Vergleichende Analyse von HR-Praktiken: Blue- und White-Collar-Industrien im Fokus

Die Kluft zwischen den Zielen und der Leistung der HR-Abteilungen bleibt eine große Herausforderung, besonders im Vergleich zwischen Blue- und White-Collar-Industrien. Eine Umfrage, die wir kürzlich unter 200 HR-Entscheidungsträgern in der DACH-Region durchgeführt haben, zeigt, dass trotz ähnlicher Prioritäten die Effektivität stark variiert. 

Ein Hauptgrund ist die Digitalisierung. White-Collar-Sektoren nutzen bereits häufiger eine HR-Software für das Recruiting, die Personalakten oder auch die Prozessautomatisierung. Blue-Collar-Industrien hingegen sind in der Einführung dieser Technologien langsamer, was die Effektivität ihres Personalwesen und die Gesamtleistung beeinträchtigt.

Dieser Artikel entschlüsselt die Ergebnisse unserer Umfrage, bietet Einblicke in die gemeinsamen Ziele und Herausforderungen von HR-Entscheidungsträgern verschiedener Sektoren und schlägt umsetzbare Strategien zur Überbrückung der Lücken vor. So können HR-Profis ihre Effizienz verbessern und zum Erfolg ihrer Organisationen beitragen.

Zentrale Ziele für HR-Entscheidungsträger in verschiedenen Branchen

Wir haben die Befragten darum gebeten, die wichtigsten Aspekte ihrer Arbeit auf einer Skala von 1 bis 5 zu bewerten, wobei 5 „sehr wichtig“ und 1 „nicht wichtig“ bedeutete. HR-Entscheidungsträger in Blue-Collar-Industrien priorisieren wie folgt:

• Effizientes Gehaltsmanagement: 56% gaben an, dass eine genaue Gehaltsabrechnung sehr wichtig ist.
• Mitarbeiterentwicklung und Onboarding: 49% sagten, dass dies sehr wichtig ist.
• Recruiting neuer Mitarbeiter: 48% nannten das Recruiting als sehr wichtig.
• Digitale Personalakten: 40% halten dies für sehr wichtig.
• Automatisierung von HR-Prozessen: 37% halten die Automatisierung für sehr wichtig.

HR-Entscheidungsträger in White-Collar-Industrien priorisieren ähnlich:

• Effizientes Gehaltsmanagement: 56% sagten, dass eine genaue Gehaltsabrechnung sehr wichtig ist.
• Mitarbeiterentwicklung und Onboarding: 44% nannten dies als sehr wichtig.
• Recruiting neuer Mitarbeiter: 44% hielten das Recruiting für sehr wichtig.
• Effektives Abwesenheitsmanagement: 42% hielten dies für sehr wichtig.
• Digitale Personalakten: 39% nannten Personalakten als sehr wichtig.

Analyse der HR-Prioritäten: Die Umfrageergebnisse zeigen bemerkenswerte Ähnlichkeiten zwischen beiden Sektoren, wobei beide die Bedeutung effizienter Gehaltsabrechnung, solider Rekrutierungsprozesse und der Mitarbeiterentwicklung betonen. Blue-Collar-Entscheidungsträger legen mehr Wert auf die Automatisierung von HR-Prozessen, um die Effizienz ihres Personalwesens zu steigern. White-Collar-Sektoren hingegen betonen das Abwesenheitsmanagement stärker, was eine strukturierte Umgebung widerspiegelt.

Trotz Unterschieden in den einzelnen Branchen bleiben die Kernprioritäten im HR-Bereich gleich. Die Daten zeigen einen universellen Ansatz für HR, bei dem betriebliche Effizienz, Mitarbeitermanagement und Rekrutierung ähnlich bewertet werden, mit leichten Abweichungen je nach spezifischer Natur der Arbeit in Blue- und White-Collar-Sektoren.

Wie effektiv sind HR-Entscheidungsträger bei der Erreichung ihrer Ziele? Untersuchung der Leistungslücke

HR-Führungskräfte in beiden Branchen teilen viele Prioritäten, zeigen jedoch signifikante Unterschiede in der Bewertung der Effektivität. Diese "Leistungslücke" offenbart die Diskrepanz zwischen der Wichtigkeit von HR-Funktionen und deren erfolgreicher Umsetzung.

Leistungslücke bei Blue-Collar-Sektoren:

• Effizientes Gehaltsmanagement: 56% halten es für sehr wichtig, aber nur 47% bewerten die Umsetzung als sehr effektiv, was zu einer Leistungslücke von 9% führt.
• Mitarbeiterentwicklung und Onboarding: 81% halten es für wichtig, aber nur 43% bewerten die Effektivität hoch, was eine Lücke von 38% ergibt.
• Rekrutierung: 48% halten es für wichtig, aber nur 20% finden ihre Methoden effektiv, was eine Lücke von 28% bedeutet.
• Prozessautomatisierung: 37% bewerten dies als sehr wichtig, aber nur 10% fühlen sich sehr gut darin, was eine Lücke von 27% ergibt.
• Digitale Personalakten: 40% halten dies für sehr wichtig, im Vergleich zu 28% Effektivität, was eine Lücke von 12% darstellt.

Leistungslücke bei White-Collar-Sektoren:

• Effizientes Gehaltsmanagement: 50% bewerten sich als sehr effektiv gegenüber 56%, die es als sehr wichtig erachten, was eine Lücke von 6% ergibt.
• Mitarbeiterentwicklung und Onboarding: Nur 14% bewerten die Effektivität hoch gegenüber 44%, die es als wichtig erachten, was eine Lücke von 30% ergibt.
• Rekrutierung: Eine Lücke von 22% (44% Wichtigkeit vs. 22% Effektivität).
• Effektives Abwesenheitsmanagement: Keine Lücke - Mit 42% bewerten die Teilnehmer unserer Umfrage sowohl die Wichtigkeit als auch die Effektivität gleich.
• Digitale Personalakten: Fast keine Lücke, mit 39% Wichtigkeit und 36% Effektivität.
• Prozessautomatisierung: 36% halten es für sehr wichtig, aber nur 25% halten sich für sehr effektiv, was eine Lücke von 11% ergibt.

Analyse der Leistungslücke:

Die Daten zeigen, dass beide Sektoren die Wichtigkeit der genannten HR-Funktionen erkennen, jedoch berichten White-Collar-Industrien generell eine höhere Effektivität bei deren Umsetzung. Die größten Unterschiede in Blue-Collar-Sektoren liegen in der Mitarbeiterentwicklung, der Prozessautomatisierung und der Rekrutierung. Im Gegensatz dazu gelingt es den White-Collar-Sektoren, die Lücken in den Bereichen digitale Personalakten und Abwesenheitsmanagement nahezu zu schließen, stehen jedoch weiterhin vor Herausforderungen in der Mitarbeiterentwicklung.

Analyse der Leistungslücke: Verständnis der Diskrepanzen

Die Unterschiede zwischen den Prioritäten der Personalverantwortlichen in Arbeiter- und Angestelltenbranchen und deren Effektivität bei der Erreichung dieser Ziele zeigen erhebliche Leistungsunterschiede auf. Um diese Diskrepanzen besser zu verstehen, müssen wir die zugrunde liegenden Ursachen erforschen und ihre Auswirkungen bewerten.

Grundlegende Ursachen der Leistungsunterschiede

• Technologische Unterschiede: Ein Hauptgrund für die Leistungslücken ist der unterschiedliche Einsatz von Technologie. White-Collar-Sektoren sind in Sachen Digitalisierung oft weiter und konnten dadurch viele ihrer HR-Prozesse optimieren. Im Gegensatz dazu verlassen sich Blue-Collar-Sektoren oft auf traditionellere, manuelle Prozesse, die weniger effizient und fehleranfälliger sind.
• Ressourcenzuweisung: Finanzielle und personelle Ressourcen spielen hier eine entscheidende Rolle. Blue-Collar-Industrien investieren möglicherweise weniger in HR-Technologie und -Schulung, was ihre Fähigkeit einschränkt, effektivere HR-Lösungen zu implementieren.
• Kulturelle Faktoren: Die Organisationskultur beeinflusst, wie neue Praktiken und Technologien angenommen werden. In Blue-Collar-Sektoren kann es mehr Widerstand gegen Veränderungen geben, da dort traditionelle Methoden lange üblich waren. White-Collar-Industrien sind möglicherweise offener für Innovationen und kontinuierliche Verbesserung.
• Regulatorische und Compliance-Herausforderungen: Die Organisationskultur beeinflusst die Annahme neuer Praktiken und Technologien. In Blue-Collar-Sektoren gibt es oft mehr Widerstand gegen Veränderungen, da traditionelle Methoden vorherrschen. White-Collar-Industrien sind offener für Innovationen und Verbesserungen.
  
  

Auswirkungen der Leistungslücken

• Betriebliche Effizienz: Große Lücken zwischen dem Ist-Zustand des Unternehmens und dem Soll-Zustand führen oft zu reduzierter betrieblicher Effizienz. Prozesse, die automatisiert werden könnten, bleiben manuell und verbrauchen mehr Zeit und Ressourcen als nötig.
• Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung: Ineffizienzen und Ungenauigkeiten in HR-Prozessen können zu niedrigerer Mitarbeiterzufriedenheit und höheren Fluktuationsraten führen.
• Skalierbarkeit: Unternehmen mit größeren Leistungslücken könnten Schwierigkeiten haben, effektiv zu skalieren, da ineffiziente Prozesse und veraltete Technologien das Management einer wachsenden Belegschaft erschweren.

Folgen des Nicht-Schließens der Leistungslücken

Das Versäumnis, Leistungslücken in HR-Prozessen zu schließen, kann zu erheblichen Herausforderungen innerhalb von Organisationen führen:

Gemeinsame HR-Herausforderungen:

• Verzögerungen bei der Rekrutierung: Langwierige Rekrutierungsprozesse sind ein großer Engpass. 52% der befragten Arbeiter und 59% der befragten Angestellten nennen dies als drittwichtigste Herausforderung.
• Verzögerungen bei Routineprozessen: Diese beeinträchtigen die Abläufe erheblich und wurden von 16% der Blue-Collar- und 17% der White-Collar-Unternehmen als Top-Drei-Herausforderung genannt.
• Lange Einarbeitungszeiten: Diese sind in Blue-Collar-Sektoren besonders lang, wobei 11% der Entscheidungsträger dies als Hauptproblem nannten.
• Mangel an Zeit für strategische Projekte: Beide Sektoren leiden unter Zeitmangel für strategische Initiativen, mit 7% der Befragten, die dies als Top-Drei-Herausforderung nannten.

Weitergehende Auswirkungen

• Mitarbeiterzufriedenheit und Mitarbeiterbindung: Lücken in der effektiven Personalverwaltung, insbesondere beim Recruiting und dem Onboarding, können zu einer geringeren Mitarbeiterzufriedenheit und höheren Fluktuationsraten führen.
• Skalierbarkeit: Ineffiziente HR-Kernprozesse können die Skalierbarkeit eines Unternehmens stark einschränken, insbesondere wenn der manuelle Aufwand mit dem Unternehmenswachstum zunimmt.

Analyse: Manuelle Arbeit und Einstellungsschwierigkeiten hemmen Strategien

Die Hauptprobleme reduzieren sich auf Schwierigkeiten bei der Einstellung neuer Mitarbeiter und den erheblichen manuellen Aufwand zur Verwaltung der bestehenden Mitarbeiter, was wenig Raum für strategische, wertschöpfende Aktivitäten lässt. Interessanterweise tauchten einige erwartete Probleme nicht in den Top-Drei-Herausforderungen auf:

• Gehaltsabrechnung: Trotz der Betonung der Gehaltsabrechnung als oberste Priorität und einer Leistungslücke von 9% trat dies nicht als Hauptproblem auf. Dies deutet darauf hin, dass das aktuelle Problem möglicherweise durch zusätzlichen manuellen Aufwand gemildert wird.
• Abwesenheitsmanagement: Trotz Leistungslücken von -7% in der Nachverfolgung von Anwesenheit und Fehlzeiten impliziert das Fehlen dieser Themen in den Top-Drei-Herausforderungen, dass HR-Abteilungen dies möglicherweise ebenfalls durch erhöhten manuellen Aufwand kompensieren.

Dieses Muster zeigt, dass HR-Teams diese Bereiche funktional halten, aber mit hohem Zeit- und Arbeitsaufwand. Die Leistungslücke führt dazu, dass HR-Mitarbeiter viel Zeit mit manueller Verwaltung verbringen, was nicht nachhaltig ist und von strategischen Zielen ablenkt. Die Abhängigkeit von manuellen Prozessen zeigt die dringende Notwendigkeit für automatisierte, effiziente Systeme, um HR-Ressourcen für wichtigere Aufgaben freizusetzen.

Verständnis der Leistungslücke: Erklärende Faktoren

• Das Erkennen der Lücke zwischen Zielen und tatsächlichen Leistungen ist wichtig. Diese Lücke ist besonders in Blue-Collar-Sektoren ausgeprägt, im Vergleich zu White-Collar-Sektoren, wegen unterschiedlicher Digitalisierungsgrade in drei Schlüsselbereichen:
  
  

Rekrutierung in einem schwierigen Arbeitsmarkt

• Digitale Fortschritte: In White-Collar-Sektoren nutzen 63% der Unternehmen eine Rekrutierungssoftware, im Gegensatz zu 48% in Blue-Collar-Sektoren.
• Traditionelle Methoden: 20% der Blue-Collar-Befragten nutzen noch Excel zur Kandidatenverfolgung, im Gegensatz zu nur 7% der White-Collar-Befragten.
  
  

Verwaltung von Personalakten: Software vs. Analog & Excel

• HR-Software-Nutzung: 56% der White-Collar-Unternehmen verwenden eine HR-Software zur Verwaltung von Mitarbeiterdaten, gegenüber 35% in Blue-Collar-Unternehmen.
• Dokumentenmanagement: 36% der Blue-Collar-Unternehmen nutzen eine Digitale Personalakte und 18% Papierdokumentation, im Gegensatz zu 16% bzw. 6% in White-Collar-Unternehmen.
  
  

Prozessautomatisierung: Integration von HR-Funktionen

• Automatisierungseffektivität: Nur 10% der Blue-Collar-HR-Leiter halten sich für „sehr effektiv“ bei der Automatisierung von Aufgaben wie Gehaltsabrechnung, Zeiterfassung, Schichtplanung und Abwesenheitsverwaltung. Die unzureichende Nutzung von HR-Software trägt zu dieser Ineffizienz bei.

Herausforderungen beim Zertifikatsmanagement

Die Verwaltung von Zertifikaten, besonders in Blue-Collar-Sektoren, zeigt die Notwendigkeit verbesserter Systeme:

• Vielfältige Ansätze: Blue-Collar-Unternehmen benötigen oft spezifische Zertifikate für operative Rollen, was zu verschiedenen Managementmethoden führt. 30% dieser Unternehmen nutzen Methoden, die in der Umfrage nicht aufgeführt sind.
• Nachverfolgung von Zertifikaten: Nur 7% der Blue-Collar-Unternehmen haben keinen Überblick über die Zertifikate ihrer Mitarbeitenden, im Vergleich zu 19% in White-Collar-Industrien. Dies zeigt einen Bereich für Standardisierung und Effizienzsteigerung durch bessere technologische Lösungen.

Analyse

Die Unterschiede in der Digitalisierung bei Themen wie der Rekrutierung, Personalaktenverwaltung, Prozessautomatisierung und Zertifikatsmanagement verursachen Leistungsunterschiede zwischen Blue-Collar- und White-Collar-Industrien. Strategische Technologieinvestitionen können diese Lücken schließen, Effizienz verbessern und Leistungen an organisatorische Ziele anpassen.

Schließen der Leistungslücke: Strategische Initiativen für HR-Leiter

HR-Leiter stehen unter Druck, effizient und effektiv zu arbeiten. Das Schließen der Leistungslücke zwischen Zielen und Ergebnissen erfordert strategische Initiativen, die sich auf die Digitalisierung konzentrieren. Hier ein Überblick, wie HR-Leiter diese Veränderungen umsetzen, um die Lücke zu überbrücken:

Einsatz umfassender HR-Softwarelösungen

• Einführung einer HR-Software: 30% der Blue-Collar- und 37% der White-Collar-Branchen haben kürzlich eine HR-Software eingeführt, die verschiedene HR-Funktionen auf einer Plattform zusammenführt und die Effizienz in mehreren Schlüsselbereichen erhöht:
• Gehalts- und Leistungsmanagement: Automatisierung sorgt auf diesen Gebieten für Genauigkeit, reduziert die Zeit für Berechnungen und minimiert Fehler.
• Zeiterfassung und Anwesenheit: Eine Software zur Zeiterfassung verbindet sich mit Gehaltssystemen und sorgt für korrekte Vergütung der Arbeitsstunden.
• Regulatorische Compliance: Eine HR-Software hilft, Arbeitsgesetze einzuhalten und reduziert das Risiko von Strafen durch Echtzeit-Updates.

Die Nutzung einer umfassenden HR-Software verbessert die betriebliche Effizienz und unterstützt die strategische Entscheidungsfindung durch datengesteuerte Einblicke, die eine bessere Mitarbeiterverwaltung und -planung ermöglichen.

Spezialisierte Rekrutierungssoftware

Eine spezialisierte Software kann den Rekrutierungsprozess von einer logistischen Herausforderung in einen strategischen Vorteil verwandeln. Führungskräfte in Blue-Collar (15%) und White-Collar (16%) Branchen gaben an, kürzlich eine solche Software implementiert zu haben.

• Kandidatenbeschaffung und -management: Eine fortschrittliche Software hilft HR-Teams, große Kandidatenpools effizient zu verwalten: Von der ersten Kontaktaufnahme bis zur Einstellung.
• Verbesserte Kandidatenerfahrung: Benutzerfreundliche Schnittstellen ermöglichen Bewerbern eine einfache Einreichung von Dokumenten und zeitnahe Updates, was die Erfahrung verbessert und die Arbeitgebermarke stärkt.
• Analysen und Berichterstattung: Solide Analysen ermöglichen HR-Leitern, Metriken wie Zeit bis zur Einstellung und Kosten pro Einstellung zu verfolgen, wodurch Rekrutierungsstrategien verfeinert und Ressourcen besser zugewiesen werden können.

Die Einführung einer spezialisierten Rekrutierungssoftware optimiert den Prozess und passt ihn enger an die organisatorischen Ziele an, wodurch die Leistungslücke in der Talentakquisition verringert wird.

Digitale Transformation von Mitarbeiterdokumentationen

Die Digitalisierung von Mitarbeiterakten hat erhebliche Auswirkungen auf die HR-Operationen. HR-Leiter in Blue-Collar (23%) und White-Collar (25%) Branchen berichteten, in den letzten sechs Monaten Papierdokumente gescannt zu haben, um Akten zu digitalisieren.

• Zugänglichkeit und Sicherheit: Digitale Personalakten sind remote zugänglich, ideal für Organisationen mit mehreren Standorten oder Remote-Mitarbeitern. Fortschrittliche Sicherheitsprotokolle schützen sensible Daten.
• Effizienz im Dokumentenmanagement: Digitaler Speicher eliminiert physischen Platzbedarf und Kosten für Papierakten. Es vereinfacht die Verwaltung von Mitarbeiterakten, sodass Informationen leichter aktualisiert und abgerufen werden können.
• Regulatorische Compliance: Digitale Dokumentation erleichtert Audits und stellt die Einhaltung von Datenschutzgesetzen sicher, da Zugriffe und Änderungen automatisch protokolliert werden.

Analyse

Diese strategischen Initiativen adressieren nicht nur unmittelbare betriebliche Herausforderungen, sondern bereiten auch den Weg für langfristigen Erfolg. Der Übergang zu umfassenden digitalen HR-Lösungen hilft, die Leistungslücke zu überbrücken und sicherzustellen, dass HR-Abteilungen ihre strategischen Ziele effizienter erreichen und übertreffen. Dieser Fokus ist entscheidend, um sich an die sich wandelnde Arbeitsdynamik anzupassen und den Anforderungen sowohl der Blue- als auch der White-Collar-Sektoren gerecht zu werden.

Schlussfolgerung: Nutzung einer fortschrittlichen HR-Software für eine Belegschaft, die nicht am Schreibtisch arbeitet

Die Einführung einer HR-Software bietet HR-Entscheidungsträgern, die Deskless-Belegschaften verwalten, entscheidende Vorteile, die sowohl die betriebliche Effektivität als auch die Mitarbeiterzufriedenheit erheblich steigern. Insbesondere sollten Personalleiter in diesen Unternehmen die folgenden drei Kernbereiche der Digitalisierung priorisieren, um ihre Strategien zu optimieren:

Rekrutierung

Eine fortschrittliche HR-Software liefert HR-Profis Werkzeuge, um den Rekrutierungsprozess für Deskless-Mitarbeiter effektiv zu verwalten und zu optimieren. Die Nutzung mobilfreundlicher Anwendungen und Kommunikationsplattformen ermöglicht es Recruitern, Kandidaten anzusprechen, die keinen regelmäßigen Zugang zu traditionellen Computern haben.

• Automatisierte Interviewterminierung: Berücksichtigt verschiedene Zeitzonen und Arbeitszeiten, während der mobile Zugriff auf den Bewerbungsstatus einen reibungsloseren und inklusiveren Rekrutierungsprozess sicherstellt. Diese Reaktionsfähigkeit ist besonders ansprechend für die mobile Belegschaft, die Flexibilität und Zugänglichkeit schätzt.

Prozessautomatisierung

Die Automatisierung von HR-Prozessen bietet erhebliche Vorteile für Deskless-Mitarbeiter, die administrative Aufgaben unterwegs erledigen müssen. Eine HR-Software mit mobilen Funktionen ermöglicht es den Mitarbeitern, sich ein- und auszustempeln, Urlaubsanträge zu stellen und Gehaltsabrechnungen sowie HR-Dokumente direkt von ihren mobilen Geräten abzurufen.

• Zugänglichkeit: Diese ist entscheidend für die Verbesserung der Autonomie der deskless Mitarbeiter. Automatisierte Benachrichtigungen und Erinnerungen, die direkt an mobile Geräte gesendet werden, halten diese Mitarbeiter unabhängig von ihrem Standort informiert und engagiert.

Digitale Mitarbeiterakten

Die Fähigkeit, digitale Mitarbeiterakten remote zu pflegen und abzurufen, ist für HR-Entscheidungsträger unverzichtbar. Eine HR-Software, die eine sichere cloud-basierte Speicherung und den Abruf von Mitarbeiterdaten bietet, stellt sicher, dass HR-Profis auf aktuelle Informationen von überall und zu jeder Zeit zugreifen können.

• Echtzeit-Datenzugriff: Diese Fähigkeit ist entscheidend für das Management einer Deskless-Belegschaft, die an verschiedenen Standorten arbeitet und Echtzeit-Datenzugriff für Entscheidungsfindung und regulatorische Compliance benötigt. Digitale Akten bieten eine besser organisierte, leicht durchsuchbare und skalierbare Lösung, die die dynamische Natur des Managements einer mobilen Belegschaft unterstützt.

Übergang zu einer fortschrittlichen HR-Software: Vorteile für das Management von Deskless-Belegschaften

Der Übergang zu einer fortschrittlichen HR-Software ist besonders vorteilhaft für das Management von Deskless-Belegschaften, da wichtige HR-Funktionen zugänglicher, effizienter und skalierbarer werden. HR-Entscheidungsträger können so die Erfahrung und Produktivität mobiler Mitarbeiter verbessern und sicherstellen, dass alle Mitarbeiter integriert, unterstützt und engagiert sind, unabhängig von ihrem Arbeitsort.

Dieser Ansatz optimiert Abläufe und positioniert HR als zentrale Komponente des Unternehmenserfolgs in einer mobilen Arbeitsumgebung. Es ist wichtig, dass HR-Leiter auf dem neuesten Stand der Technik bleiben, um diese Systeme optimal zu nutzen und ihre Belegschaften effektiv zu verwalten.