Absagen auf Bewerbungen: 7 kostenlose Muster und wertvolle Tipps für eine professionelle Absage

Es gehört wohl zu den schwierigsten Aufgaben bei der Personalbeschaffung, Stellenbewerbenden mitzuteilen, dass die Stelle an jemanden anderen vergeben wurde. Eine höfliche Absage ist hier immens wichtig und das Mindeste, was Personaler tun können. Immerhin haben Stellensuchende viel Zeit, Mühe und in manchen Fällen auch Kosten auf sich genommen, um eine Bewerbung einzureichen und an einem Vorstellungsgespräch teilzunehmen. 

Die besten Absageschreiben enthalten ein persönliches und professionelles Feedback an den Bewerbenden. Sowohl Inhalt, als auch Formulierung solltest Du als Personalprofi gut wählen, damit Deine Absage nicht nur freundlich, sondern auch rechtssicher ist. Im folgenden Text erklären wir nicht nur sämtliche rechtliche Fragen zu Bewerbungs-Absagen, sondern liefern auch vielfältige Absageschreiben-Muster.

Worauf sollte man bei einer Absage auf eine Bewerbung achten?

Auch wenn es zum guten Ton dazu gehört: Grundsätzlich bist Du nicht verpflichtet, Absagen auf Bewerbungen zu schreiben. Dennoch hast Du gerade im “Kampf um die Köpfe” und eine professionelle Unternehmenskultur allen Grund dazu. 

Implementiere also ein strukturiertes Management Deiner Absagen auf Bewerbungen, die nicht auf Dein Profil passen. Dieser Prozess mag eingangs Zeit verschlingen, bietet Dir aber im Hinblick auf Deine Außenwirkung erhebliches Potential. Er macht Dich als Arbeitgeber sympathisch und attraktiv. 

Formal bist Du jedoch nicht dazu angehalten. Und das hat durchaus Bedeutung: Denn natürlich gibt es auch keine Verpflichtung dazu, Deine Absagen zu begründen. Im Gegenteil: Auch wenn Du aus Höflichkeit und Anstand gerne eine Bewerbungsabsage erteilen und rechtfertigen möchtest, in manchen Fällen empfiehlt es sich vielleicht sogar, dies gerade nicht zu tun. 

Denn seit 2006 das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) in Kraft getreten ist, haben Bewerbende, die eine Bewerbungs-Absage erhalten haben, durch eine unbedachte Formulierung eine willkommene Klage-Grundlage.

In jedem Fall ist es für Dich wichtig, schnell und professionell auf Bewerbungen zu antworten - auch, wenn Du eine Bewerbungs-Absage erteilst. Nicht auf eine Bewerbung zu antworten lässt Deine Firma unseriös und unprofessionell wirken. So etwas spricht sich schnell herum und schreckt potenziell interessante Mitarbeiter*innen ab. Vom schlechten Employer Branding ganz zu schweigen.

Als Faustregel für professionelle Rückmeldungen kannst Du Dir merken: 

Erteile innerhalb von zwei Tagen eine Eingangsbestätigung und informiere über den internen Prozess, z.B. mit einer groben Zeitplanung. 

Sobald Du Deinen Kandidaten ausgewählt hast, erhalten alle Bewerber*innen eine Zu- oder Absage. 

Was sollte man in einer Absage vermeiden?

Um rechtssicher eine Absage auf eine Bewerbung zu erteilen, gibt es bestimmte Anhaltspunkte, die Du beachten solltest. Das AGG verbietet nämlich Benachteiligungen, die aus Aspekten der Identität einer Person resultieren, die nichts mit der eigentlichen Qualifikation zu tun haben.

Konkret heißt das, dass du in Deiner Bewerbungs-Absage folgende Punkte nicht aufgreifen solltest und Deine Aussagen auch nicht dahingehend interpretierbar sein dürfen:

• Anspielungen auf die ethnische Herkunft 
• Nennung des Geschlechts als Grund 
• religiöse oder weltanschauliche Beweggründe
• körperliche Einschränkungen 
• das Alter 
• sexuelle Identität 

Wenn Du auf diese Punkte achtest, dann bist Du auf der sicheren Seite, was mögliche Gleichstellungs-Klagen angeht. 

Da Deine Gründe jedoch hoffentlich plausibel und nicht diskriminierend sind, solltest Du Deinen Bewerber*innen in jedem Fall eine Begründung für Deine Absage zukommen lassen. Wenn du Kandidatinnen und Kandidaten Deine Gründe darlegst, dann können sie sich an deiner Rückmeldung orientieren und verbessern. 

Und wer weiß? Vielleicht bekommst Du ja ein paar Jahre später eine vielversprechende Bewerbung von einem solchen Bewerbenden?

Bewerbungen und Datenschutz

Du kennst es bestimmt schon aus Deinem Unternehmen: Datenschutz ist auch und vor allem im Bezug auf externe Daten ein heikles Thema. Wenn Du beispielsweise eine Initiativbewerbung erhältst, die Dir zusagt, Du jedoch derzeit nicht einstellst, dann kannst Du nicht ohne weiteres die Bewerberdaten speichern. 

Entgegen allgemeiner Annahme ist das Zusenden einer Bewerbung keine Zustimmung dafür, dass die Informationen aus der Bewerbung gespeichert werden dürfen. Du musst dir also auch in diesem Fall eine separate, schriftliche Einwilligung einholen.

Die aktuelle Fassung des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) von 2018 schreibt Dir vor, dass Du Daten von Bewerbenden mit dem Ablauf der Einreichungsfrist für Diskriminierungsklagen löschst. Dies ist zwei Monate nach Eingang der Bewerbung der Fall. 

Solange darfst Du Bewerberdaten aufbewahren, um Dich gegen ungerechtfertigte Klagen wehren zu können. Personalverwaltungsapps wie Kenjo helfen übrigens dabei, DSGVO-konform Daten aufzubewahren.

Wie formuliere ich den Absagegrund?

Den Absage-Grund zu formulieren hat seine Tücken. Einerseits musst Du auf die oben genannten Punkte achten, andererseits sollte die Absage nicht zu schwammig und nichtssagend sein. Auch solltest Du darauf achten, dass sich Bewerbende bei Rückfragen an den Unterzeichner der Absage wenden - also überlege dir vorher, in wessen Namen die Absage verfasst werden soll.

Eine Absage sollte grundsätzlich nie länger als eine DIN A4-Seite sein und nur die nötigsten Informationen enthalten. Kurz und knackig ist Dein Stichwort - für die Bewerbenden muss aus der Absage auf die Bewerbung unmissverständlich hervorgehen, welche Punkte der Grund für Deine Absage sind.

Dein Ton spielt zudem eine wichtige Rolle. Vergiss allzu steife und distanzierte Phrasen. Ein Absageschreiben ist dann gut, wenn es individuell, persönlich und freundlich klingt. Gib Bewerber*innen auf keinen Fall das Gefühl, bei Deiner Absage handle es sich um ein Standardschreiben, in welches Du lediglich den passenden Namen und das aktuelle Datum eingetragen hast. 

Du solltest in einem Absageschreiben darauf achten, zwar mit Kreativität und persönlicher Note zu formulieren, jedoch nicht mit dem Stil Deines Unternehmens brechen. Ein Absageschreiben eines Start-ups darf weitaus lockerer formuliert sein, als die Bewerbungs-Absage von einem etablierten Großkonzern. 

Wichtig ist, dass Du nicht mit Deiner Unternehmenskultur brichst und darauf achtest, das Bewerberprofil im Blick zu haben. Einem Berufseinsteiger gegenüber solltest Du sensibler sein als gegenüber einer erfahrenen Arbeitskraft, die sich auf eine Führungsposition beworben hat.

Die häufigsten Gründe für eine Bewerbungsabsage

Jobbewerbungen können aus verschiedenen Gründen abgelehnt werden, abhängig von der Ebene der Position. Für Einstiegs-, mittlere und Führungspositionen suchen Arbeitgeber nach Kandidaten, deren Qualifikationen eng mit den Anforderungen der Stelle übereinstimmen.

Häufige Ablehnungsgründe sind eine Diskrepanz zwischen den Fähigkeiten oder der Erfahrung des Bewerbers und der Rolle, unvollständige oder schlecht formatierte Bewerbungen sowie mangelnde Sorgfalt im Detail.

Bei höheren Positionen wird zudem auf Führungserfahrung, strategisches Denken und die Übereinstimmung mit der Unternehmenskultur geachtet. Unabhängig von der Ebene ist es entscheidend, die Bewerbung gezielt auf die Stelle zuzuschneiden und klar zu zeigen, wie man die wichtigsten Kriterien erfüllt.

Häufige Absagegründe für Bewerbungen (nach Ebene):

1. Einstiegspositionen:

• Mangelnde relevante Erfahrung oder Ausbildung.
• Schlecht formatierter Lebenslauf oder Bewerbung (z.B. Rechtschreibfehler, unklare Struktur).
• Fehlende Informationen (z.B. unvollständige Berufshistorie, fehlende Kontaktdaten).
• Allgemeine Bewerbungen, die nicht auf die spezifische Stelle zugeschnitten sind.
• Nichtbeachtung der Bewerbungsanforderungen (z.B. fehlendes Anschreiben, falls gefordert).
• Fehlende Betonung von Soft Skills (z.B. Kommunikation, Teamarbeit).

2. Mittlere Positionen:

• Diskrepanz zwischen Fähigkeiten/Erfahrung und den Anforderungen der Stelle.
• Unklare Karriereentwicklung oder häufige Jobwechsel ohne ersichtlichen Grund.
• Unfähigkeit, wichtige Erfolge oder Resultate aus vorherigen Positionen zu demonstrieren.
• Nicht angemessen adressierte Beschäftigungslücken oder Karrierewechsel.
• Schlechte Online-Präsenz oder unprofessionelle Social-Media-Profile.
• Fehlender Nachweis von Führungserfahrung, Projektmanagement oder funktionsübergreifender Zusammenarbeit.

3. Führungs-/Leitungspositionen:

• Unzureichende Führungserfahrung oder strategische Expertise.
• Fehlende Übereinstimmung mit der Unternehmenskultur oder den Werten.
• Fehlender Nachweis einer erfolgreichen Leitung großer Teams oder Abteilungen.
• Vage oder zu allgemeine Führungserfolge.
• Unbehandelte Reputationsprobleme oder Integritätsfragen (z.B. negativer öffentlicher oder sozialer Medienauftritt).
• Unklare Darstellung einer Vision oder Strategie für die Führung des Unternehmens.

Bewerbungsabsage Muster für Arbeitgeber

Um Dir die Absage für eine Bewerbung zu erleichtern, haben wir Dir einige Muster-Absagen zusammengestellt. Du kannst Dir diese ansehen, um Dich bei der Ansprache oder dem Inhalt inspirieren zu lassen, oder auch Textbausteine übernehmen.

Vorab noch ein paar allgemeine Hinweise:

• Ob Du Deine Absage per E-Mail oder per Brief verschickst, legst Du selbst fest. Es ist üblich, dasselbe Medium zu wählen, über das Du Deine Bewerbungen erhältst.
• Bedenke bei Brief-Bewerbungen im Vorfeld, ob Du Original-Unterlagen wie Fotos oder eine Bewerbungsmappe zurücksenden willst. Auch dafür gibt es keine Verpflichtung. Solltest Du Dich aus Imagegründen dafür entscheiden, kalkuliere einen entsprechenden Mehraufwand ein.
• Der Tonfall Deiner Absage sollte mit Deiner sonstigen Unternehmenskommunikation übereinstimmen. Das betrifft nicht nur die Anrede, also die Wahl von Du oder Sie.
  
  

Alle der unten gezeigten Bewerbungsabsagen gibt es auch hier bequem als Word-Vorlage kostenlos zum herunterladen.  

Grundsätzlich gilt die folgende Struktur für all Deine Absageschreiben:

Du beginnst mit einer freundlichen Begrüßung, aus welcher bereits hervorgehen sollte, um welche Stelle es sich handelt. Nicht nur Du siehst täglich viele Bewerbungen - auch der oder die Kandidat*in hat sicherlich bei mehreren Unternehmen eine Bewerbung eingereicht. Eine deutliche Kennzeichnung der Stelle vermeidet deshalb Irritationen.

Es folgen ein oder zwei Sätze, in welchen Du Dich für die Bewerbung bedankst. Hier kannst positiv hervorheben, wie viel Zeit und Mühe sich der*die Bewerber*in für seine Bewerbung genommen hat. War die Person in der engeren Auswahl, vielleicht sogar schon mit einem Bewerbungsgespräch, dann darf dieser Part auch etwas länger ausfallen.

Wie bei jeder Rückmeldung gilt für Dich: Hebe erst positive Aspekte der Bewerbung hervor und gehe lobend auf die Stärken ein. Anschließend solltest Du auch den Grund Deiner Entscheidung für eine*n Mitbewerber*in positiv formulieren. Gehe weniger auf die Schwächen der vorliegenden Kandidaten ein und betone mehr die Stärken des*r Mitbewerber*in, welchen Du für die Stelle ausgewählt hast. Dies zeigt auch in einer Bewerbungs-Absage Wege auf, wie die Kandidaten ihre Qualifikationen ansprechender gestalten können. 

Als Personalprofi ist Dein Talent gefragt, Bewerbende zu motivieren. Schließlich können diese vielleicht schon bald der oder die geeignete Kandidat*in bei einer zukünftigen Vakanz sein.

Absage auf eine Bewerbung - Muster

Betreff: Ihre Bewerbung für unsere ausgeschriebene Stelle als (Jobtitel + Referenznummer)

Sehr geehrte*r Frau/Herr (Nachname),

vielen Dank für Ihre Bewerbung bei uns als (Jobtitel). Ihr Interesse an (Firmenname) und unserer Geschäftsidee freut uns. In Ihren Unterlagen haben Sie uns einen positiven Eindruck vermittelt und wir haben eine klare Vorstellung davon gewonnen, wer Sie sind und welche Fähigkeiten Sie in unser Unternehmen einbringen können.

Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass wir uns für eine*n andere*n Bewerber*in entschieden haben, dessen Profil sich vollständig mit unseren Anforderungen deckte. Somit können wir Ihnen diesmal keinen Job anbieten.

Dennoch würden wir Sie gerne in unseren Talent-Pool aufnehmen und uns wieder bei Ihnen melden, sobald wir eine passendere Stelle für Sie haben. Wenn Sie damit einverstanden sind, bitten wir Sie, die beigefügte Erklärung zur Datenverarbeitung zu unterzeichnen, damit wir Ihre Daten speichern dürfen.

Bei Ihrem Fähigkeits-Profil wird es sicherlich nicht lange dauern, bis Sie eine Stelle finden, in der Sie Ihr volles Potential zeigen können. Wir wünschen Ihnen alles Gute!

Viel Erfolg

(Vor- und Nachname)

Absage auf eine Initiativbewerbung - Muster

Betreff: Ihre Initiativbewerbung für die Position als (Position)

Sehr geehrte*r Frau/Herr (Nachname),

vielen Dank für Ihre Initiativbewerbung, welche Ihr Interesse an (Unternehmen) und unserer Geschäftsidee zeigt. Ihre proaktive Bewerbung und Ihr Lebenslauf haben uns sehr angesprochen. Besonders Ihre Erfahrung im Bereich (Projekt/Branche) stellen für uns eine interessante Ressource dar.

Leider können wir Ihnen derzeit keine Stelle anbieten, die auf Ihr Profil passt und Ihren Vorstellungen entspricht.

Wir würden Sie dennoch sehr gerne in unseren Talent-Pool aufnehmen und uns wieder bei Ihnen melden, sobald wir eine Stelle besetzen, die zu Ihrem Profil passt. Wenn Sie damit einverstanden sind, bitten wir Sie, die beigefügte Erklärung zur Datenverarbeitung zu unterzeichnen, damit wir Ihre Daten speichern dürfen.

Bis dahin wünschen wir Ihnen alles Gute und viel Erfolg.

Beste Grüße

(Vorname Nachname)

Absage nach einem Vorstellungsgespräch - Muster

Betreff: Vielen Dank für das freundliche Gespräch

Sehr geehrte*r (Vorname Nachname),

vielen Dank, dass Sie sich die Zeit für ein Gespräch mit uns genommen haben. Es hat uns gefreut, mehr über Sie zu erfahren. Besonders Ihre Erfahrungen im Bereich (Projekt/Branche) haben uns inspiriert.

Das Gespräch hat bei uns einen sehr positiven Eindruck hinterlassen. Dennoch müssen wir Ihnen leider mitteilen, dass uns das Profil eine*s Mitbewerber*in mehr zugesagt hat und wir uns deswegen für diesen entschieden haben.

Wir wünschen Ihnen alles Gute und viel Erfolg für Ihren weiteren Karriereweg.

Best Grüße

(Vorname Nachname)

Absage auf die Bewerbung für einen Ausbildungsplatz - Muster

Betreff: Vielen Dank für Ihre Bewerbung

Guten Tag (Vorname Nachname),

ich freue mich, dass Sie sich für (Firmenname) entschieden haben, um in Ihr Berufsleben zu starten. Das persönliche Gespräch mit Ihnen hat bei mir einen positiven Eindruck hinterlassen.

Bei der Vielzahl an Bewerbungen um unseren Ausbildungsplatz als (Ausbildungsbezeichnung) ist uns die Entscheidung nicht leicht gefallen. Letztlich konnte uns ein*e andere*r Kandidat*in überzeugen, sodass wir Ihnen heute leider absagen müssen.

Seien Sie nicht enttäuscht, dass es in unserer Firma nicht geklappt hat. Ihre Persönlichkeit und Ihre Fähigkeiten haben uns angesprochen, auch wenn wir uns nicht für Sie entschieden haben. Sicherlich werden auch Sie bald eine Ausbildungsstelle finden, in der sie in Ihre berufliche Zukunft starten können.

Falls Sie sich ein detaillierteres Feedback zu Ihrer Bewerbung und dem Jobinterview wünschen, stehen wir für ein Gespräch zu Verfügung. Verabreden Sie dafür über das Geschäftszimmer einen Telefontermin.

Viel Erfolg für Ihre berufliche Zukunft wünscht

(Vorname Nachname)

(Abteilung oder Position)

Absage der Bewerbung für ein Praktikum - Muster

Betreff: Vielen Dank für Ihre Bewerbung auf einen Praktikumsplatz

Sehr geehrte*r Frau/Herr (Vorname Name),

vielen Dank für Ihre Bewerbungsunterlagen – es freut uns, dass Sie sich für ein Praktikum bei (Unternehmen) interessieren.

Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass wir Ihnen zu diesem Zeitpunkt keinen Praktikumsplatz anbieten können. Dennoch haben uns Ihr Profil und Ihre Fähigkeiten angesprochen. 

Wir sind uns sicher, dass Sie mit Ihrem Profil viel zu bieten haben, und würden uns deshalb freuen, Sie in unseren Talent Pool aufnehmen zu können. Geben Sie uns bitte eine kurze Rückmeldung, ob das für Sie in Ordnung wäre. Im Anschluss würden wir Ihnen unsere Erklärung zur Datenverarbeitung übermitteln, damit wir Ihre Daten speichern dürfen.

Wir wünschen viel Erfolg für Ihren weiteren Weg.

Mit freundlichen Grüßen,

(Vorname Nachname)

Absage nach dem Probearbeiten - Muster

Betreff: Ihre Probearbeit als (Stelle Referenznummer)

Sehr geehrte*r Frau/Herr (Vorname Nachname),

vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, (Unternehmen) bei einem Probearbeiten besser kennenzulernen.

Wir konnten einen guten Eindruck von Ihnen und Ihren Fähigkeiten gewinnen und können Ihnen mitteilen, dass Sie einen positiven Eindruck hinterlassen haben.

Dennoch sind wir nach eingehender Beratung zu dem Entschluss gelangt, dass wir weiter nach der idealen Besetzung für die ausgeschriebene Stelle suchen wollen.

Es tut uns leid, dass wir keine positive Rückmeldung geben können. Danke für Ihren Einsatz in unserem Unternehmen und viel Erfolg für Ihren weiteren Weg!

Mit freundlichen Grüßen,

(Vorname Name)

Absage auf Englisch - Muster

Dear Mr./Mrs. (Name) ,

Thank you for your interest in (Unternehmen) and for your appealing job application.

After reviewing the many applications we received for our job description, we have to inform you that we cannot consider you as a candidate. Although you are highly qualified and your profile left a positive impression, another candidate’s profile was even better suited to what we are currently looking for.

Nevertheless, we wish you success for your future career.

Kind regards,

(Vorname Name)

So hilft Dir Kenjo mit Deinem Recruiting

Bewerbende sind oft enttäuscht, wenn sie eine Absage für ihre Bewerbung erhalten. Daher ist es umso wichtiger, beim Übermitteln solcher Nachrichten Fingerspitzengefühl zu beweisen, um den Ruf als attraktiver Arbeitgeber zu wahren. Mit einer professionellen Recruiting-Software wie Kenjo kannst Du nicht nur den gesamten Bewerbungsprozess effizienter gestalten, sondern auch sicherstellen, dass Absagen von Bewerbungen stets respektvoll und freundlich formuliert werden. Eine gut durchdachte Absage auf eine Bewerbung zeigt Bewerbenden, dass Du ihre Bemühungen wertschätzt, auch wenn es diesmal nicht zu einer Zusammenarbeit kommt.

Kenjo unterstützt Dich bei jedem Schritt im Recruiting-Prozess – von der Stellenausschreibung bis zur Einstellung. Mit automatisierten Workflows, benutzerdefinierten E-Mail-Vorlagen und einer intuitiven Benutzeroberfläche wird das Bewerbermanagement vereinfacht. Die Software ermöglicht es Dir, Bewerbungen effizient zu sichten, Kandidaten fair zu bewerten und sie stets über den aktuellen Stand ihrer Bewerbung zu informieren. So wird der gesamte Recruiting-Prozess nicht nur effektiver, sondern auch angenehmer für alle Beteiligten. Solltest Du eine Absage einer Bewerbung aussprechen müssen, kannst Du mithilfe der Absage Bewerbung Muster von Kenjo sicherstellen, dass Deine Kommunikation immer professionell und rechtssicher bleibt.

Kenjo hilft Dir dabei, eine positive Candidate Experience zu schaffen und gleichzeitig die Verwaltung der Bewerberdaten DSGVO-konform zu gestalten. Auf diese Weise trägst Du aktiv dazu bei, Dein Unternehmen als Traumarbeitgeber zu positionieren, selbst wenn es einmal nötig ist, eine Bewerbung abzusagen.