Virtuelle Teams erfolgreich führen: Die besten Tools

Millionen von Menschen auf der ganzen Welt mussten aufgrund der Coronavirus-Pandemie auf das digitale Arbeiten im Homeoffice umstellen. Haben sich vor der Krise im Schnitt nur etwa vier Prozent der europäischen Arbeitnehmer zur Führung von virtuellen Teams entschieden, ist diese Zahl in den letzten Monaten rasant nach oben geschnellt. 

Innerhalb weniger Monate mussten die meisten von uns umdenken und lernen, was es bedeutet, virtuelle Teams erfolgreich zu führen.

Quelle: Statista

Virtuelle Teams führen auf Distanz ist nicht einfach. Zu glauben, dass nur ein Computer und ein Internetanschluss ausreichen würden, um erfolgreich daheim zu arbeiten ist zu eng gedacht. Geeignete Programme und ein entsprechender Remote-Arbeitsplatz bringen die Produktivität im Homeoffice auf den gleichen Stand wie im Büro.

Zum Beispiel helfen Programme zur Durchführung von Videokonferenzen und Projektmanagement-Tools virtuellen Teams den Überblick nicht zu verlieren. Wenn Mitarbeiter an verschiedenen Standorten arbeiten, kann sich das nämlich als ziemlich unübersichtlich erweisen und in heillosem Chaos enden.

Als einige der wichtigsten Regeln zum mobilen Arbeiten und Homeoffice hat sich der Einsatz entsprechender Tools für virtuelle Teams durchgesetzt, um sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind.

Im Folgenden stellen wir die besten Programme und Tipps für eine erfolgreiche virtuelle Teamführung vor, die Personaler sofort in ihrem Unternehmen einsetzen können. Wir schauen uns auch die Preise, Benutzerfreundlichkeit sowie diverse Benutzer- und Kundenbewertungen an.

1. Programme für die virtuelle Teamführung

Programme zur Aufgabenverwaltung unterstützen bei der Organisation von Projekten, der Planung des Arbeitstages und der Zuweisung von Aufgaben. Dadurch arbeiten Mitarbeiter so effizient wie möglich und halten Termine ein. Das heißt also, dass diese Programme virtuelles Teambuilding ermöglichen und die Zusammenarbeit innerhalb von Teams und Abteilungen vereinfachen.

Seit ein paar Jahren sind sie nicht mehr aus dem Arbeitsleben wegzudenken, da sie die Effizienz und Produktivität eines Unternehmens wesentlich verbessern. Darüber hinaus erwiesen sie sich während der Corona-Pandemie als echte Hilfe, um virtuelle Teams zu koordinieren und sie über den Fortschritt ihrer Projekte auf dem Laufenden zu halten, egal an welchem Standort sie arbeiten.

Sämtliche Programme arbeiten auf vergleichbare Weise und sind einfach zu bedienen. Mitarbeiter erstellen für jede Aufgabe eine entsprechende Akte, aus der die Verantwortlichkeiten und Fristen hervorgehen. Ebenso können sie Informationen und weitere Dokumente hinzufügen und den Stand aller Projekte auf einen Blick erkennen.

👉 Die wichtigsten Vorteile sind:

• Größere Projektkontrolle. Dadurch werden Verzögerungen oder Budgetabweichungen vermieden
• Höhere Produktivität, da sich die Mitarbeiter motivierter fühlen
• Zeitersparnis bei der Teamführung und -koordination
• Transparenz zwischen den Teammitgliedern, dem Unternehmen und dem Kunden
• Verbesserte interne Kommunikation und Koordination zwischen den Teammitgliedern

Die bekanntesten und beliebtesten Programme zum Aufgabenmanagement sind Asana und Trello.

Kostenlose Software

Es gibt eine Reihe verschiedener Remote-Arbeitswerkzeuge auf dem Markt, darunter kostenlose Software zu Aufgabenmanagement.

⭐️ Trello: Diese Software arbeitet mit der Kanban-Methode der Aufgabenorganisation. Das heißt, die Aufgaben sind je nach Entwicklungsstand in Spalten organisiert. Trello ist ein kostenloses Tool, mit dem Mitarbeiter auch Boards für jedes Projekt, jedes Team oder was sonst noch benötigt wird, erstellen können. 

• Die Vorteile: Intuitiv. Flexibel. Schnell. 

⭐️ Nozbe: Im Gegensatz zu Trello kategorisiert diese Software Aufgaben nach Gruppen. Nutzer können zum Beispiel einen Abschnitt für "Digitale Identifizierung" erstellen. Das Programm funktioniert auf verschiedenen Geräten und wurde speziell für das Arbeiten in virtuellen Teams im Homeoffice konzipiert.

• Die Vorteile: Mehrere Geräte. Listenformat. Einfach

⭐️  Kanban Flow: Hierbei handelt es sich um ein kostenloses Tool, das ebenfalls die Kanban-Methode der Aufgabenverwaltung verwendet. Der Clou dabei ist, dass Nutzer mit Hilfe von Zeilen Aufgaben nach Projekten, Teams oder Büros gruppieren können. Kanban Flow verfügt auch über einen Timer zur Berechnung der für jede Aufgabe aufgewendeten Zeit.

• Die Vorteile: Intuitiv. Visuell. Einfach.

Bestes Preis-Leistungs-Verhältnis

Auch wenn es für die meisten Task-Management-Tools kostenlose und kostenpflichtige Versionen gibt, möchten wir drei kostenpflichtige Tools hervorheben, die besonders interessant sind.

⭐️  Asana: Asana bietet zwar eine kostenlose Version, aber die kostenpflichtige Option erlaubt die Verbindung von mehr als 15 Benutzer, ideal für größere virtuelle Teams oder Unternehmen. Als eines der beliebtesten Tools, erlaubt es, Aufgaben je nach Deadline in Listen, Spalten oder in einem Kalender zu organisieren.

• Die Vorteile: Design. Flexibel. Effizienz.

⭐️  Basecamp: Dieses Tool hilft bei der Organisation von Teams und Projekten. Neben der Organisation anstehender Aufgaben bietet Basecamp auch ein Message Board zur Veröffentlichung von Aktualisierungen und eine Chat-Funktion für kurze, informelle Gespräche. Ebenso können Benutzer Dokumente und Dateien gemeinsam nutzen. Gegen eine monatliche Pauschalgebühr können beliebig viele Nutzer kontaktiert werden.

• Die Vorteile: Einbindung. Ganzheitlich. Ohne Einschränkungen.

⭐️ Omnifocus: Omnifocus: ist ein weiteres kostenpflichtiges Tool zur Aufgabenmanagement, das mit Listen und Unteraufgaben arbeitet. Das Programm ist nur als bezahlte Version erhältlich, ist jedoch im Vergleich zu den anderen weniger leistungsstark und intuitiv.

Unser bevorzugtes Tool zum Führen von virtuellen Teams

Wegen seiner vielen Möglichkeiten lieben wir Asana. Nutzer können verschiedene Projekte erstellen, neue Benutzer hinzufügen und spezifische Berechtigungen zuweisen, das Design auswählen.

Unendlich viele Möglichkeiten:

• Einen Kalender-, Kanban-, Listen- oder Checklistenansicht auswählen
• Alle enthaltenen Dateien ansehen
• Sehen, welche Personen das Projekt verfolgt
• Einen exklusiven Zugang für Kommentare einrichten
• Anzeige des Fortschritts eines Projekts

Alle Projekte im Blick behalten:

• Verantwortlichkeiten zuweisen
• Zwischenaufgaben erstellen
• Festlegen von Start- und Fertigstellungstermin
• Dateien anhängen
• Abhängigkeiten festlegen (wenn ein Projekt von einem anderen abhängt)
• Aufgaben Nachfolger hinzufügen
• Kommentare hinterlassen und Kollegen benachrichtigen

Ebenso verknüpft Asana viele andere Anwendungen und Integrationen, um zum Beispiel direkt aus einer E-Mail heraus Aufgaben hinzuzufügen. Der Betreff, Inhalt und angehängte Dateien werden der erstellten Aufgabe hinzugefügt.

Aus diesem Grund bewerten viele Benutzer dieses Programm positiv und verwenden es in ihrer täglichen Arbeit, egal ob sie die kostenlose oder die kostenpflichtige Version verwenden.

Asana bietet vier verschiedene Zahlungsmöglichkeiten an: eine kostenlose und drei kostenpflichtige.

• Standardoption: Die kostenlose Variante bietet die Verbindung mit bis zu 15 Benutzern und gewährt Zugang zu den grundlegenden Software-Tools.
• Premium-Option: Ideal für kleine Teams, die ihre Projekte organisieren und verfolgen müssen.
• Business-Option: Mittlere Unternehmen profitieren von den zusätzlichen Extras wie Ressourcenverwaltung, Portfolios usw.
• Enterprise-Option: Die letzte Variante wurde für große Unternehmen geschaffen und bietet weitergehende Versionen der oben genannten Funktionen der Kontrolle, Verwaltung und Nachverfolgung.

2. Software für die Kommunikation in virtuellen Teams

Für den Remote-Arbeitsplatz Softwareanwendungen für die interne Teamkommunikation von großer Bedeutung.

Dabei handelt es sich um Instant-Messaging-Anwendungen, die die Mitarbeiter eines Unternehmens miteinander verbinden. Dank dieser Anwendungen können wir auch an den entlegensten Standorten regelmäßige Gespräche mit Kollegen führen, Gruppen für Teams oder Abteilungen bilden und sogar Dokumente austauschen und versenden.

Diese Software vernetzt nicht nur Teams, sondern fördert auch die

Produktivität und ermöglicht, zum Beispiel die Anzahl der E-Mails zu reduzieren und die gesamte Kommunikation auf einer einzigen Plattform zu zentralisieren.

👉 Die wichtigsten Vorteile sind:

• Direkte Interaktion in virtuellen Teams
• Informationen in Echtzeit senden
• Interne und globale Unternehmenskommunikation
• Verbesserte Kommunikation zwischen Kollegen und Abteilungen

Kommunikation ist in jedem Unternehmen von grundlegender Bedeutung und trägt dazu bei, die allgemeine Unternehmensleistung und die erzielten Ergebnisse zu verbessern.

Kostenlose Software

Im Folgenden schauen wir uns drei Beispiele für kostenlose Software der internen Unternehmenskommunikation an:

⭐️ Google Hangouts: Verbunden mit einem E-Mail-Konto. Wenn Dein Unternehmen seine E-Mails bei Google hostet, kann es die Vorteile der App problemlos nutzen. Immerhin lässt sich damit eine Konversation zwischen zwei oder mehreren Personen im Unternehmen aufbauen. Die Haupteinschränkungen treten beim Versand von Dateien auf, da nur einige wenige verschiedene Formate akzeptiert werden.

• Vorteile: Mit E-Mail integriert. Einfach. Intuitiv.

⭐️ Slack: Als eines der beliebtesten Tools, um erfolgreich virtuelle Teams  führen zu können, wurde es von und für das Remote Arbeiten erstellt. Es gehört wahrscheinlich zu den umfassendsten Programmen, da es nicht nur die Kommunikation und das Erstellen von Gruppen ermöglicht, sondern auch den Versand von Dokumenten (die in der Cloud gespeichert werden) und die Integration der gängigen Arbeitswerkzeuge erleichtert. Auch hier gibt es eine kostenlose Version und andere kostenpflichtige Optionen.

• Vorteile: Effizient. Skalierbar. Speicherplatz.

⭐️ Skype: Außer für Videoanrufe wird diese App auch für den internen Firmenchat verwendet. Es können persönliche oder Gruppengespräche erstellt und Dateien versendet werden. Da diese Aufgaben aber nicht ihre Hauptfunktion sind, bietet sie nicht die gleichen Vorteile wie andere. 

• Vorteile: Einfach. Intuitiv.

Bestes Preis-Leistungs-Verhältnis

Weiterhin gibt es kostenpflichtige Tools, die mehr Funktionen bieten als die bereits erwähnten kostenlosen Apps.

⭐️ Microsoft Teams: Diese Plattform verbindet Kommunikation mit Zusammenarbeit, so dass Nutzer Chats erstellen können, um vertrauliche Nachrichten zu versenden, Videokonferenzen abzuhalten und Dateien zu speichern. Darüber hinaus ermöglicht sie die Verwaltung von Teams von bis zu 500.000 Mitarbeitern - perfekt für große Unternehmen.

• Vorteile: Skalierbar. Effizient. Speicherplatz.

⭐️ Flock: Flock ist Slack sehr ähnlich und wurde entwickelt, um Teams innerhalb eines Unternehmens zu unterstützen und zu vernetzen. Man kann vertrauliche Gespräche führen, Dokumente gemeinsam nutzen und speichern und in häufig verwendete Anwendungen integrieren.

• Vorteile: Einfach. Intuitiv. Effizient.

Unser Favorit für virtuelle Teams

Als bekennende Fans von Slack können wir nicht anders als dieses Tool zu empfehlen. Es bietet den perfekten Raum für Teamgespräche, und man kann es an seine eigenen Vorstellungen und Bedürfnisse anpassen und dank der Bot-Integration jede Menge Prozesse automatisieren.

Dank Slack kann man:

• Geschlossene oder gemeinsam genutzte Kanäle erstellen
• Direktnachrichten an andere Benutzer senden
• Dokumente versenden
• Unterhaltungen und Dateien durchsuchen
• Benachrichtigungseinstellungen ändern
• Verknüpfungen und Automatisierungen einrichten
• Integrieren mit anderen Plattformen. Eine Integration, die uns besonders gefällt, verbindet Slack mit den jeweiligen Abwesenheitskalendern der Mitarbeiter. Wenn ein Mitarbeiter seinen Jahresurlaub in die HR-Software des Unternehmens eingibt, zeigt Slack ein Benachrichtigungssymbol im Slack-Profil des Mitarbeiters an und macht damit deutlich, dass er nicht arbeitet. 

Wie wir bereits erwähnt haben bietet Slack einen kostenlosen und zwei bezahlte Tarife an. 

• Kostenloser Tarif: Hier können unbegrenzt so viele Benutzer hinzugefügt werden, wie benötigt werden. Video- und Audiogespräche können nur zwischen zwei Personen geführt werden, es bietet 5 GB Speicherplatz, und man kann nur auf die 10.000 neuesten Nachrichten zugreifen. 
• Standardpaket: Diese Option beseitigt die meisten Einschränkungen des kostenlosen Plans. Zum Beispiel erhöht sich der Speicherplatz auf 10 GB, und es können Gruppen-Videoanrufe getätigt werden. Ebenso können Kunden und externe Mitarbeiter Zugang zum Konto erhalten. 
• Plus-Paket: Dieses Paket enthält alle oben genannten Optionen, zusätzlich bis zu 20 GB Speicherplatz und einen 24/7-Support. 

Diese Software ist im Vergleich zu anderen Optionen auf dem Markt etwas teurer, aber aufgrund der vielen Möglichkeiten ist sie es auf jeden Fall wert. Viele Unternehmen schwören auf Slack. 

Viele Unternehmen haben sich nach dem Boom der Telearbeit für Slack entschieden, um ihre Teams miteinander zu connecten. Das Unternehmen meldete zwischen dem 1. Februar und dem 25. März dieses Jahres insgesamt 9.000 neue zahlende Kunden. Das sind 80 Prozent mehr als in den vorangegangenen Quartalen.

3. Abwesenheitsmanagement-Tools

Auch im virtuellen Büro haben Arbeitnehmer das Recht, Urlaub zu nehmen. In zahlreichen Unternehmen arbeitet die Hälfte der Belegschaft zu Hause im Homeoffice, und die andere wiederum im Büro. Hier den Überblick zu behalten, und nicht durcheinander zu kommen, wer abwesend ist, im Urlaub, oder einfach nur zu Hause arbeitet ist nicht immer einfach. Die Personalabteilung ist daher dafür zuständig, Abwesenheiten zu verfolgen und gegebenenfalls eine entsprechende Begründung zu verlangen.

Dazu verwenden viele Teams immer noch Excel-Tabellen, ein ziemlich veraltetes Tool, das den Bedürfnissen der Unternehmen heutzutage nicht mehr gerecht wird und besonders für virtuelle Teams ungeeignet ist. Die beste Lösung ist der Einsatz einer Software für das Abwesenheitsmanagement, die sich die Vorteile der Cloud-Technologie zunutze machen. Das bedeutet, dass jeder im Team von zu Hause darauf zugreifen und Informationen in Echtzeit eingeben oder nachschlagen kann.

Kenjo Interface

Diese Software zentralisiert auch die Mitarbeiterkommunikation. Virtuelles Management ermöglicht den Mitarbeitern, über die Plattform ihren Urlaub zu beantragen. Im Gegenzug erhalten sie eine Genehmigung und können bei Bedarf auch eine Begründung, zum Beispiel ein ärztliches Attest, hochladen.

Gleichzeitig erkennen Personalmanager und Vorgesetzte auf einem Blick, ob sich Urlaubsanträge überschneiden oder Stellen vakant sind.

👉 Die wichtigsten Vorteile sind daher:

• Bessere Kontrolle über die Abwesenheiten der Mitarbeiter
• Direkter Kontakt mit den Teams
• Informationen in Echtzeit und jederzeit zugänglich
• Regelmäßige Abwesenheits- und Jahresurlaubsberichte
• Optimierung der Prozesse

Teams virtuell führen: Unser bevorzugtes Instrument

Unser bevorzugtes Abwesenheitsmanagement-Tool ist natürlich unser eigenes: Kenjo. Mit Kenjo kannst Du:

• Mitarbeiterabwesenheiten mit Google- und Microsoft-Kalendern synchronisieren
• Slack mit den Abwesenheitsstatus der Mitarbeiter synchronisieren
• Ist ein Mitarbeiter im Urlaub, wird sein Slack automatisch aktualisiert
• Erweiterte Berichte erstellen, um Abwesenheitstrends nach Einzelperson oder Team zu analysieren

4. Performance Management-Software

Eine Leistungsbeurteilung misst die Qualität der Arbeit eines Mitarbeiters, wobei sowohl seine beruflichen als auch zwischenmenschlichen Kompetenzen berücksichtigt werden. In der Regel werden sie zweimal pro Jahr durchgeführt, um die Produktivität des Unternehmens zu steigern und die gesetzten Ziele zu erreichen.

Wie wird dieses Leistungsmanagement nun am besten durch durchgeführt? Indem Personaler und Vorgesetzte Rückmeldungen von Kollegen einholen, die eng mit dem betreffenden Mitarbeiter zusammen arbeiten. Ebenso wird der Mitarbeiter um eine Selbsteinschätzung gebeten, die ihm hilft, über seine Rolle im Unternehmen nachzudenken. Dank dieser Informationen kann der Personalleiter Schlussfolgerungen ziehen und eine Bewertung durchführen.

Auch während des mobilen Arbeitens während Covid-19 sollten diese Evaluierungen fortgesetzt werden. In Zeiten wie diesen ist es umso wichtiger, die Leistung eines jeden Mitarbeiters zu verfolgen, Probleme oder verbesserungsbedürftige Bereiche rechtzeitig zu erkennen und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen.

Performance Management-Programme gestatten es, Informationen schnell und einfach zu sammeln. Fragebögen werden automatisch verschickt und erfassen alle Informationen auf derselben Plattform. So sehen Personalverantwortliche auf einen Blick, wer reagiert hat und wer nicht.

Über die Software selbst können Fragebögen für jede Stelle angepasst oder eine von Fachleuten entwickelte Vorlage verwendet werden.

Unser bevorzugtes Tool für virtuelle Teams

Kenjo bietet eines der modernsten Performance Management-Module auf dem Markt an. Für nur 5 Euro pro Mitarbeiter/Monat können 90º-, 180º- oder 360º-Feedbackgespräche durchgeführt werden. Diese Leistungsbeurteilungen können mit anderen Funktionen wie OKRs und Mitarbeiterzufriedenheit kombiniert werden, so dass Personaler und Vorgesetzte die Leistung und Motivation ihrer Mitarbeiter im virtuellen Team steuern können.

👉 Zu den größten Vorteilen von Kenjo gehören:

• Die Erstellung objektiver und maßgeschneiderter Bewertungssysteme für jedes Profil
• Individuelle Anpassung der Anforderungen und Mindestqualifikationsniveaus, um Spitzenleistungen zu erzielen
• Bewertungsfragebögen mit unterschiedlichen Antwortformaten anpassen
• Regelmäßige Informationen über die Leistung jedes Mitarbeiters erhalten
• Feedback-Prozesse verfolgen
• Fragebögen mit individuell angepassten Fragen erstellen
• Ergebnisse exportieren und Berichte erstellen

5. Software für Videokonferenzen

Andere Programme für virtuelle Teams umfassen Cloud-basierte Videokonferenz-Software. Dank dieser virtuellen Meetings macht es tatsächlich keinen Unterschied mehr, wo auf der Welt gearbeitet wird. Die Meetings können sogar aufgezeichnet und anschließend abgespielt werden. 

Das Angebot dieser Programme ist riesig, aber immer sollte die Software Gespräche zwischen mehreren Personen für digitale Meetings ermöglichen.

Da persönliche Besprechungen sich in virtuellen Teams kompliziert gestalten, bildet eine entsprechende Videokonferenz-Software eine Grundvoraussetzung für das Remote Arbeiten.

5.1. Zoom

Zoom ist im Moment ziemlich cool. Der Hauptvorteil besteht darin, dass es einfach zu bedienen ist und Meetings per Videokonferenz abgehalten und bei Bedarf bis zu 1.000 Teilnehmer hinzugefügt werden können. Außerdem ist die Aufzeichnung der Gespräche extrem einfach.

Im Januar und Februar dieses Jahres haben 2,22 Millionen Menschen die App heruntergeladen (mehr als im gesamten Jahr 2019), wie aus einem Artikel im Wired Magazine hervorgeht.

Mit dem kostenlosen Tarif können unbegrenzt Meetings durchgeführt werden, allerdings nur für eine Gesamtdauer von maximal 40 Minuten. Zusätzlich bietet Zoom drei weitere kostenpflichtige Pläne an, die diese Limitierung aufheben.

5.2. Google Hangouts

Google Hangouts verfügt nicht nur über eine Chat-Funktion, sondern es können auch Videoanrufe zwischen mehreren Personen geführt werden. Das Programm ist äußerst benutzerfreundlich und vor allem schnell. Und da das Tool mit Google Mail und Google Kalender verbunden ist, generiert es automatisch einen Link zu Hangouts, sobald ein Meeting in den Kalender eingetragen wird. 

5.3. Skype

Skype kann sich damit rühmen, eine der ersten Videokonferenzplattformen überhaupt zu sein. Auch heute ist die Software noch die erste Wahl für viele Unternehmen, die es besonders für die interne Kommunikation nutzen.

Wie bereits erwähnt, kann das Tool für den internen Austausch oder den Dokumentenversand genutzt werden. 

6. Zeitmanagement-Tools für einen virtuellen Arbeitsplatz

Obwohl es in Deutschland noch keine entsprechenden Gesetze gelten, sind laut einem EU-Urteil zur Arbeitszeiterfassung im Mai 2019 Unternehmen dazu verpflichtet, die Zeit und Anwesenheit aller Mitarbeiter zu erfassen. Unternehmen benötigen im Grunde ein System, das es Mitarbeitern ermöglicht, von zu Hause aus ein- und auszustempeln.

Abgesehen davon muss schriftlich vereinbart sein, wie viele Stunden täglich die Mitarbeiter arbeiten sollen. Im Homeoffice fällt es vielen Menschen schwer, kontrolliert und selbstdiszipliniert zu arbeiten. Hinzu kommen Gefühle der sozialen Isolation und Einsamkeit im Homeoffice, die ablenken.

Daher ist eine passende Zeiterfassungssoftware der nächste logische Schritt. Nur so sind Arbeitnehmer und -geber jederzeit und von überall genau darüber informiert, wie viele Stunden sie für jede Aufgabe und jeden Tag mit der Arbeit verbracht haben.

👉 Die Vorteile liegen auf der Hand:

• Mitarbeiter können von jedem Ort und mit jedem Gerät darauf zugreifen
• Einfache, schnelle und bequeme Zeiterfassung für Arbeitnehmer
• Reduziert menschliche Fehler, die bei manuellen Systemen häufig vorkommen
• Informationen und Berichte in Echtzeit
• Reduzierter Zeitaufwand für Revisionen und Kontrolle
• Sichere Cloud-Speicherung, die keinen Platz beansprucht

6.1 Toggl

Dank Toggl können Vorgesetzte und Personaler die Zeit verfolgen, die Mitarbeiter für ihre Aufgabe und Projekt benötigen. Es arbeitet wir ein Zeitmessgerät und Personalmanager müssen einfach einen Knopf drücken, um die Erfassung zu starten und dann die aufgezeichnete Zeit einem Kunden zuweisen, wenn er fertig ist.

Das Dashboard im Menü zeigt die für jedes Projekt in einem bestimmten Zeitrahmen aufgewendete Zeit an, was besonders für kleine Unternehmen nützlich sein kann, die aus jedem Projekt Kapital schlagen müssen und sich keine Überstunden leisten können. 

6.2. Kenjo

Kenjos HR-Software verfügt über ein digitales Arbeitszeiterfassungssystem, das Personalmanager und Vorgesetzten hilft, die europäischen Bestimmungen einzuhalten. Es ist nur eine Frage der Zeit, bis auch in Deutschland die Gesetze entsprechend des EuGH-Urteils angepasst werden müssen. Die Mitarbeiter müssen lediglich ihren Arbeitsbeginn und -ende in der App erfassen. Kenjo ist einfach und intuitiv.

Der Personalabteilung werden die aufgezeichneten Stunden, die ein Mitarbeiter im Laufe der Zeit geleistet hat, übersichtlich dargestellt mit in Echtzeit aktualisierten Berichten.

Kenjo Interface

7. Cloud-basierte Speichersysteme

Die beste Möglichkeit zur Zusammenarbeit in virtuellen Teams ist die Verwendung von Cloud-basiertem Speicher. Durch dieses Online-Archiv bietet das virtuelle Team jedem Mitglied die Möglichkeit, auf die relevanten Dateien und Informationen zugreifen, Dateien speichern, gemeinsam nutzen oder bearbeiten.

Dabei kommt dem Datenschutz eine große Bedeutung zu: Die Plattform sollte die Sicherheit der Daten garantieren und über eigene Verschlüsselungssysteme verfügen und als zusätzliche Garantie regelmäßige Sicherheits-Backups durchführen.

👉 Einige der Hauptvorteile dieser Systeme sind

• Reduzierung der Kosten für Hardware und Software
• Datensicherheit
• Vereinfachte Zusammenarbeit im Team
• Anpassungsfähigkeit und Flexibilität
• Zugang zu automatischen Updates

7.1. Google Drive

Google Drive ist das Cloud-basierte Speichersystem von Google und ist mit dem E-Mail-Konto verknüpft.

Man braucht dazu nur ein Google Mail-Konto und kann bis zu 15 GB kostenlosen Speicherplatz zum Speichern aller Arten von Dateien nutzen.

Auf Google Drive können gemeinsam genutzte Dokumente wie Präsentationen, Tabellenkalkulationen oder Text erstellt und Zugriffsberechtigten vergeben werden sowie Mitarbeiter gleichzeitig arbeiten. 

7.2. Dropbox

Dropbox funktioniert ähnlich wie Google Drive, ist aber weniger intuitiv. In diesem Programm können Dokumente gespeichert und geteilt werden und alle Kollegen haben Zugang dazu.

Die kostenlose Version bietet 2 GB Speicherplatz, kostenpflichtige Pläne dagegen bis zu 2 TB Speicherplatz.

7.3. One Drive

One Drive ist Microsofts Alternative für Cloud-Storage und Dateifreigabe. Das Dateisystem ähnelt dem eines Computers, was es extrem intuitiv macht.

Es wird eine kostenlose Basisversion angeboten, mit der man bis zu 5 GB nur für die Speicherung von Dokumenten nutzen kann. Das kann mit kostenpflichtigen Versionen erweitert werden, inklusive aller Office-Anwendungen.

7.4. WeTransfer

WeTransfer ist zwar keine Cloud-Storage-Lösung, aber dank ihm senden Unternehmen schnell und sicher Dokumente.

Mit dem kostenlosen Plan können Dateien von bis zu 2 GB Größe versendet werden - entweder per E-Mail oder über einen Download-Link. Der Zugriff des Empfängers läuft jeweils nach sieben Tagen ab.

Mit WeTransferPro senden Teams Dokumente bis zu einer Größe von 20 GB und entscheiden selber, wann der Link abläuft. 1TB Speicherplatz klingen auch nicht schlecht.

8. Passwort-Manager

Datenschutz und Sicherheit ist sicherlich eines der wichtigen Anliegen für virtuelle Teams beim mobilen Arbeiten. Abgesehen davon, dass Unternehmen ihren Mitarbeitern einen angemessenen Schutz für ihre Computer bieten müssen, sollten sie auch entsprechende Software verwenden, die sensible Passwort-Informationen schützt.

Ein Passwort-Manager speichert Daten sicher und fügt Passwörter automatisch ein, wenn sich Mitarbeiter bei Anwendungen anmelden wollen.

Ebenso Mitarbeiter oder Vorgesetzte ihren Kollegen auch verschlüsselte Passwörter schicken.

8.1. LastPass 

Unsere Empfehlung für die Sicherung und den Versand von Passwörtern ist LastPass. Dieses Tool generiert sichere Passwörter, speichert sie und ermöglicht den Versand an die Kollegen.

Unabhängig davon, ob Teams digital oder im Büro arbeiten, sorgt LastPass für eine sichere Weitergabe der Passwörter. Herkömmliche E-Mails oder WhatsApp-Nachrichten können da nicht mithalten.

Die kostenlose Version ist auf einen Benutzer beschränkt. Unternehmen können jedoch aus kostenpflichtigen Tarifen ab 3,56 Euro pro Benutzer/Monat wählen.

8.2. 1Password

1Password funktioniert ähnlich wie LastPass und besticht durch eine etwas attraktivere und intuitivere Benutzeroberfläche.

Der Hauptnachteil dieser Software ist jedoch, dass sie keine kostenlose Version anbietet. Unternehmen müssen sich auf einen monatlichen Zahlungsplan festlegen - genauso wie Privatpersonen.

8.3. Bitwarden

Schließlich gibt es noch Bitwarden, einen hochsicheren Open-Source-Passwortmanager. Er bietet Sicherheit, Transparenz und Zugang an allen Standorten dieser Welt.

Das kostenlose Paket beschränkt auf zwei Benutzer und ist sowohl für Privatpersonen als auch für Unternehmen erhältlich. Kostenpflichtige Optionen erweitern die Anzahl der Benutzer.