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Personalabteilung

Was sind Organigramme und wie erstellt man sie?

Mit Organigrammen bilden Unternehmen ihren Aufbau und ihre Struktur ab und visualisieren interne Hierarchien, Prozesse und Aufgabenverteilungen. Dadurch lässt sich leichter erkennen, welche Rolle die einzelnen Mitarbeiter*innen und Abteilungen im Unternehmen spielen. Organigramme dienen aber nicht nur zur Orientierung, sondern helfen auch bei der Zuweisung von Aufgaben und der Aufteilung von personellen Ressourcen.

 

In diesem Artikel erläutern wir Dir die Vorteile von unterschiedlichen Organigrammen und geben Dir Tipps, wie Du ein Organigramm für Dein Unternehmen erstellen kannst.



Was ist ein Organigramm?

 

Ein Organigramm (engl. organisational chart) ist ein Organisationsschaubild in Form eines Diagramms, das die interne Struktur und den Aufbau eines Unternehmens oder von einzelnen Unternehmensabteilungen erkennen lässt. Es gibt also Aufschluss über hierarchischen Strukturen im Unternehmen, über Teamzusammensetzungen, Abteilungen, Positionen, Verantwortlichkeiten und Aufgabenbereiche.

 

Ganz konkret machen Organigramme Folgendes sichtbar:

 

  • Unternehmensbereiche und -ebenen, Abteilungen und Positionen,
  • Aufbau und Struktur der einzelnen Bereiche und Abteilungen (einschließlich Vorgesetzten und Mitarbeiter*innen) sowie ihre Beziehung untereinander,
  • Verantwortlichkeiten, Funktionen und Aufgabenbereiche von Positionen/Abteilungen,
  • interne Prozesse und Kommunikationsstrukturen,
  • strategische Ausrichtung eines Unternehmens.

 

Damit ein Organigramm seinen Zweck erfüllen kann, sollte es drei wichtige Kriterien erfüllen: 

 

  • Einfachheit: Das Schaubild sollte einfach zu verstehen und leicht nachvollziehbar sein. 
  • Übersichtlichkeit: Ein Organigramm stellt einen Überblick dar und muss nicht jede einzelne Führungsebene umfassen.
  • Strukturiertheit: Ein Organigramm sollte die tatsächliche Struktur der Organisation darstellen; handelt es sich beispielsweise um ein vertikal strukturiertes Unternehmen, sollte das Organigramm die Befehlskette von oben nach unten abbilden.

 

Organigramme kommen nicht nur in Unternehmen, sondern auch in Behörden, Organisationen und Vereinen zum Einsatz. Mitte des 19. Jahrhunderts sah das allerdings noch anders aus. Damals spielten Organigramme vornehmlich im Ingenieurbereich eine Rolle. 

 

Grund dafür ist, dass der Eisenbahningenieur und Manager Daniel McCallum im Jahr 1855 ein Diagramm der Struktur und der Organisation der New Yorker Eisenbahngesellschaft zeichnete und damit das erste moderne Organigramm entwarf. Anschließend dauerte es noch bis in die 1920er und 1930er Jahre hinein, bis auch ingenieursferne Unternehmen und Betriebe den Nutzen von Organisationsplänen entdeckten.



Welche Arten von Organigrammen gibt es?

 

Unternehmen und Betriebe setzen Organigramme zu unterschiedlichen Zwecken ein. Aber auch die Unternehmensstruktur und -form spielen eine bedeutende Rolle bei der Wahl des richtigen Organigrammtyps. Folgende Arten von Organigrammen lassen sich unterscheiden:

 

 

Hierarchische Organigramme

 

Am gebräuchlichsten ist das hierarchische Modell. In einem hierarchischen Organigramm wird die Struktur eines Unternehmens von oben nach unten abgebildet, das heißt, an der Spitze steht eine Person oder eine Gruppe mit Weisungsbefugnis und Verantwortung. Je weiter wir in diesem Organigramm nach unten gehen, desto mehr nehmen die Befugnisse und Verantwortlichkeiten der Personen oder Abteilungen ab. Dadurch ergibt sich bei der hierarchischen Organisationsstruktur eine Pyramidenform.

 

Bei dieser Darstellungsform lassen sich die Hierarchien innerhalb eines Unternehmens sowie die Rolle und die Zuständigkeiten der Mitarbeiter*innen schnell erkennen.

 

 

Vor- und Nachteile von hierarchischen Organisationsstrukturen

 

Vorteile von hierarchischen Organisationsstrukturen sind beispielsweise:

 

  • Es gibt sehr klare Strukturen.
  • Zuständigkeiten, Aufgaben- und Verantwortungsbereiche sind fest definiert, und damit auch Weisungsbefugnisse, Handlungsspielräume und Berichtswege.
  • Aufstiegschancen und Karrierewege sind offensichtlich.
  • Kompetenzüberschneidungen werden vermieden.

 

Nachteile von hierarchischen Organisationsstrukturen sind unter anderem:

 

  • fehlende Flexibilität
  • fehlende Bindung und geringe Wissensvernetzung zwischen Abteilungen/Unternehmensebenen
  • langsame Entscheidungsprozesse
  • bürokratisch geregelte Abläufe lähmen Mitarbeiter*innen mit Potenzial

 

 

Funktionale Organigramme

 

Funktionale Organigramme strukturieren Unternehmen nach betrieblichen Funktionen und Aufgabenbereichen. Die Aufteilung nach Funktionsbereichen wie Beschaffung, Produktion, Absatz und Verwaltung erfolgt allerdings erst auf der zweiten Hierarchieebene unterhalb der Unternehmensleitung; diese wiederum koordiniert die organisatorischen Teilbereiche. 

 

Funktionale Organisationspläne sind vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen interessant, bei denen die Aufgaben überschaubar bleiben.

 

 

Vor- und Nachteile von funktionalen Organigrammen

 

Zu den Vorteilen der funktionalen Organisationsstruktur gehören:

 

  • klar aufgeteilte Arbeitsbereiche;
  • schnelle und direkte Kommunikation,
  • hohe Spezialisierung der Fachkräfte
  • gezielte Ressourcennutzung und Synergieeffekte zwischen den Unternehmensbereichen

 

Zu den Nachteilen der funktionalen Organisationsstruktur gehören:

 

  • hoher Koordinationsbedarf zwischen einzelnen Unternehmensbereichen
  • hoher Bedarf an spezialisierten Führungskräften
  • geringe Anpassungsfähigkeit an Veränderungen
  • Kompetenzkonflikte sind möglich

 

 

Flache oder horizontale Organigramme

 

Eine flache Organisationsstruktur zeichnet sich dadurch aus, dass es keine oder nur wenige Führungsebenen zwischen Führungskräften und anderen Mitarbeiter*innen gibt. Die horizontale Abbildung eines Organigramms eignet sich deshalb vor allem für Unternehmen, die in flachen Hierarchien arbeiten und auf einen partizipativen Entscheidungsprozess setzen. Das heißt: Mitarbeiter*innen werden unmittelbar in die Entscheidungsfindung einbezogen.

 

Dieses Modell kommt also für kleine Unternehmen oder junge Start-ups, insbesondere mit hochqualifizierten Teams, infrage.

 

 

Vor- und Nachteile von flachen Organisationsstrukturen

 

Flache Organisationsstrukturen bieten folgende Vorteile:

 

  • fördert direkte und offene Kommunikation
  • mehr Eigeninitiative, Verantwortung und Gestaltungsfreiheit für Mitarbeiter*innen
  • höhere Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung
  • Flexibilität und höhere Handlungsfähigkeit durch kurze Entscheidungswege

 

Flache Organisationsstrukturen bringen aber auch Nachteile mit sich; sie können:

 

  • Entscheidungsprozesse künstlich verlängern, da zu viele Personen daran beteiligt sind;
  • Beförderungen erschweren (geringere oder fehlende Aufstiegsmöglichkeiten wiederum können die Motivation senken);
  • die Aufgabenverteilung zu komplex gestalten, da es nicht immer ersichtlich ist, wer für welche Aufgaben zuständig ist.

 

 

Abteilungsübergreifendes Organigramm (auch divisionale Organisationsstruktur)

 

In Unternehmen mit abteilungsübergreifender Organisationsstruktur verteilen die Abteilungen ihre Ressourcen eigenständig und arbeiten im Grunde wie kleine Unternehmen innerhalb der größeren Organisation. Das heißt auch: Jede Abteilung kann beispielsweise ein eigenes Marketing- oder Vertriebsteam haben. Besonders geeignet ist diese Organisationsstruktur für große Unternehmen.

 

Wir unterscheiden drei Formen von abteilungsübergreifenden Organigrammen: 

 

  • marktbasierte abteilungsübergreifende Organigramm (Abteilungen sind nach Markt, Branche oder Kundentyp unterteilt)
  • das produktbasierte abteilungsübergreifende Organigramm (Abteilungen sind nach den Produktkategorien unterteilt)
  • das geografische abteilungsübergreifende Organigramm (Abteilungen sind nach Regionen, Gebieten oder Bezirken unterteilt, was sich für Unternehmen mit internationalen Niederlassungen anbietet)

 

 

Vor- und Nachteile von abteilungsübergreifenden Organigrammen

 

Zu den Vorteilen von abteilungsübergreifenden Organisationsstrukturen gehören nach Lucidchart:

 

  • höhere Flexibilität großer Unternehmen
  • größere Unabhängigkeit und Verantwortung einzelner Mitarbeiter*innen und dadurch höhere Motivation 
  • Fähigkeit, schneller auf Branchenveränderungen und Kundenwünsche zu reagieren
  • Entlastung der Unternehmensführung durch Aufgabenteilung

 

Zu den Nachteilen von abteilungsübergreifenden Organisationsstrukturen gehören demnach:

 

  • Gefahr von Redundanzen in Verantwortlichkeiten und doppelten Ressourcen
  • geringe Kommunikation und unzureichender Informations- und Erfahrungsaustausch zwischend unterschiedlichen Unternehmensbereichen 
  • mögliche Konkurrenz zwischen einzelnen Bereichen

 

 

Matrix-Organigramm

 

Organisationspläne in Matrixform eignen sich für Unternehmen mit komplexen Strukturen, in denen Mitarbeiter*innen häufig mehr als einer Führungskraft unterstellt sind. Zum Beispiel könnte das ein Team von Grafik-Designer*innen sein, die für eine*n Vorgesetzte*n arbeiten, aber auch an zusätzlichen Projekten beteiligt sind, die von anderen Personen geleitet werden. 

 

Ein Matrix-Organigramm bildet deshalb oft funktionsübergreifende Teams ab, die für spezielle Projekte zusammenkommen, und berücksichtigt die unterschiedlichen Rollen der Teammitglieder.

 

 

Vor- und Nachteile von Matrix-Organigrammen

 

Vorteile von Matrix-Organigrammen sind:

 

  • Entlastung der Unternehmensführung
  • Fokus auf gezielter Teamarbeit
  • flache Firmenhierarchien und hohe Flexibilität
  • zielgerichteter und fachlicher Einsatz der Mitarbeiter*innen
  • direkte und kurze Kommunikationswege
  • spezialisiertes Führungspersonal

 

Nachteile von Matrix-Organigrammen sind unter anderem:

 

  • großer Koordinationsaufwand und erhöhtes Konfliktpotenzial, da Beteiligte in unterschiedlichen Projekten zeitgleich involviert sein können
  • Entscheidungsprozesse können langwierig sein und an Transparenz verlieren
  • erhöhter Kommunikationsbedarf 
  • schwierige Auswertbarkeit von Erfolgen und Misserfolgen
  • hoher Bedarf an Führungskräften

 

 

Teamorientiertes Organigramm

 

Der Name legt es nahe: In einem teambasierten Organigramm sind die Mitarbeiter*innen eines Unternehmens nach Teams unterteilt, die auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten. Eine Team-Organisationsstruktur weicht von hierarchischen Top-down-Modellen ab und konzentriert sich stärker auf die Problemlösung und die Zusammenarbeit im Unternehmen. 

 

 

Vor- und Nachteile von teambasierten Organigrammen

 

Teamorientierte Organisationsstrukturen können diese Vorteile bieten:

 

  • Förderung von Problemlösung und Entscheidungsfindung durch flexible Strukturen und Verzicht auf Hierarchieebenen
  • Stärkung von Teamarbeit
  • Förderung eines kreativen Betriebsklimas und eines Growth-Mindsets
  • Fokus auf Erfahrung und Know-how und nicht auf Dienstalter
  • erhöhte Leistungsbereitschaft

 

Teambasierte Organisationsstrukturen haben auch Nachteile:

 

  • keine klar ersichtlichen Aufstiegsmöglichkeiten für Mitarbeiter*innen 
  • bei zunehmender Organisationsgröße kann die Effizienz leiden

 

 

Netzwerk-Organigramm

 

Ein Netzwerk-Organigramm verdeutlicht die Ressourcenverteilung in einem Unternehmen und eignet sich insbesondere für Unternehmen, deren Teams und Mitglieder über Grenzen hinweg zusammenarbeiten und durch gemeinsam Ziele miteinander verbunden sind. Eine Netzwerk-Organisationsstruktur kann sich aber auch auf eine interne Struktur beziehen, die vielmehr offene Kommunikation und Beziehungen als hierarchische Strukturen fokussiert.

 

Mitarbeiter*innen können sich einfach und schnell vernetzen, schreibt das Onlinemagazin der PROAKTIV Akademie über die Funktionsweise von Netzwerkorganisationen, „effektiv partnerschaftlich zusammenarbeiten sowie Informationen und Wissen effizient austauschen. Somit ist es möglich, dass sich Mitarbeiter*innen mit unterschiedlichen Aufgabengebieten ergänzen und gemeinsam komplexe Herausforderungen lösen.“

 

 

Vor- und Nachteile von Netzwerk-Organisationsstrukturen 

 

Zu den Vorteilen von Unternehmen mit Netzwerk-Organisationsstruktur gehören:

 

  • höhere Agilität und Flexibilität 
  • hohe Anpassungsfähigkeit an Veränderungen
  • stärkere Entscheidungsbefugnis der einzelnen Mitarbeiter*innen durch dezentrale Entscheidungsprozesse
  • intensive Interaktion und Kommunikation

 

Zu den Nachteilen von Unternehmen mit Netzwerk-Organisationsstruktur zählen:

 

  • komplexere und herausfordernde Unternehmensführung 
  • erhöhter Kommunikationsaufwand, gerade bei vielen externen Prozessen
  • Teamstrukturen verlangen von Mitarbeiter*innen ein bestimmtes Set an Kompetenzen
  • Gefahr von Doppelarbeit



Was ist der Unterschied zwischen Einliniensystem und Mehrliniensystem?

 

Auch ein Mehrliniensystem ist eine Möglichkeit, ein Unternehmen mit mehrere Linien zu strukturieren. Dabei können sich mehrere Linien auf die Mehrfachunterstellung und die Kommunikationswege beziehen. Hier wird es spannend: Das Prinzip des Mehrliniensystems besagt, dass jeder Mitarbeitende mehreren Vorgesetzten unterstellt sein kann. Die Vorgesetzte können so auf direktem Weg Anweisungen erteilen, ohne dass Zwischeninstanzen eingeschaltet werden müssen. Für die konkrete Umsetzung bedeutet das, dass sich einige Fachbereiche für die Aufgabenerfüllung überschneiden können. Es realisiert also eine einfache hierarchische Grundform der Mehrfachunterstellung.

 

Dagegen ist beim Einliniensystem jeder Mitarbeitende einem direkten Vorgesetzten unterstellt. In diesem Sinner erhält diese*r nur von einer übergeordneten Stelle Anweisungen und Arbeitsaufträge. Man nennt dieses System deshalb auch „Prinzip der Einheit der Auftragserteilung“.




Wie benutzt man ein Organigramm?

 

Der Einsatz von Organigrammen im Geschäftsalltag kann aus unterschiedlichen Gründen sinnvoll sein. Wenn Unternehmen also Organigramme entwickeln, verfolgen sie damit meist auch unterschiedliche Zwecke:

 

  • Organigramme zur Visualisierung der Organisationsstruktur und von Verantwortungsbereichen: Mithilfe eines Organigramms lassen sich leicht Zuständigkeiten und Hierarchiestrukturen im Unternehmen oder einer Abteilung erklären. Das ist insbesondere nützlich, wenn neue Teammitglieder hinzustoßen und sich schnell mit den Aufgabenbereichen anderer Teammitglieder oder Abteilungen vertraut machen möchten. Es hilft aber auch zu vermeiden, dass Aufgaben doppelt ausgeführt werden.
  • Organigramme als Kommunikationsinstrument: Ein Organigramm zeigt, wer die passenden Ansprechpartner*innen sind und wer für welche Aufgabe verantwortlich ist. Es gibt wie schon erwähnt Aufschluss über die unterschiedlichen Zuständigkeitsbereiche in einem Unternehmen und erleichtert dadurch die interne Kommunikation.
  • Organigramme als Planungsinstrument: Organigramme dienen auch der Ressourcen- oder Personalplanung; sie sind beispielsweise nützlich bei der Projektplanung, der Aufgabenverteilung im Rahmen der Personalplanung oder der Visualisierung von Karriere- und Entwicklungswege in Mitarbeitergesprächen.
  • Organigramme zur Reorganisation des Unternehmens: Insbesondere bei Neustrukturierungen oder Zusammenschlüssen von Unternehmen oder Abteilungen ist das Organigramm eine wichtige Grundlage, um neue Strukturen und Abläufe zu entwickeln. Beispielsweise sind Organigramme ein hilfreiches Instrument, wenn ein Unternehmen seine Strategie neu ausrichtet und im Zuge dessen sich Prozessabläufe und Aufgabenverteilungen verändern oder bestehende Abteilungen aufgelöst und neue Abteilungen aufgebaut werden müssen. Es veranschaulicht zukünftige Aufgabenbereiche und Abläufe.
  • Organigramme zur Förderung der Mitarbeiterbindung: Organigramme stellen die einzelnen Positionen dar und dadurch fühlen sich Mitarbeiter*innen als wichtiger Teil des Unternehmens wahrgenommen; das stärkt nicht nur ihre Identifikation mit dem Arbeitgeber, sondern auch ihre Loyalität gegenüber dem Unternehmen.
  • Organigramme als Mitarbeiterverzeichnis: Organigramme zeigen immer auch, wer in welcher Position aktuell im Unternehmen beschäftigt ist. Deshalb bietet es sich auch als Mitarbeiterverzeichnis an. Neben Name und Position einer Person können auch ihre Kontaktinformationen oder Aufgabenbereiche im Organigramm hinterlegt sein.



Welche Vorteile bieten Organigramme?

 

Bereits der vorherige Abschnitt hat einige Punkte aufgelistet, die für den Einsatz von Organigrammen im Unternehmen sprechen. Daraus lassen sich wesentliche Vorteile ableiten:

 

 

1. Klarheit über die Organisationsstruktur 

 

Organigramme schaffen nicht nur Struktur, sondern klären auch Zuständigkeiten und Aufgabenbereiche einzelner Teammitglieder und Abteilungen eindeutig. Es zwingt Unternehmen, jedem Teammitglied eine bestimmte Position zuzuweisen.

 

Durch eine klar definierte Unternehmensstruktur wird beispielsweise vermieden, dass ein*e Mitarbeiter*in mehreren Personen unterstellt ist oder sich mehrere Führungskräfte für eine Abteilung verantwortlich fühlen. Ein Organigramm erleichtert also die Abgrenzung von Bereichen und Abteilungen.

 

 

2. Doppelarbeit und Überschneidungen vermeiden

 

Wenn Unternehmen schnell wachsen, kann es zu Überschneidungen oder ungleicher Aufgabenverteilung in den Abteilungen kommen. Ein Organigramm fördert eine bessere Organisation und Arbeitsteilung und erlaubt dem Talentmanagement die vorhandenen Mitarbeiterressourcen besser am Bedarf auszurichten.

 

 

3. Bessere Entscheidungsfindung

 

Die Visualisierung der Unternehmensstruktur erleichtert personelle Entscheidungen erheblich, da sie abbildet, welche Stellen aktuell unbesetzt sind oder in welchen Abteilungen personelle Engpässe auftreten können. 



Welche Nachteile bietet der Einsatz von Organigrammen?

 

Doch nicht immer bieten Organigramme nur Vorteile. Je nach Ausgangslage und Rahmenbedingungen eignen sich derartige Organisationspläne nur bedingt. Nachteile von Organigrammen sind:

 

 

1. Organigramme sind schnell veraltet

 

Organigramme können schnell an Aktualität verlieren und bieten deshalb immer nur eine Momentaufnahme. Geschäfts- und Personalentscheidungen beeinflussen den Aufbau eines Unternehmens maßgeblich. Beispielsweise führen Geschäftsentscheidungen dazu, dass sich interne Prozesse und Arbeitsabläufe ändern, neue Mitarbeiter*innen eingestellt werden oder Abteilungen fusionieren. Organigramme müssen also regelmäßig überprüft und aktualisiert werden, um diese Veränderungen zeitnah widerzuspiegeln.

 

 

2. Organigramme zeigen Organisationsstrukturen stark vereinfacht 

 

Organigramme stellen die Struktur eines Unternehmens nur stark vereinfacht dar, da Kommunikationswege und Hierarchien in vielen Unternehmen losgelöst von den Organisationseinheiten sind, schreibt HubSpot. „In der heutigen Zeit gilt wegen der Fokussierung auf Netzwerke, bei denen auf Augenhöhe kommuniziert wird, das Organigramm häufig als veraltet […]“. Soziale Beziehungen, die innerhalb eines Unternehmens ebenfalls eine wichtige Rolle spielen, bleiben also unbeachtet.

 

 

3. Organigramme sagen nichts über den Führungsstil 

 

Dieser Punkt schließt an den vorherigen an: Ein Organigramm gibt zwar Aufschluss darüber, wer eine Führungsposition innehat und welche Zusammenhänge und Verbindungen zwischen einzelnen Bereichen und Mitarbeiter*innen in einem Unternehmen bestehen. Es sagt uns aber nichts darüber, wie diese Bereiche geleitet oder das Unternehmen geführt wird.

 

 

Wie erstellt man ein Organigramm?

 

Wenn sich Dein Unternehmen dazu entschließt, ein Organigramm zu erstellen, ist es natürlich erst einmal naheliegend, einfach zu Stift und Papier zu greifen und los zu zeichnen. In der Praxis allerdings ist es wesentlich zeitgemäßer, ein Organigramm digital zu erstellen, beispielsweise mit Office-Programmen wie Word, Excel oder Powerpoint oder mithilfe einer HR-Software.

 

Mit der Organigrammfunktion von Kenjo kannst Du einen Organisationsplan automatisch erstellen und bei Bedarf einfach ändern beziehungsweise aktualisieren. Darüber hinaus kannst Du mithilfe des Organigramms direkt auf die Informationen Deiner Mitarbeiter*innen zugreifen und die Anforderungen der einzelnen Abteilungen ermitteln.

 

Folgende Schritte helfen Dir bei der Erstellung eines Organigramms:

 

 

1. Bestimme den Umfang und den Zweck des Organigramms

 

Bevor Du mit der Erstellung des Organigramms beginnst, solltest Du folgende Fragen beantworten können: Möchtest Du einen Organisationsplan für das gesamte Unternehmen oder lediglich für eine Abteilung erstellen? Ist das Organigramm für den internen oder externen Gebrauch bestimmt? Was soll das Organigramm überhaupt vermitteln? Die Antworten auf diese Fragen helfen Dir, die folgenden Schritte erfolgreich zu meistern. 

 

 

2. Überprüfe Strukturen, Hierarchien und Befehlsketten

 

Mit einem Organigramm visualisiert Du unternehmensinterne Hierarchien, Kommunikationswege und Befehlsketten. Deshalb ist es wichtig, vorab alle wichtigen Informationen dazu zusammenzutragen: Wer hat eine Führungsposition inne, wer hat Entscheidungsbefugnis und wer ist wem unterstellt. Selbst in Unternehmen mit einer horizontalen Organisationsstruktur gibt es höhere und niedrigere Positionen. 

 

 

3. Ermittle die unterschiedlichen Abteilungen 

 

Sobald Du eine klare Vorstellung von der Top-down-Struktur hast, lohnt sich der Blick auf die horizontale Gliederung. Erfasse alle Abteilungen Deines Unternehmens sowie deren Mitarbeiter*innen. 

 

 

4. Definiere die Zuständigkeiten und Aufgabenbereiche der einzelnen Abteilungen

 

Ein Organigramm stellt nicht nur die Struktur eines Unternehmens dar, sondern auch die Rollen und Aufgaben einzelner Teams und Personen. Informiere Dich deshalb über die Aufgabenbereiche und Zuständigkeiten jeder Abteilung, um später Dopplungen oder unklare Zuweisungen zu vermeiden.

 

 

5. Lege Weisungs- und Entscheidungsbefugnisse fest 

 

Es ist wichtig zu wissen, wie die Weisungs- und Entscheidungsbefugnisse unter Führungskräften und Mitarbeiter*innen verteilt sind. Informiere Dich, wer im Unternehmen wem weisungsgebunden ist und welchen Einfluss bestimmte Entscheidungsfindungen auf die Arbeit anderer Teammitglieder haben. Dies hilft Dir Unklarheiten in diesem Bereich zu beseitigen und die Abhängigkeiten zwischen einzelnen Bereichen und Personen klar vor Augen zu haben.

 

 

6. Lege Dein Organigramm top-down an 

 

Sobald Du all diese Informationen zusammengetragen hast, geht es an die eigentliche Erstellung des Organigramms. Am besten fängst Du ganz oben an: An oberster Stelle sollte die Geschäftsführung stehen; gefolgt von Vorstand, Abteilungsleiter*innen, dem mittleren Management und Abteilungen und Personen mit abnehmender Verantwortung.



Was sollte man bei der Erstellung eines Organigramms beachten?

 

Bei der Erstellung eines Organigramms für Dein Unternehmen solltest Du bestimmte Punkte im Blick behalten:

 

  • Sammle frühzeitig Ideen, wie Dein Organigramm aussehen könnte.
  • Teile gleich zu Beginn das Organigramm in überschaubare Einheiten ein, sodass die einzelnen Ebenen und Unterbereiche deutlich sichtbar sind.
  • Ergänze die einzelnen Bereiche mit relevanten Informationen wie Name von Abteilungs- oder Bereichsleiter*innen, Kontakt- und Standortinformationen.
  • Überlege, ob es Sinn für Dein Unternehmen macht, auch Hauptaufgaben der jeweiligen Personen/Positionen zu benennen.
  • Für eine schnelle Übersicht markiere bestimmte Gruppen und Karrierestufen mit Farben oder Formen.
  • Finde frühzeitig Ansprechpartner*innen im Unternehmen, um gegebenenfalls offene Fragen zu klären und sicherzustellen, dass die Informationen im Organigramm richtig sind.

 

 

Was für Alternativen gibt es zum Organigramm?

 

Eine Alternative zum Organigramm ist die Unternehmensaufstellung in Listenform, die ebenfalls eine gute Übersicht über die Struktur und das jeweilige Aufgabengebiet einer Person gibt. Diese Liste kann beispielsweise im Unternehmensportal frei verfügbar für die Mitarbeiter*innen sein. 

 

Eine solche Liste bietet sich beispielsweise an, wenn sich ein Unternehmen von klassischen Hierarchiestrukturen lossagen und die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen einzelnen Teams und Abteilungen fördern möchte. 

 

Wie wir gesehen haben, lohnt der der Einsatz von Organigrammen. Sie können nicht nur Personalleitende bei der Entwicklung eines besseren Unternehmenskonzepts im Hinblick auf Rollen, Zuständigkeiten und Mitarbeiterinteraktion unterstützen, sondern auch helfen, hierarchische Organisationsstrukturen aufzubrechen. Hier ist die Hilfe einer Software wie die von Kenjo gefragt, um beispielsweise agile Teams noch besser zu unterstützen. Für weitere Fragen stehen wir jederzeit zur Verfügung.

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