Abmahnung: Voraussetzungen und rechtssichere Gestaltung

Es gibt Situationen, die jeden Arbeitgeber vor eine unangenehme Aufgabe stellen. Bei dem Fehlverhalten eines Mitarbeiters eine Abmahnung auszusprechen, gehört sicherlich dazu.

Was ist eine Abmahnung?

Eine Abmahnung dient dazu, Arbeitnehmern klarzumachen, dass sie gegen eine vertraglich vereinbarte Verpflichtung verstoßen haben. Gleichzeitig stellt sie eine Aufforderung dar, das Verhalten in Zukunft zu unterlassen, da ansonsten eine Kündigung droht.

Viele Pflichten, die zwischen Dir und Deinen Mitarbeiterinnen bestehen, werden nicht explizit im Arbeitsvertrag geregelt, entfalten aber dennoch eine Wirkung. So ist es beispielsweise nicht erlaubt, während der Arbeitszeit privat im Internet zu surfen, denn schließlich erfolgt während der Arbeitszeit eine Bezahlung.

Eine Abmahnung hat den Zweck, Angestellten ihr eigenes Fehlverhalten deutlich zu machen. Es handelt sich gewissermaßen um eine Verwarnung, die zunächst keine direkten weiteren Konsequenzen hat.

Bei erneuten Verstößen dient eine Abmahnung jedoch dazu, eine Kündigung gem. § 314 Abs. 2 BGB zu rechtfertigen.

Tipp: Sofern Du einen Mitarbeiter lediglich auf das Verhalten hinweisen, allerdings nicht sofort eine Kündigung androhen möchtest, hast Du die Möglichkeit, eine Ermahnung auszusprechen. Diese Rüge hat allerdings keine rechtliche Bindungswirkung und soll nur auf das entsprechende Verhalten aufmerksam machen.

Funktionen einer Abmahnung

Im Kern hat eine Abmahnung drei Funktionen, die allen Arbeitgeberinnen und Chefs bewusst sein sollten:

• Dokumentationsfunktion: Die Abmahnung hält einen aktuellen Pflichtverstoß zu einem bestimmten Zeitpunkt fest. Dies ist bei späteren Nachweisen in einem streitigen Arbeitsgerichtsverfahren erforderlich.
• Hinweisfunktion: Jeder Arbeitnehmer soll sich darüber im Klaren sein, dass ein bestimmtes Verhalten als Pflichtverstoß angesehen wird.
• Warnfunktion: Weitere gleichartige Pflichtverletzungen werden arbeitsrechtliche Konsequenzen bis zur Kündigung haben.
  
  

Voraussetzungen für die Erteilung

Eine Abmahnung setzt einen konkreten Anlass voraus. Die allgemeine Unzufriedenheit über das Verhalten eines Mitarbeiters rechtfertigt hingegen keine wirksame Abmahnung.

Es gibt jedoch viele verschiedene Gründe, die eine Abmahnung rechtfertigen:

• Zuspätkommen
• unzureichende Einhaltung der Arbeitszeiten
• nicht erfolgte oder aber verspätete Krankmeldungen
• Alkohol trinken oder Drogen nehmen (während der Arbeitszeit)
• Rauchen trotz Rauchverbots
• Verstöße gegen Arbeitsanweisungen
• Verstöße gegen Sicherheitsvorschriften
• Nichterscheinen am Arbeitsplatz
• private Internetnutzung (E-Mails schreiben, Spielen, Surfen)
• Nebentätigkeiten (sofern diese ausgeschlossen bzw. nicht abgesprochen sind)
• Arbeiten für Konkurrenzunternehmen
• Diebstahl, Betrug, Körperverletzung, Beleidigung und viele weitere Straftaten
  
  

Wie Du anhand der Auflistung bereits erkennen kannst, sind die Gründe, die zu einer Abmahnung führen können, vielfältig. Generell setzen diese ein gewisses Maß an Beeinträchtigung für Dein Unternehmen voraus. Kommt eine Mitarbeiterin also beispielsweise einmal aufgrund eines Staus zu spät, ist jedoch ansonsten stets pünktlich, rechtfertigt dies nicht sofort eine Abmahnung.

Gravierende Verstöße gegen die arbeitsvertraglichen Pflichten wie beispielsweise Diebstahl rechtfertigen hingegen nicht nur eine Abmahnung, sondern auch eine direkte fristlose Kündigung.

Tipp: Bei generell zu geringer Arbeitsmotivation oder häufigen und längeren Toilettenpausen ist eine Abmahnung nur schwer zu rechtfertigen. Versuche daher am besten, zunächst mit dem jeweiligen Mitarbeiter ein persönliches Gespräch über den Umstand und etwaige dahintersteckende Probleme zu führen. Teils lässt sich auch so eine für beide Seiten akzeptable Lösung finden.

Gestaltung der Abmahnung

Eine Abmahnung ist nicht einer bestimmten gesetzlichen Form unterworfen. Konkret bedeutet dies, dass Du als Arbeitgeber einen Mitarbeiter auch mündlich abmahnen kannst. De facto erweist sich dies jedoch meist als schlechte Idee, da der später unter Umständen nötige Nachweis so nur schwer zu führen ist.

Achte daher auf die folgenden Bestandteile, wenn Du einen Angestellten schriftlich abmahnen möchtest:

• Personendaten des Arbeitnehmers
• ausdrückliche Nennung des Wortes Abmahnung
• konkrete Beschreibung des Fehlverhaltens (kurz und knapp)
• zukünftiges Verhalten einfordern (beispielsweise pünktlich zu sein)
• auf die Konsequenz der drohenden Kündigung bei erneutem Pflichtverstoß hinweisen
  
  

Wichtig ist, dass alle Mitarbeiter in der Lage sind, den Pflichtverstoß zu erkennen und das eigene Verhalten zukünftig anzupassen.

Beispielformulierung für eine konkrete Abmahnung

Um es Dir etwas leichter zu machen, soll folgendes Beispiel einer gelungenen Formulierung dienen:

„Sie sind am (Datum und Uhrzeit) zu spät zur Arbeit erschienen. Dies entspricht einer Verspätung von xx Minuten.

Dies stellt einen Verstoß gegen Ihre arbeitsvertraglichen Pflichten dar. Richten Sie Ihre Zeit daher in Zukunft so ein, dass Sie pünktlich am Arbeitsplatz erscheinen.

Bei einer Wiederholung droht Ihnen die Kündigung.“

Problematische Formulierungen

Achte bei der Beschreibung des Vorwurfs stets auf möglichst genaue Angaben. Schwierig sind hingegen uneindeutige Formulierungen. So sollte die Abmahnung daher nicht aussehen:

• Sie kommen ständig zu spät.
• Sie sind nicht zuverlässig.
• Ihr Verhalten bereitet Anlass zur Sorge.
• Sie verhalten sich Vorgesetzten gegenüber beleidigend.

All diesen Formulierungen fehlt es an konkreten Angaben. Dies macht es schwierig, das Verhalten zu ändern und kann dazu führen, dass die Abmahnung in einem arbeitsgerichtlichen Prozess keinen Bestand hat.

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Drei Mal Abmahnen vor der Kündigung: Was steckt hinter dem Mythos?

Immer wieder kommt es vor, dass Arbeitnehmerinnen entsetzt sind, wenn bereits nach der ersten Abmahnung eine Kündigung erfolgt. Tatsächlich hält sich recht hartnäckig der Irrglaube, dass Du als Arbeitgeber einen Mitarbeiter erst drei Mal abmahnen musst, bevor Du diesen kündigen kannst.

Dies ist jedoch schlichtweg falsch. Eine Abmahnung ist zudem gem. § 314 Abs. 2 BGB nur dann erforderlich, wenn es sich nicht um einen gravierenden Verstoß (wie einen Diebstahl) handelt.

Generell gilt der Grundsatz, dass die Anzahl der Abmahnungen von der Schwere des Pflichtverstoßes abhängig ist. Je leichter dieser ausfällt, desto eher sollten also tatsächlich zwei oder auch drei Abmahnungen erfolgen, bevor Du eine verhaltensbedingte Kündigung aussprichst.

Fakten zur Abmahnung kompakt

Wann erfolgt eine Abmahnung?

Eine Abmahnung soll ein Fehlverhalten verdeutlichen. Sie erfolgt daher bei einem Verstoß gegen eine arbeitsvertragliche Pflicht.

Sind Abmahnungen an eine bestimmte Form gebunden?

Nein, es existieren keine Formvorschriften. Sinnvoll ist allerdings die Schriftform.

Ist eine Abmahnung Voraussetzung für eine Kündigung?

Dies kann sein, muss es aber nicht. Die Schwere des Pflichtverstoßes bestimmt darüber, ob Du vor einer Kündigung abmahnen musst.

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