HR Workflow Management Systeme im Vergleich

Die meisten Aufgaben, die heutzutage in den HR Abteilungen großer Unternehmen anfallen, werden nicht mehr analog gehandhabt, sondern digital. Dies liegt zum einen daran, dass die Digitalisierung bereits so weit fortgeschritten ist, dass Unternehmen über die notwendigen Systeme verfügen, um die digitalen Prozesse durchführen zu können. Zum anderen muss man sich in der Personalabteilung um viele verschiedene Aufgaben kümmern, sodass ein analoger bzw. manueller Prozess bei den vielen Tätigkeiten gar nicht mehr möglich wäre.

Jetzt folgt der nächste Schritt, der nach der Einführung der Systeme kommt: das Workflow Management. Gewisse Prozesse in der Abteilung werden zusammengeführt, sodass es nicht ausschließlich zu einer einzelnen Aktion kommt, sondern zu einem gesamten Ablauf, der mehrere Ebenen umfasst und Abteilungen einbezieht. Welche Vorteile ein solches Workflow Management mit sich bringt und welche Systeme man zur erfolgreichen Durchführung nutzen kann, wird in den folgenden Abschnitten genauer erläutert.

Was versteht man unter Workflow Management?

Um den Begriff besser erklären zu können, verwenden wir ein einfaches Beispiel: Sobald eine Person ein Unternehmen verlässt, müssen gewisse Schritte von seitens HR eingeleitet werden. Das Ausscheiden des Angestellten wird nicht nur im System eingepflegt. Falls der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin im Besitz eines personalisierten E-Mail Accounts war, muss dieser beispielsweise von der IT-Abteilung deaktiviert werden.

Nach der Kündigung gibt die Personalabteilung die Information entsprechend weiter, um die Löschung des Accounts in die Wege zu leiten. Obwohl dies nicht unbedingt zu einem enormen Arbeitsaufwand führt, nimmt die Aufgabe Zeit in Anspruch. Zeit, die man auch in andere Erledigungen investieren könnte. Ein automatisierter Prozess, der im Falle einer Kündigung aktiviert wird und danach die Löschung des Accounts in die Wege leitet, wäre in einem solchen Fall äußerst hilfreich. Und genau an dieser Stelle kommt das Workflow Management ins Spiel.

Bei dem zuvor beschriebenen Ablauf handelt es sich lediglich um ein Beispiel. Im Grunde genommen kann bei jeder Aktion, die eine Reaktion oder Handlung von der Personalabteilung fordert, ein Workflow Management eingesetzt werden. Das mag sich zwar anfangs äußerst aufwendig anhören, wird allerdings von entsprechenden Systemen übernommen, die über die nötigen Funktionen verfügen. Die Programme kommen nicht nur bei großen Unternehmen zum Einsatz, sondern helfen auch mittelständischen Firmen dabei, Arbeitsabläufe zu automatisieren und den Arbeitsaufwand für Mitarbeiter:innen auf diese Weise zu reduzieren.

Was ist ein HR Workflow Management System?

Was hinter den Systemen steckt, wurde bei der vorherigen Erklärung bereits kurz angeschnitten. Es ist wichtig, zu ergänzen, dass es verschiedene Workflow Management Systeme gibt, die unterschiedlich aufgebaut sind und über entsprechend verschiedene Funktionen verfügen. Die Funktionen können angepasst werden. Da es in Firmen grundsätzlich nicht immer die gleichen Abläufe gibt, sind auch die Programme, die das Workflow Management übernehmen, flexibel einstellbar.

Ein Workflow Management System kann nur dann sein volles Potential zeigen, wenn es abteilungsübergreifend eingesetzt wird. Wird es beispielsweise nur innerhalb der Personalabteilung verwendet, stellt dies zwar auch eine Bereicherung dar. Jedoch erfüllt die Workflow Software nur dann ihren Zweck, wenn bei deren Nutzung auch die Aufgaben anderer Abteilungen berücksichtigt werden.

Die Systeme erledigen zwar viel automatisch, jedoch müssen sie zu Beginn auf die Abläufe im Unternehmen angepasst werden. Damit die Workflow Software richtig funktionieren kann, muss man zuvor gewisse Regeln festlegen und sich zudem immer an denselben Ablauf halten, um das System, das auf klaren Strukturen beruht, nicht zu “verwirren” und am Ende nicht mehr erledigen zu müssen als geplant.

Bei der Festlegung der Regeln werden auch die Rollen verteilt. Damit das System weiß, wer über welche Berechtigung verfügt, werden die handelnden Personen im Programm definiert. Falls gewünscht, kann man nach getaner Arbeit eine Datenanalyse in der HR Workflow Software starten, um den genauen Prozess auch im Nachhinein nachvollziehen zu können.

Was sind die Vorteile eines HR Workflow Management Systems?

Wenn sie richtig eingesetzt werden, bringen die Workflow Management Systeme eine Vielzahl an Vorteile mit sich. Dazu muss natürlich sichergestellt werden, dass zu Beginn die relevanten Informationen hinterlegt werden. Als Unternehmen kann man in gewisser Art und Weise steuern, von welchen Vorzügen man letztendlich profitieren will. Wir stellen in den nachfolgenden Abschnitten die Vorteile dar, die sich die meisten Unternehmen zunutze machen.

Zeitersparnis

Bei einem der häufigsten Vorteile handelt es sich natürlich um die Zeitersparnis, die man durch ein Workflow Management System erreicht. Betrachtet man das Beispiel, das eingangs genannt wurde, wird deutlich, dass die HR Abteilung bei gewissen Abläufen nicht mehr aktiv werden muss.

Im Falle einer Kündigung werden alle Prozesse, die anfallen, automatisch vom System erledigt. Das einzige, was vermutlich noch gemacht werden muss, ist eine Erlaubnis für gewisse Schritte im System zu erteilen. Dies nimmt jedoch deutlich weniger Zeit in Anspruch, als den gesamten Prozess wie bisher selbst zu steuern.

Optimierung von Prozessen

Fehler sind menschlich - bei den vielen Aufgaben, mit denen sich die Mitarbeiter:innen tagtäglich beschäftigen, ist es normal, dass es ab und an zu Fehlern kommt. Verfügt man über ein klar definiertes System, können diese Missgeschicke vermieden werden. Noch dazu werden die unternehmenseigenen Prozesse bestmöglich optimiert.

Freigaben oder Unterschriften werden schneller angefordert und eingeholt und dementsprechend können noch offene Aufgaben zügiger erledigt werden. Das, was zuvor den “Workflow” im Unternehmen gehindert haben könnte, wird jetzt von einem entsprechenden Programm übernommen und vorangetrieben. Alle notwendigen Schritte, die durchgeführt wurden, werden im System festgehalten, sodass zudem keine Nacharbeiten mehr erforderlich sind.

Flexibilität und Anpassbarkeit

Die HR Workflow Software verfügt zwar über gewisse Standards, aber kann gleichzeitig an die Bedürfnisse eines jeden Unternehmens angepasst werden. Zudem gibt es nicht nur ein System, sondern gleich mehrere, sodass sich jede Firma für das Programm, was den jeweiligen Erwartungen am ehesten entspricht, entscheiden kann.

Bei manchen Workflow Management Systemen hat man zudem die Möglichkeit, weitere Programme zu integrieren. Damit ist beispielsweise ein Dokumentenmanagement System gemeint, mit dessen Hilfe man wichtige Unterlagen verwalten kann. Die jeweiligen Funktionen der Workflow Systeme werden in den nachfolgenden Abschnitten genauer erläutert.

Einfache Nutzung

Bestimmte Workflow Management Systeme verfügen über sogenannte Low-Code oder No-Code Funktionen. Anhand der Bezeichnung kann man bereits erkennen, dass also keine bestimmte Kodierung notwendig ist, um einen neuen Workflow in das System einzupflegen.

Das bedeutet im Umkehrschluss, dass Mitarbeiter:innen nicht über Kenntnisse im Programmieren verfügen müssen, um das System zu nutzen. Jeder, der die Berechtigung dazu hat, kann auf das System zugreifen und das Programm mit wenigen Handgriffen steuern.

Welche Funktionen sollte eine HR Workflow Management Software haben?

Wie bereits erwähnt, sind die tatsächlichen Funktionen, über die eine HR Workflow Management Software verfügt, von dem System abhängig, das man nutzt. Bei den nachfolgenden Funktionen handelt es sich um die “Standard-Tasks”, die die meisten Programme vorweisen können.

Erstellung eines Workflows

Bei dieser Funktion handelt es sich um die Grundlage eines jeden Workflow Systems. Um einen neuen Ablauf zu starten, muss man sich zunächst für einen Prozess entscheiden, den man über ein Workflow Management steuern will. Dabei kann es sich einen Workflow für Urlaubsanträge, Dienstreisen, Mitarbeitergespräche, Fehlzeiten und viele weitere Themen handeln, die von der HR Abteilung gehandhabt werden. Damit das System reibungslos funktionieren kann, muss man gewisse Inhalte einpflegen und Schrittfolgen festlegen. Das meiste wird allerdings bereits automatisch vom System gesteuert.

Verteilung der Aufgaben

Hierbei handelt es sich um eine weitere Funktion, die ein jedes HR Workflow Management System vorweisen kann. Schließlich kann ein Ablauf ohne die Verteilung bestimmter Aufgaben nicht richtig funktionieren. Die Funktion wird hauptsächlich dafür genutzt, um Personen zu bestimmen, die später über gewisse Berechtigungen verfügen. Noch dazu werden über die Funktion Erinnerungen versendet, falls eine Zustimmung oder eine andere Aktion aussteht. Dadurch wird dafür gesorgt, dass der Ablauf nicht gestört wird und der Prozess reibungslos vonstatten gehen kann.

Speicherung der Daten

Da man es in der Personalabteilung mit sensiblen Daten zu tun hat, muss jeder Prozess ordnungsgemäß dokumentiert werden. Auch hier kommt die HR Workflow Software zum Einsatz. Falls es später zu Fragen kommen sollte oder man gewisse Abläufe noch einmal überprüfen möchte, kann man auf die gespeicherten Informationen im System zugreifen.

An die Daten-Funktion ist häufig auch eine Schnittstelle geknüpft, die es Nutzern erlaubt, die gesammelten Daten in ein weiteres System zu exportieren. Dies sorgt nicht nur dafür, dass gewisse Abläufe auf eine einfache Art und Weise übermittelt werden können, sondern auch, dass man jederzeit auf die Details zugreifen kann.

Die besten Workflow Management Systeme im Vergleich

Wir stellen in den nachfolgenden Abschnitten 5 verschiedene HR Workflow Management Systeme vor, die häufig in der Personalabteilung zum Einsatz kommen. Anhand der Details kann man sich auf ein Programm festlegen, dass am besten mit den Anforderungen und Zielen der jeweiligen Firma harmoniert.

Kenjo

Kenjo gilt als All-in-one Software, die für viele Bereiche im HR verwendet werden kann. Neben dem praktischen Workflow-Tool sind weitere Funktionen zur Planung oder Administration im System integriert. Im Workflow-Tool von Kenjo können neue Mitarbeiter:innen bereits vor ihrem ersten Tag wichtige Unterlagen hochladen, die dann bereits im System eingepflegt werden.

Noch dazu werden Benachrichtigungen über Urlaubsanträge versendet oder Bewerber werden über ihre Fortschritte im Prozess in Kenntnis gesetzt. Kurzum also ein Tool, das viele nützliche Funktionen mit sich bringt und sogar diejenigen erreicht, die sich noch mitten im Bewerbungsprozess befinden. Bei Kenjo wurde an alles gedacht.

Kenjo Kosten: Es gibt zwei verschiedene Tarife - ein Starterpaket und ein Growth Paket. Das erste ist für 5 Euro (pro Mitarbeiter:in/pro Monat) erhältlich, das zweite für 8 Euro (pro Mitarbeiter:in/pro Monat).

Wrike

Wrike stellt ebenfalls ein System dar, das nicht ausschließlich dazu genutzt werden kann, um Workflows zu erstellen. Bei den Abläufen handelt es sich zwar um eines der Haupt-Features, jedoch geht es bei Wirke im Grunde genommen darum, Teams zusammenzuführen und eine Vielzahl an Tätigkeiten im HR einfacher zu gestalten. Wer dennoch mit dem System einen Workflow erstellen möchte, hat dabei die Möglichkeit, auf über 400 Tools zuzugreifen, um den Prozess so individuell und “maßgeschneidert” wie möglich zu gestalten. Es gibt eine Erinnerungs- und Eskalationsfunktion, um die Prozesse am Laufen zu halten.

Wrike Kosten: Es gibt insgesamt vier verschiedene Versionen: eine Testversion, eine “Professional” Version (9.80 USD pro Mitarbeiter:in/pro Monat), eine “Business” Version (24.80 USD pro Mitarbeiter:in/pro Monat) und eine “Enterprise” Version (auf Anfrage).

Monday.com

Monday.com bietet Nutzern folgende Produkte an: Monday Marketer, Monday Sales CRM, Monday Projekts und Monday DEV. Sie alle beruhen auf einem End-to-End Workflow, der branchenspezifisch festgelegt wurde. In dem System gibt es verschiedene Bausteine (Boards, Integrationen, Dokumente etc.), anhand derer man den gewünschten Workflow anpassen kann. Mit dem sogenannten Work OS schafft man es, Arbeiten, Prozesse und Tools zu zentralisieren, um so die maximale Produktivität zu erreichen.

Monday.com Kosten: Hier gibt es insgesamt 5 Pakete, von denen eines kostenlos angeboten wird. Die anderen starten bei einem Preis von 8 USD und enden bei 16 USD (pro Mitarbeiter:in/pro Monat). Der Preis für das letzte Paket (Enterprise) muss angefragt werden.

Jira

Jira kann als Bestandteil eines übergeordneten Systems (Atlassian) angesehen werden. Die Software bietet Nutzern die Möglichkeit, Projekte übersichtlicher zu gestalten, Datenanalysen zu betreiben und Workflows zu kreieren. Das System kann durch verschiedene Apps und Schnittstellen erweitert und auf diese Weise möglichst flexibel eingesetzt werden.

Jira Kosten: Es gibt insgesamt vier verschiedene Pakete, die sich nach den Nutzerzahlen richten. Bis zu 10 Nutzer können kostenlos auf Jira zugreifen. Das Standard-Paket startet danach bei 7.50 USD und das Premium-Paket bei 14.50 USD (pro Mitarbeiter:in/pro Monat). Der Preis für das Enterprise-Paket muss wie immer gesondert angefragt werden.

zenphi

zenphi steht denjenigen als Management System zur Verfügung, die Google Workspace nutzen. Das Programm kann zur Automatisierung von Prozessen und Dokumenten verwendet werden. Auch bei diesem Programm wird näher auf die verschiedenen Branche eingegangen und eine entsprechenden Lösung angeboten. Die Informationen, die man benötigt, können von jeder beliebigen Google Plattform (Google Sheets, Google Calendar, etc.) importiert werden. Danach kann man den Workflow individuell erstellen und sogenannte “Trigger” einbauen.

zenphi Kosten: Auch hier werden 5 verschiedene Pakete angeboten. Die Pro-Version ist mit 1199 USD pro Monat am teuersten. Der Preis für die Enterprise-Version muss wie immer angefragt werden.

Alle Workflow Management Systeme im direkten Vergleich

Um dir die Auswahl der besten Workflow Management Software noch einfacher zu gestalten haben wir hier nochmal eine Tabelle hinzugefügt wo du alle Kosten und Bewertungen auf einem Blick vergleichen kannst. Wusstest du übrigens dass wir auch ähnliche Artikel haben für die beste Schichtplaner Software, die beste Recruiting Software und viele weiter Themen haben?