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HR-Software

Wie wähle ich eine Software zum Messen der Mitarbeiterproduktivität aus?

Die meisten Fachkräfte arbeiten am Computer, so dass es oftmals schwierig sein kann, nachzuvollziehen, was die einzelnen Mitarbeiter tun und wie effizient sie sind. Eine Mitarbeiterproduktivitätssoftware macht genau das sichtbar - zusammen mit einem detaillierten Bild des Arbeitstages jedes Teammitglieds und der von ihm erzielten Ergebnisse.

 

Was ist Mitarbeiterproduktivitätssoftware?

 

Mitarbeiterproduktivitätssoftware wird eingesetzt, um die Produktivitätskennzahlen der Mitarbeiter zu beobachten. Mit anderen Worten ermöglicht sie Dir, das Verhalten und die Aktivitäten Deines Teams während eines Arbeitstages zu analysieren, um zu verstehen, wie produktiv sie sind.

 

Diese Art von Software erstellt Berichte, um Produktivitätsprobleme zu erkennen und die Leistung der Mitarbeiter zu überwachen, um damit die Effizienz des Teams zu verbessern. Sie zeigen auch auf einfache Weise die Schlüsselindikatoren und KPIs für Zielvereinbarungen in Mitarbeitergesprächen.

 

Wofür ist eine Mitarbeiterproduktivitätssoftware?

 

Wie der Name schon sagt, misst und analysiert Produktivitätssoftware hauptsächlich die Produktivität der Mitarbeiter. Und zwar durch zuvor vereinbarte Metriken und Ziele. Dies gibt dem Unternehmen ein Instrument an die Hand, mit dessen Hilfe es beurteilen kann, ob die Erwartungen erfüllt werden.

 

Was Du mit Produktivitätssoftware außerdem erreichen kannst:

 

  • Bereiche mit geringer Produktivität identifizieren: Produktivitätssoftware misst die Leistung der Mitarbeiter, analysiert ihre Arbeitsgewohnheiten und prüft, ob die Leistung der Mitarbeiter den Unternehmensstandards entspricht.
  • Produktivität von remote arbeitenden Mitarbeitern steigern: Um sicherzustellen, dass Dein Team zu Hause genauso produktiv ist wie im Büro, zeichnet die Software die Zeit auf, in der ein Mitarbeiter aktiv oder inaktiv ist sowie die IP-Adresse, von der aus er arbeitet.
  • Berichte über die Produktivität des Unternehmens erhalten: die Tools für strukturiertes  Arbeiten bieten maßgeschneiderte Berichte, die die Performance Deines Teams in Echtzeit zeigen. Oder besser gesagt: womit sie ihre Zeit verbringen, wie viel Zeit sie aktiv und inaktiv sind, usw.
  • Unternehmensziele erreichen: Mit klar definierten Vorgaben und Produktivitätserwartungen verstehen die Mitarbeiter, auf welche Bereiche sie sich konzentrieren sollten, um dem Unternehmen beim Erreichen seiner Ziele zu helfen.
  • Effizienz steigern: Die Verbesserung der Produktivität der Belegschaft ist gleichbedeutend mit Rentabilität. Ein effizientes Unternehmen bedeutet positive wirtschaftliche Ergebnisse.

 

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Arten von Tools zur Mitarbeiterproduktivität

 

Es gibt mehrere Formeln, die Du zur Messung der Mitarbeiterproduktivität verwenden kannst. Dementsprechend gibt es Software, die genau auf die jeweiligen Bereiche ausgelegt ist. Schauen wir uns ein paar davon an:

 

Software zur Leistungsbewertung

 

Am besten lässt sich die Mitarbeiter-Performance mit einer Software zur Performance Management analysieren. Das bedeutet, dass die Ziele der Mitarbeiter regelmäßig überprüft und als Grundlage für die Beurteilung ihrer Arbeit herangezogen werden. Wenn sie die Ziele erreichen, sind sie auf dem richtigen Weg. Wenn nicht, musst Du Dir die Situation genauer ansehen, um zu verstehen, warum.

 

Mit der Software kann auch Feedback von Kollegen, Managern und Kunden des Mitarbeiters eingeholt werden, um die Arbeit der zu evaluierenden Person aus einem breiterem Blickwinkel heraus zu betrachten. Das hilft der Personalabteilung, sowohl eine qualitative Bewertung (mit den eingeholten Kommentaren) als auch eine quantitative Bewertung (durch Analyse der Ziele) vorzunehmen.

 

Leistungsbeurteilungen ermöglichen es Dir also, die Produktivität Deines Teams aus verschiedenen Perspektiven zu betrachten. Das Unternehmen kann die Entwicklung der Mitarbeiter beurteilen und gegebenenfalls Schulungspläne oder maßgeschneiderte Weiterbildungsmaßnahmen entwerfen.

 

Entsprechend haben auch die Mitarbeiter die Möglichkeit, ihren Standpunkt darzulegen und die Schwierigkeiten zu erklären, mit denen sie bei ihrer Arbeit konfrontiert sind.

 

Wenn das Unternehmen das gut kommuniziert, lehnen Mitarbeiter Leistungsbeurteilungen in der Regel nicht ab. Andernfalls könnte "Spionagesoftware", die herausfinden soll, was die Mitarbeiter während ihres Arbeitstages tun, ihnen den Eindruck vermitteln, dass das Unternehmen ihnen nicht vertraut.

 

Produktivitätssoftware Kenjo Benutzeroberfläche

 

Aufgabenverwaltungssoftware

 

Software zur Aufgabenverwaltung ist ein großartiges Werkzeug, mit dessen Hilfe Teamleiter sehen können, woran andere Teammitglieder gerade arbeiten. Sie basieren auf der Kanban-Methode, bei der die Aufgaben in drei Spalten organisiert werden: anstehend, in Bearbeitung und abgeschlossen. Jede Aufgabe wird einer Person mit einem Liefertermin zugewiesen, wodurch Du einen einfachen Überblick über den Projektstatus, die Arbeit der Abteilung und die aktuelle Arbeitsbelastung jedes Mitglieds erhältst.

 

Das ist sehr praktisch, da Du damit auf einen Blick sehr viele Informationen erhältst, die Dir helfen, die richtigen Entscheidungen zu treffen. Wenn Du zum Beispiel siehst, dass jemand an mehreren Aufgaben mit bevorstehenden Terminen arbeitet, diese aber noch nicht abgeschlossen hat, kannst Du ihn fragen, was los ist.

 

Es gibt eine ganze Reihe von Software zur Aufgabenverwaltung für Teams auf dem Markt: Die beiden besten Anwendungen sind Trello und Asana. Die erste ahmt das dreispaltige Layout der Kanban-Methode nach. Sie sind jedoch komplett individualisierbar, und Du kannst das Design an die verschiedenen Formate anpassen: Spalten, Listen, Kalender, usw. Beide Apps bieten kostenlose Versionen an.

 

Zeitsteuerungssoftware

 

Bei einer Zeiterfassungssoftware handelt es sich um ein von vielen Endgeräten aus bedienbares, cloud-basiertes System, das es den Mitarbeitern ermöglicht, von jedem Ort aus einfach ein- und auszustempeln. Sie informiert das Unternehmen auch über die geleisteten Arbeitsstunden und die Pausen, die die Mitarbeiter täglich einlegen. 

 

Ab Mai 2019 sind Unternehmen in ganz Europa verpflichtet, über Arbeitsbeginn und -ende ihrer Mitarbeiter Buch zu führen. Wie in der Pressemitteilung des Europäischen Gerichtshofs hervorgehoben wird, soll damit die Ausbeutung von Arbeitnehmern, wie z.B. durch zu viele unbezahlte Überstunden, vermieden werden. Die Unternehmen müssen die Unterlagen mindestens vier Jahre aufbewahren (zwei im Vereinigten Königreich), um sie im Fall einer überraschenden Arbeitsinspektion vorlegen zu können.

 

Kenjo bietet eine Software zur Zeiterfassung an, die es Organisationen leicht macht, Anwesenheitslisten zu führen. Die Mitarbeiter können sogar über das Mobiltelefon ein- und ausstempeln, so dass sie nicht unbedingt im Büro anwesend sein müssen (was für remote arbeitende sehr praktisch ist). Im Gegenzug erhält das HR-Team alle Aufzeichnungen automatisch und kann leicht erkennen, wenn die Dinge nicht so laufen, wie sie sollen.

 

Obwohl eine Software zur Zeiterfassung wichtig ist, ist sie vielleicht nicht das beste Tool zur Messung der Mitarbeiterproduktivität. Personalmanager bekommen nur Informationen über die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden, nicht aber darüber, was die Mitarbeiter in dieser Zeit getan haben.

 

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Mitarbeiterüberwachungssoftware

 

Es gibt tatsächlich auch Software zur Steigerung der Mitarbeiterproduktivität, die direkt auf den Computern der Mitarbeiter installiert werden und mit der Du "überwachen" kannst, welche Anwendungen verwendet werden und wann jemand aktiv oder inaktiv ist. Manager erhalten einen täglichen Bericht mit einer detaillierten Übersicht. Mitarbeiter neigen jedoch dazu, sich beobachtet zu fühlen und empfinden diese Art von Maßnahmen als unangenehm. Das ist also nichts, was wir zur Messung der Mitarbeitereffizienz empfehlen würden.

 

Kenjo-Software zur Produktivitätssteuerung

 

Wir wissen, wie wichtig es ist, ein hohes Produktivitätsniveau im Unternehmen aufrechtzuerhalten. Deshalb haben wir bei Kenjo eine HR-Software mit verschiedenen Funktionen entwickelt, die Unternehmen dabei helfen, die Mitarbeiterproduktivität zu messen und bessere Entscheidungen zu treffen.

 

Diese sind:

 

  • OKR-Systeme unterstützen Dich dabei, spezifische und messbare Ziele für jeden Mitarbeiter festzulegen und geben Dir so einen Maßstab für die Leistungsbeurteilung an die Hand.
  • Das Zeitmanagementsystem erfasst die für jedes Projekt geleisteten Arbeitsstunden. Es gibt Dir einen Überblick darüber, wofür jeder Mitarbeiter Zeit aufwendet, und hilft bei der Messung der Projekt- und Mitarbeitereffizienz.
  • Das Modul zur Leistungsbeurteilung ermöglicht es Dir, Bewertungsprozesse zu implementieren, um sowohl einen individuellen als auch einen Gesamtüberblick über die Produktivität im Unternehmen zu erhalten.
  • Das Zeiterfassungssystem gibt Dir Einblick über die von jedem Mitarbeiter geleisteten Arbeitsstunden und hilft Dir, Unregelmässigkeiten zu erkennen, die ein Zeichen für andere Probleme sein können.

 

Im Gegenzug wird das HR-Team von einer integrierten und umfassenden Plattform profitieren, die ihm wichtige metrische Informationen für das Unternehmen liefert und dadurch bessere Entscheidungen ermöglicht.

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