Homeoffice und Kontrolle durch den Arbeitgeber: Das ist erlaubt

Der durch die Covid-19-Krise angeheizte Boom der Remote-Arbeit hat viele Personalabteilungen vor neue Herausforderungen gestellt. Eine davon ist sicherlich, wie man sicherstellt, dass die Mitarbeiter im Homeoffice weiterhin ihre Aufgaben erledigen und Ziele erreichen.

Nicht wenige Vorgesetzte stellen sich gerne vor, dass mobil arbeitende Mitarbeiter zuhause mit einem Bier auf der Couch hängen würde und Netflix-Serien schauen anstatt zu arbeiten. Allgemein gilt in Deutschland immer noch die Annahme, dass man nur im Büro wirklich produktiv wäre. In Deutschland sind Schnüffelprogramme und Totalüberwachung zur Kontrolle der Mitarbeiter im Homeoffice durch den Arbeitgeber jedoch nicht zulässig und benötigen eine Einwilligung des Nutzers. Denn die Datenschutz-Grundverordnung setzt enge Grenzen, was das Sammeln von Daten betrifft.

Viele Unternehmen haben ihre eigenen Telearbeit-Leitfaden für flexibles Arbeiten erstellt, um ihren Mitarbeitern die entsprechenden Informationen und Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen, damit auch im Homeoffice die Produktivität aufrechterhalten bleibt. Vielen Statistiken zum Homeoffice zufolge ist der Prozentsatz an Remote-Mitarbeitern deutlich gestiegen, und zwar von 4,8 Prozent vor Covid-19 auf mittlerweile 34 Prozent.

Im Folgenden haben wir einige Tipps und bewährte Verfahren zur Kontrolle im Homeoffice zusammengestellt. 

Das OKR-Modell für Remote-Arbeit

OKR steht für das Führen mit Objectives and Key Results, also das Arbeiten mit Zielen und Erfolgstreibern. Diese Managementmethode zielt darauf ab, die Arbeitsbelastung von Unternehmen zu organisieren, Ziele zu setzen und auf Schlüsselergebnisse hinzuarbeiten. Dabei fokussieren OKRs die Diskussion vollständig auf einen Output und den daraus resultierenden Outcome. 

Ziele (O’s) sind:

• Motivierend, 
• herausfordernd und meist nicht vollständig zu erreichen. 
• Zielvorgaben können sich auf Wachstum, Veränderung oder Innovation beziehen

• und  aus verschiedenen Unternehmensbereichen angegangen werden

Dagegen messen Erfolgstreiber (KR’s) einen 

• konkreten, messbaren Teil auf dem Weg zur Zielerreichung. 
• Sie legen fest, wie die Zielerreichung gemessen und das Ergebnis bewertet wird.

Ein sinnvolles Ziel könnte zum Beispiel darin bestehen, den Kundenkontakt zu erhöhen. Außerdem sind sie in der Regel auf einen bestimmten Zeitrahmen begrenzt, etwa vierteljährlich, halbjährlich usw.

Sobald die Ziele definiert wurden, identifiziert man die wichtigsten Ergebnisse und die zu ihrer Erreichung erforderlichen Maßnahmen. Das heißt im Klartext, dass Personalmanager anhand von messbaren Ergebnissen den Fortschritt und Erfolg der einzelnen Ziele beurteilen können. Ausgehend vom vorherigen Beispiel des Kundenkontakts könnte ein Erfolgstreiber darin bestehen, die "Likes" in den sozialen Medienkanälen um 30 Prozent zu steigern. Dieses Video bietet interessante Einblicke und Tipps zur Homeoffice Kontrolle durch OKRs:

Schauen wir uns ein weiteres praktisches Beispiel zu Zielsetzungen, Erfolgstreibern und der Art und Weise, wie sie präsentiert werden könnten, an:

Ziel: Umsatzsteigerung

• 1. Erfolgstreiber: Verdoppelung der monatlichen Leads
• 2. Erfolgstreiber: Unseren Vertriebszyklus um 10% reduzieren

Ziel: Den Kundenservice zu verbessern

• 1. Erfolgstreiber: Reduzierung der Anrufe beim Support um 40%.
• 2. Erfolgstreiber: Reaktionszeit auf jedem Kanal um die Hälfte reduzieren.

Die Studie "Getting Started with Objectives & Key Results" erklärt, dass diese Managementmethode Unternehmen folgendes ermöglicht:

• Ein Gefühl der Einsatzbereitschaft für die Ziele zu entwickeln.
• Die Belegschaft über die Ziele des Unternehmens zu informieren.
• Eine präzisere und effizientere Kommunikation zu fördern.
• Kennzahlen festzulegen, die den Prozess kontrollieren.
• Leistung zu bündeln und Teams aufeinander abzustimmen.

OKRs ermöglichen es Teams daher, effektiv im Homeoffice zu arbeiten. Gleichzeitig verfügt die Personalabteilung über ein System zur Bewertung und Kontrolle der Arbeit eines jeden Mitarbeiters.

Verwendung eines Remote-Taskmanagers

Eine weitere Möglichkeit zur Kontrolle der Produktivität im Homeoffice sind Aufgabenmanager. Hierbei können Personalmanager oder das Team die aktuellen Aufgaben verfolgen und sogar mehrere Projekte festlegen, die während eines bestimmten Zeitraums zu erledigen sind und anschließend ihre Implementierung messen.

Die Funktionsweise dieses Tools basiert auf der Kanban-Methode, die aus einer dreistufigen Tabelle besteht: 

• zu erledigende, 
• aktuelle 
• und abgeschlossene Aufgaben. 

Jeder Personalmanager kann so schnell und einfach veranschaulichen, wie ein Projekt abläuft. Aufgaben und Projekte werden mithilfe von sogenannten Kanban-Karten angelegt und alle beteiligten Projektmitarbeiter klären im Vorfeld die Verantwortlichkeiten, die Dauer und Deadline der Aufgaben. Die wichtigsten Informationen sind daher an einem Ort gesammelt und für jeden einsehbar. 

Durch verschiedene Kanban-Karten werden Produktionsaufträge ausgelöst und auf Kanban-Tafeln der Reihenfolge nach abgearbeitet. Diese organisieren die Arbeitsabläufe für jedes Team, jeden Kunden oder jedes Projekt Tafeln erstellt. Auf diesem Weg sehen Projektmitarbeiter nur die Aufgaben, die wirklich interessieren, und auf einem Blick ist der Ablauf zu erkennen.

Diese Systeme fördern auch die interne Kommunikation, ermöglichen die Abstimmung der Teams und helfen bei der selbständigen Organisation und Abarbeitung der Aufgaben - gerade im Homeoffice.

Asana oder Trello sind zwei der auf dem Markt erhältlichen Produkte, die mit der Kanban-Methode arbeiten und per Zuweisung von Aufgaben, Festlegung von Deadlines und Verantwortlichkeiten arbeiten. Beide Systeme bieten kostenlose Versionen an.

Mitarbeiterbeurteilungen zur Homeoffice-Kontrolle

Mitarbeitergespräche zu führen bieten uns die Möglichkeit, die Leistung der Mitarbeiter auch im Homeoffice objektiv zu messen und kontrollieren. Wurden diese bislang in der Regel persönlich durchgeführt, können sie mittlerweile dank einer Software zum Performance Management online durchgeführt werden.

Bei einer Performance Management-Software handelt es sich um Cloud-basierte Plattformen, die alle Tools zum Entwerfen und Versenden von Fragebögen enthalten, um Feedback einzuholen, Berichte zu erstellen, Metriken zu vergleichen usw. Sie helfen:

• Evaluierungs- und Feedback-Systeme zu entwerfen
• 180º-, 270º- und 360 Grad Feedback-Umfragen zu verschicken
• Eine Qualifikationsmatrix für Mitarbeiter zu erstellen
• Anforderungen und Mindestkompetenzen für außergewöhnliche Leistungen anzupassen
• Bewertungsfragebögen mit unterschiedlichen Antwortformaten einzurichten
• Bereiche des Unternehmens zu identifizieren, die Unterstützung benötigen
• Regelmäßige Informationen über die Leistung jedes Mitarbeiters
• Feedback-Prozesse nachzuvollziehen
• Fragebögen mit individuell angepassten Fragen zu erstellen
• Regelmäßige Ergebnisberichte zu erstellen

Da es sich um ein Cloud-basiertes System handelt, können die digitalen Teams auch im Homeoffice darauf zugreifen und ihre Bewertungen vornehmen. Aus diesem Grund ist Software zur Leistungsbeurteilung die ideale Lösung für das Homeoffice.

Persönliche Meetings zur Kontrolle durch den Arbeitgeber

Regelmäßige persönliche Treffen sind ebenfalls hilfreich bei der Verwaltung und Kontrolle von Remote-Mitarbeiter im Homeoffice. Dadurch bleiben die Mitarbeiter in Verbindung, können Aufgaben nachverfolgt und auch potenzielle Probleme oder Hindernisse erkannt werden, mit denen Mitarbeiter möglicherweise konfrontiert sind.

Agile Arbeitsmethoden benutzen tägliche, kurze Stand-Ups, damit sich die einzelnen Teammitglieder über die Agenda austauschen können und mögliche Fragen zu anstehenden Aufgaben und Projekten abgeklärt werden können. Dieses Video gibt großartige Tipps, wie man ein effektives Stand-Up durchführen kann.

Die wichtigsten Tipps für ein Stand-Up:

• Das Meeting sollte nicht länger als 15 Minuten dauern
• Es sollte pünktlich beginnen und enden, wer auch immer anwesend ist
• Alle Mitarbeiter sollten gut vorbereitet sein, um Improvisation zu vermeiden

Tägliche Meetings sind eine gute Möglichkeit die Aufgaben der einzelnen Mitarbeiter kennenzulernen und zu schauen, wie sie mit ihrer Arbeit vorankommen. Zugegebenermaßen kann diese Art von Prozessen für große Unternehmen schwierig sein, aber sie können leicht in Teams oder kleine Abteilungen aufgegliedert werden.

Es können auch Weekly-Meetings einmal die Woche abgehalten werden, die etwas länger dauern und die Projekte tiefgründiger besprechen. In diesem Fall stellen sich zwei Fragen:

• Wie komme ich mit meinen Zielen voran?
• Wie ist meine Woche verlaufen?

Zur Durchführung dieser Online-Meetings im Homeoffice muss eine Videokonferenz-Software verwendet werden. Die Auswahl an verschiedenen Angeboten auf dem Markt ist riesig: Zoom, Google Hangouts, Skype, usw. Alle ermöglichen eine Telefonschalte zwischen mehreren Benutzern, ggf. den Bildschirm gemeinsam zu nutzen, falls Mitarbeiter das Asana- oder Trello-Dashboard teilen möchten. Solche Arten der Online-Meetings sind hervorragend Möglichkeiten, im Homeoffice die Remote-Arbeit fortzusetzen und trotzdem das Gefühl der Nähe und Verbundenheit im Team zu gewährleisten.

Software zur Verwaltung von digitalen Mitarbeitern

Kenjo ist eine All-in-One-Software mit verschiedenen Funktionen, einschließlich dem Performance Management. Da es sich um ein Cloud-basiertes System handelt, können Unternehmen Remote-Arbeit implementieren und alle HR-Prozesse online durchführen.

Ziel ist es, Unternehmen bei der Verbesserung ihrer Personalverwaltungsfunktionen zu unterstützen, egal wo sich die Mitarbeiter befinden. Diese können sich dank interner Abwesenheitsmanager selber ein- und ausstempeln und verwalten.

Aus diesem Grund verfügt Kenjo über Funktionen für die Verwaltung der Gehaltsabrechnung, die Durchführung der digitalen Recrutingprozesse, Berichterstellung usw. Dieses 360º-Tool ist ideal für Personalabteilungen, damit Arbeitgeber die alltäglichen Aufgaben, insbesondere im Homeoffice, beobachten und kontrollieren können.

• Remote-Kontrolle der Arbeitszeit durch den Arbeitgeber
• Abwesenheitsmanagement
• Zielsetzungen und Leistungsüberprüfungen
• Interaktive Meetings
• In-App interne Kommunikation
• Synchronisierung von Slack mit Abwesenheitsstatus
• Lagerliste für Büromaterial