4 Strategien, um den Onboarding-Prozess im Homeoffice zu optimieren

Wie arbeitet man neue Mitarbeiter am besten ein, so dass sie sich trotz mobiler Arbeit und Homeoffice als Teil eines Teams fühlen? Als Teil einer ganzheitlichen Personalstrategie hilft ein optimierter Onboarding-Prozess beim Start in den neuen Job.

Inmitten der allgemeinen Aufregung um Covid-19 und der damit verbundenen Umstellung auf mobiles Arbeiten und Homeoffice ist es gar nicht so einfach, talentierte Kandidaten anzuwerben und einzustellen. Haben Personalmanager erst einmal mit diesem Schritt Erfolg gehabt, wartet auch schon die nächste Hürde: Wie arbeitet man am besten neue Mitarbeiter ein und wie läuft ein effektiver Onboarding-Prozess ab, wenn sowohl Vorgesetzte als auch Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten?

Da kann man schon einmal ins Schwitzen geraten, aber keine Panik, wir sind hier, um zu helfen. Als Experten für HR-Software kennen wir die Bedürfnisse unserer Kunden und wissen genau, was Personalmanager tun müssen, damit sie den Onboarding-Prozess optimieren und ihre neuen Mitarbeiter auch im Homeoffice einarbeiten können.  

So bleiben im Schnitt vier von fünf neu eingestellten Mitarbeitern im Unternehmen, was für eine erfolgreiche Einarbeitung spricht. Doch laut einer Untersuchung des Jobportals stepstone.de empfindet nur etwa die Hälfte der neuen Mitarbeiter den Onboarding-Prozess als strukturiert und angenehm. Da gibt es also noch viel Platz nach oben.

Onboarding-Prozess Definition  

Als Teil einer ganzheitlichen Personalstrategie sorgt das Onboarding für eine reibungslose Mitarbeiterintegration, um neue Mitarbeiter optimal bei der Vorbereitung und Einarbeitung zu begleiten.

In der Regel dauert die Einarbeitungszeit zwischen einer Woche und einem Monat und sollte idealerweise auch schon vor dem ersten Arbeitstag beginnen. Die ersten Tage vermitteln Mitarbeitern ein Bild vom Unternehmen und den Werten, für die diese stehen.

Immerhin gilt: Für den ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance.

Während dieser kritischen Phase beobachten neu eingestellte Mitarbeiter genau, wie Prozesse organisiert sind, wie Kollegen in informellen und formellen Situationen miteinander agieren und wie Leistung erbracht wird. Ein erfolgreicher, optimierter Onboarding-Prozess zeichnet sich dadurch aus, dass neue Mitarbeiter:

• das Gefühl haben, willkommen zu sein,
• eingebunden werden,
• sie nicht im Stich gelassen werden
• und darauf vertrauen, dass ihre Arbeitgeberwahl die richtige war.

In diesem Sinne bietet das Onboarding eine großartige Chance, die Unternehmenskultur und jeweiligen Erwartungen an jeden, der dort arbeitet, transparent darzustellen.

Grafik: Aneta Kosinska

In dieser von Kosinska, A erstellten Grafik ist das Verhältnis zwischen dem wirtschaftlichen Wert, “Economic Value” genannt, und der Zeit gut dargestellt. Diese ist wiederum unterteilt in eine Investitions- und Gewinnzone. Wie wir sehen, fällt in die Zeit des Onboardings der Löwenanteil der Investition: Hier müssen Personalmanager und Vorgesetzte sich genügend Zeit nehmen, neue Mitarbeiter zu schulen und einzuarbeiten. Nur dadurch lässt sich ein angemessener Return on Investment (ROI) erzielen. 

Immerhin ist sowohl die Suche nach geeigneten Bewerbern als auch die Einarbeitungszeit ein zeit- und kostenintensiver Prozess. Daher gilt es, den Onboarding-Prozess richtig zu gestalten und dem Mitarbeiter genügend Zeit und Aufmerksamkeit zu widmen.

Laut Untersuchungen von Gallup und Tata Consulting verbessert eine positive Onboarding-Erfahrung die Chancen, dass der neue Mitarbeiter nicht nach ein paar Wochen innerlich auscheckt und sich nach einer neuen Stelle umsieht um 82 %. Eine negative Onboarding-Erfahrung dagegen erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass der neue Mitarbeiter das Unternehmen recht schnell wieder verlässt.

Vorteile des Onboardings im Homeoffice

Für die meisten neuen Mitarbeiter fühlt sich der erste Arbeitstag wie der erste Schultag an: Sie sind aufgeregt, vielleicht ein wenig ängstlich und brennen darauf, in ihrer neuen Firma etwas zu bewegen. Wir erinnern uns bestimmt alle an den ersten Tag auf einer neuen Arbeit. Ein Onboarding-Prozess zu optimieren und gestalten bildet einen idealen Rahmen, damit Mitarbeiter Bedenken oder Rückmeldungen über ihre neue Rolle und ihr neues Umfeld ohne falsche Scheu mitteilen. Weitere Vorteile sind:

• Top-Talente einstellen und halten: Mit einem großartigen Onboarding-Programm schaffen Unternehmen eine starke Basis für nichtgreifbare Werte und einzigartige Unternehmenskultur schaffen, die Spitzentalente anzieht.
• Mitarbeiterzufriedenheit: Das fördert langfristig das Engagement und die Motivation.
• Besseres Image: Gute Einarbeitungsprogramme schulen und informieren neu eingestellte Mitarbeiter über organisatorische Praktiken und die einheitliche Unternehmenskultur. 
• Mitarbeiterbindung: Die engagiertesten Mitarbeiter sind diejenigen, die starke Verbindungen zu ihren Kollegen und Managern pflegen. Gute Vorgesetzte helfen ihnen beim Aufbau dieser Beziehungen, indem sie ihnen in den ersten ein bis zwei Wochen einen Mentor zuteilen. 
• Weniger Fluktuation: Eine hohe Fluktuationsrate kann sich negativ auf den Nettoprofit und die Teammoral auswirken. Die Implementierung eines Onboarding-Programms trägt wesentlich dazu bei, dass Mitarbeiter und Arbeitgeber von Anfang an besser zusammenpassen, die Kommunikationswege öffnen und Mitarbeiter langfristig an das Unternehmen binden.
• Erhöhte Produktivität: Ein strukturiertes Onboarding ermöglicht einen definierten Einarbeitungsprozess mit klar verteilten Aufgaben und flüssigen Abläufen in der Organisation.

Onboarding-Prozess optimieren

Vier Hauptbereiche haben den größten Einfluss auf einen erfolgreichen Onboarding-Prozess:

• 1. Der Faktor Mensch
• 2. Passende Strategie
• 3. Die richtigen Prozesse
• 4. Der Einsatz von Technik

Strukturieren und organisieren Personalmanager diese Bereiche gut durch, sind sie auf dem besten Weg, ihre Neueinstellungen zu Insidern zu machen, die langfristig einen Unternehmensbeitrag leisten wollen und für ihren Job brennen.

1. Der Faktor Mensch

Nach dem Recruiting sollten neue Mitarbeiter während der Einarbeitungsphase alle wichtigen und relevanten Kollegen treffen, mit denen sie in ihrer neuen Rolle zusammenarbeiten werden. Dazu gehören Manager, Teamkollegen, Führungskräfte, neu eingestellte Mitarbeiter und die Personalabteilung. 

👍🏻 Führungskräfte involvieren

• Ein Mitglied der Führungsriege sollte 20 bis 30 Minuten lang mit ihnen telefonieren.
• Bei größeren Organisationen reichen aufgezeichnete, 20-30-minütige Begrüßungsvideos.

👍🏻 Abteilungsgespräche

• Zur Einführung reichen Videoanrufe mit Personen aus verschiedenen Abteilungen in Form von 1-on-1-Gesprächen aus. Hier erklären sie ihre Rollen und Aufgaben und zeigen auf, wie sie in Zukunft miteinander arbeiten. 

👍🏻 Team-Meetings

• Die passende Gelegenheit, Teammitglieder kennenzulernen.
• Ist das Team größer, können vorgegebene Fragen wie "Wann hast Du in der Firma angefangen; warum hast Du Dich entschieden, hier zu arbeiten; was hast Du vorher gemacht und/oder was ist Dein Ziel für dieses Jahr?" das Eis brechen.

👍🏻 Ungezwungene Kennenlernrunden

• Ungezwungene Kennenlernrunden unterbrechen die Arbeitsroutine und lassen die Mitarbeiter auf einer persönlichen Ebene Kontakte knüpfen. Beim normalen Onboarding würde dies wie ein Abendessen nach der Arbeit, ein Kaffeetrinken nach dem Meeting oder ein Getränk am Freitagabend aussehen.
• Verbesserungsvorschlag: Im Homeoffice planen Personalmanager ein Zoom-Meeting nach der Arbeit, bei der die Leute gemeinsam zu Abend essen können. Virtuelle Pausenzeiten und koordinierte Chatgruppen helfen beim Aufbau eines Netzwerks

👍🏻 Einführung in die Personalabteilung

• Damit neue Mitarbeiter wissen, an wen sie sich bei HR-spezifische Fragen wenden können, sollte die Personalabteilung auch hier eine Kennenlernrunde vereinbaren oder ihnen zumindest eine Begrüßungs- und Einführungs-E-Mail schicken. 

👍🏻 Individuelle Vorstellung

• Gebe neuen Mitarbeitern die Gelegenheit, über sich und ihre Stärken zu reden. Bitte sie zum Beispiel in einer Gruppe über drei wichtige Meilensteine in ihrer Karriere zu sprechen.

2. Passende Strategie

Während der Onboarding-Phase müssen neue Mitarbeiter die Unternehmensstrategie verstehen, die Richtung des Unternehmens kennen und wissen, welche Fähigkeiten sie benötigen, um dorthin zu gelangen. 

👍🏻 Einblicke in die einzelnen Rollen 

• Ein erstes Telefonat, in dem der Vorgesetzte den neu eingestellten Mitarbeitern die wichtigsten Prioritäten und Verantwortlichkeiten ihrer Tätigkeit der ersten drei Monate erläutert und erklärt, wie der Manager ihre Rolle heute sieht bzw. wie die Rolle im Laufe der Zeit weiterentwickelt werden soll. 

👍🏻 Einblicke in die Technik und Software

• Verschafft einen guten Überblick über die verwendete Technik und das entsprechende Know-how.

👍🏻 Kernstrategie des Unternehmens

• Um einen Einblick in die Kernstrategie des Unternehmens zu bekommen, sollten neu eingestellte Mitarbeiter eine Mappe erhalten, in der die wichtigsten Kunden, Branchen und dergleichen aufgelistet sind.

3. Die richtigen Onboarding-Prozesse

Wenn wir den Onboarding-Prozess optimieren, erleichtern wir neuen Mitarbeiter die Einarbeitung ungemein. Dazu gehört auch das Bereitstellen entsprechender Ressourcen.

👍🏻 Papierkram und Verwaltung

• Die gesamten Formalitäten zur Unterzeichnung werden einige Tage vor dem jeweiligen ersten Arbeitstag verschickt, so dass die Mitarbeiter ihn lesen und in einer 30-minütigen Vorbesprechung alle Fragen stellen konnten.

👍🏻 Begrüßungspakete

• Ein Begrüßungspaket, das nach Hause geschickt wird, oder zur Abholung im Büro bereit steht, ist ein netter Touch, dank dem sich die Mitarbeiter bereits am ersten Tag willkommen fühlen. Im Paket können Swag-Artikel des Unternehmens in Form von T-Shirts, Leckereien und Schmuck gepackt sein, aber auch Handbücher, die die Unternehmenskultur näherbringen.

👍🏻 Handbuch für die mobile Arbeit

• In so einer Arbeitsdokumentation sind die Regeln, Vorschriften und bewährte Praktiken zum Remote-Arbeiten im Homeoffice schriftlich fixiert.

4. Der Einsatz von Technik

Funktionierende Technik und der entsprechende Zugang ist die Voraussetzung für einen guten Start in jedem Unternehmen, aber im Homeoffice noch mehr als je zuvor, um einen stressfreien Onboarding-Start zu gewährleisten.

👍🏻 Ausrüstung 

• Login-Benutzernamen und Passwörter müssen im Voraus übermittelt werden. 
• Den IT-Support zur Beantwortung aller Zugangsfragen sowie ein einstündiges Meeting für weitere Fragen schaffen viele Fragen aus de Weg.

• Laptops, Desktop-Bildschirme oder den ergonomischen Stuhl direkt nach Hause zu schicken erspart viel Chaos.
• Ein Gutschein im Wert von 100 € für den Kauf weiterer Technik, die für das Remote-Arbeit im Homeoffice benötigt wird, kann Frust und unnötiges Hin- und Herschreiben vermeiden.

👍🏻 Zoom-Müdigkeit

• Acht Stunden lange Zoom-Videochats ermüden, besonders für die ersten Wochen im Homeoffice. 
• Daher ist es besser, Schulungen über die ganze Woche verteilen, da Neueinstellungen Zeit brauchen, um neue Informationen zu verarbeiten. 

Die richtigen Ressourcen für den Erfolg in der Arbeit

Unabhängig davon, ob es sich um ein junges Startup-Unternehmen oder einen großen multinationalen Konzern handelt, die Erfahrung des Mitarbeiters bei der Einarbeitung wird seine Wahrnehmung für den Rest seiner Zeit im Unternehmen prägen. Deshalb sollten Personalmanager und Vorgesetzte das Onboarding auch im Homeoffice als Investition in die Zukunft betrachten und dementsprechend die richtigen Ressourcen auf die Menschen, Prozesse, Strategien und Technologien zur Verfügung stellen.

Mit einer optimierten Onboarding-Software gelingt die reibungslose Mitarbeiterintegration einfach und schnell, denn für den ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance. Ein positiver Einarbeitungsprozess bindet Fachkräfte an das Unternehmen und sorgt für zufriedene Mitarbeiter und ein funktionierendes Unternehmen.

Über die Autorin

Antea Kosinska arbeitet als Remote Change Consultant mit Führungskräften an digitalen Transformationsprojekten und ist auf Kommunikation und Schulungen spezialisiert.