So gelingt die Auswahl der richtigen HR-Software für Dein Unternehmen

Die Wahl der richtigen HR-Software kann sich manchmal ganz schön aussichtslos anfühlen. Das Angebot ist riesig und ziemlich unübersichtlich. Aktuellen Berechnungen zufolge wird im Jahr 2027 der weltweite Markt an HR-Software jährlich 38 Milliarden Dollar Umsatz erzielen. Der Markt boomt und die Frage ist, wie man aus dem riesigen Angebot die beste HR-Software für seine Personalmanager und das Unternehmen findet.

Wir wollen helfen, Licht ins Dunkel zu bringen, damit Du endlich die passende HR-Software für Dein Unternehmen findest und stress- und fehlerfreie HR-Software Dir Arbeit abnimmt. Damit Personaler ihre Zeit auf die wirklich wichtigen Dingen fokussieren können, nämlich die Menschen. 

Wie wählt man Personalverwaltungssoftware aus?

Dazu gehen wir auf die folgenden vier verschiedenen Schritte zur Auswahl eines passenden HR-Systems ein.

• Zuerst erinnern wir uns kurz daran, warum HR-Software wichtig ist und wozu wir sie brauchen (mehr dazu findest im Artikel “Was kann HR-Software”) 
• Im nächsten Schritt erläutern wir, wann genau der richtige Zeitpunkt für den Kauf einer HR-Software ist. Vermutlich genau jetzt - schließlich bist Du deswegen ja auch auf dieser Seite gelandet. Allerdings gestaltet sich das bei Unternehmen unterschiedlicher Größe durchaus anders. 
• An dritter Stelle listen wir die absoluten Must-Have-Features von HR-Software auf.
• Und zu guter Letzt verraten wir vier wichtige Fragen, um die Auswahl an potenziellen Anbietern einzugrenzen. 

Ok, los geht's.

HR-Software Bedeutung

Personalverwaltungssoftware optimiert, beschleunigt, automatisiert und erleichtert die HR-Prozesse von der Personalbeschaffung bis zum Offboarding. 

In diesem Sinne reduziert sie den Verwaltungsaufwand von Personalabteilungen. Das ist aus zweierlei Gründen wichtig:

1. Sie verbessert die Arbeit von Personalabteilungen und reduziert die Fehlerquote ebenso wie sie Kosten senkt, Prozesse beschleunigt und gewisse Einheitlichkeit schafft. Für eine effizientere und kostengünstigere Personalverwaltung ist das unabdingbar.
2. Außerdem schaufelt sie Personalabteilungen wertvolle Zeit frei. Somit können sich Personalmanager mehr um jene Bereiche mit höheren Verantwortlichkeiten und stärkerer Wirkungskraft kümmern, wie zum Beispiel den Aufbau eines Mitarbeiterprogramms anstelle Gehaltsabrechnungen manuell abzugleichen. 

An diesem zweiten Punkt arbeitet HR-Software am nützlichsten. Gute Personalmanagementsoftware sollte nicht nur eine bessere Umsetzung der zentralen Personalaufgaben ermöglichen oder automatisierte, effiziente und deutlich schnellere Prozesse liefern. 

Die richtige Personalsoftware bietet eben auch ein einzigartiges Mitarbeitererlebnis. Und das sollte mittlerweile einer der wichtigsten strategischen Maßnahmen sein:

Laut einem Bericht von Deloitte bewerten 80 Prozent der Führungskräfte die Mitarbeitererfahrung als wichtig oder sehr wichtig. Allerdings sind nur 59 Prozent der Befragten der Meinung, dass ihr Unternehmen nicht oder nur bedingt bereit ist, sich mit damit auseinanderzusetzen. 

Im Grunde sollte gute HR-Software Personalabteilungen dabei unterstützen, sich  von einer prozessorientierten hin zu einer strategischen, auf die Mitarbeiter ausgerichteten Arbeitsweise zu wechseln. Das fördert das Mitarbeiterengagement und die Motivation. 

Aber wie erkennen Personalmanager den richtigen Zeitpunkt zum Kauf einer HR-Software?

Wann sollte man HR-Software kaufen? 

Normalerweise ist ein guter Zeitpunkt für den Kauf von HR-Software dann gegeben, wenn Personalabteilungen mit neuen Prozessen oder Herausforderungen der Mitarbeiter konfrontiert sind. Je nach Größe des Unternehmens variieren diese Herausforderungen. Aber Vorsicht, Spoiler: In beiden Fällen ist der günstige Zeitpunkt immer so schnell wie möglich...

10 - 50 Mitarbeiter

In kleinen Unternehmen kann die Wahrnehmung des Personalbereichs ein echtes Problem darstellen. Möglicherweise gibt es nicht einmal engagierte Personalverantwortliche, sondern Büroleiter oder Vorgesetzte hängen einfach nur ein paar extra Schichten an ihre Stunden. Auch sind in KMUs in der Regel die Ressourcen begrenzt - viele verlassen sich auf Tabellenkalkulationen und manuelle Nachbearbeitung. 

Das ist suboptimal, denn kleinere Unternehmen sind besonders anfällig für die großen Personalangelegenheiten wie langfristige Abwesenheiten, Teamkonflikte, Leistungsmanagementprobleme, Mitarbeiterfluktuation und Kosten im Zusammenhang mit Verstößen gegen das Arbeitsrecht. 

Wem das bekannt vorkommt, der sollte sich so schnell wie möglich für eine HR-Software entscheiden. Durch die Automatisierung sich wiederholender manueller Prozesse ist bauen Personaler die passenden Strukturen auf, um zukünftiges Wachstum zu gewährleisten.

Hier gibt es mehr dazu: Aufbau einer HR-Abteilung.

50 - 100+ Mitarbeiter

Auf dieser Ebene besteht das größte Problem tendenziell darin, dass die Personalabteilung nicht mit dem Unternehmenswachstum Schritt gehalten hat. Vielleicht mussten Sie sich so lange mit unperfekten Prozessen und provisorischen Behelfslösungen herumschlagen, dass ein Wechsel unmöglich erscheint. Da kann sich der Schritt zur Personalverwaltungssoftware wie ein unüberwindbar großes Projekt anfühlen.

Vor allem, wenn man bedenkt, dass die meisten Personalmanager mit Arbeit geradezu überhäuft werden. Personaler, die immer noch mit Tabellenkalkulationen zur Mitarbeitererfassung und -verwaltung arbeiten, bewältigen den Verwaltungsaufwand des HR-Tagesgeschäfts wahrscheinlich kaum noch. 

Sie wünschen sich mehr Zeit für die Konzentration auf die strategischen Aufgaben - wie beispielsweise die Implementierung von Best-Practice-Leistungsmanagement oder den Aufbau von Programmen zur Mitarbeiterbindung. Stattdessen wird ihre gesamte Zeit mit Abwesenheitsmanagement, Gehaltsabrechnungen und der Organisation von Vorstellungsgesprächen in Anspruch genommen.

Welche HR-Softwarefunktionen benötigt Dein Unternehmen? 

Die Entscheidung zwischen wichtigen und weniger wichtigen Funktionen von HR-Softwarefunktionen ist eine der wichtigsten Schritte bei der Auswahl des richtigen Systems. Sicherlich hängen die genauen Bedürfnisse von der Größe des jeweiligen Unternehmens und den entsprechenden Herausforderungen, mit denen Sie konfrontiert sind, ab. Doch die drei gemeinsamen "Must-Haves" erleichtern die Entscheidung:

• All-in-one-Funktionalität: Für die meisten expandierenden und mittelständischen bis großen Unternehmen lohnt sich die Investition in eine All-in-One-HR-Software. Mehrere Programme verursachen meist mehr Kosten, sind komplexer und weniger effizient. In diesem Fall sollten Personaler  prüfen, ob die in Frage kommende HR-Software die Mitarbeiter durch alle Zyklen des Mitarbeiterlebens begleitet.
• Eigenmanagement: Die beste Personalverwaltungssoftware versetzt ihre Mitarbeiter in die Lage, die meisten ihrer Personalangelegenheiten selbst zu erledigen. Dazu zählen zum Beispiel das Abwesenheitsmanagement und die Urlaubsverwaltung, Prüfen von Gehaltsabrechnungen, Aktualisierungen von Adressen, Eingabe von Überstunden und das Hochladen neuer Bescheinigungen. Wird die Verantwortung für diese grundlegenden Aufgaben dezentralisiert, gewinnen Personalabteilungen erheblichen Freiraum. 
• Zuverlässige Berichte: Diese Funktion ist nicht verhandelbar. Gute HR-Software sollte nicht nur eine Automatisierungsmaschine sein, sondern auch ein Motor für Verbesserungen. Voraussetzung für Verbesserungen ist eine leistungsstarke Reporting-Funktionalität, die die entsprechende Leistung im Vergleich zu den wichtigsten KPIs aufzeigt. Was man nicht sehen kann, kann man schließlich auch nicht verbessern, unabhängig davon, ob es sich dabei um eine Verkürzung der Time-to-Hire-Zeit handelt oder um die Verringerung der Mitarbeiterfluktuation oder um alles andere, was in den Aufgabenbereich der Mitarbeiter fällt. 

Abgesehen von diesen drei wesentlichen Merkmalen setzen Unternehmen natürlich unterschiedliche Prioritäten. So kann in einem Unternehmen vielleicht die Einführung intelligenter Zielvorgaben von Bedeutung sein, im anderen wiederum die Implementierung von Best-Practice-Beispielen zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter. 

Sobald Personalmanager eine für passende HR-Software ausgewählt haben, besteht der nächste Schritt darin, sich mit den verschiedenen Anbietern auseinander zu setzen. 

4 wichtige Fragen zur Auswahl von HR-Software

Produktmerkmale sind natürlich nicht alles. Folgende vier Fragen sollten Personaler Anbietern von HR-Software-während Ihres Evaluierungsprozesses stellen.   

1. Wie werden faire Preise gewährleistet?

Einer der häufigsten Einwände gegen den Kauf von HR-Software sind die Kosten - doch nicht jede Personalverwaltungssoftware muss gleich in einem monatlichen vierstelligen Betrag enden. 

Es gibt mittlerweile für jede Unternehmensgröße und -bedarf das passende Angebot mit entsprechenden Preisen. Oftmals sind die Preise an den Nutzungswert gebunden. Man zahlt also für die Funktionen, die man auch tatsächlich beansprucht. Bei Kenjo bieten wir zum Beispiel ein transparentes, flexibles Preismodell, das sich nach der Mitarbeiteranzahl richtet.  (Weitere Informationen auf unserem Preisrechner). 

2. Gibt es einen funktionierenden Support?

HR-Software sollte Kopfschmerzen beseitigen, nicht verursachen. Wenn etwas schief geht, braucht man schnellen Zugang zum Support, der bei der Problembeseitigung hilft. Im Idealfall ist dieser rund um die Uhr und mit schnellen Reaktionszeiten verfügbar, damit die Mitarbeiter nicht Däumchen drehen und auf Hilfe warten müssen.

3. Werden unsere Mitarbeiter die Software auch wirklich nutzen? 

Eine Investition in HR-Software ist sinnlos, wenn die Mitarbeiter sie nicht nutzen. Bei geringer Akzeptanz kann die Investition keinen ROI bringen.

Potenzielle Anbieter sollten Schulungen und Informationen zu Lernkurven anbieten. Ebenso gängige Fragen sind "Müssen die Benutzer technisch versiert sein? Können Anwender die Software unterwegs oder nur über den Desktop verwenden?"

4. Wie schnell ist die Software einsatzbereit?

Die Implementierung einiger HR-Systeme kann Monate dauern. Doch weil Zeit Geld bedeutet, sollte die Software innerhalb von wenigen Tagen und Wochen einsatzbereit sein.

Hat man sich erst einmal für die passende HR-Software entschieden, lohnt sich noch die Frage nach dem Customer Success Team und dem typischen Implementierungsprozess. 

• Was muss installiert werden? 
• Wer kümmert sich um den Import der Daten? 
• Wer muss involviert werden? 
• Wird der normale Betrieb gestört werden? 

Wie geht’s weiter? 

Hol’ Dir eine Demo von Kenjo...! Immerhin wurden wir zu einer der deutschlandweit besten HR-Softwares gewählt.

Natürlich haben wir versucht, unvoreingenommen zu sein, aber wir wissen aus den Bewertungen unserer zauberhaften Kunden, dass wir einen ganzen Haufen dieser Erwartungen erfüllen. Wir würden uns gerne unterhalten. Kein harter Verkauf, kein Vertriebsgespräch. Wir stellen Dir einfach nur unsere Funktionen vor... 👇👇