Abwesenheitsmanagement-Software für Mitarbeiter

Das Personalmanagement nimmt eine Schlüsselfunktion in jedem Unternehmen ein. Denn die Mitarbeiter sind der Motor, der das Unternehmen antreibt. Um mit maximaler Leistung zu arbeiten ist die richtige Auswahl einer Online Urlaubsverwaltungs-Software für Mitarbeiter von großer Bedeutung. Der Verzicht auf eine solche Software bedeutet oftmals eine enorme Belastung für Personalabteilungen.

Die Berechnung des Jahresurlaubs eines jeden Mitarbeiters, die Abwesenheitsverfolgung, das Managen von Krankenstand usw. kann ohne die entsprechenden Tools schwierig sein. Bis vor kurzem benutzten die meisten Abteilungen einen einfachen Excel Urlaubsplaner 2022 zur Urlaubsverwaltung ihrer Mitarbeiter. HR Software hilft uns jedoch dabei, viel effektivere und effizientere Modelle zu entwickeln: speziell entwickelte Software für die Abwesenheits- und Urlaubsplanung.

Diese digitalen Plattformen sind darauf ausgerichtet, die Aufgaben der Personalverwaltung zu optimieren, zu beschleunigen und zu vereinfachen. Lass uns einen genaueren Blick auf die Features dieser HR-Software werfen und schauen, wie Du diejenige auswählst, die Deinen Bedürfnissen am besten entspricht.

Eine ausführliche Beratung zur Software-Auswahl im HR hilft übrigens dabei, genau das passende Programm für die individuellen Bedürfnisse von Personalabteilungen zu finden.

Vorteile Software vs. Excel

Excel-Tabellen sind nach wie vor die beliebteste Methode für die Urlaubsplanung und das Abwesenheitsmanagement. Diese Software wurde jedoch nicht dafür entwickelt und stößt daher auf ihre Grenzen:

• Excel ist zu 100 Prozent ein manuelles Tool. Mit anderen Worten: Du musst die Excel-Tabellen selbst erstellen und alle Daten eingeben. Das bedeutet viel Zeit und Arbeitsaufwand.
• Es besteht ein viel höheres Fehlerrisiko. Zudem können leicht falsche Zahlen eingegeben werden
• Herkömmliche Excel-Tabellen lassen keine Teamarbeit zu, da das Dokument auf einem Computer und nicht in der Cloud gespeichert ist.
• Nicht jeder verfügt über die erforderlichen, Grundkenntnisse in Excel, um mit den Daten umzugehen oder die Excel-Tabelle zu erstellen.

Im Gegensatz dazu gibt es Online Urlaubsverwaltungs-Software für Mitarbeiter, die speziell für diese Funktion entwickelt wurden. Welche Vorteile bieten sie im Detail?

Aufgaben automatisieren

Die Automatisierung von Aufgaben ist einer der Hauptvorteile der Verwendung einer bestimmten Software. Sie ermöglicht einen besseren und reibungslosen Arbeitsprozess. Der Urlaubskalender jedes Mitarbeiters wird stets aktualisiert, und Du kannst die Verfügbarkeit auf einen Blick überprüfen. Darüber hinaus werden alle genommenen Urlaube automatisch abgezogen, sodass Du jederzeit sehen siehst, über wie viele Tage Resturlaub sie noch verfügen.

Dagegen müssen in Excel alle Informationen händisch eingetragen werden. Du musst jeden Urlaubsantrag eines Mitarbeiters nacheinander eingeben und manuell aktualisieren, wie viele Tage Resturlaub verbleiben oder die Urlaubsabgeltung berechnen. Fehler oder Nachlässigkeiten können bei diesem System leicht passieren und für den betreffenden Mitarbeiter von Nachteil sein.

Zeitersparnis

Abwesenheitsmanagement und Urlaubsverwaltung können eine langwierige, nicht enden wollende Aufgabe sein. Tatsächlich zeigen Statistiken, dass Personalabteilungen mehr als 90 Tage im Jahr mit Verwaltungsaufgaben verbringen, wenn sie traditionelle Tabellenkalkulationen verwenden. Durch den Einsatz einer passenden Software zur Verwaltung des Personalbestands Deines Unternehmens kannst Du Deine Ressourcen optimieren und bessere Ergebnisse erzielen.

Wir von Kenjo wissen, dass Du mit einer speziellen Personalsoftware bis zu 40 % der Zeit einsparen kannst, die Du normalerweise für rein administrative Aufgaben aufwenden musst.

Das augenfälligste Beispiel, mit dem Personalmanager täglich zu tun haben, ist die Verwaltung des Jahresurlaubs, insbesondere im Hinblick auf den bevorstehenden Sommer. Normalerweise würden die Mitarbeiter eine E-Mail an den Manager schreiben, in der sie ihre freien Tage beantragen. Der Personaler überprüft dann seinen Online-Urlaubsplaner und antwortet auf die E-Mail. Falls die gewünschten Urlaubstage verfügbar sind, muss er diese manuell in die Tabelle eingeben. Dieser ganze Prozess nimmt viel Zeit in Anspruch und erzeugt eine große Anzahl von E-Mails in Deinem Posteingang.   

Eine HR-Verwaltungsplattform minimiert den Aufwand jedoch wesentlich. Mitarbeiter können ihren Urlaub direkt über das System beantragen, und der Personalverantwortliche kann diesen mit nur einem Klick entweder genehmigen oder ablehnen. Dies reduziert die Anzahl der E-Mails, die manuelle Dateneingabe usw. Der Manager kann sich auch einen einheitlichen Kalender aller arbeitenden und abwesenden Mitarbeiter anzeigen lassen, sodass er sicherstellen kann, dass alle Bereiche auf den entsprechenden Arbeitsebenen abgedeckt sind.

Erreichbarkeit und Teamwork 

Abwesenheits- und Urlaubsverwaltungstools sind in der Cloud gespeichert und erleichtern die Teamarbeit erheblich. Warum das so ist? Jedes Mitglied der Personalabteilung hat über das Internet Zugriff auf die Plattform und kann alle darin enthaltenen Daten einsehen. Diese werden wiederum mit dem Rest des Teams geteilt und in Echtzeit aktualisiert. Der Unterschied zu Excel besteht darin, dass hier Dokumente nicht gemeinsam genutzt werden können. Die einzige Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, jedes Mal die gleiche Datei an die Person zu senden, die sie benötigt.

Ein weiterer Vorteil des Arbeitens in der Cloud besteht darin, dass die Personalabteilung von jedem Gerät und zu jeder Zeit auf die Plattform zugreifen kann. Du musst nicht mehr im Büro sein, um arbeiten zu können. Verwalte Dein Team von wo und wann auch immer Du willst.

Und da Du keine Software herunterladen oder Dateien speichern musst, sparst Du auch Platz auf Deinem Computer.

Informationen in Echtzeit

HR-Softwares zentralisieren alle Daten der Personalabteilung und bieten Dir jederzeit einen Echtzeit-Überblick über die in einem Unternehmen tätigen Mitarbeiter. Dadurch gestaltet sich die Verwaltung Deiner Belegschaft einfacher und effizienter.

Excel-Tabellen hingegen müssen manuell aktualisiert werden. Der kleinste Fehler kann zu Verwirrung führen. Oder im Worst Case Scenario könntest Du dabei sogar Daten verlieren.

Sicherheit 

Die in der Cloud gespeicherten Daten werden durch eine spezielle Verschlüsselung geschützt, und regelmäßige Backups sorgen dafür, dass Deine Daten immer und überall sicher sind. Eine Excel-Datei hingegen kann gelöscht werden oder verloren gehen.

Darüber hinaus ist Cloud-Software in der Regel auf dem neuesten Stand der Datenschutzgesetze wie der DSGVO, sodass Du Dir keine Sorgen über das Hinzufügen anderer Sicherheitssysteme machen musst. Ebenso werden diese Tools bei jeder Änderung der aktuellen Gesetzgebung automatisch aktualisiert, um sicherzustellen, dass Deine Daten rechtlich geschützt sind. Dies ist sicherlich ein enormer Vorteil, denn es bedeutet, dass Du die Bestimmungen ohne Zeit- und Geldaufwand einhalten kannst.

Wichtige Daten

Diese Tools bieten wertvolle Informationen für Dein Unternehmen, wie z.B. Abwesenheitsquoten, Mitarbeiterfluktuation, Lohnkosten und vieles mehr. Gängige HR-Softwares enthalten Abschnitte für "Berichte und Analytics", in denen Du Informationen findest und sogar vorgegebene Berichte herunterladen oder eigene Reports erstellen kannst. Erhalte mit wenigen Klicks wichtige Informationen, sei es für den internen Gebrauch oder z.B. zur Weitergabe an den Vorstand. Dies wird Dir auch dabei helfen, die besten Entscheidungen auf der Grundlage realer Daten zu treffen.

Beim Arbeiten mit Excel musst Du dagegen Deine eigenen Berichte entwickeln, Informationen extrahieren, analysieren und in einem neuen Dokument wiedergeben. Genau aus diesem Grund nehmen Personalabteilungen diese Aufgabe oft nicht wahr und verfügen über keine Informationen.

Software für Urlaubsverwaltung - Worauf man achten sollte

Hast Du Dich schon für ein Abwesenheitsmanagement- und Urlaubsverwaltungssystem entschieden? Herzlichen Glückwunsch! Jetzt lautet die einzige Frage: Wie wähle ich die passende HR-Software aus? Es gibt viele Faktoren, auf die Du achten solltest, aber nachfolgend haben wir die wichtigsten Punkte, die es zu berücksichtigen gilt, aufgelistet:

Desktop vs. Cloud

Der Markt bietet sowohl cloud-basierte als auch auf Deinen Computer herunterzuladende Software an. Erstere bieten enorme Vorteile:

• Du kannst von jedem Gerät aus auf sie zugreifen.
• Du benötigst lediglich eine Internetverbindung, um alle Daten Deines Unternehmens abzurufen.
• Die Daten können vom gesamten Team gemeinsam genutzt und in Echtzeit aktualisiert werden.

Desktop-Systeme hingegen:

• Müssen installiert werden, d.h. sie nehmen Platz auf Deinem Rechner in Anspruch oder zwingen das Unternehmen, einen eigenen Server zu haben.
• Das Team der Personalabteilung wird immer von der Arbeit im Büro und dem Computer abhängig sein, auf dem das System installiert ist.
• Die Daten können nicht unbedingt mit dem Rest der Abteilung geteilt werden.

Onboarding und Support

Verfügt Dein Unternehmen über ein Support-Team, das bei der Einrichtung der Cloud-Lösung hilft? Der Wechsel von einem System zu einem anderen ist nie einfach: Zuerst erfolgt die Datenmigration, dann die Einrichtung auf allen Computern und schließlich die Schulung der Mitarbeiter. Aber wenn Du ein Support-Team an Deiner Seite hast, läuft der gesamte Prozess reibungslos und unkomplizierter ab.

Bevor Du Dich für eine Software entscheidest, solltest Du Dich vergewissern, dass der Anbieter auch bei der Implementierung hilft und sicherstellt, dass alles perfekt funktioniert. Dies ist zweifelsohne ein entscheidender Faktor.

In diesem Zusammenhang ist es von entscheidender Bedeutung, dass der Anbieter sich um die Schulung der Mitarbeiter kümmert, sie mit dem Tool vertraut macht und ihnen die richtige Nutzung beibringt. Neue Software-Installationen enden oft in einem Misserfolg, weil keine Erstschulung durchgeführt wurde und das Tool infolgedessen zu wenig genutzt wurde.

Und schließlich sollte ein guter Kundenservice geboten werden, der für die Beantwortung alltäglicher Fragen zur Verfügung steht.

Preis

Der Preis ist immer ein wichtiger Faktor beim Kauf eines neuen Produkts. Eine Lizenz für eine Desktop-Software wird normalerweise zu einem Festpreis angeboten.

Andererseits hängt der Preis von Cloud-basierter Software gewöhnlich von der Anzahl der Mitarbeiter ab, die von der Plattform verwaltet werden sollen. Aus diesem Grund werden die Kosten an Deine Bedürfnisse angepasst.

Bei der Auswahl einer HR-Software und dem richtigen Preis musst Du eine Reihe von Features berücksichtigen, damit es in Zukunft nicht zu unangenehmen Zwischenfällen kommt. Einige der Aspekte, die sich auf den Endpreis auswirken und die Du bei der Entscheidung für die passende Software in Betracht ziehen solltest sind:

• Mitarbeiteranzahl
• Anzahl der Abwesenheitsarten
• Anzahl der Administrationsbenutzer
• Zugang zum Recruiting-Modul
• Anzahl der enthaltenen Automatismen
• Arten von Berichten und Analytics
• Integrationen mit anderen Technologien
• Kunden- und Beratungsdienste
• Unterstützung bei der Migration von Excel-Daten auf die Plattform
• Vertragsdauer
• Zahlungsmethoden

In Deutschland liegen die Preise für Cloud-Management-Plattformen im Personalbereich zwischen 5 und 10 Euro pro Mitarbeiter und Monat. Nimm Dir Zeit bei der Entscheidungsfrage und vergleiche verschiedene Anbieter. Immerhin ist es entscheidend, wenn es darum geht, eine geeignete technologische Lösung für die Bedürfnisse Deines Unternehmens zu finden.

Denke daran, dass der Preis nicht alles ist. Viele HR-Softwareunternehmen bieten unschlagbare Preise an, aber auf Kosten der Reduzierung des Kundendienstes, der Integration mit anderen Technologien, der Informationsdokumentation und vielen anderen Features.

Abwesenheitsmanagement-Software Funktionen

Welche Features und Ressourcen bietet das Tool? Schaue Dir seine Funktionen genau an und wähle eine HR-Software, die es Dir ermöglicht, Deine Aufgaben zu automatisieren und reibungslose Prozesse zu entwickeln. Letztendlich geht es darum, Deinen täglichen Arbeitsablauf zu verbessern und Zeit in das zu investieren, was wirklich zählt: die Menschen.

Zu den wichtigsten Features  gehören:

• Jahresurlaubs- und Abwesenheitsarten zuordnen.
• Personalisierte Urlaubsrichtlinien.
• Unterstützung für regionale Feiertage in den verschiedenen Büros (einschließlich Mitarbeiter im Ausland).
• Erinnerungen und Benachrichtigungen.
• Synchronisierung mit dem Gmail- oder Outlook-Kalender.

Abgesehen davon ist es wichtig, dass das Tool auch andere gängige Bereiche der Personalabteilung abdeckt, damit Du von einer einzigen Plattform aus arbeiten kannst. Stelle deshalb sicher, dass Deine HR-Software folgende Grundvoraussetzungen mitbringt:

• Durchführen von Onboarding-Prozessen.
• Verwalten und Organisieren von Gehaltsabrechnungen.
• Verschicken von Umfragen über die Arbeitsumgebung.
• Verfolgen der Arbeitszeiten über Kommt-Geht-Buchungen.
• Anreize für neue Fachkräfte und Bewerber verwalten.
• Überwachung von Projekten und Engagement.
• Problemloses Erhalten von Berichten und Analysen.

Kenjo - Der Online-Urlaubsplaner 

Kenjo ist eine Cloud-basierte HR-Software. Sie wurde entwickelt, um die Personalverwaltungsprozesse von Unternehmen zu digitalisieren und zu erleichtern. Eins ihrer vielen Features ist  das Tracken von Jahresurlaub und Abwesenheit ist. Das ermöglicht Dir:

• Deine Zeit zu optimieren und Deine Kraft in andere, wichtigere Aufgaben zu investieren.
• Eng mit Deinem Team zusammenzuarbeiten.
• Sich wiederholende und langwierige Aufgaben zu automatisieren.
• Jahresurlaub und andere Arten von Abwesenheiten mit einem Klick zuzuweisen.
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