Talent Pools in der Personalentwicklung: Alles, was Du wissen musst

Erfolgreiche Personalentwicklung ist schwieriger denn je und lässt so manchen Recruiter bei der Personalauswahl verzweifeln. Schnell steigende Qualifikationsanforderungen, veränderte Erwartungen der Bewerber, erhöhter Wettbewerb und viele weitere Punkte sind dafür verantwortlich.

Um hier mithalten zu können, ist die klassische, reaktive Rekrutierung a là „hier ist unsere offene Stelle, bitte finde uns“ längst nicht mehr gut genug.

Talent Pools sind da der bessere Weg. Talent Pools holen verborgene Talente in die aktuellen Datenbanken hervor, reduziert den Cost-per-Hire drastisch und sichert das Unternehmen gegen Schwankungen in der Verfügbarkeit von Talenten ab.

Darum ist Deine aktuelle Bewerberdatenbank wahrscheinlich nutzlos

Deine Bewerberdatenbank sollte ein unschätzbares Gut sein. Eine interne Dokumentation eines jeden Kandidaten, mit dem Dein Unternehmen jemals in Berührung gekommen ist.

Theoretisch könnte also jeder Mitarbeiter, den Du in den nächsten 10 oder sogar 20 Jahren einstellst, schon in Deiner Datenbank sein, ohne dass Du Geld für Werbung oder Agenturen ausgeben musst.

Aber hier ist die Größenordnung das Problem!

Abhängig von Branche und Standort bekommst Du vielleicht hunderte Bewerbungen für jede offene Stelle (Glassdoor spricht von über 250 Lebensläufen auf Stellenangebote in Unternehmen).

Hochgerechnet auf alle Stellen, die Du jemals geschrieben hast, liegen wahrscheinlich Hunderttausende – oder sogar Millionen – von Bewerberprofilen in Deiner Datenbank. Und da sind Kandidaten, die Recruiter manuell hinzugefügt haben, noch gar nicht mitgerechnet.

Kurz gesagt: Deine Bewerberdatenbank ist ein unübersichtliches Sammelsurium.

Aus diesem Grund geben 64 Prozent der Arbeitgeber an, dass sie nicht wissen, wie viele qualifizierte Kandidaten sich in ihrer Datenbank befinden.

Abhängig von Deiner Rekrutierungssoftware verfügst Du wahrscheinlich extrem eingeschränkte Suchfunktionen. Die meisten ATS-Bewerbermanagementsysteme sind bestenfalls mangelhaft in der Suche (einer der Gründe, warum viele HR-Teams Kenjo’s Rekrutierungssoftware 👀 lieben)

Im Endeffekt arbeiten die meisten Unternehmen in einer wahren Fundgrube, die die Einstellungszeit dramatisch beschleunigen und die Kosten pro Einstellung senken könnte – doch dem ist nicht so!

Und hier kommen Talent Pools ins Spiel.

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Was sind Talent Pools – und warum sind sie die bessere Taktik für die Personalentwicklung?

Talent Pools sind nach Gruppen sortierte Bewerberprofile, die Du um Deine wichtigsten Qualifikationsanforderungen herum angeordnet hast. Im Grunde eine segmentierte Version Deiner CV-Datenbank. Wenn wir bei der Heuhaufen-Metapher bleiben, schauen wir nun auf kleine, sortierte Strohballen.

Du könntest zum Beispiel einen Talent Pool für freiberufliche Kreative haben, einen weiteren für Ingenieure, die Berufsanfänger sind, und einen weiteren für erfahrene Vertriebsmitarbeiter.

Talent Pools verwandeln Deine Bewerberdatenbank von einem riesigen, unbekannten Ungetüm in ein handlungsfähiges Werkzeug. Sie erschließen Dir den versteckten Wert einer enormen, bereits vorhandenen Ressource.

Die größten Vorteile von Talent Pools:

1. Überwindung des Fachkräftemangels

Laut einer Studie von Statista haben im Jahr 2020 69 Prozent der großen Unternehmen in Deutschland Schwierigkeiten, freie Stellen mit IT-Fachkräften zu besetzen. Laut einer Umfrage von Statista benennen über 80% der Befragten fehlende Schlüsselqualifikationen als Hauptproblem bei der Suche nach Fachkräften.

Fachkräftemangel

Quelle: Statista

Die richtigen Mitarbeiter zu finden – oder eben nicht – hat Auswirkungen auf die Innovationsfähigkeit, die Möglichkeit zu wachsen oder wichtige strategische Initiativen umzusetzen und neue Marktchancen zu ergreifen. Aber es wird immer schwerer, Fachkräfte zu finden.

Talent Pools aufzubauen stellt ein Gegenmittel in der Personalentwicklung dar, um aktiv zu agieren und präventiv Profile mit schwer zu findenden Kompetenzen anzulegen.

2. Beschleunigung der Time-to-Hire

Schneller einzustellen ist eine universelle Herausforderung für Personalvermittler. Hauptsächlich aus drei Gründen:

Je mehr Zeit sich Personaler bei der Personalgewinnung lassen,

desto länger bleibt die Stelle unbesetzt. Entweder wird die Arbeit nicht erledigt oder dein aktuelles Team muss die zusätzliche Last schultern.
desto mehr konkurrierende Angebote erhalten Deine Kandidaten. Das senkt die Chancen, dass Dein Angebot angenommen wird.
desto schlechter ist die Erfahrung für Deinen Bewerber. Du riskierst also nicht nur, einen Kandidaten zu verlieren, sondern auch Dir einen schlechten Ruf zu erarbeiten, der Dich viele Bewerber kosten kann.

Talent Pools helfen hier, weil sie eine jederzeit einsatzbereite Art Talent-Bank schaffen, mit der Du einen Recruiting-Schnellstart hinlegen kannst.

3. Offer-Acceptance-Rate erhöhen

Es ist mittlerweile die Norm, dass Top-Kandidaten mehrere Angebote erhalten – besonders, wenn sie aktiv auf Jobsuche sind. Das dezimiert Deine Chancen auf ein positives Rekrutierungsergebnis. Nach Wochen der Arbeit kann es entmutigend sein, einen potenziellen neuen Mitarbeiter gefunden zu haben, der jedoch das Angebot dann aber ablehnt.

Talent Pooling macht das viel unwahrscheinlicher, da es Dir einen exklusiven Zugang gewährt. Die Kandidaten in Deinem Talent Pool sind vielleicht nicht einmal aktiv am Markt, sprechen also mit gar keinem anderen Recruiter.

4. Cost-per-Hire dramatisch verringern

Laut dem EY Mittelstandsbarometer 2021 fällt es 70 Prozent der deutschen Mittelständler schwer oder sehr schwer, neue und ausreichend qualifizierte Mitarbeiter zu finden. Das schlägt sich in immer höheren Gehältern nieder, um für Kandidaten konkurrenzfähig zu bleiben.

Viele müssen Zeitarbeitskräfte einstellen, ganz zu schweigen von den zusätzlichen Kosten für Agenturen und Werbung, je länger eine Stelle offen bleibt. Im EY Mittelstandsbarometer 2017 beklagt “jeder zweite Mittelständler in Deutschland – 53 Prozent – dass er Aufträge nicht annehmen kann, weil ihm geeignete Fachkräfte fehlen. Jeder neunte beklagt sogar erhebliche Umsatzausfälle von mehr als fünf Prozent.” Ganz zu schweigen von der Cost-of-Vacancy, die in der Zwischenzeit entsteht, hier berechnet für eine Pflegefachkraft: 62.208 Euro.

Dieser Entwicklung können Talent Pools als interne Ressourcen entgegenwirken, reduzieren sie doch Deinen Bedarf an Personalagenturen und Stellenanzeigen, genauso wie die Notwendigkeit für Zeitarbeitskräfte und Premium Gehälter.

5. Mehr Zeit für strategische, wertschöpfende Aufgaben

Bei Kenjo dreht sich alles darum, Personalbeschaffung effizienter zu machen – nicht nur um ihrer selbst willen, sondern um zusätzliche Zeit für wertvollen, strategischen Input zu schaffen.

Wenn HR-Teams im Reaktionsmodus feststecken, bleibt ihnen keine Zeit für andere Dinge.

Talent Pooling führt weg vom reaktiven Modell und schafft Zeit für die strategischen, übergeordneten Dinge – wie zum Beispiel für die Optimierung des Bewerbererlebnisses. Oder dafür, endlich wieder einen Überblick über die Performance zu bekommen und Verbesserungen zu planen. Oder Zeit, Beziehungen zu passiven Kandidaten aufzubauen.

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Erste Schritte: Wie man Talent Pools aufbaut

Hoffentlich konnten wir Dich von dem Warum überzeugen – hier kommt das Wie. Talent Pools aufzubauen ist eigentlich ganz einfach. Es funktioniert in zwei Schritten:

1. Informationen sichten

Zuerst suchst Du aus möglichst vielen Quellen proaktiv nach (oft passiven) Profilen, die deinen Qualifikationsanforderung entsprechen – das wird auch Active Sourcing genannt.

2. Informationen sortieren

Dann bündelst Du diese Profile in leicht zu durchsuchende Gruppen. Idealerweise über eine Recruiting-Software mit Talentpooling-Funktion.

Als Anfänger im Aufbau von Talent Pools wird Dir zu Beginn alles mühsam vorkommen. Wahrscheinlich hast Du im Moment nicht viel Zeit, proaktiv zu suchen, vor allem nicht auf unbestimmte Sicht. Aber je mehr Du sammelst, desto mehr zusätzliche Zeit schaffst Du, wenn Du aktiv eine Rolle besetzen musst – und dann werden sich die Vorteile multiplizieren.

Aber damit ist es noch nicht getan. Der Aufbau von Talent Pools ist der erste Schritt, aber nicht der letzte. Es sei denn, Du möchtest, dass sich dein Talent Pool schnell wieder in eine Ödnis aus inaktiven Profilen verwandelt. Genau wie die vorhandene Datenbank, auf die Du schon vorher nicht zählen konntest.

3. Datenbankpflege

Der letzte Teil im Talent Pool-Puzzle ist die Pflege der Datenbank. Oder besser gesagt, gute Beziehungen zu den Kandidaten aufzubauen und zu pflegen.

Das bedeutet natürlich nicht, die Leute in Deinem Talent Pool nur anzuschreiben, wenn Du was von ihnen willst. Es geht nicht darum, sie mit aktuellen Stellenangeboten oder einem „Ich, Ich, Ich“ -Newsletter zuzuspammen.

Vielmehr geht es darum, einen Mehrwert zu schaffen. Inhalte zu teilen, die Deinen potentiellen Kandidaten gefallen könnten. Echtes Interesse an der Entwicklung ihrer Karriere zu zeigen. Vielleicht ab und zu einen Anruf zu tätigen. Also auf eine nicht aufdringliche Art und Weise auf dem Radar zu bleiben.

In diesem Fall werden Deine Talent Pools wirklich wertvoll und musst bei einer zu besetzenden Stelle nicht mehr zig undifferenzierte Kandidaten-Lebensläufe durchforsten.

Talent Pools mit Kenjo

Die Möglichkeit, schnell und zielsicher Personal einzustellen ist immer wichtig, aber besonders beim derzeitigen Fachkräftemangel. Talent pools ermöglichen es Personalverantwortlichen, proaktiv mit engagierten Bewerbern zusammenzuarbeiten. Unsere Kenjo Bewerberdatenbanken hilft, Talent Pools anzulegen und auf diese "Talente" bei zukünftigen Stellenangeboten zuzugreifen. Wir helfen Unternehmen dabei, ihre wichtigsten Personal- und Geschäftsergebnisse zu verbessern. Erfahre mehr über unsere Recruiting-Software.