Effizientes Onboarding Deiner Deskless-Worker: Ein reibungsloser Übergang zu einer HR-Software

Ein effizientes Onboarding-Programm ist entscheidend für die Zufriedenheit und das Engagement neuer Mitarbeiter. Studien zeigen, dass ein effektiver Einarbeitungsprozess die Zufriedenheit und das Engagement der Mitarbeiter erheblich steigern kann. Dennoch machen viele Beschäftigte negative Erfahrungen mit traditionellen, papierbasierten Onboarding-Prozessen.

Um den Onboarding-Prozess zu optimieren, setzen moderne Unternehmen auf intelligente Automatisierungslösungen wie eine Onboarding-Software. Eine solche HR-Software bietet individuelle Begrüßungen, automatische Benachrichtigungen und erschafft einen benutzerfreundlichen Arbeitsplatz. Für Manager und Personalabteilungen wird die Integration neuer Mitarbeiter durch automatisierte Erinnerungen und eine klare Übersicht über alle Aufgaben erleichtert.

In Branchen wie dem Baugewerbe kann eine solche Software neue Bauarbeiter durch personalisierte E-Mails und eine mobile App unterstützen. Dies erleichtert den Einstieg und sorgt für einen reibungslosen und sicheren Onboarding-Prozess. In diesem Artikel erfährst Du, wie der Übergang zu einer HR-Software für Dein Team reibungslos gestaltet werden kann und welche Schritte dabei besonders hilfreich sind.

Wie läuft ein idealer Onboarding-Prozess ab?

Onboarding ist der Prozess, bei dem ein neu eingestellter Mitarbeiter in Dein Unternehmen eingeführt wird. Er hilft neuen Mitarbeitern, ihren neuen Arbeitsplatz, ihre Rolle und die Erwartungen an ihre Position zu verstehen. Dieser Prozess ist entscheidend, um neue Mitarbeiter erfolgreich in das Unternehmen zu integrieren und sie mit den Kollegen sowie der Unternehmenskultur vertraut zu machen.

Mit einer Onboarding-Software wird dieser Prozess deutlich erleichtert. So wird sichergestellt, dass sich neue Mitarbeiter von Anfang an wohl und gut unterstützt fühlen.

Ein Unternehmen aus der Fertigungsindustrie kann eine HR-Software einführen, um den Onboarding-Prozess zu verbessern. Neue Mitarbeiter in der Produktion erhalten vor ihrem ersten Arbeitstag personalisierte E-Mails mit Informationen zu Sicherheitsrichtlinien, ihrer Rolle und dem Team. Über die mobile App können sie ihre persönlichen Daten hochladen und sich mithilfe von Organigrammen über ihre Position und die Unternehmensstruktur informieren.

Am ersten Arbeitstag werden sie durch personalisierte Startbildschirme begrüßt, die ihnen den Einstieg erleichtern. Automatische Benachrichtigungen erinnern an wichtige Schulungen und Sicherheitsunterweisungen, wodurch der Onboarding-Prozess nicht nur effizienter, sondern auch sicherer gestaltet wird. So kann das Unternehmen sicherstellen, dass neue Mitarbeiter schnell produktiv werden und sich gut integriert fühlen.

Warum ist das Onboarding von Mitarbeitern wichtig?

Untersuchungen haben ergeben, dass Unternehmen mit einem guten Onboarding-Prozess die Bindung neuer Mitarbeiter an das Unternehmen um 82 % und die Produktivität um über 70 % erhöhen. Ein guter Einarbeitungsprozess kann dazu beitragen, die Erwartungen der neuen Mitarbeiter an ihr Unternehmen zu erfüllen und sicherzustellen, dass sie sich willkommen fühlen. Der Prozess sollte ihnen helfen, sich schneller einzuleben, Beziehungen zu ihren neuen Kollegen aufzubauen und schließlich in ihrer neuen Rolle voll durchzustarten.

Mit einer Onboarding-Software wird dieser wichtige Prozess durch personalisierte Begrüßungen, automatische Benachrichtigungen und eine klare Struktur erheblich vereinfacht und optimiert. So wird die Integration neuer Mitarbeiter nicht nur effizienter, sondern auch effektiver gestaltet, was letztlich die Zufriedenheit und Produktivität erhöht.

Wie läuft das Onboarding neuer Mitarbeiter ab?

Der Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. In der Regel umfasst er jedoch die folgenden fünf Schritte:

1. Die Einstellungsphase - Preboarding

Der Einstellungsprozess wird oft als getrennt vom Onboarding betrachtet, aber beide sind eng miteinander verbunden. In gewisser Weise beginnt das Onboarding ganz am Anfang des Einstellungsprozesses, indem man durch klare Stellenbeschreibungen und Vorstellungsgespräche einen guten Eindruck hinterlässt.

Mit einer HR-Software können während der Preboarding-Phase automatisierte, personalisierte E-Mails und Dokumente an die neuen Mitarbeiter gesendet werden. Dadurch werden Fragen schnell beantwortet, der Kontakt bleibt erhalten und alle benötigten Informationen für den ersten Tag sind verfügbar.

2. Die Woche vor der Einstellung

Wenn das Anfangsdatum des neuen Mitarbeiters näher rückt, ist es an der Zeit, ihm die relevanten Unterlagen, Unternehmensrichtlinien und Formulare zukommen zu lassen und die Ausrüstung und den Zugang zu organisieren.

Eine Onboarding-Software ermöglicht den automatischen Versand relevanter Dokumente und Materialien. Die Software kann auch die Organisation und Nachverfolgung der Ausrüstung sowie die Einrichtung von E-Mail-Konten und Netzwerkzugängen automatisieren, was die Effizienz erheblich steigert.

3. Der erste Tag

Egal wie viel Erfahrung Du hast, der erste Tag an einem neuen Arbeitsplatz kann überwältigend sein - vor allem, weil es so viele Informationen auf einmal zu verarbeiten gibt.

Mit einer HR-Software können neue Mitarbeiter personalisierte Startbildschirme und eine strukturierte Einführung in das Unternehmen erhalten. Virtuelle Einführungsveranstaltungen und die Vorstellung im Team können nahtlos organisiert und durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass der erste Tag eine angenehme Erfahrung wird.

4. Die erste Woche

Nach dem ersten Tag wird sich die Personalabteilung eher subtil einmischen. Du wirst Dich wahrscheinlich mit dem Manager des neuen Mitarbeiters in Verbindung setzen, um sicherzustellen, dass er in der ersten Woche einen vernünftigen Schichtplan hat und Zugang zu den relevanten Tools oder der Software hat, die er für seine Rolle benötigt.

Die Onboarding-Software unterstützt dabei, den Zeitplan des neuen Mitarbeiters zu koordinieren und Treffen mit anderen Teams zu organisieren. Automatische Benachrichtigungen erinnern an wichtige Schulungen und Treffen, was den neuen Mitarbeitern hilft, sich schnell in ihre Rolle einzufinden.

5. Die ersten 3-6 Monate

In dieser Zeit muss die Personalabteilung gemeinsam mit dem Vorgesetzten des neuen Mitarbeiters sicherstellen, dass die Erwartungen des Mitarbeiters und die Realität in Deinem Unternehmen übereinstimmen.

Eine HR-Software ermöglicht regelmäßige Feedbackgespräche und Fortschrittsverfolgung durch automatisierte Erinnerungen und Berichte. Dies stellt sicher, dass sowohl die Personalabteilung als auch der Vorgesetzte den Fortschritt des neuen Mitarbeiters überwachen und notwendige Anpassungen oder Schulungen rechtzeitig bereitstellen können.

Praktisches Beispiel: Onboarding in der Fertigungsindustrie

Ein Unternehmen aus der Fertigungsindustrie führt eine HR-Software ein, um den Onboarding-Prozess zu verbessern. Neue Mitarbeiter in der Produktion erhalten vor ihrem ersten Arbeitstag personalisierte E-Mails mit Informationen zu Sicherheitsrichtlinien, ihrer Rolle und dem Team. Über die mobile App können sie ihre persönlichen Daten hochladen und sich mithilfe von Organigrammen über ihre Position und die Unternehmensstruktur informieren.

Am ersten Arbeitstag werden sie durch personalisierte Startbildschirme begrüßt, die ihnen den Einstieg erleichtern. Automatische Benachrichtigungen erinnern sie an wichtige Schulungen und Sicherheitsunterweisungen, wodurch der Onboarding-Prozess nicht nur effizienter, sondern auch sicherer gestaltet wird. So kann das Unternehmen sicherstellen, dass neue Mitarbeiter schnell produktiv werden und sich gut integriert fühlen.

Häufige Schwierigkeiten beim Onboarding-Prozess

Einige häufige Schwierigkeiten, mit denen HR-Teams beim Onboarding konfrontiert werden, sind:

• Mangelnde Vorbereitung, so dass sich neue Mitarbeiter an ihrem ersten Tag unvorbereitet und überfordert fühlen.
• Vernachlässigung von Feedback, wodurch sich die Mitarbeiter ungehört und unbeachtet fühlen.
• Unzureichende oder ungenaue Informationen für neue Mitarbeiter, die zu Verwirrung oder Frustration führen.
• Irreführende Stellenbeschreibungen und unklare Erwartungen, so dass sich neue Mitarbeiter verloren fühlen oder ihre Rolle im Unternehmen nicht kennen.
• Versäumnis, die relevante Software zu demonstrieren, was die Fähigkeit des neuen Mitarbeiters behindert, seine Arbeit effektiv auszuführen.
• Zu viele Informationen werden zu schnell weitergegeben, so dass der neue Mitarbeiter mit einer Flut von Dokumenten überschwemmt wird.
• Fehlende Einführungen und Teambuilding-Aktivitäten, so dass sich neue Mitarbeiter isoliert und von ihren Kollegen abgekoppelt fühlen.

All diese Faktoren können zu einer negativen Onboarding-Erfahrung beitragen und letztendlich zu einem unmotivierten Mitarbeiter führen. Es ist wichtig, dass Unternehmen Zeit und Ressourcen in die Entwicklung eines umfassenden und effektiven Onboarding-Prozesses investieren, um ihre neuen Mitarbeiter auf den Erfolg vorzubereiten. Auf diese Weise können sie einen reibungslosen Übergang in ihre neue Rolle gewährleisten und ein positives und produktives Arbeitsumfeld fördern.

Wie Probleme bei Onboarding mit einer HR-Software behoben werden können

Effektives Onboarding ist entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens, doch viele kämpfen mit typischen Problemen. Kenjos HR-Software bietet umfassende Lösungen: Personalisierte Begrüßungen und Checklisten bereiten neue Mitarbeiter optimal vor, während automatisierte Feedback-Schleifen und zentrale Informationsplattformen Verwirrung reduzieren. Klare Rollenbeschreibungen und Schulungsmodule verhindern Missverständnisse und Überforderung. Geplante Teambuilding-Aktivitäten fördern zudem den Zusammenhalt. Hier nochmal eine Übersicht der Probleme und der dazugehörigen Lösungen.

Mangelnde Vorbereitung

Kenjos Onboarding-Software ermöglicht es, individuelle Begrüßungen und Startbildschirme bereits vor dem ersten Arbeitstag zu erstellen. Automatische Checklisten stellen sicher, dass alle Vorbereitungen abgeschlossen sind, sodass sich neue Mitarbeiter gut vorbereitet und willkommen fühlen.

Vernachlässigung von Feedback

Mit Kenjos Software können regelmäßige Feedback-Schleifen und Umfragen automatisiert werden, wodurch sichergestellt wird, dass neue Mitarbeiter gehört werden und ihre Anliegen zeitnah adressiert werden.

Unzureichende oder ungenaue Informationen

Die Software stellt sicher, dass neue Mitarbeiter alle notwendigen Informationen über eine zentralisierte Plattform erhalten. Dies reduziert Verwirrung und Frustration, da alle Dokumente, Richtlinien und Anweisungen leicht zugänglich und stets aktuell sind.

Irreführende Stellenbeschreibungen und unklare Erwartungen

Durch klare, automatisch erstellte und versendete Dokumente sowie detaillierte Rollendefinitionen innerhalb der Software, wissen neue Mitarbeiter genau, was von ihnen erwartet wird und wie ihre Rolle in das Unternehmen passt.

Versäumnis, die relevante Software zu demonstrieren

Kenjos Onboarding-Software beinhaltet Schulungsmodule und Tutorials, die den neuen Mitarbeitern helfen, die relevanten Tools und Software schnell zu erlernen und effektiv einzusetzen.

Zu viele Informationen werden zu schnell weitergegeben

Die Software ermöglicht eine schrittweise Einführung von Informationen durch zeitlich abgestimmte Nachrichten und Module, wodurch neue Mitarbeiter nicht überfordert werden.

Fehlende Einführungen und Teambuilding-Aktivitäten

Mit Kenjos Onboarding-Software können virtuelle und persönliche Einführungen sowie Teambuilding-Aktivitäten geplant und automatisiert werden. Dies fördert den Aufbau von Beziehungen und ein Gefühl der Zugehörigkeit.