Effiziente HR-Automatisierung: Mehr Fokus auf Deine Deskless-Mitarbeiter, weniger Papierkram!

Ertrinkst Du im endlosen Papierkram, während Deine Initiativen zur Mitarbeiterbindung ins Stocken geraten? Dann könnte die HR-Automatisierung genau die Lösung sein, die Du suchst. Indem Du mühsame HR-Aufgaben automatisierst, kannst Du Dich endlich von administrativen Belastungen befreien und Deine volle Aufmerksamkeit auf das lenken, was wirklich zählt – Deine Deskless-Mitarbeiter.

In diesem Artikel tauchen wir in die Welt der HR-Automatisierung ein, erläutern ihre zahlreichen Vorteile und stellen einige der effektivsten Automatisierungen vor, die Dein HR-Management revolutionieren können.

Was ist HR-Automatisierung?

HR-Automatisierung bezieht sich auf den Einsatz von Software und Technologien zur Optimierung und Automatisierung sich wiederholender und zeitaufwändiger HR-Aufgaben. Anstatt manuell Arbeitszeiten zu erfassen, Urlaubsanträge zu bearbeiten oder Gehaltsabrechnungen zu erstellen, übernimmt die Automatisierungssoftware diese Aufgaben. Dies reduziert nicht nur den administrativen Aufwand erheblich, sondern minimiert auch Fehler und steigert die Effizienz.

Durch die Automatisierung dieser Routineaufgaben können HR-Fachleute ihre Zeit und Energie auf strategischere und wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren. Dazu gehören unter anderem die Verbesserung der Mitarbeiterbindung, die Entwicklung von Schulungs- und Weiterbildungsprogrammen und die Förderung einer positiven Unternehmenskultur. So trägt die HR-Automatisierung maßgeblich dazu bei, dass sich HR-Abteilungen stärker auf ihre Kernaufgaben und die Förderung ihrer Deskless-Mitarbeiter fokussieren können.

Unterstützung Deiner Deskless Arbeiter in der Fertigungsindustrie

In der Fertigungsindustrie arbeiten viele Mitarbeiter ohne festen Schreibtisch, sogenannte Deskless Arbeiter. Diese Arbeiter sind oft direkt in der Produktion tätig und haben keinen einfachen Zugang zu Computern oder HR-Büros. Hier kann HR-Automatisierung besonders vorteilhaft sein:

Ein Fertigungsunternehmen implementiert ein mobiles HR-System, das es den Deskless Arbeitern ermöglicht, ihre Arbeitszeiten über eine App auf ihrem Smartphone zu erfassen. Diese App erlaubt es ihnen auch, Urlaubsanträge einzureichen und den Status ihrer Anträge in Echtzeit zu überprüfen. Zudem können sie auf Schulungsmaterialien und Sicherheitsrichtlinien zugreifen, die regelmäßig aktualisiert werden.

Durch diese Automatisierung wird der administrative Aufwand sowohl für die Arbeiter als auch für die HR-Abteilung erheblich reduziert. Die Arbeiter müssen nicht mehr zum Büro gehen oder Papierformulare ausfüllen, was Zeit spart und den Produktionsfluss verbessert. Gleichzeitig hat die HR-Abteilung mehr Zeit, um sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren, wie die Entwicklung von Weiterbildungsprogrammen oder die Förderung einer positiven Unternehmenskultur.

Dieses Beispiel zeigt, wie HR-Automatisierung dazu beitragen kann, die Effizienz zu steigern und die Mitarbeiterzufriedenheit in der Fertigungsindustrie zu erhöhen, indem sie den Deskless Arbeitern einen einfachen und direkten Zugang zu wichtigen HR-Funktionen bietet.

Was sind die Vorteile der Automatisierung von HR-Aufgaben?

Viele Personalabteilungen sind mit einer Fülle administrativer Aufgaben überlastet. Die Automatisierung dieser mühsamen und zeitaufwändigen Prozesse bringt sowohl dem Unternehmen als auch den Beschäftigten zahlreiche Vorteile und führt zu erheblichen Zeit- und Kosteneinsparungen.

Durch die Automatisierung werden HR-Prozesse optimiert und das Risiko menschlicher Fehler minimiert. Solche Fehler können bei manuellen Aufgaben leicht passieren und teure Bußgelder, Gebühren oder sogar rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Automatisierung sorgt für größere Genauigkeit und Konsistenz und stellt sicher, dass jeder Mitarbeiter die korrekten Informationen und Leistungen erhält.

Die Vorteile der Automatisierung beschränken sich nicht nur auf die HR-Abteilung. Mit automatisierten HR-Prozessen erleben Beschäftigte einen reibungsloseren und effizienteren Ablauf während ihrer gesamten Betriebszugehörigkeit – vom schnellen und effektiven Onboarding bis hin zur Teilnahme an Engagement-Umfragen und Leistungsbewertungen über benutzerfreundliche Portale. Diese Verbesserungen fördern ein positives Mitarbeitererlebnis und tragen zu einer engagierten und produktiven Belegschaft bei.

Darüber hinaus ermöglicht die Automatisierung von zeitraubenden Verwaltungsaufgaben den HR-Verantwortlichen, strategische Partner im Unternehmen zu werden. Mit der gewonnenen Zeit können sie strategische Initiativen vorantreiben, die Mitarbeiterentwicklung fördern, einen florierenden Talentpool aufbauen und für die Zukunft der Belegschaft planen. So wird die HR-Abteilung zu einem zentralen Faktor für den langfristigen Erfolg des Unternehmens.

Die wichtigsten zu automatisierenden HR-Prozesse

Nachdem Du nun die Vorteile der Automatisierung kennst, wollen wir uns die wichtigsten HR-Prozesse ansehen, die automatisiert werden sollten:

1. Onboarding

Der traditionelle Onboarding-Prozess hat den Ruf, eine große Menge an Formularen und Papierkram zu beinhalten, die jedes Mal ausgedruckt und manuell ausgefüllt werden müssen. Das summiert sich schnell, und veraltete Onboarding-Prozesse kosten die Personalabteilung und die Mitarbeiter drei bis fünf Stunden Zeit pro neuem Mitarbeiter. Das kann zu Verzögerungen und Frustration bei neuen Mitarbeitern führen und einen schlechten Eindruck von der Effizienz, der Kultur und den Prozessen des Unternehmens vermitteln.

Die Automatisierung des Onboarding-Prozesses vereinfacht Aufgaben wie das Versenden von Willkommens-E-Mails, das Sammeln von Informationen über neue Mitarbeiter und die Auswahl von Leistungen. Das sorgt für einen reibungslosen und effizienten Ablauf und ermöglicht es den neuen Mitarbeitern, sich schneller in ihre Rolle einzufinden.

2. Offboarding

Beim manuellen Offboarding müssen die Konten und Logins eines ausscheidenden Mitarbeiters manuell erfasst werden, um die Konten zu deaktivieren oder neu zuzuweisen und so die Sicherheit des Unternehmens zu gewährleisten. Außerdem müssen wichtige Dokumente wie Kündigungsschreiben und -richtlinien verfasst, versandt und unterschrieben werden, und die Sozialversicherungsträger müssen über den ausscheidenden Mitarbeiter informiert werden.

Ein automatisiertes Offboarding vereinfacht die Aufgaben des ausscheidenden Mitarbeiters, wie das Einsammeln des Firmeneigentums, die Beendigung des Systemzugriffs und den Abschluss der Gehaltsabrechnung und der Sozialleistungen. Dies minimiert das Risiko, dass sensible Daten verletzt werden oder sich ehemalige Mitarbeiter unbefugt Zugang verschaffen.

Die Automatisierung des Offboardings mit einer HR-Software kann auch standardisierte Austrittsgespräche und Umfragen erleichtern, was zu einem wertvolleren und einheitlicheren Feedback von ausscheidenden Mitarbeitern führt.

3. Dokumentenmanagement

Die Aufbewahrung von Dokumenten in Papierform bedeutet, dass oft wertvolle Zeit damit verbracht wird, sich durch Berge von Akten zu wühlen, und jede Änderung von Vorschriften kann mühsame Überprüfungen und Aktualisierungen bedeuten. Ganz zu schweigen von dem Platz, den Aktenschränke einnehmen, und dem Risiko, dass vertrauliche Dokumente leicht verloren gehen, falsch gehandhabt oder verlegt werden können.

Automatisierte Dokumentenmanagementsysteme organisieren und speichern Mitarbeiterdokumente sicher elektronisch und machen sie sowohl für die Personalabteilung als auch für die Beschäftigten leicht zugänglich. Notwendige Aktualisierungen können in Sekundenschnelle vorgenommen und elektronische Unterschriften mit einem Mausklick eingeholt werden. Mit einer HR-Software kannst Du außerdem Vorlagen für Dokumente wie Angebotsschreiben, Leistungsbeurteilungen und behördliche Formulare erstellen und sie an einem Ort aufbewahren.

4. Zeiterfassung

Wenn Du Dich bei der Zeiterfassung und der Verwaltung von Urlaubszeiten auf Papier oder Tabellenkalkulationen verlässt, kann es zu ungenauen Aufzeichnungen kommen, wie z.B. verpassten Einträgen, vergessenen Pausen und Rechenfehlern. Diese Fehler können Dein gesamtes System durcheinander bringen und zu Streitigkeiten mit den Beschäftigten über die geleisteten Arbeitsstunden und bezahlten Urlaub führen. Darüber hinaus wird die manuelle Verwaltung komplexer Abgrenzungssätze und Urlaubsrichtlinien zu einem Albtraum, der zu Verstößen und Geldbußen führen kann. Manuellen Systemen mangelt es auch an Transparenz, was es für die Beschäftigten schwierig macht, ihre verbleibenden Urlaubstage zu verfolgen und zu Frustration bei der Beantragung von Freizeit führt.

Mit einer automatisierten Urlaubs- und Zeiterfassung können die Beschäftigten Urlaubsanträge stellen, ihren verbleibenden Urlaub schnell überprüfen und ihre Arbeitszeiten elektronisch verfolgen. Mit Zeitplanungs-Tools ist es einfach, Zeitpläne zu erstellen und zu aktualisieren und auf einen Blick zu sehen, wer gerade Pause oder Urlaub hat. Mit einem modernen HR-System wie Kenjo hast Du das fortschrittliche Zeiterfassungstool gleich mit an Bord, das es den Deskless-Mitarbeitern im Schichtbetrieb ermöglicht, sich mit Hilfe von unserem Zeiterfassungsterminal ein- und auszustempeln.

5. Performance Management

Viele Unternehmen nutzen immer noch Tabellenkalkulationen für das Performance Management. Veraltete, ineffiziente Leistungsbeurteilungsprozesse wie dieser können zu inkonsistentem Feedback und verpassten Wachstumschancen führen. Die Mehrheit der Manager und Mitarbeiter gibt an, dass sie mit den traditionellen Leistungsbeurteilungen unzufrieden sind.

Ein automatisiertes Leistungsmanagement vereinfacht die Festlegung von Zielen, die Durchführung von Leistungsbeurteilungen und die Bereitstellung von konsistentem Feedback. Mitarbeiter und Vorgesetzte können den Status und den Fortschritt ihrer Leistungsbeurteilungen, Ziele und ihrer Karriereentwicklung verfolgen.

6. Lohnabrechnung

Die manuelle Lohnabrechnung ist ein Labyrinth aus Berechnungen, Dateneingaben und Gegenkontrollen, das viel Zeit in Anspruch nimmt. Für ein kleines Unternehmen mit nur wenigen Beschäftigten mag das überschaubar sein, aber wenn Du verschiedene Arten von Beschäftigten hast – Zeitarbeits-, Vollzeit- und Teilzeitkräfte – mit jeweils eigenen Gehaltsstrukturen und Abzügen, können die Dinge schnell aus dem Ruder laufen. Alles manuell im Auge zu behalten, wird zu einem Balanceakt, und das Risiko, dass sich Fehler einschleichen, ist oft eine ständige Sorge.

Eine moderne Gehaltsabrechnung optimiert die Berechnung von Gehältern, Abzügen, Überstunden und Steuern und stellt sicher, dass die Beschäftigten immer pünktlich und korrekt bezahlt werden.

Hast Du eine verteilte Belegschaft an mehreren Standorten? Die automatisierte Lohn- und Gehaltsabrechnung berechnet automatisch ortsspezifische Aspekte wie Steuerabzüge und Überstunden und hilft Dir, die Vorschriften einzuhalten.

Wie Kenjo Dir helfen kann, die Prozesse Deiner Personalverwaltung zu automatisieren

Die Investition in eine HR-Automatisierung kann Deine Personalabteilung und Dein gesamtes Unternehmen transformieren. Kenjo bietet Dir alles, was Du brauchst, in einer benutzerfreundlichen und modernen Lösung, die mit Deinem Unternehmen wächst. Unsere Software ermöglicht die einfache Verwaltung von Dashboards, Dokumenten und Vorlagen – alles an einem Ort.

Mit Kenjos mobiler App können Mitarbeiter ihre Stunden aufzeichnen, Dokumente verwalten und Urlaubsanträge stellen, während Manager diese schnell genehmigen oder ablehnen können. Unser engagiertes Support-Team sorgt dafür, dass Du vor, während und nach der Implementierung erfolgreich bist.

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