Was sind Gehaltsanpassungen?

Monatliche Änderungen der Gehaltsabrechnungen der Mitarbeiter  vornehmen zu müssen, ist in der heutigen Geschäftswelt nicht ungewöhnlich. Gehaltserhöhungen und krankheitsbedingte Fehlzeiten sind nur einige der möglichen Gründe.

Aufgabe der Personalabteilung ist es, diese Informationen zusammenzustellen und dafür zu sorgen, dass sie an die für die Gehaltsabrechnung zuständige Person gelangen. Die einen erledigen dies mit Post-it-Notizen, andere anhand von Excel-Tabellen, und nicht selten treten Probleme und Fehler auf, weil entsprechende Angaben nicht korrekt waren.

Wie sieht also die richtige Vorgehensweise aus? Dazu muss man zuerst verstehen, was genau eine Gehaltsanpassung ist, und eine spezielle Software zur Automatisierung dieser Aufgabe verwenden. Ein maßgeschneidertes und digitalisiertes System kann jeder Personalabteilung zweifelsohne viel Zeit sparen und Fehler auf ein Minimum reduzieren.

Wir schauen uns die gängigsten Gehaltsanpassungen an und untersuchen, wie maßgeschneiderte HR-Software das Leben von Personalmanagern erleichtern kann.

Gehaltsanpassungen Funktion

Wenn wir über Gehaltsanpassungen sprechen, beziehen wir uns auf alle Sonderfaktoren, die Änderungen in der Gehaltsabrechnung eines Mitarbeiters verursachen können. Arbeitsunfähigkeit, Gehaltserhöhungen oder eine Sonderzahlung sind nur einige Beispiele.

In der Regel stellt die Personalabteilung diese Informationen zusammen und sendet diese an den verantwortliche Kollegen oder Dienststelle, damit diese die notwendigen Änderungen vornehmen können.

Dieser Prozess muss unbedingt ordnungsgemäß ablaufen. Falsche Anpassungen können zu einem Verstoß gegen das Arbeitsrecht führen und im Nachhinein mehr Arbeit schaffen, wenn man Papiere wieder korrigieren muss.

Menschliche Fehler sind an der Tagesordnung, insbesondere bei der manuellen Eingabe von Daten und Zahlen. Aus diesem Grund sind passende Werkzeuge zur Verwaltung von Gehaltsanpassungen wichtig.

In einigen Personalabteilungen geschieht dies immer noch mit handschriftlichen Notizen, persönlichen digitalen Dateien oder sogar aus dem Gedächtnis.

Die häufigsten Argumente für Gehaltsanpassungen

Wie bereits erwähnt, muss eine Anpassung kein Problem sein. Der Begriff bezieht sich lediglich auf eine einmalige oder dauerhafte Veränderung.

Zu den monatlich wiederkehrenden Anpassungen können einige gehören:

Neuer Arbeitsvertrag

Bei Eintritt in das Unternehmen muss der Mitarbeiter registriert und ein Vertrag aufgesetzt werden. Diese Anpassung kann (fast) automatisch gelöst werden, sodass der neue Mitarbeiter am ersten Tag unterschreiben kann.

Arbeitsunfähigkeit

Bei Krankheit eines Mitarbeiters muss sein Vertrag angepasst werden, da ab bestimmter Dauer ein Teil seines Gehalts von der Krankenkasse gezahlt wird. Den ersten und letzten Tag des krankheitsbedingten Ausfalls zu dokumentieren hilft dabei, alle Informationen abzugleichen.

Aktualisierungen von Mitarbeiterverträgen

Alle Aktualisierungen von Arbeitsverträgen, wie z.B. eine Gehaltserhöhung, müssen ebenfalls auf der Gehaltsabrechnung vermerkt werden. Das HR-Team muss überwachen, wer die beantragte Gehaltserhöhung erhält, und sicherstellen, dass das neue Gehalt auf der Gehaltsabrechnung erscheint.

Extrazahlungen

Sonderzahlungen wie Incentives und Benefits müssen auch auf dem Lohnzettel des Arbeitnehmers ausgewiesen werden, um nachzuweisen, dass das Unternehmen ihm in diesem Monat mehr Geld zahlt. Betrifft die Extrazahlung alle Mitarbeiter, so ist der Prozess unkomplizierter. Dagegen erfordern ergebnisabhängige Zahlungen eine genauere Kontrolle, um sicherzustellen, dass der richtige Geldbetrag gezahlt wird.

Variable Vergütung

Einige Unternehmen zahlen einen Teil des Gehalts variabel aus, also auf Erreichung von Zielen wie dem Umsatz basierend. Dies ist besonders häufig in kaufmännischen Aufgabenbereichen der Fall. Mit einer Software zur Anpassung der Gehaltsabrechnung können Variablen sowohl auf individueller Basis als auch pro Abteilung für einen bestimmten Zeitraum zugewiesen werden. 

Vertragsende

Kündigungen sind ebenso wichtig, weil Personaler eventuell das Ende von Vertragsanpassungen wie ungenutzten Jahresurlaub und andere ausstehende Zahlungen berechnen müssen. Das genaue Datum der Vertragsbeendigung muss unbedingt festgehalten werden, um die endgültige Gehaltsabrechnung anzupassen. 

Kenjo Benutzeroberfläche

Wie verwaltet man Gehaltsanpassungen?

Eine manuelle Anpassung der Gehaltsabrechnung kann niemals effektiv sein. Das Erstellen handschriftlicher Notizen oder die Verwendung eines Dokuments auf einem einzelnen Computer ist riskant. Immerhin können sie leicht verloren gehen. Zahlenangaben führen oft zu Fehlern oder Versäumnissen. Dementsprechend bedeuten manuelle Anpassungen meistens zusätzliche Arbeit und resultieren in Korrekturschleifen.

Eine Software zur Anpassung der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist mit Abstand der beste Weg, diese Vorgänge zu bewältigen. Diese Programme können sämtliche Informationen automatisch erfassen und speichern. Das hilft dem HR-Team, die Prozesse genau und mit größerer Zuverlässigkeit zu verfolgen. Außerdem werden alle Änderungen in einer einzigen Ansicht dargestellt und z.B. ärztliche Bescheinigungen an die entsprechende Gehaltsabrechnung angeheftet. Diese Software unterscheidet sich grundlegend von Lohnabrechnungsprogrammen, da letztere sich mehr auf die Berechnung von Abzügen, Steuern, etc. konzentriert.

Auf Wunsch können Personalmanager ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnungsstelle sogar Zugriff auf das System gewähren, damit sie die Informationen selbst herunterladen kann. Dies spart Personalverantwortlichen viel Zeit.

Die Automatisierung von Gehaltsanpassungen und ihre Vorteile

• Größere Kontrolle: Die Speicherung aller Anpassungen auf derselben Plattform und ihre gemeinsame Nutzung mit der Personalabteilung erleichtern den Überblick über die Änderungen.
• Weniger Fehler: Durch die digitale Datenerfassung und die Übertragung an andere minimiert sich das Risiko von Fehlern durch manuelles Eintippen, Ablenkung oder Vergesslichkeit. Lohnzettel sind ein heikles Thema, weshalb sie so sorgfältig wie möglich behandelt werden müssen.
• Zeitersparnis: Das HR-Team gewinnt  durch den Einsatz einer Software zur Anpassung der Gehaltsabrechnung wertvolle Zeit. Es sammelt alle Informationen an einem Ort und kann die Daten schnell an die Lohn- und Gehaltsabrechnungsexperten weiterleiten. Zugriff auf die Software ist ebenso möglich, damit die Dienststelle die Informationen selbst abrufen kann.
• Mitarbeiterzufriedenheit: Die Mitarbeiter werden zufriedener und motivierter arbeiten, wenn die Lohnfragen reibungslos ablaufen. Niemand möchte unangenehme Überraschungen auf seiner Gehaltsabrechnung erleben oder sich beschweren und warten müssen, bis der Fehler korrigiert ist. Der Einsatz von Technologie vereinfacht das Leben aller, sodass das gesamte Team davon profitiert.

Fachspezifische Technologie ist zweifellos die beste Lösung für eine effektive Verwaltung von Gehaltsanpassungen. Und sie spart Personalabteilungen eine Menge Zeit und Energie. 

Mehr zur geschlechterspezifischen Lohnlücke zwischen Männern und Frauen, dem sogenannten Gender Pay Gap, und was Unternehmen dagegen tun können, gibt es hier.