bestimmten Projekten mitarbeiten oder das Unternehmen kurzfristig unterstützen. Obwohl ihre Stundensätze in der Regel deutlich höher sind als die von Festangestellten, müssen keine Sozialversicherungsbeiträge oder Ausbildungskosten gezahlt werden.

7. Abläufe automatisieren

Mit der richtigen HR-Technologie können Aufgaben automatisiert und Prozesse optimiert werden. Inwiefern hilft dies bei der Reduzierung der Personalaufwendungen? Zum Beispiel kann dadurch die Leistung gesteigert werden, ohne zusätzliches Personal einzustellen.

Dafür ist die Auswahl der richtigen Tools und die anschließende komplette Implementierung und Schulung notwendig. Nur so können Personalmanager das Beste aus einer Software herausholen. Wie man die richtige Software findet, haben wir in diesem Artikel zusammengestellt.

8. Überschneidungen zwischen Abteilungen vermeiden

Mit dem Wachstum eines Unternehmens steigt natürlich auch die Anzahl der Abteilungen. Dabei entstehen verschiedene Teams, die häufig nicht ausreichend miteinander kommunizieren. Das führt nicht selten zu Doppelungen und ineffizienten Prozessen.

Regelmäßige Prozessanalysen von Workflows und der Kommunikation sind ein wichtiger Bestandteil, um unnötige Überschneidungen zwischen Abteilungen zu vermeiden und sicherzustellen, dass die Verantwortlichkeiten klar sind.

Du suchst nach Möglichkeiten, wie HR-Technologie im Personalmanagement Kosten sparen kann? Dann ist dieser Artikel genau das Richtige für Dich: Warum Deine HR Abteilung ein Lohnabrechnungsprogramm braucht.