Was ist Mitarbeiterüberwachungssoftware und was sind die Alternativen?

Die Telearbeit hat viele Unternehmen dazu veranlasst, nach Systemen zur PC-Überwachung aus der Ferne zu suchen. Dabei stellt Mitarbeiterüberwachungssoftware nur eines der verfügbaren Systeme dar, und sie ist in Deutschland einige Kontroversen ausgelöst und gesetzliche Stolpersteine. Viele fragen sich zurecht, ob der Arbeitgeber seine Mitarbeiter überhaupt überwachen darf und wie er die Internetnutzung rechtmäßig kontrollieren kann.

Wir werden daher einen Blick darauf, schauen uns die rechtlichen Bestimmungen in Deutschland und Europa sowie einige der Alternativen an.

Was ist eine Mitarbeiterüberwachungssoftware?

Eine PC-Überwachungssoftware liefert Managern Informationen über die Computernutzung ihres Teams während der Arbeitszeit. Sie überwacht sozusagen die Internetnutzung und das Surfverhalten der Mitarbeiter. Dazu sammelt die Software Daten über die aktive Nutzung des Internets, der sozialen Medien usw., so dass das Unternehmen die Produktivität und Effizienz seiner Mitarbeiter messen kann. 

Das Ziel der Software besteht also darin, die Computeraktivität der Mitarbeiter zu überwachen. Auf diese Weise kann das Unternehmen auswerten, wie jedes Teammitglied arbeitet und  seine Zeit verbringt.

Die Software bietet Antworten auf die folgenden Fragen:

• Sind die Mitarbeiter während des Arbeitstages aktiv oder inaktiv?
• Wie lange verbringen sie im Internet?
• Sind sie auf Facebook oder schauen sie Videos auf YouTube an?
• Welche Apps benutzen sie und wie lange verbringen sie damit?
• Benutzen sie ihren Arbeitscomputer für den vorgesehenen Zweck?

Wie funktioniert eine Mitarbeiterüberwachungssoftware?

PC-Live-Überwachung am Arbeitsplatz erfasst alle Informationen darüber, wie Mitarbeiter ihren Computer benutzen. Zum Beispiel:

• Aufzeichnung, wann sich Benutzer an ihrem Computer anmelden
• Erfassung der verwendeten Anwendungen
• Speicherung der aufgerufenen URLs
• Speicherung aller erfassten Daten

Wenn beispielsweise ein Benutzer eine Software-Anwendung startet, aktiviert und registriert das System ihren Namen und den Zeitpunkt des Aufrufs. Hierdurch kann das Unternehmen Informationen darüber erhalten, was der Benutzer genau getan hat.

All diese Informationen werden normalerweise in der Cloud gespeichert, um die Nutzung der Unternehmensserver und die damit verbundenen Komplikationen zu vermeiden. Vorgesetzte können schnell auf das Programm zugreifen und die Aktivitäten der einzelnen Mitarbeiter überprüfen.

Darf der Arbeitgeber Mitarbeiter überwachen?

In Deutschland gibt es eine klare Rechtsprechung und eine PC-Überwachung ist in den meisten Fällen nicht zulässig. Wollen Unternehmen etwa Spionagesoftware auf einem Computer aufspielen, benötigen sie auf jeden Fall die Einwilligung des Nutzers. Denn die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) setzt enge Grenzen, was das Sammeln von Daten betrifft, und in den meisten Fällen ist das Überwachen und Kontrollieren der Mitarbeiter schlichtweg verboten.

Sollte einem Unternehmen eine illegale Überwachung der Mitarbeiter nachgewiesen werden, droht eine Strafe von bis zu vier Prozent des Konzernumsatzes.

Nur in einigen berechtigten Fällen ist in Deutschland die Nutzung einer Mitarbeiterüberwachungssoftware stichprobenartig erlaubt:

• Wenn im Arbeitsvertrag die private Computernutzung in Pausen klar untersagt ist und der Arbeitgeber regelmäßig darauf hinweist
• Wird ein Verstoß bei Kenntnisnahme sanktioniert

Für dienstliche E-Mails richtet sich die Überwachungsbefugnis nach dem BDSG. Es gilt:

• § 4 Abs. 1 BDSG a. F.: Eine Einwilligung ist zur Kontrolle der Verbindungsdaten personenbezogener Daten erforderlich.
• § 28 Abs. 1 Nrn. 1 oder 2 bzw. § 32 BDSG a. F.: Kenntnisnahme und Prüfung dienstlicher schriftlicher Kommunikation muss dem Arbeitgeber jederzeit erlaubt sein.
  
  

Für private E-Mails gilt grundsätzlich, dass der Arbeitgeber keine privaten Mails auf dem Firmenrechner mitlesen darf. Verbietet allerdings der Arbeitsvertrag, dass das dienstliche E-Mailsystem auch für private Zwecke genutzt werden kann, darf der Arbeitgeber grundsätzlich alle Mails mitlesen. Hierbei drohen allerdings strafrechtliche Konsequenzen, wenn im Betreff klar gekennzeichnet wurde, dass es sich um eine private Mail handelt.

Das Telekommunikations- und im Telemediengesetz besagt, dass der Arbeitgeber als Diensteanbieter in Erscheinung tritt, wenn der Arbeitsvertrag eine private Nutzung der Computer ausdrücklich erlaubt.

Daneben gibt es noch die Mitarbeiter-Kontrolle über GPS, um Dienstfahrzeuge und Mitarbeiter besser zu koordinieren. 

Personalmanager sollten sich daher gut überlegen, ob sie eine derartige Software einsetzen wollen oder andere Möglichkeiten schaffen, damit ihre Mitarbeiter produktiv arbeiten.

Was darf der Arbeitgeber mit Mitarbeiterüberwachungssoftware erfassen?

Da der Arbeitgeber Eigentümer des Computernetzes und der Endgeräte ist, kann er diese zur Überwachung seiner Mitarbeiter einsetzen. Die Art der PC-Überwachung ist in Deutschland allerdings streng geregelt und recht eindeutig: Für die zulässige Datenerhebung personenbezogener Daten ist grundsätzlich die Einwilligung der Mitarbeitenden erforderlich. Dazu müssen die Mitarbeiter umfangreich über die Überwachungsmaßnahmen aufgeklärt werden.  Das bedeutet, dass Unternehmen verpflichtet sind, konkret und präzise über die aufzuklären.

Wichtige Regelungen sind:

• E-Mails: Hier ist entscheidend, was vertraglich geregelt wurde - insbesondere ob die Angestellten ihre PCs privat nutzen dürfen oder nicht. Ist die private Nutzung ausgeschlossen, können Vorgesetzte den Account stichprobenartig überprüfen. Ist sie nicht ausgeschlossen dürfen Arbeitgeber verlangen, dienstliche Nachrichten einzusehen.
• Log-in-Daten: Gerade vor dem Hintergrund der Arbeitszeiterfassung müssen Arbeitgeber prüfen, wann Beschäftigte mit der Arbeit beginnen und aufhören. Laut Europäischem Gerichtshof (Az. C-55/18) müssen Arbeitszeiten durch technische Vorgaben kontrolliert werden, in Deutschland gibt es dazu aber noch keine konkrete Umsetzung.
• Browserverlauf: Dieser darf der Arbeitgeber nur auswerten, wenn im Arbeitsvertrag ausdrücklich geschrieben steht, dass die private Internetnutzung verboten ist und bei konkretem Verdacht gegen Regelverstoß.
• Maus- und Tastatureingaben: Die mit einer Keylogger-Software erhobenen Daten der Tastatur- und Mausbewegungen können in einem Kündigungsprozess in der Regel nicht gegen einen Arbeitnehmer verwendet werden - außer es besteht der dringende Verdacht auf einen Strafbestand. (Az.: 2 AZR 681/16).
• Webcam-Aufzeichnungen: sind in Deutschland in der Regel verboten und nur bei bestehenden Beweisen, dass Beschäftigte bei den Arbeitszeiten betrügen, ausnahmsweise durchgeführt werden.

Mitarbeiterüberwachung im Homeoffice 

Auch im Homeoffice gelten die gleichen Gesetze und Pflichten auf Seiten des Arbeitgebers. Um beispielsweise bei einem dringenden Verdacht gegen Arbeitszeitrichtlinien eines Mitarbeiters am Computer im Homeoffice vorzugehen, gelten die gleichen Datenschutzgesetze und Rechte der Arbeitnehmenden. Auch auf die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrates muss geachtet werden.

Mit einer HR-Software kann der Arbeitgeber allerdings die Arbeitszeiten seiner Angestellten auf einfache Art nachverfolgen und ggf. Aktiv werden.

Lautlose vs. transparente Mitarbeiterüberwachung

Für Unternehmen gibt es zwei Möglichkeiten, um eine PC-Überwachungssoftware zu implementieren. Zum einen können sie Mitarbeiter überwachen ohne dass diese davon wissen (lautlos), zum anderen informieren transparente Überwachungsmöglichkeiten die Mitarbeiter vorab, dass sie überwacht werden. 

In Deutschland ist nur letzteres unter gewissen Umständen legal umsetzbar.

Laut gängigen EU-Bestimmungen haben europäische Unternehmen das Recht, Rechner, die sie ihren Mitarbeitern zur Verfügung gestellt haben, überwachen und deren Benutzung kontrollieren zu lassen. Dennoch müssen die Arbeitgeber sicherstellen, dass ihre Überwachungspraktiken mit der Allgemeinen Europäischen Datenschutzverordnung übereinstimmen:

• Rechtmäßiges Interesse: Arbeitgeber müssen ein berechtigtes Interesse oder eine Datenschutzfolgeabschätzung durchführen, bevor sie eine PC-Überwachung durchführen.
• Transparenz: Sie müssen den Arbeitnehmern in einer verständlichen und transparenten Erklärung darlegen, warum eine Überwachung stattfindet, welches berechtigte Interesse dahinter steht und welche Art und welchen Umfang die Überwachung hat.
• Onboarding: Alle neu eingestellten Mitarbeiter müssen während des Onboarding-Prozesses eine schriftliche Erklärung erhalten.
• Datenschutz: Unternehmen sollten darauf achten, die Überwachung personenbezogener und nicht-beruflicher Daten von Mitarbeitern sowie deren Aktivitäten außerhalb der Arbeitszeit zu vermeiden.

Die europäischen Datenschutzgesetze schützen Mitarbeiter und verpflichten Unternehmen, den Mitarbeitern ihre Überwachungsprozesse klar zu kommunizieren.

Mangelnde Transparenz oder Missbrauch von Mitarbeiterüberwachungssoftware sind in der Vergangenheit an die Öffentlichkeit gelangt und führten zu Misstrauen zwischen Arbeitnehmern und Arbeitgebern. Viele Arbeitnehmer fühlen sich gegängelt und leiden unter zusätzlichem Stress, wenn sie ständig von Kameras überwacht werden. Vom rechtlichen Aspekt ganz schweigen.

Braucht Dein Unternehmen wirklich eine Mitarbeiterüberwachungssoftware?

Die Krise durch das Coronavirus und die zunehmende Verbreitung der Telearbeit haben viele Unternehmen dazu verführt, die Installation einer Mitarbeiterüberwachungssoftware zu erwägen, um ihre Arbeit zu Hause besser zu kontrollieren.

Wie gesagt, ist die Art der Überwachung in Deutschland nicht nur höchst umstritten, sondern in den meisten Fällen auch nicht zulässig. Hinzu kommen emotionale und ethische Überlegungen, schließlich möchte kein Unternehmen seinen Mitarbeitern das Gefühl geben, ausspioniert und misstraut zu werden. Diese unbehaglichen Gefühle wirken sich oft negativ auf das Betriebsklima aus und führen letztlich zu einer höheren Personalfluktuation.

Vielmehr möchten die meisten Arbeitgeber die Arbeitsleistung prüfen und sichergehen, mögliche Schwachstellen des Angestellten offenzulegen und gemeinsam Möglichkeiten zu Weiterentwicklungsmaßnahmen zu erarbeiten. Hier stehen die Arbeitgeber in der Pflicht, offen zu kommunizieren und mögliche Ängste auf Seiten der Belegschaft zu nehmen.

Denn es besteht ein sehr schmaler Grat zwischen der Überwachung des Berufs- und Privatlebens eines Mitarbeiters. Wenn der Arbeitgeber über alle Informationen eines Mitarbeiters verfügt, wird er unweigerlich irgendwann auf persönliche Informationen stoßen: Bankkonten, medizinische Unterlagen oder private E-Mails.

Mitarbeiterüberwachungssoftware Alternativen

Untersuchungen haben ergeben, dass viele Mitarbeiter auch nach Ende der Covid-Pandemie dauerhaft in irgendeiner Form im Homeoffice arbeiten werden. Unternehmen wollen die Verantwortlichkeit bei so vielen Mitarbeitern im Homeoffice gewährleisten, aber viele Arbeitnehmer machen sich Sorgen um den Datenschutz und zu viel Kontrolle.

Folgende Softwares versorgen Personalmanager und Vorgesetzte mit allen benötigten Daten und sind trotzdem ethisch und gesetzlich vertretbar.

1. Performance Management-Software

Anstatt zu kontrollieren, was Mitarbeiter jeden Tag an ihrem Computer tun führt eine umfassende Leistungsüberprüfung viel besser zum Erfolg. Dadurch erhalten Sie wirklich wertvolle Informationen über die Qualität der Arbeit eines jeden Mitarbeiters, ohne dass er sich dabei unwohl fühlt.

Kenjo Interface

Ein Performance Management System sorgt dafür, dass der gesamte Prozess problemlos und effizient abläuft. Mit ein und demselben Tool können Fragebögen entwerfen und an Kollegen gesendet werden, um deren Feedback und Ergebnisse zu erhalten. 

Und was noch wichtiger ist: Mit einer Cloud-basierten Software werden Remote-Beurteilungen im Homeoffice zum Kinderspiel. Personalmanager und Vorgesetzte können von überall her auf die erforderlichen Informationen zugreifen und diese mit ihren Mitarbeitern über einen einfachen Videoanruf besprechen.

Durch diese Methode lässt sich die Mitarbeiterleistung auf eine viel effizientere und vor allem konstruktivere Art messen. Immerhin sollte das Endziel immer sein, die Stärken der Mitarbeiter auszubauen und an ihren Schwächen zu arbeiten.

2. Aufgabenmanagement

Das Aufgabenmanagement ist eine ausgezeichnete Strategie, um alltäglichen Routinearbeiten zu bewältigen und einen Überblick darüber zu erhalten, woran die einzelnen Teammitglieder arbeiten. Diese basieren normalerweise auf der Kanban-Methode, die aus einer dreispaltigen Tabelle besteht und die Aufgaben in zu erledigende Aufgaben, in Bearbeitung und abgeschlossen einteilt.

Jede Aufgabe wird durch eine Kanban-Karte dargestellt, die der verantwortlichen Person zugeordnet und terminiert werden kann. Die Karte bewegt sich je nach Status über die gesamte Tafel und gibt dem Teamleiter einen Überblick über den Fortschritt der Aufgabe.

Interface Trello

Stelle Dir zum Beispiel vor, dass jemand mehrere Tage lang an einer Aufgabe in der Spalte "in Bearbeitung" festhängt. Wenn der Vorgesetzte dies bemerkt, kann er sich an den Mitarbeiter wenden das Problem herausfinden und fragen, ob er Hilfe braucht usw.

Diese Art von Software unterstützt beim organisierten und effizienten Arbeiten und hält die Verbindung mit dem Rest des Teams aufrecht.

3. Einsatz von OKRs

OKR steht für Objectives and Key Results, auf Deutsch Ziele und Schlüsselergebnisse. Google prägte diesen Begriff, um sich auf die Zielsetzung-Methodik zu beziehen, die sie für sich selbst geschaffen haben.

OKRs sind Zielvorgabenlisten, die gewöhnlich an die Mission und Vision des Unternehmens angepasst sind. Jedes dieser Ziele muss aus messbaren Ergebnissen bestehen, damit Vorgesetzte beurteilen können, ob diese objektiv erreicht wurden.

Das heißt:

• Ein OKR ist ein zukünftiges Ziel, das einen positiven Einfluss auf das Unternehmen haben wird.
• Das Schlüsselergebnis stellt einen Zielwert dar.

Zum Beispiel: Ziel 1: Umsatzsteigerung

• KR 1: Verdoppelung des Monatsumsatzes.
• KR 2: Unseren Vertriebskreislauf um 10 Prozent reduzieren.

Wie lässt sich dies zur Überwachung der Aktivitäten der Mitarbeiter nutzen? Ganz einfach: Durch die Kontrolle der von beiden Parteien vereinbarten und erreichten Ziele. Dadurch erhalten Mitarbeiter mehr Freiheit bei der Ausübung ihrer Arbeit und das Unternehmen profitiert davon, indem es die von ihm erwarteten Ergebnisse erzielt.

Diese drei Systeme können unabhängig voneinander verwendet werden oder in Übereinstimmung nebeneinander bestehen. Ein Bestandteil der Leistungsbeurteilung könnte zum Beispiel auch eine OKR-Prüfung sein.

Jedes Unternehmen sollte genau prüfen und entscheiden, mit welchen Methoden es arbeitet und diese Entscheidungen dann transparent zu kommunizieren.