Was kann HR-Software, und braucht man sie wirklich?

Gute HR-Software bildet die Grundvoraussetzung für ein gutes Personalmanagement.

Das gilt für wachsende Start-ups, die mit Excel-Tabellen arbeiten, genauso wie für ein 500-Mann-Unternehmen mit einer riesigen Palette an High-Tech-Produkten.

In diesem Artikel schauen wir uns an, was HR-Software leisten kann, wie (und warum!) sie funktioniert und welche Art von Software für Dein Unternehmen die Richtige ist. 

Also... Was macht HR-Software?

Um es kurz zu machen: Gute HR-Software befähigt Personalabteilungen, einen Mehrwert zu schaffen - um bessere Ergebnisse für die Mitarbeiter (und das Unternehmen!) zu erzielen:

• Beispielsweise höheren beruflichen Einsatz. Weniger Fehlstunden. Höhere Leistung. Geringere Fluktuation.
• Und zum Beispiel... höhere Rentabilität. Schnellere Markteinführungszeit. Mehr Innovation. Bessere organisatorische Flexibilität.

Zum Komplettansatz einer Personalmanagement-Software gehört das Optimieren, Beschleunigen, Automatisieren aller HR-relevanten Prozesse. Nun ja, jedenfalls die sich wiederholenden, manuellen und langweiligen Aufgaben. Personaler, die eine All-in-One HR-Software verwenden, erwarten, dass das System den Hire-to-Retire-Zyklus digitalisiert.

Solche Dinge sind zum Beispiel:

• Personalbeschaffung
• Onboarding
• Performance Management
• Verwaltung von Personaldokumenten.
• Compliance-Verwaltung
• Mitarbeiterbindung
• Abwesenheitsmanagement
• Zeiterfassung
• Lohnbuchhaltung
• Offboarding
• Berichterstattung und Analytics

Du fragst Dich jetzt, wie du am besten die Abwesenheit Deiner Mitarbeiter verfolgst? Dann ist dieser Artikel genau richtig für Dich: Abwesenheitsmanagement-Software für Mitarbeiter.

Die All-in-One HR-Software entspricht in der Regel einer Mitarbeiter-Selbstverwaltung, d. h. Mitarbeiter können sich in das Programm einloggen und ihre Arbeitszeit digital erfassen, Ressourcen finden, ihre eigenen Daten ändern, Urlaubsanträge einreichen, Rechnungen prüfen usw.

Es gibt Mitarbeitern im Prinzip die Kontrolle zurück und verhindert, dass die Personalabteilung durch zu viele Kontrollfunktionen Zeit verschwendet.

Personalmanagement Software verstehen: Bedeutung

Durch die Reduzierung des HR-Administrationsaufwands erreichen Personaler zwei wesentliche Verbesserungen:

1. Jedem Mitarbeiter eine dauerhaft gute Erfahrung bieten

Durch die Automatisierung und Optimierung der Verwaltung wird Beständigkeit in die Abläufe gebracht. Solange die manuellen, sich wiederholenden Bereiche einer Personalabteilung nicht automatisiert sind, müssen Personalfachleute wie Maschinen arbeiten, und zwar ohne jegliche Subjektivität, Unterbrechung oder Verzögerung.

Und weil Menschen nun einmal keine Maschinen sind, funktioniert das nicht sehr gut.

Aus diesem Grund kümmern sich die meisten Unternehmen laut einer Gallup-Umfrage nur in wenigen Fällen um die Grundbedürfnisse ihrer Mitarbeiter. Das weltweite Mitarbeiterengagement soll bei nur 15 Prozent liegen. Das ist erschreckend wenig.

Schauen wir uns einmal an, was das konkret in der Praxis bedeutet.

Zum Beispiel während des Onboardings:

Julia unterschreibt ihren Arbeitsvertrag, aber die Personalabteilung hat dermaßen viel Arbeit, dass sie die Begrüßungsmail vergessen zu schicken. Nach all der Aufregung um die Einstellung fühlt sich Julia enttäuscht und unmotiviert.

Und wenn ihr derzeitiger Chef sie anfleht zu bleiben, entscheidet sie vielleicht, dass sie vom Unternehmen doch nicht so begeistert ist. Derartige Situationen wie die von Julia kommen ständig vor - denn nur 12 Prozent aller Mitarbeiter bestätigen, dass ihr Unternehmen bei der Einstellung gute Arbeit geleistet hätte.

Oder das Abwesenheitsmanagement:

Karl plant eine Reise mit Freunden, also beantragt er Urlaub. Aber in der Personalabteilung stapeln sich die Urlaubsanträge und sie brauchen Wochen, um diese zu genehmigen.

Karl wird ungeduldig und ärgert sich darüber, dass seine Freunde ohne ihn über die Reise sprechen. Und als sein Urlaub schließlich in letzter Minute genehmigt wird, sind die Flugpreise ins Unermessliche gestiegen. Wie sich das auf die Mitarbeiterzufriedenheit auswirkt kann man sich denken. Auch hier gilt wieder, was die Statistiken belegen: Im Jahr 2020 hat sich mehr als ein Viertel der Mitarbeiter schlecht bewertet und unterschätzt gefühlt.

Oder im Performance Management:

Leo hat bei einem großen Projekt alles gegeben und freut sich auf die Fertigstellung. Doch sein Vorgesetzter wirft noch nicht einmal einen Blick auf seine Arbeit. Das ist keine Überraschung, wenn man bedenkt, dass sich nur 20 Prozent der Mitarbeiter wertgeschätzt. Aber genau diese Wertschätzung motiviert zu Spitzenleistungen.

Leo weiß natürlich nicht, dass sein Vorgesetzter ebenfalls mit Hochdruck an einem anderen Projekt arbeitet - er fühlt sich einfach nicht gewürdigt und ist frustriert. Und wenn ein Personalvermittler von der Konkurrenz anruft, trifft er wahrscheinlich auf offene Ohren bei Leo.

Kenjo Benutzeroberfläche

Oder Personalentscheidungen:

Johanna hat ein erstaunliches Jahr hinter sich. Sie hat alle Erwartungen übertroffen und übernimmt regelmäßig und mit großem Erfolg zusätzliche Verantwortung. Sobald eine Beförderung ansteht, ist ihr klar, dass sie als nächstes dran sein wird. Nur... dann wird Peter promotet.

Johanna ist tief enttäuscht. Und vielleicht sogar zurecht. Denn woher wollen Personalmanager ohne einheitliche Prozesse und objektive Informationen wissen, dass unbewusste Voreingenommenheit nicht ihre Entscheidungen beeinflussen und letztlich zu Fehlentscheidungen führen?

Die Forschung hat immerhin bewiesen, dass unbewusste Verzerrungen in Bezug auf Akzent, Herkunft, Geschlecht, Attraktivität, Alter, Größe und Gewicht auftreten können. War Peter wirklich der geeignetste Kandidat?

Oft vergessen wir, dass die Mitarbeitererfahrung kein einheitlicher, kontinuierlicher Prozess ist. Vielmehr basieren Mitarbeitererfahrungen auf individuellen Momenten - wie bei Julia, Karl, Leo und Johanna.

Personalabteilungen müssen einen Weg finden, während des gesamten Arbeitslebens der Mitarbeiter konsequent bessere Interaktionen zu schaffen. Das nennt Gartner einen Ansatz der "Momente, auf die es ankommt".

Und genau das ermöglicht HR-Software.

2. Verbesserte Personalarbeit

Der zweite Pluspunkt einer HR-Software ist die einfache und intuitive Benutzung anstatt in einem bürokratischen, frustrierenden Albtraum zu versinken.

Seien wir ehrlich, Du bist nicht Personaler geworden, um Formularen hinterher zu jagen, Vorgesetzte einzustellen oder Tabellen auszuarbeiten...!

Dank guter HR-Software werden klassische Fehler bei berühmt-berüchtigten Prozessen wie der Gehaltsabrechnung vermindert. Sie reduziert die Kosten durch effizientere Arbeitsweisen erheblich. Außerdem fasst eine All-in-One HR-Software alle Mitarbeiterdaten in einer einzigen Datenbank zusammen, so dass Personaler einen besseren Überblick über das gesamte Unternehmen haben.

Auf diese Weise wird die Personalverwaltung schneller, kostengünstiger und macht mehr Spaß. Aber es gibt noch einen weiteren wichtigen Grund für eine Personalmanagement-Software:

HR-Software verschafft jedem Mitarbeiter zu mehr Zeit.

Wenn Personalmanager diese zusätzlichen Stunden sinnvoll nutzen, entwickelt sich HR-Software von einer intelligenten betrieblichen Investition hin zu einer cleveren strategischen Investition.

Stelle Dir nur mal vor:

• Was könntest Du mit der zusätzlichen Zeit anfangen?
• Welche tollen Ideen könntest Du zum Leben erwecken?
• Wie viel mehr könntest Du für Deine Leute bewirken?

Vor allem jetzt, wo Personalabteilungen mehr denn je unter Druck stehen und neue Herausforderungen und größeren Belastungen angehen müssen. Geeignete Personalmanagement Software hilft, diese Probleme anzugehen und gestärkt aus der Krise hervorzugehen.

Weitere Tipps und Entscheidungshilfen gibt's hier:

• Die 2 wichtigsten Tools zur Urlaubsverwaltung

• 8 Tipps für effektives digitales Recruiting und Onboarding

• Die digitale Transformation im HR

Letztlich konzentrieren sich die Vorteile von HR-Software alle auf einen Hauptpunkt: die Verbesserung der Mitarbeitererfahrung.

Wie funktioniert HR-Software?

Wir unterscheiden zwei Arten von Personalmanagement Software: 

• All-in-One-Lösungen (wie die von Kenjo), die den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus verwalten, 
• und HR-Systeme, die sich auf ein Element konzentrieren.

Letztere werden auch als eigenständige HR-Systeme gegenüber integrierten Systemen oder als All-in-One-Systeme gegenüber spezialisierten Systemen bezeichnet. Sogar All-in-One- versus Punktlösungen.

Wie auch immer sie genannt werden, es ist die älteste Debatte in der HR-Technologie: Wie entscheidet man, welche HR-Software besser für das Unternehmen ist? Schauen wir uns beide HR-Software an (auch wenn wir zugegebenermaßen etwas voreingenommen sind, aber wir werden unser Bestes geben...).

Reine Personalmanagement Software

Reine HR-Software bezieht sich auf Software mit einem sehr engen Fokus. Ein Beispiel wäre etwa eine Software für Gehaltsabrechnungen. Im Idealfall lassen sich diese Systeme gut in andere Unternehmenstools integrieren, wie kompatible technische Bausteine.

Der Vorteil dieser HR-Software ist, dass sie wesentlich effizienter ist, allerdings nur wenn ein einziger Bestandteil der Personalverwaltung transformiert werden muss und eignet sich daher als Personalverwaltungssoftware für Kleinunternehmen.

Angenommen, Du nutzt bereits eine großartige All-in-One HR-Software, benötigst aber zusätzliche Funktionen zur Verwaltung von Vertragspartnern. Die Wahl eines einfach zu integrierenden Tools zur Verwaltung von Auftragnehmern wäre wahrscheinlich am sinnvollsten.

Das Hauptproblem von reiner Personalprogramm-Software ist das technische Unvermögen, wenn die Module unweigerlich nicht alle gut miteinander harmonieren. Besonders für größere Unternehmen sind die Effizienzeinbußen durch unwirtschaftliche Prozesse und seltsame Workarounds oft schockierend.

All-in-One HR-Software

All-in-One HR-Software wickelt die gesamte Personalarbeit zentral an einem Ort ab. Sie ist eignet sich für wachsende und mittelgroße bis große Unternehmen, die durch die Zentralisierung komplexer Prozesse die Kontrolle über mehrere Standorte behalten müssen.

Durch die Einrichtung eines einzigen Datensystems ermöglichen Komplettlösungen Unternehmen, Vorschriften einzuhalten und große Mitarbeiterdatensätze zu kontrollieren. So wird das Risiko von doppelten Daten oder Sicherheitslücken verringert.

In der Regel entscheiden sich Unternehmen jeder Größe für diese Option, wenn sie veraltete, überholte Tools verwenden. Oder sogar eine HR-Abteilung von Grund auf neu aufbauen.

Wenn Du Deine Personalabteilung ernsthaft umstrukturieren möchtest, dauert die stückweise Umstellung tendenziell länger und kostet am Ende mehr.

Hinzu kommen die potenziellen Kosten einer zeitverzögerten Umstrukturierung. Laut Gallup weisen hoch spezialisierte Geschäftsbereiche 41 Prozent weniger Fehlzeiten, 59 Prozent weniger Fluktuation und 17 Prozent höhere Produktivität auf. Welches Unternehmen kann es sich schon leisten, diese Ergebnisse unter den Tisch zu kehren?

 Kenjo Benutzeroberfläche

Ein Nachteil von Komplettlösungen ist der vermeintliche Zeit- und Kostenaufwand für die Einrichtung. Wie bei jedem Veränderungsvorhaben bedeutet die Implementierung anfänglich mehr Aufwand.

Wir sorgen für eine kinderleichte und unkomplizierte Umsetzung. Kenjo ist Cloud-basiert, so dass keine Installation erforderlich ist und wir die Daten direkt aus allen Excel-Tabellen importieren können. Unsere Customer Success Mitarbeiter machen einen großartigen Job - Du bist in sicheren Händen bei uns!

Hinzu kommen die langfristigen Kosten, die entstehen, wenn Personalmanager nichts unternehmen. Den Kopf in den Sand zu stecken und alle Entwicklungen auszusitzen war noch nie eine gute Idee. All-in-One HR-Software arbeitet in der Regel langfristig zeiteffizienter, da alle auf ein und derselben Plattform interagieren.

Wenn beispielsweise Bewerber zu Mitarbeitern werden, können sie die Module zur Mitarbeiterbindung intuitiv nutzen, weil sie das Onboarding-Modul verwenden. Das bedeutet: 

• Weniger Schulungsaufwand, 
• niedrigere Kosten 
• und bessere Akzeptanz.

Obwohl wir naturgemäß eine All-in-One HR-Software für die meisten Unternehmen empfehlen, ist in Wirklichkeit jede Personalverwaltungssoftware besser als gar keine. Personalfachleute sollten genau abwägen, ob die eingesetzte Software Mitarbeitern hilft oder behindert. Wenn du hilfe brauchst um die beste HR Software für dein Unternehmen zu finden, schau dir mal unseren Artikel zum Thema an: Die 7 besten HR Software Anbieter im Vergleich [2022]

HR-Software modernisieren: Wie geht's weiter?

Falls Du jetzt über eine All-in-One HR-Software nachdenkst, ist Kenjo unserer Meinung nach das absolut beste Tool, das es auf dem Markt gibt. Und was noch wichtiger ist: Unsere Kunden denken das auch! So wählten uns unsere Kunden zu einer der besten Personalsoftwares Deutschlands.

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