Was ist Human Resource Management (HRMS)?

Wenn Du Dir nicht sicher bist, was genau ein HRMS-System ist, dann verpasst Du eine wichtige Gelegenheit, Deine Personalabteilung zu digitalisieren und letzten Endes effizienter zu arbeiten. Diese Software hilft Dir,viele der aufwändigen und wiederkehrenden Aufgaben der Abteilung zu erledigen, so dass mehr Zeit für den strategischen Teil Deiner Arbeit bleibt.

Was ist ein Human Resources Management System (HRMS)?

HRMS steht für Human Resources Management System. Wie der Name schon sagt, handelt es sich dabei um eine Art Personalverwaltungssystem, mit dem die Prozesse der Abteilung verwaltet und digitalisiert werden. 

Man könnte sagen, dass eine HRMS-Software Informationen über die wertvollsten Ressourcen des Unternehmens sammelt und sie an die Personen weitergibt, die sie brauchen. In diesem Artikel gehen wir auf die wichtigsten Funktionen einer HR-Software ein und sprechen darüber, wie Dich die Software unterstützen kann.

Letzten Endes ermöglicht HR-Software den Personalabteilungen, alle Aufgaben, Projekte und Entwicklungen ihrer Mitarbeiter zu verfolgen und tracken, Routinearbeiten zu automatisieren, gesammelte Daten zu speichern, Daten zu analysieren und damit richtige Entscheidungen zu treffen.

Was ist der Unterschied zwischen HRMS-, HRIS- und HCM-Systemen?

Wenn man sich die verschiedenen Arten von Personalsoftware auf dem Markt ansieht, stößt man auf drei Typen, die mit unterschiedlichen Akronymen bezeichnet werden. Sie zu unterscheiden kann verwirrend sein. Das bedeuten die verschiedenen Abkürzungen im Detail:

• HRMS: Human Resources Management System (Personalverwaltungssystem)

• HRIS: Human Resources Information System (Personalinformationssystem)

• HCM: Human Capital Management (Personalwirtschaft)

Wo liegen die Unterschiede? Welches eignet sich am besten?

Einem Artikel des HR-Experten Mark Maorino zufolge bieten sie jeweils folgende Funktionen und Dienstleistungen:

In der Abbildung wird deutlich, dass HRIS entwickelt wurde, um Mitarbeiter, Richtlinien und Verfahren innerhalb des Unternehmens zu verwalten. 

HCM-Systeme enthalten einige der gleichen Elemente wie HRIS, bieten aber auch Talentmanagement sowie andere globale Funktionen wie unterschiedliche Sprach-, Währungs- und Lokalisierungseinstellungen usw. 

HRMS-Software schließlich umfasst alle Elemente eines HRIS und viele der Elemente eines HCM-Systems. Die Funktionen können sich je nach Anbieter unterscheiden, aber laut Maorino sollte jedes HRMS zumindest Lohn- und Gehaltsabrechnungs- sowie Zeit- und Anwesenheitsfunktionen enthalten. 

Was sind die Vorteile der Implementierung eines HRMS

Personalmanager können durch die Digitalisierung ihrer Abteilung mit Hilfe eines Human Resources Management Systems enorme Vorteile erlangen. 

HRMS-Systeme erledigen Routinearbeiten effizient und einfach

In vielen Personalabteilungen nehmen administrative Aufgaben und ein Berg an Papierkram oftmals zu viel Zeit in Anspruch. Vor allem für Manager wirft das ein großes Dilemma auf, da sie sich durch die operativen Aufgaben nicht mit den strategischeren Fragen befassen können, die dem Unternehmen jedoch einen größeren Mehrwert bringen.

Die Lösung liegt in der Implementierung eines funktionierenden Human Resources Management Systems und der Digitalisierung der internen Prozesse der Abteilung. Software ermöglicht es Teams, die eher routinemäßigen Aufgaben zu automatisieren und schneller zu bearbeiten. Dadurch arbeiten Mitarbeiter produktiver und es wird bis zu 80 Prozent der Zeit eingespart. Zeit, die das Team für wichtigere Dinge aufwenden kann.  

Problemloses Erfassen der wichtigsten Unternehmenskennzahlen

KPIs sind unverzichtbare Metriken zur Bewertung der Unternehmensentwicklung. Sie ermöglichen es Dir, Produktivität, Leistung, Qualität der ausgeführten Arbeit, Kundenservice usw. zu messen. Letztlich die Dinge, die für das Unternehmen am wichtigsten sind. 

Die Schritte sollten dabei aus der Auswahl verschiedener KPIs  bestehen sowie dem Erstellen eines Dashboards und anschließend die regelmäßige Erfassung und Kontrolle dieser Kennzahlen. HRMS-Software vereinfacht diesen Prozess um ein Vielfaches, weil sie viele wesentlichen Daten sammelt, die insbesondere in der Personalabteilung für ein Unternehmen relevant sind. Zum Beispiel:

• Talentmanagement
• Abwesenheiten
• Benötigte Zeit zur Zielerreichung
• Projektdauer

Effektive Leitung der Personalabteilung 

Einer der Hauptvorteile eines Personalverwaltungssystems besteht darin, dass es die Datenerfassung erleichtert, Informationen bündelt, Arbeitsabläufe automatisiert und es Dir ermöglicht, anhand von Grafiken und Tabellen zu sehen, was im Unternehmen vor sich geht. Dies verbessert die Produktivität der Abteilung und die erzielten Ergebnisse erheblich.

Unter anderem lassen sich folgende Aufgaben effizienter gestalten

• Abwesenheitsmanagement
• Verwaltung der Gehaltsabrechnung
• Leistungsbewertungen
• Rekrutierungsprozesse

Sie sind für Mitarbeiter eine Art Selbstbedienungsplattform

Die Mitarbeiter haben natürlich Fragen an die Personalabteilung zu Konditionen, Gehältern usw. Aber je größer das Unternehmen wird, desto schwieriger ist es, alle Fragen angemessen zu beantworten. 

HRMS-Systeme verwenden Mitarbeiterportale, die den Mitarbeitern mehr Unabhängigkeit geben, damit sie viele gängige Prozesse selbst zu bearbeiten können:

• Feiertage beantragen
• Sehen, wie viele Urlaubstage ihnen noch bleiben
• Krankschreibungen einreichen

Diese Art Software gibt Mitarbeitern die Möglichkeit eigenständig Fragen zu klären und viele Aufgaben zu erledigen, ohne die Personalabteilung fragen zu müssen.

Persönlicher Datenschutz der Mitarbeiter 

Die Investitionen in die Sicherheit, die von den Anbietern von Personalverwaltungssystemen verlangt werden, sind mit Sicherheit dreimal so hoch wie bei einem gewöhnlichen Unternehmen. Das liegt daran, dass für sie die Gewährleistung des Datenschutzes von grundlegender Bedeutung ist.

HRMS-Software schützt Informationen vor Cyber-Angriffen, und die Verschlüsselung verhindert auch, dass nicht autorisierte Benutzer auf die Informationen zugreifen. Beispielsweise können Mitarbeiter mit privaten Passwörtern auf ihre Gehaltsabrechnung zugreifen und nur ihre eigenen persönlichen Daten einsehen.

Ein weiterer Vorteil der HRMS-Systeme besteht darin, dass sie Personalmanagern die Zugriffskontrolle ermöglichen: Sie können entscheiden, wer darauf zugreifen kann und was sie sehen dürfen. 

Wichtigste Funktionen von Human Resources Management Systemen

Bei der Auswahl eines HRMS-Systems ist es wichtig, die Funktionen jedes einzelnen Systems zu analysieren und daraufhin zu beurteilen, ob sie für die Bedürfnisse der Abteilung geeignet sind.

Gehaltsabrechnung

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung (Gehaltserhöhungen, Krankenstand...) ist eine der Aufgaben, die die Personalabteilung am meisten beschäftigt. Die Aufgabe wird durch den Einsatz einer Software unendlich erleichtert, da sie die Informationen sammelt und an die jeweiligen Manager oder Abteilungen weiterleitet. So muss sich das HR-Team keine handschriftlichen Notizen mehr machen und riskieren, sie zu verlieren oder Fehler zu machen.

Maßgeschneiderte Software ermöglicht:

• Alle Änderungen von Gehaltsabrechnungen zu ermitteln und Benachrichtigungen zu erhalten
• Zwischenfälle zu vermerken
• Die verschiedenen Arten von Lohnzetteln für Festangestellte und vorübergehend Beschäftigte zu trennen
• Krankenberichte zu speichern
• Informationen an den Buchhalter oder die Lohnbuchhaltung zu senden.

Kenjo Interface

Arbeitszeiterfassung

Eine der Funktionen, die nur in einem HRMS-System vorkommt und die andere Softwaretypen nicht bieten, ist die Zeit- und Anwesenheitsverwaltung. Die Erfassung von Arbeitszeiten ist in den meisten Ländern obligatorisch, selbst für diejenigen, die von zu Hause aus arbeiten. Während Unternehmen die Lösung wählen sollten, die ihren Bedürfnissen am besten entspricht, wäre eine Cloud-basierte Software, die es den Mitarbeitern ermöglicht, von jedem Ort aus ein- und auszustempeln, die einfachste Wahl.  

Mitarbeiter-Portal

Ähnlich wie HIRS-Software bieten HRMS-Systeme einen Mitarbeiterzugang. Hier können sie ein- und ausstempeln, Urlaub beantragen, Krankmeldungen hochladen usw. 

Darüber hinaus sammelt die Plattform auch alle für diese Person relevanten Informationen und Benachrichtigungen. Der Mitarbeiter wird also durch die Software über alle Aktualisierungen benachrichtigt.

Das gibt den Mitarbeitern mehr Unabhängigkeit und entlastet die Personalabteilung. 

Workflows

Workflows helfen bei der Automatisierung der Aufgaben und Zeit bei der Verwaltung zu sparen. Dank ihnen können Sofortbenachrichtigungen bei Urlaubsanträgen eingerichtet werden oder potenzielle Stellenbewerber über den Fortschritt ihrer Bewerbung auf dem Laufenden gehalten werden.

Abwesenheit und Urlaub

Personalabteilungen erhalten jeden Tag unzählige E-Mails von Mitarbeitern, die Urlaub beantragen, Abwesenheiten begründen usw. Eine Möglichkeit, diese Arbeit zu beschleunigen, ist die zentrale Erfassung in einer Software zur Verwaltung von Urlaubs- und Abwesenheitszeiten, die es Personalern ermöglicht, diese Genehmigungen fast automatisch zu bearbeiten. Dadurch wird es viel einfacher, Ressourcen zu verwalten, potenzielle Lücken zu erkennen und Lösungen zu finden. 

Leistungsbeurteilung

Immer mehr Unternehmen führen regelmäßige Leistungsbeurteilungen durch, um die Leistung ihrer Mitarbeiter im Unternehmen zu bewerten. Sie analysieren die Ergebnisse deren Arbeit und ob sie die Erwartungen erfüllen. In der Regel bitten sie die Kollegen um Feedback und analysieren die Ziele. Das kann arbeitsaufwändig sein, aber Performance Management-Software kann dabei enorm helfen. Die Systeme erleichtern die Datenerfassung und stimmen sie auf den jeweiligen Mitarbeiter ab. 

Personalbeschaffung und -auswahl

Einige Funktionen unterstützen auch den Rekrutierungsprozess. Wir finden es wirklich praktisch, eine Stellenausschreibung auf mehreren Plattformen gleichzeitig zu veröffentlichen, Lebensläufe zu filtern, die Kommunikation zu standardisieren oder nützliche Statistiken über das Auswahlverfahren zu erhalten. 

Der Zeitaufwand für die Durchsicht von Lebensläufen und die Durchführung von Vorstellungsgesprächen reduziert sich dank einer Recruiting-Software um bis zu 60 Prozent.

Organigramm

Wie ist das Unternehmen strukturiert? Wer berichtet an wen? Damit im Unternehmen alles reibungslos läuft, ist es wichtig, diese Fragen klar beantworten zu können. Mit Hilfe eines Organigramms veranschaulich Personalmanager die Struktur und die internen Prozesse des Unternehmens und teilen diese mit dem aktuellen und zukünftigen Team. 

Mitarbeiterbefragungen

Wir wissen alle, dass das Arbeitsklima einen direkten Einfluss auf die Motivation und das Engagement der Mitarbeiter hat. Um sicherzustellen, dass alles so läuft, wie es soll, ist es wichtig, die Meinung der Mitarbeiter einzuholen.

Eine einfache Möglichkeit, diese Informationen zu erhalten, sind regelmäßige anonyme Umfragen, die es Deinem Team erlauben, sich frei zu äußern. Befragungen und Feedback-Runden zur Mitarbeiterzufriedenheit mit vorgefertigten Fragebögen machen diese Aufgabe sehr viel einfacher.

Reportings und Analyse

Mittlerweile hat es sich schon zu den meisten Personalern herumgesprochen: Der strategische Einfluss der Personalabteilung innerhalb eines Unternehmens ist in den letzten Jahren enorm gewachsen. Und erhöht somit die Notwendigkeit, Entscheidungen auf der Grundlage realer  objektiver Daten zu treffen. Ein Berichts- und Analysewerkzeug unterstützt bei der Analyse von Informationen in Echtzeit und letzten Endes bessere Entscheidungen zu treffen.

Das sind also die wichtigsten Funktionen eines Personalmanagementsystems. Die Programme sind ein Grundpfeiler einer digitalisierten und damit effizienten Personalabteilung. Sie helfen Personalmanagern dabei, interne Prozesse zu optimieren, so dass sie sich auf die Strategie und die Mitarbeiter konzentrieren können.