Personalcontrolling: Wichtige Kennzahlen der Personalabteilung

Die Messung von Ergebnissen ist ein grundlegender Schritt für alle Unternehmen, die auf dem Markt wachsen und sich weiterentwickeln wollen. Diese Strategie kommt aus dem Verkauf, aber hat sich mittlerweile immer mehr auf alle anderen Bereiche des Unternehmens ausgeweitet. Und ist jetzt im Personalmanagement und hier speziell in der Mitarbeiterproduktivität angekommen.

Die Festlegung von HR KPIs zum Personalcontrolling Kennzahlensystem und die daraus resultierenden Berichte und Analytics sind der Schlüssel, um das Personal eines Unternehmens optimal zu managen und die strategischen Ziele zu erreichen.

Was sind Personalcontrolling Kennzahlen in der Personalstatistik?

Kennzahlen werden in KPIs bemessen, die nichts anderes als Key Performance Indicator bedeuten und Leistungsindikatoren beschreiben. Mit anderen Worten, es handelt sich um Kennzahlen, mit der die Ergebnisse bestimmter Maßnahmen festgelegt werden. Sie dienen daher als Referenz zur Bewertung von Prozessen und zur Feststellung von Erfolgen und Schwächen.

Ein Personalcontrolling Kennzahlensystem misst Prozesse im Zusammenhang mit Recruiting, Ausbildung, Talentmanagement usw. Diese Kennzahlen ermöglichen es uns, Ziele zu setzen und jederzeit zu wissen, ob wir die richtigen Aktionen durchführen, um diese zu erreichen.

Wie man HR Controlling Instrumente festlegt

Die HR Kennzahlen im Personalwesen dienen zur Mitarbeiterbeurteilung der Abteilungsentwicklung, Prognoseerstellung und vielen mehr. Aus diesem Grund ist es wichtig, die Kennzahlen von Anfang an zu definieren. Die vier wichtigsten Aspekte, die berücksichtigt werden sollten, werden im Video erläutert:

• Maßnahmen: Was genau soll gemessen werden? Das können die durchschnittlichen Kosten sein, die beim Recruiting neuer Mitarbeiter anfallen, oder der Prozentsatz, der angibt, wie oft ein Mitarbeiter krank geschrieben wird.
• Zielsetzung: HR Kennzahlen helfen uns, Ziele zu erreichen. Deshalb ist die Zielfestlegung von großer Bedeutung. Wir könnten zum Beispiel versuchen, den Krankenstand um 2% zu reduzieren.
• Tool: Es ist wichtig, von Anfang an zu wissen, woher wir Informationen erhalten, um unsere HR Kennzahlen zu vervollständigen. Dies könnte ein CRM oder eine Personalverwaltungssoftware sein.
• Häufigkeit: Ebenso wichtig ist es, festzulegen, wie oft alle KPIs überprüft werden sollen.

Als Beispiel nehmen wir einmal die durchschnittliche Verweildauer der Mitarbeiter im Unternehmen an:

• Maßnahme: durchschnittliche Anzahl der Jahre, die ein Mitarbeiter im Unternehmen bleibt.
• Ziel: 4 Jahre
• Tool: HR-Software
• Häufigkeit: Vierteljährlich

Häufige Personalcontrolling Kennzahlen im Personalwesen

HR Kennzahlen sind grundlegende Instrumente für eine Personalabteilung, sei es für die Entwicklung eines strategischen Plans oder die Durchführung eines Personalaudits. Jedes Unternehmen muss seine eigenen auf der Grundlage seiner spezifischen Bedürfnisse definieren. Nichtsdestotrotz gibt es eine Reihe von wichtigen Personalcontrolling Kennzahlen, die jeder Fachmann in diesem Bereich berücksichtigen sollte.

Im Folgenden stellen wir die gebräuchlichsten Personalkennzahlen vor und zeigen, wie diese helfen können, die Leistung Deiner Abteilung zu verbessern.

1. Mitarbeiterzufriedenheit

Verfügt das Unternehmen über ein positives Arbeitsklima? Funktionieren wir? Diese Fragen lassen sich am besten mit Hilfe einer Umfrage zur Mitarbeiterzufriedenheit beantworten, bei der die erzielten Ergebnisse überprüft werden, um Probleme zu erkennen und Verbesserungen vorzunehmen. Die Atmosphäre am Arbeitsplatz ist entscheidend, um die Mitarbeiterfluktuation zu reduzieren, das Wohlbefinden der Mitarbeiter zu verbessern und ein Arbeitgeber-Branding zu schaffen, das neue Talente anzieht.

Die Mitarbeiterzufriedenheit lässt sich einfach berechnen, indem man die Mitarbeiter bittet, das Arbeitsklima z.B. von 1 bis 10 zu benoten und aus allen Antworten einen Durchschnittswert errechnet.

2. Mitarbeiterfluktuation

Die Mitarbeiterfluktuation zeigt, ob ein Unternehmen, Talente halten kann oder nicht. Mit anderen Worten, sie gibt Aufschluss über die durchschnittliche Verweildauer eines Mitarbeiters im Unternehmen. Dies weist auf die Beschäftigungsstabilität eines Unternehmens hin. Eine hohe Personalfluktuationsrate kostet das Unternehmen viel Geld in Form von Talentverlust und Rekrutierungsprozessen. Dies könnte ein Zeichen dafür sein, dass die Gehälter unter dem Marktpreis liegen oder dass im Betrieb ein schlechtes Klima herrscht.

Wie berechnet man diese Fluktuationsrate? Indem man die Anzahl der Arbeitnehmer, die während eines bestimmten Zeitraums in das Unternehmen eingetreten sind, mit der Anzahl der Arbeitnehmer vergleicht, die im gleichen Zeitraum im Unternehmen geblieben sind.

Oder besser gesagt:

Die Anzahl der Mitarbeiter, die das Unternehmen im Laufe eines Jahres verlassen, geteilt durch die durchschnittliche Anzahl der Mitarbeiter des Unternehmens in diesem Jahr.  Dann multiplizierst Du diese Zahl mit 100, um Deine jährliche Fluktuationsrate zu erhalten.

([L/Avg] x 100)

In Deutschland liegt die durchschnittliche Fluktuationsrate laut des Informationsdienstes des Institut für Deutsche Wirtschaft bei rund 31 %, Tendenz steigend. Die Gründe, warum Arbeitnehmer ihren Arbeitsplatz verlassen, sind dabei vielfältig: um ein höheres Gehalt zu erhalten, aus Unzufriedenheit mit ihrem derzeitigen Arbeitsplatz oder einfach wegen einer Änderung der häuslichen Verhältnisse eines Arbeitnehmers, die sich der Kontrolle des Arbeitgebers entzieht. 

3. Ausfall von Mitarbeiter

Schätzungsweise liegen die volkswirtschaftlichen Kosten aufgrund gesundheitsbedingter Produktionsausfälle liegen deutschlandweit im zweistelligen Milliardenbereich. Die Krankheitskosten für Unternehmen liegen bei 129 Milliarden Euro. Demnach war ein Arbeitnehmer im Durchschnitt  17,4 Tage krank geschrieben. Die vier häufigsten Gründe für krankheitsbedingte Fehlzeiten waren Erkrankungen des Muskel-Skelett-Systems sowie psychische Erkrankungen.

Dieser HR Kennzahlen können HR-Teams dabei helfen, Abwesenheiten in der Organisation vorherzusagen oder Probleme mit der Arbeitsweise des Unternehmens zu erkennen. Darüber hinaus können durch die Berechnung des Durchschnittswerts jeder Arbeitsstunde die Auswirkungen von Abwesenheiten auf die Unternehmensfinanzen gemessen werden.

Durch einen Zugang zu einem digitalen Abwesenheitsmanagementsystem erhalten Mitarbeiter einen Überblick über ihre Abwesenheitshistorie und können Fehlzeiten reduzieren. Diese Sichtbarkeit kann außerdem helfen, die Abwesenheiten ihrer Kollegen zu verstehen und dadurch den Teamgeist und die Kameradschaft zu erhöhen, wenn es darum geht, Teamprojekte voranzubringen.

Die HR-Software Kenjo für Personalabteilungen hat viele kostenlose Tools entwickelt, die Dich bei der Verwaltung der täglichen Abwesenheiten Deiner Mitarbeiter unterstützt:

• Excel Urlaubsplaner 2022 - Kostenloser Download
• Leistungs- und Mitarbeiterbeurteilung: Kostenlose Excel-Vorlage
• Berechnung Urlaubsabgeltung 

4. Durchschnittliche Besetzungszeit von Stellen

Weißt Du, wie lange es ab dem Zeitpunkt der Veröffentlichung Deiner Stellenanzeige dauert, einen Bewerber einzustellen? Der Zugang zu solchen HR Kennzahlen ist von grundlegender Bedeutung, wenn Du Verbesserungen vornehmen und Deinem Unternehmen Zeit und Ressourcen sparen willst.

Die durchschnittliche Rekrutierung-Dauer ist die Anzahl der Tage, die vom Zeitpunkt der Stellenausschreibung bis zum Eintritt des neuen Mitarbeiters in das Unternehmen vergehen. Je niedriger diese Zahl ist, desto besser.

Um diese Daten zu erhalten, musst Du für jedes Auswahlverfahren berechnen, wie viele Tage vom Zeitpunkt der Stellenausschreibung bis zum Tag des Eintritts des neuen Mitarbeiters vergehen, und dann den Unternehmensdurchschnitt berechnen. Natürlich werden einige offene Stellen schwieriger zu besetzen sein als andere, daher ist es besser, eine möglichst breite Stichprobe zu haben.

Personalabteilungen verwenden idealerweise ein ATS (Applicant Tracking System), um die Rekrutierung-Dauer effektiv zu verfolgen. Diese HR Software verwaltet interne und externe Kommunikationsprozesse äußerst gut und ermöglichen es, die Besetzungszeiten zu verfolgen. Wenn Du an der Implementierung eines ATS interessiert bist, wirfst Du am besten einen Blick auf unseren Kenjo-Recruiting-Manager.

5. Die Kosten der Rekrutierung

Die Rekrutierungskosten sind eine Weiterere zu berücksichtigende HR Kennzahl für die Organisation im Personalwesen. Mit anderen Worten: Wie viel wird investiert, um die notwendigen Ressourcen für die Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters zu erhalten? Es gibt mehrere Dinge, die bei der Berechnung zu berücksichtigen sind:

• Rekrutierungskosten: Werbung, Abonnement von Stellenbörsen, Kosten für die Zeit des Anwerbers, ATS und andere Software.
• Ausbildungskosten: Ausbildung, Materialien.
  
  

Die Formel lautet:

(Gesamtkosten der internen Anwerbung + Gesamtkosten der externen Anwerbung) / (Gesamtzahl der über einen bestimmten Zeitraum angeworbenen Mitarbeiter)

6. Umwandlungssatz bei der Rekrutierung

Die Rekrutierungsumwandlungsrate hilft uns, die geeignetsten Methoden oder Kanäle zu bestimmen und geeignetste Kandidaten für die betreffende Stelle zu generieren. Diese Daten ermöglichen es, jeden Rekrutierungsprozess zu vergleichen und zu optimieren, um die damit verbundenen Kosten zu senken.

Wie wird diese berechnet? Das ist ganz einfach:

(Anzahl der ausgewählten Kandidaten / Gesamtzahl der Kandidaten) x 100

Ein Beispiel: Du hast 20 Bewerber ausgewählt, aber nur fünf schaffen es in die nächste Runde. Die Umwandlungsrate bei der Rekrutierung würde wie folgt lauten:

(Anzahl der ausgewählten Kandidaten / Gesamtzahl der Kandidaten)

(5/20)100 = 25%

7. Arbeitsunfälle am Arbeitsplatz

Arbeitsunfälle am Arbeitsplatz sind eine weitere wichtige HR Kennzahl, denn sie ermöglicht es Dir zu beurteilen, ob Deine Arbeitsschutzmaßnahmen korrekt umgesetzt werden und wirksam sind. Diese Informationen sind in bestimmten Branchen besonders sensibel und sollten daher in die Scorecard der Abteilung aufgenommen werden. Diese Informationen entsprechen der Gesamtzahl der Unfälle mit Verletzungen pro Million Arbeitsstunden abzüglich der Anzahl der gefährdeten Arbeitnehmer.

Die Formel lautet:

(Anzahl der Unfälle x 1.000.000) / (Gesamtzahl der Arbeitsstunden - Personen, die Risiken ausgesetzt sind)

Merkmale von guten Personalcontrolling Kennzahlen

Es gibt eine sehr einfache Regel zur Berechnung von effektiven HR Kennzahlen. Sie muss SMART sein:

• Spezifisch: Ein KPI sollte sich auf eine bestimmte Aufgabe oder Aktion beziehen. Zum Beispiel, die Abwesenheitsrate von Mitarbeitern um 2% zu reduzieren.
• Messbar: Wenn die Kennzahl nicht gemessen werden kann, können wir die Daten weder interpretieren noch spezifische Instrumente dafür verwenden.
• Ausführbar: Die von Dir festgelegten KPI-Ziele müssen unter den von Dir vorgegebenen Bedingungen erreichbar sein.
• Relevant: Es ist auch wichtig, sicherzustellen, dass die von Dir gewählten HR Kennzahlen für Dein Unternehmen relevant sind und dass sie wertvolle Informationen liefern.
• Termingemäß: Zu guter Letzt muss jeder KPI auf einen bestimmten Zeitraum begrenzt sein und regelmäßigen Überprüfungen unterzogen werden.

Strategie zur Implementierung von HR Kennzahlen

Wie wir bereits erwähnt haben, sollten sich die KPIs strikt auf das Personalwesen beziehen, und zwar unter Verwendung der vom Unternehmen festgelegten strategischen Ziele. Diese sind alle miteinander verbunden, und die Personalabteilung kann und muss zur Erreichung der globalen Ziele beitragen. Diese von Experten durchgeführte Studie schlägt vor, die globalen Ziele eines Unternehmens mit den Maßnahmen zu verknüpfen, die beispielsweise von der Personalabteilung umgesetzt werden:

Sobald diese Maßnahmen festgelegt sind, ist es an der Zeit, die passenden Personalcontrolling Kennzahlen zu finden, mit deren Hilfe Du feststellen kannst, ob Du auf dem richtigen Weg bist, und Bewertungskriterien festzulegen. Zum Beispiel:

• 0% - das Ziel wurde nicht erreicht.
• 50% - das Ziel wurde teilweise erreicht.
• 100% - das Ziel wurde erfolgreich erreicht.

KPI-Dashboards im Personalwesen

Der letzte Schritt besteht darin, Deinem Personalcontrolling Kennzahlensystem eine Form zu geben und ein Dashboard für die Personalabteilung zu erstellen. Es enthält alle Schlüsselkennzahlen und stellt diese visuell dar, so dass Deine Analyse viel einfacher wird. Es folgen zwei Beispiele:

Dieses erste Dashboard ist äußerst visuell und ermöglicht es, auf einen Blick die aktuellen Zahlen und ihre Entwicklung im Laufe der Zeit zu erkennen. Im oberen Abschnitt werden die KPIs hervorgehoben: die Wirksamkeit der Schulung, die 90-Tage-Fehlerquote und die Annahmequote von Stellenangeboten.

Unten finden sich Metriken in Bezug auf Produktivität, Zufriedenheit, Rekrutierung usw., die einen globalen Überblick über die verschiedenen Bereiche innerhalb der Personalabteilung geben.

Das zweite Personalwesen Dashboard konzentriert sich auf die Talentbindung, sodass alle enthaltenen HR Kennzahlen in Beziehung zueinander stehen: Neueinstellungen, Kündigungen, Bindungsrate usw. Die Informationen stellen ebenfalls die Entwicklung dieser Zahlen über einen Zeitraum von einem Jahr dar.

Du kannst Dein eigenes Dashboard in Excel erstellen oder eine HR-Software verwenden, die Dir automatisch KPI-Berichte in Echtzeit anbietet, die für Deine Abteilung am relevantesten sind. Eine einfache und leichte Art und Weise, die wichtigsten Daten im Auge zu behalten, ohne Zeit für das Filtern, Organisieren und Analysieren dieser Daten aufzuwenden.

Vielleicht interessiert Dich auch unsere kostenlose Excel Vorlage zum Personalcontrolling für HR-KPIs.