Warum Deine HR Abteilung ein Lohnabrechnungsprogramm braucht

Jeden Monat erstellen Unternehmen die Lohnzettel für ihre Mitarbeiter. Das nimmt viel Zeit und Ressourcen in Anspruch. Viele Personalmanager fragen sich dementsprechend, ob dieser Prozess effizienter gestaltet werden kann. Mit den richtigen digitalen Werkzeugen ist das überhaupt kein Problem.

Im Folgenden werfen wir einen Blick auf die das Thema Lohnabrechnungsprogramme und erfahren, wie dadurch die Abläufe in Personalabteilungen innerhalb kürzester Zeit positiv verändert werden können. Mehr Informationen über Kostensenkungsmaßnahmen erfährst Du in unserem Blog.

Was ist ein Lohnabrechnungsprogramm?

Ein Lohnabrechnungsprogramm unterstützt Unternehmen dabei, das Gehalt, die Abzüge und Steuern ihrer Mitarbeiter vertragsgemäß und entsprechend ihrer Anwesenheit im Unternehmen zu berechnen. Außerdem wird sie häufig als Datei zur Speicherung von Mitarbeiterdaten wie Name und Adresse, Bankverbindung und Dokumenten wie Genehmigungen oder Krankmeldungen und Lohnzettel verwendet. 

Was ist also ein Lohnabrechnungssystem? Es handelt sich dabei um Computersoftware, die normalerweise in der Cloud gespeichert wird und alles verwalten kann, was mit Gehaltsabrechnungen für die Mitarbeiter eines Unternehmens zu tun hat.

Der Hauptvorteil besteht darin, dass es Lohnzettel und alle damit verbundenen Berechnungen online erstellen kann. Dies geschieht automatisch und verringert somit die Arbeitsbelastung des Managers und die Fehlerwahrscheinlichkeit.

Warum braucht man eine Lohnabrechnung Software?

Wie die Definition nahe legt, trägt ein geeignetes Lohnprogramm dazu bei, Prozesse zu vereinfachen und zu automatisieren, die sonst viel Zeit kosten würden.

Durch die Verwendung einer einzigen Plattform kann das HR-Team:

• Mitarbeitergehälter und mögliche vertraglich geregelte Abweichungen prüfen.
• Steuerabzüge einbehalten.
• Ohne Berechnungen Gehaltsabrechnungen erstellen.
• Automatisches Versenden von Gehaltsabrechnungen direkt an jeden Mitarbeiter.
• Dokumente und Lohnzettel in der Cloud speichern.
• Mitarbeiterdaten wie Name, Sozialversicherungsnummer, Bankverbindung usw. speichern.
• Vorhandene geschlechterspezifische Lohngefälle können aufgedeckt werden.

Was sind die Vorteile eines Lohnabrechnungsprogramms?

Die Arbeit mit einem Lohnabrechnungsprogramm bringt eine ganze Reihe von Vorteilen für Unternehmen mit sich.

Die wichtigsten davon sind:

• Geringere interne Kosten: Die Verwaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung erfordert Zeit und Ressourcen. In diesem Sinne hilft die Software bei der Beschleunigung von Prozessen und führt dementsprechend zu drastischen Einsparungen für das Unternehmen und einer übersichtlichen Aufstellung der Personalkosten. 
• Bessere Mitarbeitermotivation: Ein wichtiger Faktor der Mitarbeiterzufriedenheit im Unternehmen ist die pünktliche Bezahlung. Ein Lohnabrechnungs Software ermöglicht, Überweisungen korrekt und am vereinbarten Tag abzuwickeln. Verspätete oder falsche Zahlungen können bei Mitarbeitern den Eindruck erwecken, dass das Unternehmen finanziell instabil ist, was sich wiederum negativ auf das Arbeitsklima und damit auf die tägliche Leistung auswirken könnte. 

• Einfache Auszahlung und Verwaltung von Überstunden und Sonderzahlungen: Lohnverwaltungssysteme helfen bei der Überwachung aller wichtigen Vorgänge und monatlichen Beträge. Hier geht es um Abweichungen, Überstunden, Zuschläge und Sachbezüge. Für die Mitarbeiterzufriedenheit sollten korrekte Berechnungen eine Selbstverständlichkeit sein, und die Verwendung einer geeigneten Software gestaltet die Kontrolle dieser Aspekte deutlich einfacher.
• Einhaltung entsprechender gesetzlicher Bestimmungen: Sowohl das Unternehmen als auch die Mitarbeiter entrichten auf jeder Lohn- und Gehaltsabrechnung Steuern an den Staat. Boni können diese reduzieren. Lohnprogramme berechnen alle Vorgänge automatisch und vermeiden dadurch Fehler oder Probleme mit der Sozialversicherung oder den Steuerbehörden.
• Automatisch versendete Lohnzettel: Unternehmen sind dazu verpflichtet, Lohnzettel an ihre Mitarbeiter zu versenden oder sie über eine Plattform zur Verfügung zu stellen. Lohnabrechnungssysteme können diese verschicken und speichern, so dass die Mitarbeiter jederzeit darauf zugreifen können.

Was ist der Unterschied zwischen Lohnprogramme und Gehaltsanpassungssystemen?

Einige Unternehmen verwalten Lohn- und Gehaltsabrechnungen selbst, während andere diese auslagern. Bei ersterer verwenden Personalmanager eine Software zur Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen, genau wie die, die wir beschrieben haben. Sie hilft dabei, den Prozess zu vereinfachen und zu automatisieren. Für einen kompletten Leitfaden zur Auswahl von Personalverwaltungssoftware klicke hier.

Auf der anderen Seite sind Unternehmen mit ausgelagerten mit ausgelagerten Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozessen besser dran, wenn sie ein Gehaltsanpassungssystemen verwenden. Mit diesem Tool lassen sich monatlich alle Anpassungen oder Änderungen, die sich auf die Gehaltsabrechnungen der Mitarbeiter auswirken, eingeben und an das Unternehmen senden, das diese erstellt. Einige Beispiele hierfür sind Krankmeldungen, Zusatzbezüge, Vertragsänderungen. 

Da Änderungen an Lohnzetteln laufend vorgenommen werden müssen Angaben genau notiert werden, um Fehler zu vermeiden. Einige HR-Teams erledigen dies immer noch von Hand oder aus dem Gedächtnis. Das bedeutet, dass wichtige Informationen unter Umständen verloren gehen und später Probleme verursachen können. Aus diesem Grund ist eine Software zur Anpassung der Gehaltsabrechnung ein weitaus nützlicheres und effizientes Werkzeug, da sie alle Daten an einem Ort sammelt und direkt versendet.

Kenjo Interface

Welche Funktionen muss eine Lohnabrechnungssoftware haben?

Worauf solltest Du nun bei einer Lohnabrechnung Software achten? Es gibt eine Reihe von Optionen auf dem Markt, die verschiedene Dienstleistungen anbieten. Doch diese grundlegenden Merkmale sind unserer Meinung nach erforderlich, damit Sie einen echten Einfluss auf Deine Personalabteilung ausüben können.

Verwaltung und Speicherung von Mitarbeiterdaten

Das Lohnabrechnungsprogramm dient auch als internes CRM, in dem alle Mitarbeiterdaten gespeichert werden können: vollständiger Name, Sozialversicherungsnummer, Bankverbindung usw. Und das alles bei absoluter Cloud-Sicherheit.

Berechnung und Generierung der Gehaltsabrechnung

Als Hauptmerkmal soll es natürlich Gehaltsabrechnungen berechnen und erstellen. Dabei laufen die Berechnungen automatisch und es wird ein offizielles Dokument erzeugt.

Steuerliche Abwicklung

Diese Art von Software berechnet automatisch die Steuern, die ein Unternehmen zahlen sollte. Einige Lösungen ermöglichen die Zusammenarbeit mit Steuerbehörden, so dass alle Steuerzahlungen direkt gemeldet werden können.

Mitteilungen zu wichtigen Daten

Dank dieser Lohnabrechnungssoftware können Alerts eingerichtet werden, um Benachrichtigungen für wichtige Termine wie neue oder auslaufende Verträge, Urlaub und Abwesenheiten zu erhalten. Dadurch wird sichergestellt, dass das Personalmanagement immer auf dem neuesten Stand ist und keine wichtigen Termine versäumt.

Banküberweisungen

Ein weiteres Feature, das der Lohnbuchhaltung viel Zeit spart, ist die automatische Überweisungsfunktion. Die Lohnabrechnung Software sorgt dafür, dass die Mitarbeiter korrekt und am richtigen Tag bezahlt werden.

Automatische Abzüge

Bei der Berechnung der endgültigen Gesamtsumme der Gehaltsabrechnung können verschiedene Gründe zu Abzügen führen. Die Software wendet diese automatisch an und berücksichtigt auch die neuesten Entwicklungen oder Änderungen.

Abfindungsmanagement

Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, muss seine Abfindung geregelt werden. Lohnabrechnungsprogramme berechnen automatisch den Betrag, den der Mitarbeiter erhalten sollte, wobei die Anzahl der gearbeiteten Tage oder der nicht genommene Jahresurlaub berücksichtigt wird.

Remote-Zugang

Nicht zuletzt ist der mobile Zugang ein weiteres grundlegendes Merkmal, das jedes Lohnprogramm bieten sollte. In unserer heutigen Zeit sollten Personaler jederzeit und von überall auf der Welt oder von verschiedenen Geräten auf die entsprechenden Systeme zugreifen zu können. Ein Cloud-basiertes System ist daher ein absolutes Must-have.

Selbstverständlich handelt es sich dabei um allgemeine Funktionen, und jedes Unternehmen sollte die Software wählen, das seinen Bedürfnissen am besten entspricht und sich am besten an seine Methode der Lohn- und Gehaltsabrechnung anpasst.

Lohnabrechnungsprogramme erleichtern die Zusammenarbeit erheblich, und führen dazu, dass die Lohnzettel jeden Monat korrekt und pünktlich ankommen. Was will man mehr?! Außerdem sind sie auch äußerst hilfreich bei der Entwicklung von Gleichstellungsplänen in Unternehmen, um die präventive Gleichstellung von Frauen und Männern zu erreichen.