Wie wähle ich eine Software zum Messen der Mitarbeiterproduktivität aus?

Die meisten Fachkräfte arbeiten am Computer, so dass es oftmals schwierig sein kann, nachzuvollziehen, was die einzelnen Mitarbeiter tun und wie effizient sie sind.

Eine Mitarbeiterproduktivitätssoftware macht genau das sichtbar - zusammen mit einem detaillierten Bild des Arbeitstages jedes Teammitglieds und der von ihm erzielten Ergebnisse. So können Personaler die Mitarbeiterproduktivität messen und die richtigen Entscheidungen treffen.

Was ist Mitarbeiterproduktivitätssoftware?

Poduktivitätssoftware wird eingesetzt, um die Produktivitätskennzahlen der Mitarbeiter zu beobachten. Mit anderen Worten ermöglicht sie Dir, das Verhalten und die Aktivitäten Deines Teams während eines Arbeitstages zu analysieren, um zu verstehen, wie produktiv sie sind.

Diese Art von Software erstellt Berichte, um Produktivitätsprobleme zu erkennen und die Leistung der Mitarbeiter zu überwachen, um damit die Effizienz des Teams zu verbessern. Sie zeigen auch auf einfache Weise die Schlüsselindikatoren und KPIs für Zielvereinbarungen in Mitarbeitergesprächen.

Üblicherweise werden die folgenden Daten von der Mitarbeiterproduktivitätssoftware aufgezeichnet:

• Benutzername
• An-/Abmeldezeit
• Aktive und inaktive Zeit
• Webseiten-Besuche
• Genutzte Anwendungen
• Tastenanschläge
• Mausbewegungen

Daneben können verschiedene Arten von Mitarbeiterproduktivitätssoftware auch Leistungsbewertungen und ähnliches beinhalten, um ein umfassenderes Bild über die Situation zu erhalten. Unternehmen sollten also genau analysieren, welche Bedürfnisse sie haben und welche Bereiche verfolgt werden sollen.

Durch die Analyse all dieser Faktoren erhoffen sich Unternehmen ein genaueres Bild über den Grad des Mitarbeiterengagements. Anhand dieser Daten können die Unternehmen ihre Mitarbeiter zu mehr Produktivität und Leistung anspornen.

Arbeitsproduktivität vs. Mitarbeiterproduktivität

Auf dem Weg zur passenden Produktivitätssoftware steht zunächst die Bedürfnisanalyse. Was soll gemessen werden? Die Arbeitsproduktivität oder die Mitarbeiterproduktivität?

Kurz zur Begriffsklärung: Mit der Arbeitsproduktivität meinen wir das Verhältnis aus der Arbeitsleistung und dem Arbeitseinsatz. Dabei geht es um die gesamte Beschäftigungsmenge vs. Produktionsfaktor Arbeit, wie wir das aus großen Fabriken kennen.

Dagegen charakterisiert die Mitarbeiterproduktivität das Verhältnis zwischen produzierten Gütern und Dienstleistungen und den dafür benötigten Produktionsfaktoren. Diese Kennzahl bezieht sich meistens auf Angestelltenverhältnisse.

Mitarbeiterproduktivität messen und steigern

Wenn ein Unternehmen das Mitarbeiterverhalten genau beobachtet, werden unnötige Daten erfasst. Anstatt jede einzelne Tätigkeit der Mitarbeiter zu überwachen, müssen die entsprechenden Resultate erfasst werden -  wir müssen also die Mitarbeiterproduktivität messen und nicht nur die erbrachte Zeit oder Stundenanzahl im Büro tracken.

Es stellt sich also die Frage: Wie kann man die Mitarbeiterproduktivität messen?

Dazu gehören regelmäßige Feedbackgespräche, ein umfassendes Onboarding, ein Fokus auf die berufliche Fort- und Weiterbildung von Mitarbeitern und vieles mehr. Einen umfassenden Leitfaden zum Messen und Steigern der Mitarbeiterproduktivität findest du in diesem Artikel: Mitarbeiterproduktivität messen und steigern.

Wofür ist eine Mitarbeiterproduktivitätssoftware?

Wie der Name schon sagt, misst und analysiert Produktivitätssoftware hauptsächlich die Mitarbeiterproduktivität. Und zwar durch zuvor vereinbarte Metriken und Ziele. Dies gibt dem Unternehmen ein Instrument an die Hand, mit dessen Hilfe es beurteilen kann, ob die Erwartungen erfüllt werden.

Die Mitarbeiterproduktivität zu messen wirkt sich außerdem positiv auf die folgenden Faktoren aus:

• Bereiche mit geringer Produktivität identifizieren: Produktivitätssoftware misst die Leistung der Mitarbeiter, analysiert ihre Arbeitsgewohnheiten und prüft, ob die Leistung der Mitarbeiter den Unternehmensstandards entspricht.
• Arbeitsproduktivität von remote arbeitenden Mitarbeitern steigern: Um sicherzustellen, dass Dein Team zu Hause genauso produktiv ist wie im Büro, zeichnet die Software die Zeit auf, in der ein Mitarbeiter aktiv oder inaktiv ist sowie die IP-Adresse, von der aus er arbeitet.
• Berichte über die Produktivität des Unternehmens erhalten: die Tools für strukturiertes  Arbeiten bieten maßgeschneiderte Berichte, die die Performance Deines Teams in Echtzeit zeigen. Oder besser gesagt: womit sie ihre Zeit verbringen, wie viel Zeit sie aktiv und inaktiv sind, usw.
• Unternehmensziele erreichen: Mit klar definierten Vorgaben und Produktivitätserwartungen verstehen die Mitarbeiter, auf welche Bereiche sie sich konzentrieren sollten, um dem Unternehmen beim Erreichen seiner Ziele zu helfen.
• Effizienz steigern: Die Verbesserung der Arbeitsproduktivität der Belegschaft ist gleichbedeutend mit Rentabilität. Ein effizientes Unternehmen bedeutet positive wirtschaftliche Ergebnisse.

Wie berechnet man die Mitarbeiterproduktivität?

Kennzahlen müssen zum Unternehmen und den jeweiligen Situationen passen. Die Arbeitsproduktivität klassischer Fabrikarbeiter muss anders vorgegangen werden als bei den KPIS von Beschäftigten im Angestelltenverhältnis. Bei dem einen können Vorgesetzte einfach auf die erbrachten Produktionen schauen, bei letzterem können etwa der Umsatz oder Gewinn pro Mitarbeiter wichtig sein. 

Im ersten Schritt kommt man also nicht umhin, sich eine Liste mit bedeutsamen Kennzahlen und Metriken zu überlegen, um dann im nächsten Schritt die Mitarbeiterproduktivität zu berechnen.

Hier können wir uns folgende Punkte anschauen, wenn es um die qualitative Kennzahlen der Leistung geht:

• Zielvereinbarungen per OKR
• Net Promoter Score (NPS)
• 360 Grad Feedback
• 270 Grad Feedback
• 180 Grad Feedback

Zahlen zu gesamt-organisatorischer Performance sind:

• Umsatz pro Mitarbeiter
• Gewinn pro Mitarbeiter
• Fehlzeitenrate
• Überstundenquote
• uvm. 

Hier helfen übrigens Kenjos Berichte und Analytics, um die Mitarbeiterproduktivität zu messen.

Dann kommen wir zum eigentlich spannenden Teil: Die Berechnung der Mitarbeiterproduktivität mit dieser einfachen Formel:

Arbeitsproduktivität = Output (Arbeitsergebnis in Zahlen) / Input (Arbeitseinsatz in Zeit)

Bei dieser einfachen Mitarbeiterproduktivität Formel sollten wir allerdings nicht nur auf die Zahlen schauen, sondern auf die Qualität der Arbeit. Und die dauert eben manchmal doch länger als gedacht.

Welche Software gibt es, um Mitarbeiterproduktivität zu messen?

Um die Mitarbeiterproduktivität messen zu können schauen wir uns wie gesagt die wichtigsten Kennzahlen an und entscheiden dann, welche sich am besten dazu eignen. Dementsprechend hilft geeignete Produktivitätssoftware, die genau auf die jeweiligen Bereiche ausgelegt ist. Schauen wir uns ein paar davon an:

Produktivitätssoftware zur Leistungsbewertung

Am besten lässt sich die Mitarbeiter-Performance mit einer Software zur Performance Management analysieren. Das bedeutet, dass die Ziele der Mitarbeiter regelmäßig überprüft und als Grundlage für die Beurteilung ihrer Arbeit herangezogen werden. Dieser Schritt hilft konkret dabei, die Mitarbeiterproduktivität zu messen und ggf. Anpassungen vorzunehmen. Wenn sie die Ziele erreichen, sind sie auf dem richtigen Weg. Wenn nicht, musst Du Dir die Situation genauer ansehen, um zu verstehen, warum.

Mit der Software kann auch Feedback von Kollegen, Managern und Kunden des Mitarbeiters eingeholt werden, um die Arbeit der zu evaluierenden Person aus einem breiterem Blickwinkel heraus zu betrachten. Das hilft der Personalabteilung, sowohl eine qualitative Bewertung (mit den eingeholten Kommentaren) als auch eine quantitative Bewertung (durch Analyse der Ziele) vorzunehmen.

Leistungsbeurteilungen ermöglichen es Dir also, die Arbeitsproduktivität Deines Teams aus verschiedenen Perspektiven zu betrachten. Das Unternehmen kann die Entwicklung der Mitarbeiter beurteilen und gegebenenfalls Schulungspläne oder maßgeschneiderte Weiterbildungsmaßnahmen entwerfen.

Entsprechend haben auch die Mitarbeiter die Möglichkeit, ihren Standpunkt darzulegen und die Schwierigkeiten zu erklären, mit denen sie bei ihrer Arbeit konfrontiert sind.

Wenn das Unternehmen das gut kommuniziert, lehnen Mitarbeiter Leistungsbeurteilungen in der Regel nicht ab. Andernfalls könnte "Spionagesoftware", die herausfinden soll, was die Mitarbeiter während ihres Arbeitstages tun, ihnen den Eindruck vermitteln, dass das Unternehmen ihnen nicht vertraut.

Aufgabenverwaltungssoftware

Software zur Aufgabenverwaltung ist ein großartiges Werkzeug, mit dessen Hilfe Teamleiter sehen können, woran andere Teammitglieder gerade arbeiten. Sie basieren auf der Kanban-Methode, bei der die Aufgaben in drei Spalten organisiert werden: anstehend, in Bearbeitung und abgeschlossen. Jede Aufgabe wird einer Person mit einem Liefertermin zugewiesen, wodurch Du einen einfachen Überblick über den Projektstatus, die Arbeit der Abteilung und die aktuelle Arbeitsbelastung jedes Mitglieds erhältst.

Das ist sehr praktisch, da Du damit auf einen Blick sehr viele Informationen erhältst, die Dir helfen, die richtigen Entscheidungen zu treffen. Wenn Du zum Beispiel siehst, dass jemand an mehreren Aufgaben mit bevorstehenden Terminen arbeitet, diese aber noch nicht abgeschlossen hat, kannst Du ihn fragen, was los ist.

Es gibt eine ganze Reihe von Software zur Aufgabenverwaltung für Teams auf dem Markt: Die beiden besten Anwendungen sind Trello und Asana. Die erste ahmt das dreispaltige Layout der Kanban-Methode nach. Sie sind jedoch komplett individualisierbar, und Du kannst das Design an die verschiedenen Formate anpassen: Spalten, Listen, Kalender, usw. Beide Apps bieten kostenlose Versionen an.

Zeitsteuerungssoftware

Bei einer Zeiterfassungssoftware handelt es sich um ein von vielen Endgeräten aus bedienbares, cloud-basiertes System, das es den Mitarbeitern ermöglicht, von jedem Ort aus einfach ein- und auszustempeln. Sie informiert das Unternehmen auch über die geleisteten Arbeitsstunden und die Pausen, die die Mitarbeiter täglich einlegen. 

Ab Mai 2019 sind Unternehmen in ganz Europa verpflichtet, über Arbeitsbeginn und -ende ihrer Mitarbeiter Buch zu führen. Wie in der Pressemitteilung des Europäischen Gerichtshofs hervorgehoben wird, soll damit die Ausbeutung von Arbeitnehmern, wie z.B. durch zu viele unbezahlte Überstunden, vermieden werden. Die Unternehmen müssen die Unterlagen mindestens vier Jahre aufbewahren (zwei im Vereinigten Königreich), um sie im Fall einer überraschenden Arbeitsinspektion vorlegen zu können.

Kenjo bietet eine Software zur Arbeitszeiterfassung an, die es Organisationen leicht macht, Anwesenheitslisten zu führen. Die Mitarbeiter können sogar über das Mobiltelefon ein- und ausstempeln, so dass sie nicht unbedingt im Büro anwesend sein müssen (was für remote arbeitende sehr praktisch ist). Im Gegenzug erhält das HR-Team alle Aufzeichnungen automatisch und kann leicht erkennen, wenn die Dinge nicht so laufen, wie sie sollen.

Obwohl eine Software zur Zeiterfassung wichtig ist, ist sie vielleicht nicht das beste Tool, um die  Mitarbeiterproduktivität messen zu können. Personalmanager bekommen nur Informationen über die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden, nicht aber darüber, was die Mitarbeiter in dieser Zeit getan haben.

Mitarbeiterüberwachungssoftware

Es gibt tatsächlich auch Mitarbeiterproduktivitätssoftware zur Steigerung der Mitarbeiterproduktivität, die direkt auf den Computern der Mitarbeiter installiert werden und mit der Du "überwachen" kannst, welche Anwendungen verwendet werden und wann jemand aktiv oder inaktiv ist. Manager erhalten einen täglichen Bericht mit einer detaillierten Übersicht. Mitarbeiter neigen jedoch dazu, sich durch Mitarbeiterüberwachungssoftware beobachtet zu fühlen und empfinden diese Art von Maßnahmen als unangenehm. Das ist also nichts, was wir zur Messung der Mitarbeitereffizienz empfehlen würden.

Produktivitätssoftware von Kenjo

Wir wissen, wie wichtig es ist, ein hohes Produktivitätsniveau im Unternehmen aufrechtzuerhalten. Deshalb haben wir bei Kenjo eine HR-Software mit verschiedenen Funktionen entwickelt, die Unternehmen dabei helfen, die Mitarbeiterproduktivität messen und bessere Entscheidungen treffen zu können.

Diese sind:

• OKR-Systeme unterstützen Dich dabei, spezifische und messbare Ziele für jeden Mitarbeiter festzulegen und geben Dir so einen Maßstab für die Leistungsbeurteilung an die Hand.
• Das Zeitmanagementsystem erfasst die für jedes Projekt geleisteten Arbeitsstunden. Es gibt Dir einen Überblick darüber, wofür jeder Mitarbeiter Zeit aufwendet, und hilft bei der Messung der Projekt- und Mitarbeitereffizienz.
• Das Modul zur Leistungsbeurteilung ermöglicht es Dir, Bewertungsprozesse zu implementieren, um sowohl einen individuellen als auch einen Gesamtüberblick über die Produktivität im Unternehmen zu erhalten.
• Das Zeiterfassungssystem gibt Dir Einblick über die von jedem Mitarbeiter geleisteten Arbeitsstunden und hilft Dir, Unregelmässigkeiten zu erkennen, die ein Zeichen für andere Probleme sein können.

Im Gegenzug wird das HR-Team von einer integrierten und umfassenden Plattform profitieren, die ihm wichtige metrische Informationen für das Unternehmen liefert und dadurch bessere Entscheidungen ermöglicht.

Wie wir also sehen konnten, lohnt sich die Investition in eine Produktivitätssoftware, um die Mitarbeiterproduktivität messen zu können und ggf. mit entsprechenden Maßnahmen rechtzeitig gegenzusteuern. Solltest Du Dich für Kenjos Mitarbeiterproduktivitätssoftware mit der Performance Management-Funktion interessieren, kannst Du 14 Tage kostenlos unsere HR-Software ausprobieren und uns bei Fragen jederzeit gerne kontaktieren.