Was ist Humankapitalmanagement-Software (HCM Software)?

Technologie hat alles verändert. Sogar die Art und Weise, wie Personalabteilungen arbeiten. Prozesse, die in der Vergangenheit langsam und ineffizient waren, sind nun mithilfe einer Personalverwaltungssoftware optimiert und automatisiert. Die Systeme unterstützen HR-Abteilungen dabei, ihren Einfluss auf das Unternehmen sowohl aus strategischer als auch aus menschlicher Perspektive auszubauen.

Was ist HCM?

HCM steht für Human Capital Management oder auf Deutsch: Humankapitalmanagement

Humankapitalmanagement ist eine Reihe von Praktiken im Management von Personalressourcen, die darauf ausgerichtet sind, einer Organisation zur Bereitstellung spezifischer Kompetenzen zu verhelfen. 

Die Praktiken werden in drei Kategorien angewendet: 

• Personalbeschaffung,
• Personalmanagement und 
• Personaloptimierung
  
  

Andere Definitionen stellen eher das Ziel in den Vordergrund, die Managementfunktionen von HR-Abteilungen so zu verändern, dass Engagement, Produktivität und Unternehmenswert gesteigert werden. Und tatsächlich betrachtet HCM die Belegschaft als wichtiges Kapital, dessen Wert durch Investitionen und strategisches Management maximiert werden kann.

Ein Human Capital Management Software ist also eine Software, die alle Personalmanagement-Funktionen in einer einzigen Plattform bündelt. Ein fundamentales Werkzeug also für Unternehmen, die die Effizienz ihres HR-Teams maximieren und ihre Bewerbungs- und Managementprozesse beschleunigen wollen.

Folgende Features deckt eine HCM Software ab, wie wir gleich sehen werden: 

• Rekrutierung 
• Onboarding
• Berichterstattung und Analyse 
  
  

Darüber hinaus handelt es sich um eine Cloud-basierte Plattform, auf die Du von überall her zugreifen kannst, ohne irgendwelche Programme auf Deinem Computer installieren zu müssen. 

Was sind die Unterschiede zwischen HCM und HRMS?

HCM Software ist im Grunde das Gleiche wie HRMS Software oder HRIS Software. Unterschiede in der Terminologie sind dadurch entstanden, dass die Systeme parallel entwickelt wurden und unterschiedliche Namen erhielten. Trotzdem gibt es subtile Unterschiede, die Du Dir bewusst machen solltest.

Mike Maiorino hat dafür eine einfache Erklärung. Der Hauptunterschied zwischen einem HCM und einem HRIS-System besteht im Grunde nur darin, dass das erste umfassender ist als das zweite. Wie die Tabelle zeigt, die Mike Maiorino in seinem Artikel teilt, verfügt Humankapitalmanagement Software (HCM Software) über alle Features, die auch ein Personalinformationssystem (HRIS) hat. 

Und zu guter Letzt verfügt ein Personalverwaltungssystem (HRMS) über noch umfangreichere Funktionen als HCM Software, darunter auch Gehaltsabrechnungs- und Zeiterfassungsfunktionen. Letzteres wäre also die umfassendste Lösung von allen dreien. 

Warum solltest du eine Humankapitalmanagement-Software einsetzten?

Das Management des Humankapitals ist wichtig, denn die Menschen sind die eigentlich treibende Kraft eines jeden Unternehmens. Die Zufriedenheit der Mitarbeiter ist direkt proportional zur Produktivität.

Daher stehen HR-Teams in der Verantwortung, interne Richtlinien und Maßnahmen zur Anleitung, Schulung und Motivation der Mitarbeiter zu schaffen. Wie wir heute wissen, ist Talent in jeder Organisation eine wertvolle Ressource, die über Erfolg und Misserfolg eines jeden Projekts entscheiden kann.

Die aktuelle Marktsituation und vorherrschende Trends machen die Rekrutierung, Bindung und Verwaltung von Mitarbeitern noch schwieriger. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, proaktiv zu sein und sicherzustellen, dass wir über die richtigen Instrumente für diese Aufgabe verfügen.

Ein Humankapitalmanagement-System integriert, automatisiert und verbessert viele der internen Prozesse der Abteilung. Personalmanager können daher bis zu 40 Prozent ihrer Zeit einsparen, die für administrative Aufgaben aufgewendet werden muss, um sich auf strategische Themen konzentrieren zu können, die dem Unternehmen und seinen Mitarbeitern einen Mehrwert bringen.

Was sind die vorteile einer HMC Software?

Der Einsatz von Software bringt dem Unternehmen eine Reihe von Vorteile. Einige haben wir bereits angesprochen, aber sehen wir uns sie noch mal der Reihe nach an:

Steigert die Produktivität des gesamten Unternehmens

Personalmanager erhöhen mit dem Einsatz von HCM-Systemen ihre Produktivität. Sie erleichtern die Arbeit, indem sie administrative Aufgaben automatisieren und alle Informationen leicht zugänglich und für diejenigen verfügbar machen, die sie zur Beschleunigung interner Prozesse benötigen.

In der Tat kann Human Capital Management Software die Produktivität der gesamten Organisation steigern. Zeiterfassungs- und Projektmanagementfunktionen geben Dir zum Beispiel nicht nur Auskunft darüber, wie viel ein Mitarbeiter arbeitet, sondern auch an welchen Aufgaben, und zu welchem Stundensatz er diese Arbeit in Rechnung stellen sollte. 

Sie helfen Dir bei der Einhaltung von Vorschriften in Deiner Abteilung

Unternehmen in ganz Europa müssen gemäß dem Arbeitsrecht ihres Landes eine Reihe von Regeln und Vorschriften einhalten. Human Capital Management Software ist ein wichtiges Werkzeug, dass Dich bei der Einhaltung der Vorschriften unterstützt. Natürlich nimmt sie Dir nicht Deine Arbeit ab, aber Du kannst mit ihr Regeln aufstellen, die dann im gesamten Unternehmen automatisch und konsistent angewendet werden.

Stärkt das Engagement der Mitarbeiter

Immer mehr Experten konstatieren, dass Mitarbeiterengagement einer der entscheidenden Faktoren für den Erfolg eines Unternehmens ist. Human Capital Management Software gibt den Mitarbeitern Zugang zu ihrer Information und schafft einen direkten Kommunikationskanal mit der Personalabteilung.

Inwiefern stärkt das das Engagement? Mitarbeitern Zugang zu ihren Informationen zu geben schafft Transparenz. Und nach ersten positiven Erfahrungen mit dem Instrument wird auch das Vertrauen der Mitarbeiter ins Unternehmen gestärkt. 

Geschützte Unternehmensinformationen

Human Capital Management Software ist sicherer als alle traditionellen Programme. Alle Informationen werden in der Cloud gespeichert und durch ausgeklügelte Sicherheitssysteme geschützt, in die die Anbieter große Summen investieren.

Unternehmensdaten sind in der Cloud viel sicherer als eine Excel-Datei auf einem externen Computer, weil diese versehentlich gelöscht oder gehackt werden könnte, wenn sie nicht ordnungsgemäß geschützt ist. 

Welche funktionen muss ein Humankapitalmanagementsystem haben?

Denkst Du über den Kauf von HCM Software nach? Überlege bei der Auswahl gut, welche Funktionen sie genau bietet, um sie nicht mit HRIS oder HRMS Systemen zu verwechseln. 

• Onboarding: für den ersten Eindruck bekommt man keine zweite Chance. Human Capital Management Software garantiert einen reibungslosen und angenehmen Onboarding Prozess. Sie hilft neuen Mitarbeitern, sich viel schneller im Unternehmen zurechtzufinden. Du gestaltest mit der Software den gesamten Prozess, koordinierst Dich mit anderen Beteiligten Personen und bereitest alles für den Einstiegstermin vor. 
• Mitarbeiterportal: bietet euren Mitarbeiter ein Werkzeug, mit dem sie ihre Prozesse mühelos verwalten können: von der Urlaubsbeantragung bis zum Hochladen eines Attests. Dein HR-Team kommuniziert über einen einzigen Kommunikationskanal direkt mit den Mitarbeitern. 
• Arbeitsabläufe: automatisiere Verwaltungsaufgaben und spare damit bis zu 40% der Zeit ein, die für diesen Bereich üblicherweise aufgewendet wird. Du kannst Benachrichtigungen einrichten, Mitteilungen an das gesamte Unternehmen oder sogar einen Kandidaten in einem aktiven Auswahlprozess planen. So kannst Du dich auf das konzentrieren, was wirklich wichtig ist: die Menschen. 
• Abwesenheit und Urlaub: die Verwaltung von Abwesenheits- und Urlaubsanträgen per E-Mail ist äußerst ineffizient. Mit Humankapitalmanagement-Software können Mitarbeiter ihre Anträge direkt an diejenigen senden, die sie genehmigen können, und diese erhalten dann sofort eine Benachrichtigung darüber. Das ist so viel schneller und einfacher zu verwalten. 
• Personalrekrutierung und -auswahl: die Anwerbung und Auswahl der richtigen Talente wird immer komplexer. Eine personalisierte Software macht das so viel einfacher. Das Filtern von Lebensläufen, die Planung von Vorstellungsgesprächen und die Kommunikation mit den besten Kandidaten da draußen wird extrem vereinfacht. 
• Leistungsbewertung: Leistungsbeurteilungen sind eine weitere Aufgabe der Personalabteilung. Indem Du den Prozess mit der Software gestaltest und koordinierst, kannst Du schon im Vorfeld Informationen sammeln und sowohl für das Unternehmen als auch den neuen Mitarbeiter wertvolle Daten zur Verfügung stellen. 
• Organigramm: die Stellung eines jeden Mitarbeiters im Unternehmen zu veranschaulichen ist für jedes Unternehmen wichtig, allerdings in großen Organisationen von besonderer Bedeutung. Ein Organigramm, also ein Diagramm, dass die Unternehmensstruktur zeigt, tut genau das. Ein äußerst nützliches Tool unter anderem für Beförderungen oder neue Mitarbeiter. 
• Berichterstattung und Analyse: Daten sind zu einen der wertvollsten Güter in einem Unternehmen geworden. Es ist wichtig zu wissen, wie man sie sammelt und angemessen präsentiert, um sie analysieren und daraus Schlussfolgerungen ziehen zu können. Das kann eine zeitraubende Aufgabe sein, aber wenn Du die Datenerfassung und Präsentation automatisierst, bleibt Dir mehr Zeit, Dich auf Analyse und Entscheidungsfindung zu konzentrieren.