Entgeltbescheinigung: alles, was Du wissen musst

Bei einer Entgeltbescheinigung handelt es sich um die Abrechnung, die Du als Arbeitgeber jedem Deiner Angestellten zukommen lassen musst.

So können alle Arbeitnehmer nachvollziehen, wie sich der eigene Nettolohn anhand des Bruttolohns sowie der steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Abgaben zusammensetzt.

Achtung: Bitte bedenke, dass es neben der regulären Entgeltbescheinigung auch eine elektronische Entgeltbescheinigung gibt. Diese ist vor allem für Sozialversicherungen von Bedeutung.

Inhalt der Entgeltbescheinigung

Alle Bestandteile, die eine Entgeltbescheinigung zwingend umfassen muss, sind in § 108 Abs. 1 der Gewerbeordnung (GewO) geregelt. Die Details werden in § 1 der Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV) noch näher definiert.

Danach umfasst die Bescheinigung folgende Aspekte:

• Abrechnungszeitraum
• Arbeitsentgelt (brutto und am Ende netto)
• Zulagen und Zuschläge (beispielsweise Sachbezüge oder Vergünstigungen)
• Steuerklasse (nebst Angaben zu Kinderfreibeträgen sowie Kirchensteuerabzügen)
• Sozialversicherungsbeiträge
  
  

Zusätzlich darfst Du bei der Erstellung auch die allgemeinen Angaben nicht vergessen. Zu diesen zählen Namen und Adressen Deines Unternehmens sowie der Angestellten, die Versicherungsnummer sowie das Datum des Beschäftigungsbeginns.

Die Kontoinformationen bilden den Schluss der Entgeltbescheinigung. So ist sichergestellt, dass Du den Betrag stets an die angegebene Bankverbindung überweisen kannst.

Achtung: Jede Entgeltbescheinigung muss einen Hinweis darauf enthalten, dass es sich um eine Bescheinigung nach § 108 Abs. 3 GewO handelt.

Sinn und Zweck einer Entgeltbescheinigung

Alle Arbeitnehmer sollen nach dem Willen des Gesetzgebers die Möglichkeit haben, sich über die Zusammensetzung des eigenen Gehalts zu informieren. Die Kontrollmöglichkeit soll auf diese Art und Weise gewährleistet sein.

Gleichzeitig kann die Bescheinigung ebenfalls als Vorlage zum Einsatz kommen. Dies ist vor allem bei Banken und Versicherungen erforderlich.

Auf diese Art und Weise haben Banken beispielsweise die Möglichkeit, sich einen Überblick über die Finanzlage der Kunden zu verschaffen und Kredite zu vergeben. Dafür ist es nötig, dass die Daten korrekt sind und diese einen gewissen Wert haben.

Entgeltbescheinigungen auslassen: geht das?

Grundsätzlich bist Du als Arbeitgeber dazu verpflichtet, allen Deinen Mitarbeitern jeden Monat eine Bescheinigung auszuhändigen.

Eine Ausnahme gilt jedoch, wenn sich die darin enthaltenen Daten nicht verändert haben.

Erhält ein Arbeitnehmer beispielsweise im Januar ein Gehalt von 3.800 Euro ohne Zulagen, und dieses bleibt im Februar und März gleich, so musst Du nur eine Entgeltbescheinigung erstellen.

Es dürfen sich jedoch auch keine sonstigen Änderungen innerhalb des Zeitraums, wie beispielsweise der Wechsel der Lohnsteuerklasse oder aber einer Erhöhung der Krankenkassenbeiträge, ergeben. Auch bei kleinen Zuwendungen, selbst wenn es sich dabei nur um einen Wert von 10 oder 20 Euro handeln mag, erfordern eine erneute Entgeltbescheinigung.

Tipp: Einfacher ist es daher meist, die Entgeltbescheinigung automatisch jeden Monat zu erstellen. So ersparst Du Dir Probleme und Nachfragen. Zudem lassen sich Änderungen des Bezugszeitraums leicht anpassen und die restlichen Daten übernehmen, sofern Du nicht ohnehin eine entsprechende Software zur Vereinfachung verwendest.

Eine fehlerhafte Entgeltbescheinigung korrigieren

Auch wenn Du jede Lohnabrechnung sorgsam erstellen musst, so kann es durchaus einmal vorkommen, dass sich ein Fehler einschleicht. Typisch ist dies, wenn sich das Gehalt erhöht hat, dies jedoch noch nicht im System eingetragen wurde.

So kommt es zu einer falschen Entgeltbescheinigung. Alle Arbeitnehmer haben die Pflicht, diese zu überprüfen und Dich darüber zu informieren, wenn etwas fehlt oder aber nicht korrekt ist.

Für diesen Widerspruch, der formlos erfolgen kann, ist eine 14-tägige Frist maßgeblich. 

Du musst jedoch nicht die aktuelle Entgeltbescheinigung neu ausstellen, sondern kannst diese auch im Zuge der nächsten Lohnabrechnung korrigieren.

In diesem Fall nimmst Du den zusätzlichen Betrag unter der Kategorie Ausrolldifferenz in die Lohnabrechnung mit auf.

Achtung: Da dieser Wert Einfluss auf Steuern und Versicherungen hat, kann es vorkommen, dass Arbeitnehmer in diesem Monat höhere Abgaben zahlen müssen. Achte daher stets auf eine korrekte Entgeltbescheinigung, um unangenehme Gespräche diesbezüglich zu vermeiden.

Was gilt bei unbezahltem Urlaub?

Alle Arbeitnehmer können unbezahlten Urlaub beantragen, sofern das eigene Urlaubskontigent aufgebraucht ist.

Ob Du diesem Wunsch entsprichst, ist jedoch in den meisten Fällen Deine Entscheidung als Arbeitgeber. Ist allerdings ein Kind krank oder aber es wird ein Sabbatical geplant, so hat dies auch Einfluss auf die Lohnabrechnung.

Sobald das Gehalt in einem Monat auf Null fällt, musst Du keine Entgeltbescheinigung erstellen.

Achte darauf, die Arbeitnehmer bei längeren Auszeiten von mehr als vier Wochen von der Kranken- und Sozialversicherung abzumelden.

Elektronische Entgeltbescheinigung für Sozialversicherungen

Sofern einer Deiner Mitarbeiter Krankengeld, Mutterschaftsgeld oder Übergangsgeld beantragen möchte, ist eine elektronische Übermittlung an die Sozialversicherung nötig.

Diese dient der Berechnung der jeweiligen Unterstützungsleistung. Du musst die elektronische Entgeltbescheinigung über das System der Krankenkassen einreichen.

Alternativ kannst Du auch eine Software mit entsprechendem Zertifikat verwenden.

Die wichtigsten Fakten zur Entgeltbescheinigung im Überblick:

Muss ich jeden Monat eine Entgeltbescheinigung erstellen?

Grundsätzlich ist dies erforderlich. Sofern alle Details gleichbleiben, musst Du in den Folgemonaten jedoch keine weitere Abrechnung anfertigen.

Wie unterscheidet sich die elektronische von der regulären Entgeltbescheinigung?

Die klassische Entgeltbescheinigung dient Arbeitnehmern zur Auskunft und kann potenziellen Kreditgebern bei der Beurteilung der Kreditwürdigkeit helfen. Die elektronische Entgeltbescheinigung sendest Du hingegen an die Sozialversicherung.

Wie erfolgt die Übermittlung der Entgeltbescheinigung?

Meist findet die Übersendung klassisch per Brief statt. Du kannst Entgeltbescheinigungen allerdings auch online versenden. Diese müssen jedoch ausgedruckt werden können.

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