Zuletzt aktualisiert: Oktober 2026

Die Personalbeschaffung ist schon seit Jahrzehnten virtuell möglich, und digitales Recruiting gehört heute zum Alltag vieler Personalabteilungen. HR-Expertin Anna Brandt zeigt bewährte Praktiken für die erfolgreiche Einstellung und Einarbeitung mobil arbeitender Mitarbeiter im Homeoffice. Mehr zu den Grundlagen findest Du in unserem Leitfaden zur Personalbeschaffung.

Für Personalbeschaffungsmaßnahmen gehen durch Anzeigen, Bewerbungsgespräche, Einstellungen und Onboarding viel Zeit, Mühe und Geld verloren. Jeder Neuzugang bedeutet in den ersten Monaten der Einarbeitung Produktivitätseinbußen, und eine hohe Mitarbeiterfluktuation kann sich niemand leisten. Beim digitalen Recruiting und Onboarding im Homeoffice gilt dies umso mehr. Schließlich können Personaler hier nicht halbherzig zum ersten Mal im Vorstellungsgespräch den Lebenslauf eines Bewerbers durchblättern. Unvorbereitet in ein Gespräch zu gehen wirkt alles andere als professionell und seriös.

Frühes Handeln kann dem entgegenwirken. Die meisten Gründe für eine hohe Mitarbeiterfluktuation lassen sich vermeiden, wie Rekrutierungsexpertin Anna Brandt hervorhebt.

Anna Brandt war zum Zeitpunkt des Webinars (Juli 2020) seit über 13 Jahren in globalen Führungspositionen in der Personalbeschaffung tätig. Sie begleitete Unternehmen wie Uber, Zalando, TomTom, N26 und Mollie in verschiedenen Wachstumsphasen und half ihnen, ihre Rekrutierung erfolgreich zu organisieren. 2020 stellte sie beispielsweise sechzig neue Mitarbeiter im Homeoffice für Mollie ein. Mit dieser Erfahrung kennt sie das Erfolgsgeheimnis für digitales Recruiting und Onboarding-Strategien im Homeoffice, um die richtigen Kandidaten zu finden und ihnen das Gefühl zu geben, Teil einer Unternehmenskultur zu sein. Die Tipps stammen aus ihrem Webinar, die Grundprinzipien gelten unverändert.

1. Menschlich sein als Schlüssel

"Alles kann remote im Homeoffice erledigt werden. Persönlich ist es jedoch immer besser."

Anna Brandt

Anna zufolge besteht das Grundprinzip darin, den digitalen Recruiting- und Einarbeitungsprozess für neue Mitarbeiter im Homeoffice menschlicher zu gestalten. Alle Abläufe der Personalabteilung sollten so persönlich und menschlich wie möglich sein.

Im Grunde kann vieles im Geschäftsleben im Homeoffice erledigt werden. Viele kämpfen dabei aber mit Gefühlen der Einsamkeit, unpersönlichen Meetings und zu wenig Struktur. Entscheidend ist hier, den Rekrutierungs- und Einarbeitungsprozess so zu gestalten, dass sich neue Mitarbeiter persönlich abgeholt und eingebunden fühlen.

2. Digitales Recruiting

Personalmanager sollten immer damit beginnen, ihre Rekrutierungsprozesse so zu optimieren, dass sich die Bewerber gehört und verstanden fühlen. Für Bewerber zählt vor allem das Gefühl, dass sich das Unternehmen genug Zeit für sie nimmt. Viele möchten sich ein genaues Bild von den Unternehmenswerten machen, und diese im Einstellungsprozess umfassend zu vermitteln zahlt sich langfristig aus.

Bewährte Praktiken für digitales Recruiting im Homeoffice sind:

• Im Allgemeinen ist Kommunikation der Schlüssel zum Erfolg. Im Zweifelsfall ist im Homeoffice ein Zuviel an Kommunikation besser, damit wirklich jeder wichtige Informationen erhält.
• Ebenso wichtig ist Transparenz. Durch die klare Definition von Erwartungen wählen Personaler die besten Leute für die Stelle aus.
• Festlegen der Ansprechpartner im Bewerbungsprozess.
• Verständnis dafür, was das Unternehmen erreichen will und wie die Stelle zu dieser Strategie beitragen wird.
• Auf die richtigen Hilfsmittel setzen, um einen menschlicheren Prozess zu ermöglichen. Zum Beispiel haben wir mit Videogesprächen gute Erfahrungen gemacht, mit denen wir auch dann noch Kandidaten prüfen können, wenn diese über die ganze Welt verstreut sind.
• In unserem Telearbeit-Leitfaden für flexibles Arbeiten in der Praxis finden sich weitere Tipps und Tricks.

3. Die richtige Struktur und Organisation

Viele von uns wissen, wie das normalerweise abläuft: Der Personalverantwortliche schnappt sich kurz vor dem Bewerbungsgespräch den Lebenslauf, wirft einen ersten Blick darauf und beginnt aus dem Stegreif mit seinen Routine-Fragen. Unvorbereitete Interviews lassen sich in einem persönlichen Vorstellungsgespräch vielleicht noch unbemerkt improvisieren, in einem Video-Call ist das bedeutend schwerer.

Wichtige Vorbereitungen für ein virtuelles Video-Bewerbungsgespräch:

• Vorbereitet sein und den Lebenslauf zuvor zumindest schon einmal überflogen haben
• In die Kamera schauen
• Auf einen aufgeräumten, neutralen Hintergrund im Homeoffice achten
• Test-Videoanrufe mit Kollegen stellen sicher, dass alle Tools reibungslos funktionieren
• Die Bewerbungsgespräche aufzunehmen ist für spätere Referenzen eine gute Idee, setzt aber die Einwilligung des Bewerbers voraus
• Strukturiere das Videogespräch so, dass Ihr in den ersten zehn Gesprächsminuten Gemeinsamkeiten findet, damit sich der Bewerber wohlfühlt. Wir Deutschen haben ja nicht gerade den Ruf, die besten Smalltalker der Welt zu sein, aber Du wirst staunen, wie ein bisschen Smalltalk und persönliches Interesse den Ton eines Interviews bestimmen können.

"Finde das Katzenvideo, das Euch beiden gefällt, und sprecht darüber."

Anna Brandt

4. Den Bewerbern die Chance zum Opt-in bieten

Wenn Menschen persönlich an einem Vorstellungsgespräch in einem Unternehmen teilnehmen, machen sie sich ein Bild vom gesamten Unternehmen, von den Büros und den Menschen darin. Dadurch wird normalerweise ein ziemlich guter erster Eindruck von den Werten und der Arbeitskultur vermittelt.

In einer digitalen Umgebung bekommt man dagegen nur die Menschen zu Gesicht, mit denen das Vorstellungsgespräch auch tatsächlich geführt wurde. Oftmals besteht das aus einem One-on-One mit dem Personalmanager und dem Vorgesetzten. Ein richtiges Gefühl für die Kollegen erhalten Kandidaten dadurch nicht. Viele wertvolle Informationen über das Unternehmen, die Kultur und die Umgebung bleiben somit im Dunkeln, bzw. Bewerber müssen dem Marketing-Talent des Personalers vertrauen. Allerdings wächst die Bereitschaft der Bewerber, sich für ein bestimmtes Unternehmen zu entscheiden, je mehr sie vom zukünftigen Arbeitgeber wissen.

Tipp Nr. 1 für das digitale Recruiting: Um dieses Gefühl der mangelnden Bindung zu vermeiden, teilt das Personalmanagement bei Mollie mit den Bewerbern unternehmensweite, zum Teil auch sensible Daten zur Stelle, Struktur, zu Teams und Werten. Fragen an die Bewerber, wie sie das jeweilige Team oder Projekt bei Arbeitsbeginn organisieren würden, helfen Personalern bei der Beurteilung, ob der Arbeitsstil des Bewerbers gut zur Unternehmenskultur passt.

5. Was treibt Deine Bewerber an?

Natürlich verbringen Personalvermittler viel Zeit mit dem Bewerber, um wirklich zu verstehen, wie er tickt und was ihn antreibt. Nur so kann der Personalbeschaffungsprozess individuell auf den Bewerber zugeschnitten werden.

Nachbesprechung der Bewerber: Nach jedem Vorstellungsgespräch sollten Personaler sich mit dem Bewerber in Verbindung setzen und nachhaken, was ihm gefallen hat und welche Fragen noch offen geblieben sind.

6. Die berühmte Extrameile für den richtigen Bewerber

Unabhängig davon, ob es sich um digitale Einstellungs- und Einarbeitungsprozesse im Homeoffice handelt oder um persönliche im Büro: Für den richtigen Bewerber lohnt es sich, keine Mühen und Kosten zu scheuen, damit er sich im Unternehmen wie zu Hause fühlt. Das geschieht etwa durch:

• aktiv in Kontakt bleiben,
• ausgewählte Werbeartikel, adressiert an den Bewerber, damit er sich schon vor dem ersten Arbeitstag angekommen fühlt,
• eine Anleitung für Kollegen, die dazu auffordert, den neuen Mitarbeiter zeitnah persönlich willkommen zu heißen, was einen positiven Eindruck hinterlässt,
• ein Welcome-Paket noch vor dem ersten Arbeitstag, das einen guten Eindruck über das Unternehmen vermittelt, zum Beispiel mit Videos über die Büros, gehaltenen Webinaren und Links zu Blogs und sozialen Medienkanälen.

7. Personalisierte digitale Einarbeitung neuer Mitarbeiter im Homeoffice

Ein etabliertes Onboarding-Programm ist ein wichtiger Faktor für den Erfolg eines Unternehmens. Da kein Mensch gleich ist, sollte auch die digitale Einarbeitungsphase neuer Mitarbeiter im Homeoffice so individuell wie möglich gestaltet werden.

Remote-Onboarding-Tipp Nr. 1: In dem Moment, in dem neue Mitarbeiter einen Vertrag unterzeichnen, sollten sich ihre zukünftigen Kollegen aktiv an das neue Teammitglied wenden. Denkbar sind beispielsweise E-Mails mit einem kleinen Willkommensgruß und eine Einladung zum gemeinsamen Kennenlernen in der Mittagspause.

Kannst Du Dich noch an Deinen ersten Tag im Büro erinnern? Wahrscheinlich warst Du genauso aufgeregt wie der neue Mitarbeiter. Ein herzlicher Willkommensgruß macht sofort Lust und Laune und sorgt für einen Motivationsschub. Diese kleinen Aufmerksamkeiten kosten kein Geld, nur ein bisschen Planung und Organisation, haben aber enorme Auswirkungen auf die Arbeitsatmosphäre im Unternehmen, gerade beim Onboarding im Homeoffice.

So könnte ein neuer Mitarbeiter sein Onboarding im besten Fall beschreiben:

"Ich habe mich noch nie so willkommen bei der Arbeit gefühlt, auch wenn es im Homeoffice ist."

Wie das in der Praxis aussehen kann, zeigt EMPAUA: Die europäische Salesforce-IT-Beratung mit Mitarbeitern an fünf Standorten wollte ein einheitliches Zugehörigkeitsgefühl über alle Standorte hinweg schaffen und hat ihr Onboarding mit Kenjo automatisiert. Elena Lange, People & Culture Lead bei EMPAUA, sagt dazu:

"Wir haben uns für Kenjo entschieden, weil wir alle Prozessschritte in einem Tool einbetten wollten, um dadurch den Onboarding-Prozess besser zu machen."

Elena Lange, People & Culture Lead, EMPAUA

Die ganze Geschichte findest Du in der Fallstudie von EMPAUA.

8. Checkliste für digitales Recruiting und Onboarding im Homeoffice

Wollen wir uns nicht alle als etwas Besonderes fühlen und gemocht werden? Nutze diese Gefühle und bringe Neulinge von Anfang an mit verschiedenen Mitarbeitern im Team zusammen, damit sie einen festen Ansprechpartner für alle Fragen haben. Weitere wichtige Arbeitsschritte sind:

• Eine persönliche Nachricht des Geschäftsführers an den neuen Mitarbeiter am ersten Arbeitstag heißt ihn willkommen und verschafft einen ersten Überblick über die Arbeitsweise im Unternehmen.
• Die Personalabteilung sollte dem neuen Mitarbeiter rechtzeitig Verträge, Programme usw. zukommen lassen. Mit einer digitalen Personalakte liegen alle Unterlagen vom ersten Tag an an einem Ort.
• Noch vor dem ersten Arbeitstag sollte der neue Mitarbeiter die benötigten Geräte wie Laptop und Handy erhalten und auch eingerichtet haben.
• Lasse den neuen Kollegen dabei nicht alleine: Nichts ist frustrierender als lange E-Mails und Telefonate, bei denen sich am ersten Arbeitstag niemand verantwortlich fühlt. Technischer Support ist das absolute Minimum.
• Buddy-System: Noch vor der Einarbeitungszeit wird dem neuen Mitarbeiter ein Buddy zugeteilt, der ihm hilft, sich in seiner neuen Umgebung zurechtzufinden.
• Tägliche Check-ins: Hier können neue Mitarbeiter unterschiedliche Fragen stellen und auch über nicht berufsspezifische Dinge sprechen.
• Virtuelle Mittagessen und Kaffeepausen helfen dabei, sich innerhalb des Teams besser kennenzulernen.
• Wissensspiele über das Unternehmen mit coolen Preisen und großen Ankündigungen sind eine unterhaltsame Möglichkeit, sich zu engagieren und die Werte des Unternehmens kennenzulernen.
• Clevere Personaler nutzen das Schwarmwissen ihrer Belegschaft und finden durch regelmäßige Feedback-Prozesse heraus, was Mitarbeiter über die Einstellungs- und Einarbeitungsprozesse denken, wie sie verbessert werden können und was weggelassen werden kann.

Allgemeines Learning: Beim digitalen Recruiting und Onboarding von Remote-Mitarbeitern müssen Personalmanager anfänglich mehr Zeit in die Interaktion mit den Bewerbern investieren, da viele zufällige Begegnungen vor der Kaffeemaschine oder auf den Fluren des Büros im Homeoffice wegfallen. Ohne persönlichen Austausch fällt es vielen Menschen schwerer, sich mit ihrem neuen Unternehmen und Kollegen zu vernetzen und ein echtes Gefühl der Gemeinschaft zu etablieren. Oftmals fühlen sie sich sogar sozial isoliert und einsam im Homeoffice bei der mobilen Arbeit. Häufigere Berührungspunkte, konstruktives Feedback und schnellere Follow-ups beugen diesen Gefühlen vor.

Wichtig für effektives digitales Recruiting und Onboarding ist, dass sich Personalmanager und Vorgesetzte in die Lage ihrer Bewerber und neuen Mitarbeiter versetzen. Das sollte nicht allzu schwer sein, waren wir doch alle irgendwann einmal der oder die Neue und können das Gefühl des Verlorenseins und der Überwältigung nur zu gut nachempfinden. Gute Personaler beugen dem vor und holen ihre neuen Mitarbeiter rechtzeitig ab, damit sie sich am Arbeitsplatz willkommen und glücklich fühlen. So lässt sich eine hohe Mitarbeiterfluktuation vermeiden.

Wie Du Bewerber und neue Mitarbeiter digital begleitest, zeigt Dir unsere Personalverwaltungssoftware. Für die Suche und Verwaltung von Bewerbern findest Du alles im Bereich Recruiting.