Was ist ein HR-ERP-System und was kann es leisten?

Die meisten Personalmanager wissen mittlerweile, dass die Technologie ein großer Gewinn für Personalabteilungen ist. Und doch verliert man leicht den Überblick bei den vielen Angeboten und Neuentwicklungen auf dem Markt, so dass es manchmal schwierig sein kann, mit den neuesten Entwicklungen Schritt zu halten.

In diesem Artikel befassen wir uns damit, wie ERP-Systeme funktionieren und was sie für Personalabteilungen leisten können.

ERP-Systeme gibt es in Unternehmen schon seit langem. Sie wurden zur Integration und Unterstützung der Unternehmensführung entwickelt und umfassen daher auch Module für die Personalverwaltung. Zum besseren Verständnis werden wir dieses System mit dem Human Resource Management vergleichen.

ERP-System Definition

ERP steht für Enterprise Resource Planning, also der Geschäftsressourcenplanung. Diese Software ermöglicht es Unternehmen, verschiedene Geschäftsbereiche, wie zum Beispiel das Personalwesen, zu verwalten.

Sie sind hauptsächlich für Großunternehmen und Konzerne konzipiert worden, die ein umfassendes Managementsystem benötigen Geschäftsprozesse steuern wollen. ERPs bestehen demnach aus verschiedenen Komponenten, die sich mit bestimmten Bereichen des Unternehmens befassen. Und zu diesen Modulen gehört natürlich auch das Personalwesen.

Das Ziel eines ERPs für das Personalwesen besteht darin, administrative Aufgaben zu automatisieren und interne Abläufe zu verbessern, um den Teammitgliedern viel Zeit und Arbeit zu ersparen. 

Diese Softwarelösung kann für die Verwaltung, Gehaltsabrechnungen, Personalbeschaffungsmaßnahmen, Evaluierungen und Stellenanzeigen verwendet werden. All dies ist in einem einzigen Programm integriert, was die allgemeine Verwaltung und Entscheidungsfindung ungemein erleichtert.

Unterschiede zwischen einem ERP und HRMS

Inzwischen gibt es eine Vielzahl verschiedener digitaler Tools, die die Arbeit von Personalabteilungen erheblich erleichtern können. Eines davon ist das Human Resources Management System (HRMS). Diese HR-Software wurde eigens entwickelt, um die Personalabteilungsabläufe zu verwalten, digitalisieren und automatisieren.

Da es sich dabei gewissermaßen um eine fachbezogene Software handelt, die nicht Teil einer umfassenderen Plattform ist (wie es bei ERPs der Fall ist), verfügt sie über ein zuverlässigeres System mit mehr Funktionen.

In dieser Tabelle findest Du einen detaillierten einen Vergleich:

Schauen wir uns beide Funktionen im Detail an.

ERP-System Funktionen im Personalmanagement

Ein ERP-System aus einer Reihe von verschiedenen Bausteinen, die unterschiedliche Geschäftsbereiche bedienen. Der Personalbereich trägt in der Regel dazu bei, die Aufgaben zu automatisieren, die den größten Teil der Zeit dieser Abteilung in Anspruch nehmen.

Bei der Suche nach einem ERP für die Personalverwaltung sollte man unbedingt darauf achten, ein ERP mit so viele Funktionen wie möglich zu wählen. Einige der wichtigsten sind:

• Verwaltung der Personaldatenbank: Speicherung und Verwaltung der persönlichen Mitarbeiterdaten
• Lohn- und Gehaltsabrechnung: Kontrolle der Lohn- und Gehaltsabrechnung und ggf. Anpassungen
• Zeiterfassung: Digitales Ein- und Ausstempeln
• Mitarbeiterschulung und -entwicklung: Entwurf und Entwicklung interner Schulungsprogramme des Unternehmens
• Recruiting: Durchführung von Auswahlverfahren, Veröffentlichung von Stellenangeboten usw.
• Berichte und Analytics: Erstellung von KPI-Reports, um bessere Entscheidungen in der Personalabteilung zu treffen.

Außerdem sind viele HR-ERPs Cloud-basiert, so dass Mitarbeiter von jedem Ort und von jedem Gerät aus auf die Informationen zugreifen können.

Funktionen eines HRMS

• Gehaltsabrechnung: Erfassen und Kontrolle von Gehaltsanpassungen, Weiterleitung von Informationen an Personalverantwortliche oder zuständige Stelle usw.
• Zeiterfassung: Arbeitsrechtliche Bestimmungen durch digitale Ein- und Ausstempeln einhalten. Diese Daten werden vier Jahre lang gespeichert
• Mitarbeiterportal: Mitarbeiter können auf Informationen zugreifen, die für sie relevant sind (Urlaub, Lohnzettel usw.)
• Workflows: Automatisierte Aufgaben sparen Zeit
• Abwesenheitsmanagement: Urlaubsverwaltung und Genehmigung von Abwesenheiten der Mitarbeiter über einen einzigen Kanal. Du suchst nach einer passenden Software dazu? Dann empfehlen wir Dir diesen Artikel:

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• Performance Management: Konzeption und Durchführung von Leistungsbeurteilungen innerhalb des Unternehmens
• Recruiting und Auswahlverfahren: Unterstützung bei der Personalauswahl durch Herausfiltern von Lebensläufen, zusammengeführte Kommunikation, Konzeption des Bewerbungsgesprächs usw.
• Organigramm: Gestaltung der Organisationsstruktur, um interne Abläufe besser zu verstehen
• Mitarbeiterbefragungen: Automatischer Versand von Fragebögen zur Messung der Mitarbeiterzufriedenheit.
• Berichterstattung und Analytics: Automatische und konfigurierbare Berichte mit wertvollen Informationen für die Personalabteilung

Kenjo Interface

ERP und HRMS Unterschied

Wie wir sehen können, gibt es erhebliche Unterschiede zwischen einem ERP und einem HRMS. 

Der Hauptunterschied besteht darin, dass ein ERP aus betriebswirtschaftlicher Sicht konzipiert wurde und ein HRMS den spezifischen Bedürfnissen einer Personalabteilung dient. 

Ein qualitativ hochwertiges HRMS deckt die meisten alltäglichen Prozesse in der Personalverwaltung ab. Diese Systeme wurden geschaffen, um Zeit zu sparen, die Effizienz und den strategischen Einfluss der Abteilung innerhalb des Unternehmens zu verbessern. Und aus diesem Grund enthalten sie Funktionen, die man in einem ERP nicht finden wird.

Schauen wir uns die Tabelle im Vergleich der verschiedenen Systeme an, wird schnell klar, dass ERPs lange nicht so viele für Personalabteilungen relevante Funktionen anbieten wie HRMS. Das HRMS gewinnt hier haushoch.