Was sind Personalinformationssysteme?

Personalinformationssysteme sparen Unternehmen jede Menge Zeit und erlauben ihnen, sich auf das zu konzentrieren, was wirklich zählt: die Menschen.

Immerhin kann die Verwendung einer richtigen Software und deren Integration auf einer einzigen Plattform die Dynamik und die Erfolge einer Personalabteilung vollständig verändern.

Was ist ein Human Resource Information System (HRIS)?

Personalinformationssysteme, im Englischen HRIS (Human Resource Information System) genannt, verbinden alle erforderlichen Arbeitsinstrumente und Softwares auf einer Plattform miteinander, so dass Personalabteilungen einfacher und vor allen Dingen sehr viel effizienter und leistungsorientierter arbeiten können

Das Datenbanksystem Oracle definiert es als eine Reihe von Instrumenten, die Unternehmen zur Verwaltung ihrer internen Personalfunktionen verwenden. Nach Auffassung des Unternehmens gehört so ein System heutzutage zu den grundlegenden Hilfsmitteln in der  Personalverwaltung.

Immerhin wollen wir unser Leben so einfach wie möglich gestalten und in diesem Sinne sollten Personalverantwortliche die neuen Technologien dazu nutzen, um ihre Arbeit bei einem großen Teil ihrer Aufgaben zu vereinfachen. Zum Beispiel durch die Anwendung von:

• Zeit- und Abwesenheitsmanagement
• Mitarbeiterbefragungen
• Software zur Verwaltung von Gehaltsabrechnung
• Systeme im Bereich Recruitment und Selection

War anfänglich nur Software zur Verwaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung auf dem Markt erhältlich, so gibt es mittlerweile ein großes Angebot an dieser Art von Systemen. Grund dafür sind die zunehmende Verbreitung von Automatisierung und künstlicher Intelligenz. HRIS-Software vereint verschiedene Features auf einer Plattform und bietet somit ein einziges und integriertes Werkzeug für alle Bedürfnisse im Personalmanagement.

Durch die Digitalisierung und Optimierung vieler verschiedener Aufgaben gewinnen Personalabteilungen mehr Zeit, um sich anderen, komplexeren Aufgaben zu widmen. Immerhin sind die meisten von uns genau deswegen auch Personaler geworden.

Was ist der Unterschied zwischen HRIS und HRMS?

Ein Human Resources Management System (HRMS) ist eine andere Art von HR-Software. Diese Systeme sind in der Regel umfassender als HRIS-Software, aber auch komplexer zu bedienen.

Diese Begrifflichkeiten helfen bei der Auswahl von verschiedenen Anbietern auf dem Markt. Unser Tipp bei der Auswahl eines Personalmanagementinstruments ist, immer die konkreten Merkmale des jeweiligen HR-Informationssystems zu berücksichtigen. Nur so kann man sinnvoll beurteilen, welche Lösung am besten zu den Bedürfnissen der Abteilung passt.

Zielsetzung des Personalinformationssystems

Personalabteilungen übernehmen immer mehr strategischen Einfluss innerhalb von Unternehmen. Einer ihrer Hauptaufgaben besteht darin, die digitale Transformation aus der Perspektive der Mitarbeiter zu gestalten und sicherzustellen, dass die Mitarbeiter diese Herausforderung annehmen.

Der erste Schritt dazu besteht in der Digitalisierung aller internen Abteilungsprozesse. Mit Hilfe von HR-Software können diese Aufgaben optimiert und große Mengen an Informationen gespeichert und verarbeitet werden. Sie bietet also alle notwendigen Arbeitsinstrumente, um letzten Endes diesen Wandlungsprozess von innen heraus zu steuern. Mehr zum Thema über den Gebrauch von HR Software auf unserem Blog. 

Gleichzeitig vereinfacht und beschleunigt ein Personalinformationssystem den Informationsfluss innerhalb des Unternehmens. Das sorgt für eine bessere Verwaltung der Mitarbeiterkompetenzen und bessere Leistungsergebnisse, was sich natürlich direkt auf die allgemeinen Geschäftsergebnisse auswirkt.

Kenjo HR-Software Interface

Vorteile der Implementierung eines HRIS im Unternehmen

Die Arbeit mit einem Personalinformationssystem für Unternehmen mit mehr als 30 Mitarbeiter mit einer ganzen Reihe von Vorteilen verknüpft:

• Effizientes Arbeiten: Zentralisiertes Arbeiten mit einer einzigen Plattform, die alles enthält, was Personalmanager für die täglichen Aufgaben benötigen, spart Zeit und verbessert die Abteilungsleistung - zweifelsohne einer der Hauptvorteile von HRIS-Software.
• Strategiekontrolle: Ein Personalinformationssystem ermöglicht einen entsprechenden Überblick über alle Informationen, die für die strategischen Fortschritte innerhalb der Abteilung benötigt werden. So werden bessere Entscheidungen getroffen und die Arbeit der Personalabteilungen zu unterstützen.
• Datenverwaltung und - und aufzeichnungen: Bei einer HRIS-Software handelt es sich um ein umfassendes Registrierungs- und Informationsspeichersystem von allen Mitarbeiterdaten an einem Ort.
• Aufgabenerledigung: Dank der HR-Informationssysteme können Unternehmen ihre Aufgaben schnell und einfach erledigen, wie zum Beispiel die Speicherung bestimmter Informationen. 
• Kontakt mit der Personalabteilung: HRIS-Software bietet Mitarbeitern einen neuen Kommunikationskanal mit dem Personalteam und sorgt dementsprechend für wesentlich reibungslosere Prozesse. Mitarbeiter können ihre persönlichen Anliegen wie bspw. Abwesenheit oder Urlaub selbst verwalten und direkt mit dem richtigen Ansprechpartner in der Personalabteilung kommunizieren.
• Automatisierte Benachrichtigungen: Ein weiterer Vorteil von HR-Verwaltungssystemen besteht darin, dass Benachrichtigungen für  wichtige Kennzahlen der Abteilung aktiviert werden können. Ein Beispiel wäre die Durchführung von Mitarbeitergesprächen.
• Personalkosten optimieren: Da HR-Software Aufgaben optimiert und automatisiert, reduziert sie den Zeitaufwand und die eingesetzten Ressourcen. Das bedeutet eine erheblich Verminderung der Kosten.

Besondere Merkmale eines HR-Informationssystems

HRIS-Software weist im Allgemeinen eine Reihe wichtiger Grundeigenschaften, wobei folgende die Wichtigsten sind:

Integration mit anderen Plattformen 

Die meisten HRIS-Softwareprogramme können mit anderen unabhängigen Programmen im Rahmen der Personalverwaltung integriert werden und vereinfachen dadurch die täglichen Aufgaben der Abteilung.

Personalinformationssysteme stellen somit mehr als nur eine Ansammlung von Programmen für die Personalabteilung dar. Es handelt sich um ein flexibles und konfigurierbares Tool, das den besonderen Bedürfnissen jeder Abteilung gerecht wird.

Sicherheit und Datenschutz 

Personalabteilungen bearbeiten eine große Menge an personenbezogene Informationen  und Daten. Die Sicherheit und Einhaltung aller geltenden Datenschutzgesetze sollte daher allererste Priorität haben.

Darüber hinaus wird normalerweise das System selbst aktualisiert, wenn neue Sicherheitslösungen oder neue Gesetze zum Schutz personenbezogener Daten entstehen. Unternehmen müssen sich um nichts kümmern.

Flexibilität und Effizienz

Eines der Hauptzielsetzungen von  Personalinformationssystemen ist die Zeitersparnis für Personalabteilungen. Daher sind sie so konzipiert, dass sie schnell und sofort Informationen liefern. Benutzer können problemlos arbeiten und einfach und in Echtzeit auf Informationen zugreifen. Folglich verfügen diese Systeme in der Regel über ein flexibles, funktionales und intuitives Design.

Das Endziel besteht immer darin, die Leistungseffizienz der Abteilung zu verbessern..

Zusammenarbeit zwischen HR und Mitarbeitern

Ebenso bildet HRIS-Software auch eine Brücke zwischen der Personalabteilung und den Mitarbeitern des Unternehmens. Mitarbeiter können Zugang zu verschiedenen Programmen erhalten, um Aufgaben wie die Kontrolle oder das Herunterladen ihrer Gehaltsabrechnung, das Senden einer Abwesenheitsgenehmigung, den Urlaubsantrag usw. durchzuführen. Auf diese Weise sind sie unabhängiger und entlasten die Personalabteilung.

Funktionen, die ein HRIS integrieren muss

Bei der Auswahl einer passenden HRIS-Software muss genau darauf geachtet werden, über welche Module sie verfügt. Zu den Wichtigsten gehören:

Mitarbeiter-Portal

Mitarbeiter sollten über ein eigenes Portal einfach und schnell alltägliche Aufgaben erledigen können. Dazu gehören zum Beispiel das Ein- und Ausstempeln, Urlaubsanträge stellen, Krankmeldungen hochladen usw. So stehen Personalabteilungen und Mitarbeiter in direktem Kontakt und können Informationen jederzeit miteinander austauschen.

Arbeitsabläufe

Durch die Aufgabenautomatisierung sparen Personalabteilungen Zeit und verbessern damit ihre Leistungsfähigkeit. So können sie zum Beispiel Sofortbenachrichtigungen bei Urlaubsgenehmigungen einrichten oder potenzielle Stellenbewerber über den Fortschritt ihrer Bewerbung auf dem Laufenden halten. Und zwar ohne Zeit und finanzielle Mittel zu verbrauchen.

Abwesenheit und Urlaub

Abwesenheits- und Urlaubsmanagement kann sehr viele Zeit in Anspruch nehmen, wenn die Prozesse nicht ausreichend optimiert sind. Eine Software zur Zeiterfassung erleichtert die Verwaltung des Personalwesens und erkennt rechtzeitig potenzielle Probleme, die sich negativ auf den Geschäftsbetrieb auswirken können. Ebenso können Probleme und entsprechende Lösungen bereits im Vorfeld zu finden und lösen.

Rekrutierung und Auswahl

Personalbeschaffungsmaßnahmen nehmen sehr viel Zeit in Anspruch. Eine spezielle Software optimiert jedoch nicht nur die Arbeit eines Personalvermittlers, sondern hilft ihm auch dabei, die besten Fachkräfte auf dem Markt zu finden und auszuwählen. Das Stellenangebot kann zum Beispiel auf mehreren Portalen gleichzeitig eingestellt und die Bewerbungen leicht gesichtet werden.

Leistungsbewertung

Alle HR-Abteilungen müssen Mitarbeiterleistung bewerten. Ein Beurteilungssystem hilft ihnen, alle erforderlichen Informationen zusammenzustellen und mit objektiven Daten zu arbeiten, die die Karriere des Mitarbeiters effektiv unterstützen.

Organigramm

Jede Person im Unternehmen muss verstehen, welche Rolle sie spielt, wem sie Bericht erstatten muss und wer die Verantwortung trägt. Ein transparentes, für jeden zugänglichen Organigramm eignet sich hervorragend dafür. Mit einer Organigramm-Software wird die Unternehmens- und Teamstruktur gut dargestellt und auf dem neuesten Stand gehalten.

Berichterstattung und Analyse

Aufgrund des großen Entscheidungsumfangs von Personalabteilungen innerhalb der Unternehmen ist die Datenanalyse genauso wichtig wie das Reporting. Die Berichterstellung mag zwar langwierig sein, aber mit der richtigen Software erhalten Personaler alle benötigten Informationen mit nur einem Klick.

Aufbau und Funktion Personalinformationssystemen sind darauf ausgerichtet, Personalabteilungen bei ihrer Arbeit effizient zu unterstützen. Mit Hilfe dieser Technologie können sie sich auf andere Dinge konzentrieren, die einen echten Mehrwert für das Unternehmen bringen.