Wie man eine HR-Abteilung aufbauen sollte - Interview

In unserem heutigen Blogpost werden wir über den Aufbau von Personalabteilungen, gerade im Mittelstand sprechen. Dazu haben wir den bekannten spanischen HR-Leiter Lucio Fernández zu einem überaus interessanten Gespräch eingeladen.

Lucio begann im Jahr 2007 seine Karriere im Personalmanagement. Seitdem hat er viele Stationen durchlaufen und Herausforderungen angenommen, darunter den Aufbau von Personalteams und die digitale Transformation in einigen der größten spanischen Unternehmen. Über all dies sprechen wir im folgenden Interview.

Aber bevor wir loslegen, werfen wir einen kurzen Blick auf Lucios interessanten beruflichen Hintergrund. So arbeitete er vor seiner Karriere als Personalleiter als Expansionsleiter in einem Expresstransportunternehmen. Parallel dazu begann er, im Bereich der sozialen Verantwortung von Unternehmen zu arbeiten. Gegenwärtig arbeitet er als HR- und CSR-Leiter für die Viehzuchtindustrie und ist auch als Referent und Ausbilder in einer Reihe von Wirtschaftsschulen, Universitäten, Verwaltungsräten und NGOs tätig.

Lucio Fernández ist einer von vielen Branchenexperten, die in Spanien, Österreich, der Schweiz, Deutschland und anderen europäischen Ländern eng mit Kenjo zusammenarbeiten. Unsere Gemeinschaft wächst ständig und wir sind immer offen dafür, von neuen Fachleuten zu hören, die ihr Wissen mit uns teilen möchten - sei es durch ein Interview, einen Fachartikel oder als Software-Tester für unsere HR-Software. 

Wann hast Du mit dem Aufbau von Personalabteilungen angefangen?

Im Jahr 2006 wurde ich HR-Leiter bei dem Transportunternehmen, bei dem ich als Expansionsleiter tätig war. Damals kümmerte sich die Abteilung nur um Gehaltsabrechnungen, einige Schulungen, den Arbeitsschutz und einige andere Dinge.

Als erste Amtshandlung analysierte ich alle übernommenen Aufgaben auf ihre Kostenwirksamkeit, Notwendigkeit und ihr Wachstumspotenzial. Diese Analyse ist der Schlüssel zur Einrichtung einer jeden erfolgreichen Personalabteilung. Immerhin zeigt sie, wie sinnvoll es ist, grundlegende, sich wiederholende Prozesse weiterzuführen oder ob diese ausgelagert werden sollten.

Die Gehaltsabrechnung ist ein gutes Beispiel. Obwohl ein sehr wichtiger Prozess für das Unternehmen, trägt er nicht dazu bei, das Unternehmen von seinen Konkurrenten zu unterscheiden. Es handelt sich um einen Standardprozess. In unserem Fall mussten wir ihn aus zwei Gründen innerhalb der Abteilung belassen: das war billiger und seine Komplexität machte ein Outsourcing unmöglich, da zu viele Variablen berücksichtigt werden müssen.

Anschließend begannen wir, HR-Prozesse zu integrieren, die es uns ermöglichen würden, als Unternehmen zu wachsen: Umfragen zur Mitarbeiterzufriedenheit, strukturierte Schulungsprogramme, Definition von Auswahlverfahren, Begrüßungshandbücher usw.

Was waren Deine größten Fehler? Und Erfolge!

Der größte HR-Fehler, den Personalmanager beim HR-Abteilung aufbauen machen können, besteht darin, zu glauben, dass alle Veränderungen, die man machen will, durchführbar seien und von einem Tag auf den anderen umgesetzt werden können.

Wenn Du an einem Trainingsprogramm für HR-Führungskräfte teilnimmst, erhältst Du Zugang zu vielen Tools, die bereits von einer Vielzahl von Unternehmen implementiert wurden. Folglich möchte man sie alle auch in seinem Unternehmen nutzen. Allerdings merkt man schnell, dass nicht alle Tools geeignet sind und dass diese Prozesse Zeit brauchen. Man muss lernen, das zu respektieren.

Es ist wunderbar und schwierig zugleich, die Arbeitskultur zu verändern. Wir haben aus unseren Fehlern gelernt und sind dadurch erfolgreich geworden. Die Erkenntnis darüber, was möglich ist und was nicht, ist das Wichtigste, was ich in meiner Karriere gelernt habe.

Eine weitere wichtige Lektion ist es, das komplette Team in den gesamten Prozess einzubeziehen. Personalmanager sind auch nur Menschen, die das Geschäft aus einer globalen Perspektive betrachten, mehr nicht. Wenn Du Dein Team in alle Prozesse einbeziehst, erhöht das die Motivation und Produktivität der Mitarbeiter, sodass die entworfenen Richtlinien eine bessere Chance auf Erfolg haben.

Welche wichtigen Schritte müssen beim HR Abteilung aufbauen beachtet werden?

Die wichtigsten Schritte sind:

1. Hol‘ Dir die volle Unterstützung des Managements. Dies ist von entscheidender Bedeutung, denn ohne sie werden Deine zukünftigen Anstrengungen niemals kompensiert und Du wirst kein gutes Standing innerhalb des Unternehmens haben.
2. Verschaffe Dir einen guten Überblick über alle Abteilungen des Unternehmens. Das Personalwesen ist transversal und die Entscheidungen, die die Abteilung trifft, wirken sich auf die gesamte Organisation aus. Es ist wichtig die Arbeit der anderen Teams zu verstehen, und Du solltest einen Teil Deiner Zeit dafür aufwenden. Sammle so viele Informationen wie möglich, um gute Entscheidungen zu treffen und Prioritäten für Deine Projekte zu setzen.
3. Analysiere alle Prozesse, die derzeit in Deiner Abteilung durchgeführt werden: Lohnbuchhaltung, Schulungen, Recruiting, und überlege, was ausgelagert werden kann und was nicht. Outsourcing ermöglicht es, Deine Zeit innovativen Aufgaben zu widmen, die Dein Unternehmen vom Rest abheben kann, ohne die Kontrolle über die Abteilung zu verlieren. Das Abwägen der Vor- und Nachteile bedeutet, eine solide Grundlage zu schaffen.
4. Solltest Du ein Team leiten, bewerte die Fähigkeiten der einzelnen Mitarbeiter und konzentriere Dich auf diejenigen, die später benötigt werden. Ohne Leitungsfunktion fokussierst Du Dich auf den Aufbau eines Teams, auch wenn es noch so klein ist. Nicht delegieren zu können, wirkt sich oftmals negativ auf Deine Produktivität aus.
5. Setze neue Richtlinien zum Gehalt, Fähigkeiten, interne Kommunikation usw., sobald die Organisation dafür bereit ist.
6. Zu guter Letzt solltest Du in Deine berufliche Weiterentwicklung sowie die Deines Teams investieren. Kontinuierliche Weiterbildung ist das, was Dich zu einem guten Fachmann macht.

Und was gestaltet sich schwierig, gerade beim Aufbau von Personalabteilungen im Mittelstand?

Zusammengefasst gibt es vier Hauptherausforderungen beim Aufbau einer HR-Abteilung:

• Unterstützung durch das Management.
• Den Respekt und das Vertrauen der übrigen Organisation zu gewinnen.
• Den Rest Deines Teams dazu zu bringen, Dich als Führungskraft
• Denke immer daran, dass Du nicht alles weißt. Wir befinden uns in einem kontinuierlichen Lernprozess. Die Etablierung einer entsprechenden Lernkultur in Unternehmen ist demnach extrem wichtig.

Wenn Du diese vier Punkte umsetzen kannst, wirst Du erfolgreich sein.

Kann dieses Verfahren sowohl auf kleine als auch auf große Unternehmen angewandt werden?

Als Menschen verstehen wir den Unterschied zwischen kleinen und großen Unternehmen nicht. Uns interessiert nur, wie ein Unternehmen unsere Probleme lösen kann.

Die Unterschiede zwischen der Personalabteilung eines multinationalen Unternehmens und der eines Kleinunternehmens sind wirklich nicht sehr groß. Der vielleicht wichtigste Aspekt ist das Budget. Der Rest ist nur eine Frage der Skalierung

Wenn Du Dich mit Geschäftsführern von multinationalen Unternehmen mit Tausenden von Mitarbeitern über Personalprozesse unterhältst, merkst Du schnell, dass die Schwierigkeiten bei der Umsetzung der einen oder anderen Aufgabe ähnlich sind. Die Fähigkeit, Dein Projekt an die Größe und Kultur des Unternehmens anzupassen, ist von entscheidender Bedeutung. Der Rest ist ganz einfach.

Welche drei Tipps würdest Du jemandem geben, der seine Personalabteilung digitalisieren möchte?

Ich würde nicht das Wort „„Tipps“ verwenden, aber es gibt drei Dinge, die bei der Digitalisierung Deiner Personalabteilung beachtet werden sollte.

1. Nicht alles, was glänzt, ist Gold. Es gibt unzählige Digitalisierungs-Lösungen, die Unternehmen heutzutage zur Verfügung stehen. Wir erleben eine wahre Informationsflut und sind nicht in der Lage, die Guten von den Schlechten zu unterscheiden. Der wichtigste Teil eines Digitalisierungsprojekts, für den Du Dir Zeit nehmen solltest, ist die Entscheidung über die richtige Strategie und Werkzeuge.
2. Beantworte folgende Frage: Sind wir bereit für die digitale Transformation? Wenn die Antwort ja lautet, lege los und höre nicht auf. Bei einer negativen Antwort setzt Du einen Schulungs- und Ausbildungsplan zur Etablierung einer innovativen Kultur an, und konzentrierst Dich dann auf die digitale Transformation.

3. Die Umsetzung der digitalen Transformation ist erst der Anfang. Zu denken, dass Deine Arbeit getan wäre, wenn Deine Werkzeuge erst einmal vorhanden sind, ist falsch: die Arbeit hat gerade erst begonnen! Man muss beobachten, wie die Organisation auf diese Veränderungen reagiert, und auf dem Weg dorthin die notwendigen Verbesserungen vornehmen.

Wie kann die Technologie Fachleuten aus dem Personalbereich helfen?

Es ist viel darübergeschrieben worden, aber für mich ist das Wichtigste, dass sie Ihnen hilft, die besten Entscheidungen zu treffen. Die Informationen sind alle vorhanden, aber die Technologie kann sie effizienter aufbereiten, sodass das Team viel produktiver arbeiten kann. Je erfolgreicher Du bei der Entscheidungsfindung bist, gerade im Hinblick eine HR-Abteilung aufzubauen, desto wettbewerbsfähiger wird Dein Unternehmen und desto strategisch wichtiger wird Deine Personalabteilung.

Welche Software ist für eine Personalabteilung von grundlegender Bedeutung?

Eine Personalabteilung sollte über die passende HR Software verfügen, die folgendes ermöglicht:

• die objektivsten Entscheidungen zu treffen
• die besten Talente zu finden
• Kosten zu senken
• die Mitarbeiterkonditionen zu verbessern
• und der Konkurrenz immer einen Schritt voraus zu sein.

Letztendlich sollte die Software mir helfen, die Besten in meinem Bereich zu sein.

Vielen Dank Lucio Fernández für das spannende Gespräch!

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