Alles, was du über den Onboarding-Prozess wissen musst! (+ Gratis Checkliste)

Die Mitarbeiterzufriedenheit spielt eine immer größere Rolle bei der Bindung von Talenten. Aber wie sorgt man eigentlich dafür, dass die Mitarbeitenden sich wohlfühlen? Der erste Schritt zur Mitarbeiterzufriedenheit ist ein strukturierter Onboarding-Prozess, der neue Mitarbeiter mit dem Unternehmen und ihrer Stelle vertraut macht. Der Prozess beginnt ab dem Zeitpunkt, an dem dem Arbeitnehmer ein Angebot gemacht wird, und endet, sobald der Arbeitnehmer ein produktives Mitglied des Unternehmens ist.

Aber was genau macht eigentlich einen guten Onboarding-Prozess aus und worauf muss man dabei achten? Wir beantworten alle Deine Fragen zu der Dauer, dem Umfang und den Zielen des Onboardings und stellen Dir eine kostenlose Onboarding-Checkliste zur Verfügung.

Was ist Onboarding?

Onboarding ist ein Begriff aus der Personalbranche, der sich auf den Prozess der Einführung eines neu eingestellten Mitarbeiters in ein Unternehmen bezieht. Onboarding hilft den Mitarbeitern, ihre neue Position und die Arbeitsanforderungen zu verstehen und sich nahtlos in das Unternehmen zu integrieren. Der Onboarding-Prozess umfasst viele Aktivitäten, von der Begrüßung am ersten Tag bis hin zu den ersten Schulungen. Das Onboarding kann von einigen Wochen bis zu einem Jahr dauern, aber geht normalerweise mindestens ein paar Monate. Im Idealfall fühlen sich die Mitarbeiter nach dem Onboarding selbstbewusst, kompetent und bereit, die neue Position auszufüllen.

Im Rahmen des Onboardings erhalten neue Mitarbeiter Schulungen und Informationen, die ihnen die Eingewöhnung in ihre neue Position erleichtern. Dies hilft ihnen, ihre Rolle, die Erwartungen des Arbeitgebers und die Unternehmenskultur zu verstehen.

Das Onboarding ist eine kritische Zeit für neue Mitarbeiter und nicht jeder Vorgesetzte hat die Kapazität, seine Mitarbeitenden individuell und effizient einzuarbeiten. Vorgesetzte, die wenig Zeit haben, sollten darüber nachdenken, eine Software für das Onboarding einzusetzen, damit ihren neuen Mitarbeiter produktiv arbeiten können.

Dieser Artikel befasst sich mit dem Onboarding, warum es für den Erfolg Deines Unternehmens wichtig ist und liefert Dir eine Onboarding Definition. 

Warum ist ein strukturiertes Onboarding wichtig?

Das Onboarding ist wichtig, weil es die Beschäftigten an ihre Rolle, die Unternehmensphilosophie und die Rolle im Unternehmen gewöhnt. Außerdem bindet der Prozess die neuen Mitarbeiter sofort in die neue Arbeitsumgebung ein und sorgt dafür, dass sie sich für den Erfolg des Unternehmens engagieren. Außerdem bindet das Onboarding die neuen Mitarbeiter direkt an das Unternehmen, indem es ihnen das Gefühl gibt, zum Team zu gehören. 

Ohne ein angemessenes Onboarding-Verfahren nimmt die Mitarbeiterfluktuation zu und die Produktivität lässt nach. Geringes Engagement der Mitarbeiter kostet die Unternehmen jedes Jahr viel Geld. Sind Deine Mitarbeiter aber engagiert, ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie Dein Unternehmen verlassen, geringer. Wenn ein Unternehmen ein gutes Onboarding durchführt, bleiben die Beschäftigten in der Regel länger im Unternehmen.

Zum besseren Überblick hier nochmal die Gründe, warum ein strukturiertes Onboarding wichtig ist:

• Geringere Mitarbeiterfluktuation 
• Höhere Produktivität
• bessere Einbindung in das Team
• Zugehörigkeitsgefühl zum Unternehmen
• schnelle Integration in die neue Arbeitsumgebung
• Verständnis der Unternehmensphilosophie 
• direktes Engagement für den Erfolg des Unternehmens
• Bindung an das Unternehmen
  
  

Kostenlose Onboarding Checkliste - Jetzt herunterladen!

Um ein perfektes Onboarding durchzuführen, ist es wichtig, bestimmte Punkte zu beachten. Wir haben Dir eine umfassende Checkliste zusammengefasst, die Dir helfen wird, den Onboarding-Prozess vorzubereiten. Lade die Liste heute noch herunter!

Was ist das Ziel vom Onboarding?

Der Onboarding-Prozess ist sowohl für das Unternehmen als auch für den neuen Mitarbeiter wichtig, da neben einer besseren Mitarbeiterbindung auch die Einstellungskosten minimiert werden. Des Weiteren wird durch ein gut organisiertes Onboarding sichergestellt, dass der neue Mitarbeiter in seiner neuen Rolle effektiv mitarbeiten kann. Das bedingt, ihn frühzeitig mit internen und externen Stakeholdern in Verbindung zu bringen, die ihm bei der Ausführung seiner Aufgaben helfen. Zusätzlich sollte er arbeitsplatzspezifische Schulungen erhalten und an Orientierungsprogrammen teilnehmen.

Das Onboarding sollte auch das Wohlbefinden des Mitarbeiters im Team und am Arbeitsplatz steigern. Du als Unternehmer musst den neuen Mitarbeiter mit seinen Kollegen bekannt machen, damit sie ihre einzelnen Rollen und die Art der Zusammenarbeit besprechen können. Zusätzlich sollte das Onboarding das Engagement und den Einsatz der Mitarbeiter fördern. Neue Mitarbeiter bringen frische Ideen, neue Perspektiven und unterschiedliche Arbeitserfahrungen in ihre neue Rolle ein. Nutze diese Erkenntnisse. Ein effektiver Onboarding-Prozess zeigt die Wertschätzung für neue Mitarbeiter und beweist, dass das Unternehmen in den Erfolg der Mitarbeitenden investiert.

Wie lange dauert der Onboarding Prozess?

Tatsächlich verbringen die meisten Unternehmen laut einer Umfrage nur ein bis zwei Wochen mit dem Onboarding-Programm für ihre Mitarbeiter, was ein großer Fehler ist. Ein zu kurzes Onboarding führt zu einer schlechten Mitarbeiterbindung, Unzufriedenheit unter den Mitarbeitenden und sogar zu einem toxischen Arbeitsumfeld, das das bestehende Team belasten kann.

Der allgemeine Konsens unter Personalverantwortlichen ist, dass die Einarbeitung mindestens drei Monate dauern sollte. Untersuchungen zeigen jedoch, dass Unternehmen die Mitarbeiterbindung erhöhen können, wenn sie das Onboarding auf das gesamte erste Jahr eines Mitarbeiters ausdehnen.

Im Allgemeinen sollte der Einarbeitungsprozess aber mindestens drei Monate dauern, da HR-Fachleute und Personalverantwortliche sich einig sind, dass dies die Mindestdauer für die Eingliederung neuer Mitarbeiter ist. Erst nach ca. 12 Wochen fühlt sich der neue Mitarbeiter bereit, die Anforderungen an seine neue Stelle vollständig zu meistern und fühlt sich in das neue Team eingegliedert.

Die Onboarding Phasen

Der gesamte Onboarding-Prozess gliedert sich in mehrere Phasen, die man chronologisch abarbeiten kann, um ein umfassendes Onboarding zu gewährleisten. Die Inhalte der einzelnen Phasen sind zum Teil deckungsgleich mit unserer Checkliste für ein reibungsloses Onboarding. Wir von Kenjo haben Dir die wichtigsten Phasen zusammengefasst:

Die ersten Schritte: Vorbereitung auf das Onboarding

• Background-Check: Für einige Jobs ist es von Wichtigkeit vor dem Beginn der Anstellung einen gründlichen Background-Check durchzuführen, da es für manche Stellen z.B. unabdingbar ist ein medizinisches Zeugnis vorzuweisen oder zu beweisen, dass man keine Vorstrafen hat.
• E-Mail-Konto anlegen: Bereits vor dem ersten Arbeitstag sollten sämtliche Konten und Zugänge angelegt werden, damit der Kollege direkt mit der Arbeit loslegen kann. Sprich Dich dazu mit dem Admin, der Informationstechnologie (IT) oder dem Sicherheitsbeauftragten der Firma ab. 

• Mitarbeiterdatenbank: Damit der neue Mitarbeitende seine Tätigkeiten ausführen kann, ist ein Eintrag in die Mitarbeiterdatenbank unabdingbar. Dies garantiert nicht nur einen reibungslosen Ablauf der Arbeitsprozesse, sondern auch die Aufnahme der Person in alle HR-Prozesse.

• Geräte zur Verfügung stellen: Nutzt der neue Mitarbeiter einen PC oder einen Mac? Welche Größe muss seine Arbeitskleidung haben? Muss die Schutzbrille an eine Sehschwäche angepasst werden? All diese Fragen müssen bereits vor dem ersten Arbeitstag geklärt werden.
• Schlüsselkarte für Mitarbeiter vorbereiten: Um dem neuen Mitarbeiter Zugang zu allen Bereichen zu gewährleisten, die für seine Arbeit wichtig sind, müssen schon vor dem ersten Arbeitstag Schlüsselkarten, Zugangscodes oder Chipkarten bereitgestellt werden.

Die Orientierungsphase: Die ersten Tage im Job

• Begrüßungs-E-Mail: Wenn der neue Kollege das erste Mal sein E-Mail-Konto öffnet, sollte er dort bereits eine Mail von Dir als Geschäftsführer vorfinden. Damit vermittelst Du ihm, dass er nicht nur gebraucht wird, sondern dass Du es zu schätzen weißt, dass er in Zukunft das Team erweitert und zum Gelingen der Geschicke des Unternehmens beitragen wird.

• Arbeitsplatz einrichten: Auch sein Arbeitsplatz, sei es ein Schreibtisch, ein Fließband oder eine Produktionsanlage, sollte vorbereitet sein. Dies vermittelt dem neuen Arbeitnehmer, dass man an ihn gedacht hat und sich auf seinen Arbeitsbeginn freut.

• Begrüßung: Wenn Du als Chef es einrichten kannst, wäre es gut, wenn Du die neuen Kollegen begrüßen könntest. Sind gleich mehrere Kollegen neu eingestellt worden, bietet es sich an, eine Onboarding-Veranstaltung einzuplanen, in deren Rahmen Du zu den neuen Kollegen sprechen kannst.

• Bürobesichtigung: Danach sollte das Büro besichtigt werden, damit sich die neuen Kollegen gleich heimisch fühlen und sich besser orientieren können. Dies kann durch eine Kollegin aus dem Team, eine Mitarbeiterin aus der HR-Abteilung oder durch Dich persönlich erfolgen.

• Team-Mittagessen: Bei einem gemeinsamen Mittagessen am ersten Tag kann der neue Kollege das Team kennenlernen und bereits einen Eindruck bezüglich der Teamchemie gewinnen. Er fühlt sich dadurch gut integriert und kann erste Kontakte knüpfen.

• Unternehmensgeschichte: Ein paar einleitenden Worte helfen, um das Unternehmen und dessen Historie besser kennenzulernen. Dies hilft bei der Identifikation mit dem Arbeitgeber. Die oben bereits erwähnte Onboarding-Veranstaltung ist der perfekte Rahmen dafür.

• Check-in nach einer Woche: Nach der ersten Woche sollte man sich nach dem Befinden der Person erkundigen. Dies wird normalerweise durch die Kollegen in der HR-Abteilung durchgeführt.

Integration in die neue Arbeitswelt: Die ersten drei Monate

• Mentoring: Vom ersten Tag an sollte ein Mentor die Person unterstützen, beraten und anleiten. Der Mentor nimmt sich die Zeit, den neuen Kollegen und dessen Herausforderungen kennenzulernen, und nutzt dann sein Verständnis und seine persönlichen Erfahrungen, um den Kollegen zu unterstützen. 

• Check-ins - Einen Plan erstellen: Überlege Dir, wie oft Du im Rahmen des Onboardings mit den neuen Kollegen sprechen willst. Erstelle dann einen dezidierten Plan, wann diese Treffen stattfinden sollen. Ein logischer Rhythmus  wäre es, nach einer Woche, nach einem Monat und nach drei Monaten miteinander zu sprechen.

• Check-ins durchführen: In der Folge musst Du diese Treffen dann durchführen. Erstelle hierfür eine Agenda, die gerne auch durch den neuen Kollegen festgelegt werden darf. Auch dies wird normalerweise durch die Kollegen in der HR-Abteilung durchgeführt.

Das perfekte Onboarding mit Kenjo

Da es für den ersten Eindruck keine zweite Chance gibt, solltest Du für eine reibungslose Mitarbeiterintegration mit einer einfachen Onboarding-Software sorgen. Mit Kenjo organisierst Du ein effektives Mitarbeiter-Onboarding, sparst Zeit und kannst Dich an den standardisierten Prozessen innerhalb der Software orientieren.

Unsere Software übernimmt alle Aufgaben des Onboarding-Prozesses: Individuell angepasste Begrüßungs-E-Mails sorgen für einen guten Eindruck. Die neuen Mitarbeiter können ihre persönlichen Informationen in unserer App schon vor dem ersten Arbeitstag hochladen. Automatisch generierte Organigramme veranschaulichen die Position des neuen Mitarbeiters im Unternehmen und automatische Benachrichtigungen halten sie auf dem Laufenden. Teste Kenjo noch heute für 14 Tage kostenlos.