HR outsourcen: Die Vor- und Nachteile

Viele Unternehmen sehen im HR-Outsourcing eine gute Möglichkeit, um intern vor allem zeitliche und finanzielle Ressourcen zu schonen und sich das Fachwissen und die Erfahrung von externen HR-Profis zunutze zu machen.

In diesem Artikel sehen wir uns die Vorteile dieses Modells für Unternehmen genauer an. Doch eines gleich vorweg: Das Auslagern von Personalaufgaben eignet sich nicht für alle Unternehmen und aus diesem Grund nehmen wir auch die Nachteile, die durch HR-Outsourcing entstehen können, unter die Lupe. Wir zeigen Dir außerdem, welche Teile der Personalarbeit Unternehmen am häufigsten outsourcen und geben Dir Tipps, wie Du den Outsourcing-Prozess erfolgreich steuern kannst.

Was genau heißt HR-Outsourcing?

Unter Outsourcing verstehen wir die Auslagerung von bestimmten Verantwortungsbereichen, Prozessen oder Aufgaben einer Abteilung an einen Drittanbieter. Das heißt, ein externer Anbieter oder Dienstleister wird damit beauftragt, diese Aufgaben für ein Unternehmen auszuführen.

Die ausgelagerten Aufgaben und Prozesse hängen in der Regel von dem Bedarf und den Interessen des jeweiligen Unternehmens ab. Allerdings geben Unternehmen meist nur Aufgaben nach außen, die weniger strategisch sind und sich extern bearbeiten lassen, also Routineaufgaben wie die Lohnabrechnung.

Am häufigsten ausgelagert werden folgende Bereiche der Personalarbeit:

Personalbeschaffung und -auswahl,
Weiterbildung und -entwicklung,
Überwachung der Unternehmensstruktur,
Tracken von Zielen, Zielvorgaben und Strategien einer Abteilung,
Mitarbeiter-Onboarding,
Lohnabrechnung.

HR-Outsourcing und seine Bedeutung

Wenn Unternehmen Personalaufgaben outsourcen, dann zielen sie auf den sogenannten Multiplikatoreffekt ab, also darauf, mit der gleichen Investition bessere Ergebnisse zu erzielen. Und Studien belegen, wie positiv sich das Outsourcing von Prozessen und Aufgaben der Personalabteilung auf das Unternehmensgeschäft auswirken kann. Laut einem Bericht der Hackett Group geben Unternehmen, die HR-Aufgaben auslagern, 26 Prozent weniger aus und haben 32 Prozent weniger Mitarbeiter.

Während beispielsweise Aufgaben wie Talentgewinnung und Mitarbeiter-Onboarding externen Dienstleistern anvertraut werden, widmen sich die internen HR-Profis strategischen Planungsaufgaben.

Aber es gibt noch weitere Gründe, die für das Outsourcing von einzelnen Prozessen sprechen:

Unternehmen können durch das Outsourcing von HR-Aufgaben zwischen 24 Prozent und 32 Prozent der Kosten einsparen (Corban One).
Für mehr als 50 Prozent der Unternehmen aus der IT-Branche ist die Einsparung von Kosten der wichtigste Grund für das Auslagern einzelner Arbeitsbereiche(ICS Adminservice).
Mehr als 90 Prozent der befragten Unternehmen sind zufrieden mit den Leistungen ihrer Servicepartner.
Für 72 Prozent der Unternehmen ist die Möglichkeit, sich auf andere Aufgaben zu konzentrieren, ein Hauptvorteil des Outsourcings von Aufgaben und Prozessen. (Deloitte).
19,7 Prozent der Unternehmen schätzen am Outsourcing eine höhere Stabilität im Betrieb und 21,9 Prozent die Verfügbarkeit von Ressourcen (Presseportal.de).
81 Prozent der Unternehmen sehen die Verbesserung der Servicequalität als wichtigstes Kriterium für die Auslagerung von Personalaufgaben (Computerwoche).
40 Prozent der deutschen Unternehmen planen, auch nach der Corona-Pandemie auf das teilweise oder vollständige Outsourcing von HR-Aufgaben zu setzen, um sich vermehrt auf ihre Kernaktivitäten konzentrieren und den Verwaltungsaufwand reduzieren zu können (Personalwirtschaft.de).
In größeren Unternehmen mit größerem Budget sind proportional weniger Mitarbeiter in der Personalabteilung beschäftigt, da sie bestimmte Aufgaben outsourcen können. (Shrm.org)
KMUs lagern am ehesten das Personalwesen und insbesondere die Lohnbuchhaltung aus (People Profession 2020 Umfrage).

Vorteile des Outsourcings von Personaldienstleistungen

Einige der Vorteile, die Unternehmen mit dem Outsourcing von HR-Funktionen gewinnen, liegen auf der Hand. Beispielsweise möchten sich Unternehmen, die bestimmte routinemäßige Aufgaben auslagern, in erster Linie auf das eigene Kerngeschäft konzentrieren, Kosten einsparen oder effizienter arbeiten. Aber es ergeben sich noch weitere Vorteile durch das Outsourcen von HR. Sehen wir uns die wichtigsten Vorteile kurz an:

Kostenersparnis: Eine Personalabteilung mit genügend Personal und ausreichend Ressourcen ist mit gewissen Kosten für das Unternehmen verbunden. Diese Kosten können kleine und mittlere Unternehmen in der Regel nicht tragen. Deshalb entscheiden sie sich oft dafür, Aufgaben wie die Personalverwaltung an einen Drittanbieter abzugeben. Die Beauftragung eines externen Personaldienstleisters ist in der Regel weniger kostenintensiv und bietet darüber hinaus Zugang zu einem größeren Pool an Fachkräften aus unterschiedlichen Bereichen.
Zeitersparnis: Zahlreiche HR-Prozesse und -Aufgaben fallen routinemäßig an oder werden manuell ausgeführt. Das kann sehr viel Zeit beanspruchen. Wenn sich ein Unternehmen also dafür entscheidet, administrative und zeitintensive Aufgaben auszulagern, können sich interne Personaler auf wichtigere Aufgaben wie die strategische Personalplanung konzentrieren.

Zugang zu mehr Expertise: Der Aufbau einer Personalabteilung mit Fachexperten für jeden HR-Bereich ist nicht nur schwierig, sondern auch kostspielig. Deshalb setzen sich HR-Teams in Unternehmen oftmals aus Generalisten statt Spezialisten zusammen. Mit der Beauftragung eines externen Anbieters, beispielsweise eines Personalberaters, greifen Unternehmen gezielt auf Fachwissen zu, um das Leistungsniveau zu steigern und noch bessere Ergebnisse erzielen.
Einhaltung rechtlicher Verbindlichkeiten auch bei Gesetzesänderungen (Compliance-Verlagerung): Durch häufige Gesetzesänderungen in unterschiedlichen HR-Bereichen ist es keine leichte Aufgabe, die Einhaltung von Gesetzen am Arbeitsplatz konstant zu gewährleisten. Dadurch herrscht mitunter große Verunsicherung in den Unternehmen, denn ein einziger Fehler kann schwerwiegende Folgen haben. Arbeitgeber können hier mit Outsourcing entgegenwirken, denn externe Anbieter können die Unternehmen dabei unterstützen, immer auf dem Laufenden zu sein und ihre gesetzlichen Verpflichtungen einzuhalten.
Mitarbeitervorteile: Das Outsourcen von HR-Aufgaben kann auch Vorteile für die Belegschaft bringen. In Zusammenarbeit mit einer Personalagentur können Unternehmen beispielsweise ein besseres Leistungspaket für ihre Mitarbeiter aushandeln oder ihnen den Zugang zu einer kostengünstigeren, aber leistungsstarken Krankenversicherung ermöglichen.
Gesteigerte Effizienz: Durch die Vergabe von komplexen oder zeitraubenden Aufgaben an Dritte, können sich die Mitglieder des Personalmanagements auf wichtigere oder strategische Bereiche konzentrieren.
Flexibilität: Da die Dienstleistungen flexibel in Anspruch genommen werden können, zahlt das Unternehmen nur die Leistungen, die es auch wirklich braucht und in Anspruch nimmt.

Nachteile von Outsourcing im Personalbereich

Auch wenn die Kostensenkung oder der Fokus auf das Kerngeschäft wichtige Vorteile sind, auf die sich der Blick gern richten lässt – das Outsourcing von HR-Aufgaben kann aber auch mit gewissen Risiken verbunden sein:

Kontrollverlust: In vielen Unternehmen bildet die Personalabteilung einen wichtigen Dreh- und Angelpunkt. Möchte ein Unternehmen diesen Bereich auslagern, besteht oftmals die Sorge, dass das Outsourcing mit einem Kontrollverlust über die ausgegliederten Tätigkeiten und Prozesse einhergeht. Deswegen ist es wichtig, vorab eindeutige Ziele zu definieren und einen Dienstleister zu finden, der die Unternehmensvision teilt.
Kulturveränderungen: Die Unternehmenskultur ist wichtig, um Mitarbeiter im Unternehmen zu halten. Die Personalabteilung nimmt dabei eine wichtige Vermittler- und Vorbildfunktion ein. Wird dieser Bereich aber ausgelagert, kann es passieren, dass der Recruiting-Prozess nicht optimal an der Unternehmenskultur ausgerichtet wird und Werten oder Einstellungen auf der Strecke bleiben.
Höherer Kommunikationsaufwand und weniger Flexibilität: Ein externes Unternehmen braucht wahrscheinlich länger für eine Antwort als ein internes Team. Um Probleme oder Verzögerungen zu vermeiden, ist es wichtig, mit dem externen Dienstleister grundsätzliche Antwortzeiten zu vereinbaren.
Unterschiedliche Herangehensweisen: Die Personalleitung hat in der Regel feste Vorstellungen davon, wie Prozesse innerhalb der Abteilung ablaufen sollten. Es ist wichtig, diese Sichtweisen mit dem externen Anbieter abzustimmen, um sicherzustellen, dass die Erwartungen an das Outsourcing erfüllt werden.
Unterschiedliche Perspektiven: Viele Unternehmen haben eine fixe Vorstellung davon, wie die Personalarbeit gestaltet werden sollte. Der Personaldienstleister sollte dies verstehen und die Vorgaben einhalten können.
Unpersönlicher Kontakt: Der Umgang mit einer Agentur vermittelt oftmals ein unpersönliches Gefühl. Allerdings wird dies durch die erworbenen Erfahrungswerte und Beratung kompensiert.

Häufig ausgelagerte HR-Prozesse und Aufgaben

Laut einer Studie haben bereits 79 Prozent der Unternehmen einen oder mehrere HR-Prozesse ausgelagert. Vom Outsourcing betroffen sind vor allem Routineaufgaben, Aufgaben mit einem erheblichen administrativen Aufwand oder automatisierbare Prozesse. Nicht nur große Unternehmen greifen auf HR-Outsourcing-Lösungen zurück, auch für kleine und mittlere Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen wird das Outsourcen von Personalaufgaben immer bedeutsamer. Hier sind zehn HR-Aufgaben, die Unternehmen häufig outsourcen:

Gehaltserhebungen
Lohn- und Gehaltsabrechnung
Psychometrische Tests
Mitarbeiterbefragungen
Aus- und Weiterbildung
Leistungsbeurteilungen
E-Learning
Evaluation von Weiterbildungsmaßnahmen
360 Grad Feedback
Personalbuchhaltung

Laut einem Bericht von The Balance Careers geben Unternehmen folgende HR-Aufgaben oft an einen spezialisierten HR-Dienstleister ab:

Personalbeschaffung (vor allem bei hohem Personalbedarf).
Zeitarbeit
Background-Check
Relocation-Service
Lohn- und Gehaltsabrechnung
Verwaltung und Abrechnung von Sozialleistungen
Mitarbeiterhandbücher
Gesamtvergütungsmodelle

Demgegenüber stehen Aufgaben, die Unternehmen nicht auslagern und im Verantwortungsbereich der internen Personalabteilung bleiben, wie:

Mitarbeiterbeziehungen
Erstellung von Vergütungsmodellen
Talentförderung
Capital Strategy Planning
Personalstrategie
Performance Management
Personalauswahl
Leitung der Personalabteilung

Wie viel kostet das Outsourcen von Personalaufgaben?

Die Höhe der Kosten für das Outsourcing von HR-Prozessen hängt vor allem davon ab, wie viele Prozesse und Aufgaben ausgegliedert werden und wie viel Verantwortung der externe Dienstleister übernehmen soll. Oftmals lohnt es sich deshalb für Unternehmen, ein Angebotspaket von einem externen Dienstleister einzuholen.

Um etwas mehr Licht ins Dunkel zu bringen, haben wir hier für Dich einige HR-Aufgaben mit ihren ungefähren Kosten gelistet (laut Complete Payroll Solutions):

Personalbeschaffung: Geeignete Kandidaten für ein Unternehmen zu finden, ist ein zeitintensiver Prozess. Das Serviceangebot von externen Personalberatern umfasst normalerweise alle Schritte vom Verfassen der Stellenbeschreibung bis zum Lebenslauf-Screening. Dafür berechnen Anbieter in der Regel eine feste Gebühr, die sich nach dem Gehalt der zu besetzenden Position richtet. In der Regel setzen sie dafür 40 Prozent des Jahresgehalts an. Allerdings hat jeder Personaldienstleister seine eigenen Tarife, die mitunter stark variieren können.
Vergütungsstrategie: Eine gut strukturierte und marktgerechte Vergütungsstrategie ist unerlässlich. Das Auslagern dieser Dienstleistung kann zu einer besseren Strategie führen. Im Allgemeinen berechnen spezialisierte HR-Dienstleister für diese Aufgabe zwischen 80 und 125 Euro pro Stunde.
Compliance-Risikoanalyse (Einhaltung von gesetzlichen Verpflichtungen): Ein externer Prüfer kann Unternehmen darin unterstützen, die von ihnen erwarteten Verpflichtungen und gesetzlichen Anforderungen einzuhalten. Die Höhe der Kosten hängt von den jeweiligen ausgelagerten Aufgaben ab und liegen in der Regel zwischen 800 und 1.600 Euro pro Monat.

Diese Zahlen dienen lediglich als Orientierung, um Dir eine Vorstellung davon zu geben, mit was für Kosten Du beim Outsourcing von bestimmten HR-Aufgaben rechnen musst. Am besten holst Du Dir von unterschiedlichen Personaldienstleistern individuelle Angebote, die auf die Anforderungen und die Größe Deines Unternehmens zugeschnitten sind, ein, bevor Du Dich für die Zusammenarbeit mit einem Servicepartner entscheidest.

4 wichtige Maßnahmen im Bereich HR-Outsourcing

Wie eingangs erwähnt, greifen viele Unternehmen auf das Outsourcing von Personaldienstleistungen zurück, um Zeit und Geld zu sparen. Für eine erfolgreiche Umsetzung dieser Lösung müssen folgende Maßnahmen durchgeführt werden:

Machbarkeitsanalyse des Outsourcings: Für maximale Effizienz ist eine Analyse der Realisierbarkeit des Outsourcings im Hinblick auf die Kosten wichtig. In manchen Fällen kann ein ausgelagerter Prozess sogar eine Kostenfalle bedeuten.
Detaillierte Auflistung der auszulagernden Tätigkeiten: Ebenso sollten sämtliche auszulagernde Tätigkeiten und Anforderungen festgehalten werden.
Risiken abschätzen: Und ggf. Referenzunternehmen auflisten.
Angebote vergleichen: Die besten Angebote einholen und vergleichen sichert einen hohen Qualitätsstandard.

5 Tipps für ein erfolgreiches HR-Outsourcing

Das Outsourcing von Teilen der Personalarbeit kann gewinnbringend für das Geschäftsmodell vieler Unternehmen sein. Wir haben hier ein paar Tipps für Dich, wie Du Deine HR-Routineaufgaben erfolgreich auslagern kannst:

1. Sorgfältig recherchieren

Es ist wichtig, überlegt bei der Auswahl eines externen Dienstleisters vorzugehen. Sieh Dir Bewertungen von anderen Kunden auf der Website des Unternehmens, in den sozialen Medien oder auch in Google-Foren an. Zufriedene Kunden sprechen für die Qualität eines Outsourcing-Anbieters. Recherchiere ein wenig, bevor Du eine Entscheidung fällst, ob der Dienstleister auch zu Deinem Unternehmen passt (wichtige Stichworte sind hier: Größe, Branche oder Unternehmenskultur).

2. Aufgabenbereich klar abstecken

Welche Prozesse sollen ausgelagert werden und welche Lösungen bietet der jeweilige Dienstleister an? Für welchen Servicepartner Du Dich entscheidest, hängt größtenteils davon ab, wie viel Unterstützung Dein Unternehmen benötigt. Es ist also wichtig, sich vorab darüber Gedanken zu machen, welche Aufgaben – beispielsweise Verwaltungsaufgaben, IT-Aufgaben (wie Mitarbeiterportal) oder Personalbeschaffung – extern abgegeben werden sollen.

3. Preise vergleichen

Berechne zunächst die Kosten, die für die gewünschten Aufgaben intern anfallen würden. Kalkuliere dann die Kosten, die durch das Outsourcing dieser Aufgaben entstehen würden. So hast Du ganz klar vor Augen – und auf dem Papier –, ob sich eine Investition für Dein Unternehmen tatsächlich lohnt oder nicht.

Sollte das Outsourcen von HR-Aufgaben die beste Option für Dein Unternehmen sein, dann kontaktiere einige Anbieter und hole Dir Informationen zu Angeboten und Leistungspaketen ein.

4. Eine reibungslose Übergabe ermöglichen

Damit ein externer Personaldienstleister seine Arbeit gut machen kann, muss Klarheit über den Aufgabenbereich und die Verantwortlichkeiten herrschen. Vergewissere Dich, dass Du dem externen Dienstleister alle notwendigen Informationen zu Verfügung stellst. Plane auch Zeit ein, um dem Anbieter zu erklären, wie Dein Unternehmen arbeitet und wie (interne) Prozesse ablaufen. Für eine gute Zusammenarbeit solltest Du gemeinsam mit dem Servicepartner die Ziele und die Erwartungen an das Outsourcing formulieren.

5. Frühzeitig intern kommunizieren

Bevor Dein Unternehmen einen HR-Bereich an einen externen Anbieter ausgelagert, solltest Du die Belegschaft darüber informieren. Mitarbeiter sollten frühzeitig wissen, welche Aufgaben bleiben und wie sich das Outsourcing von bestimmten Aufgaben auf ihren Arbeitsalltag auswirken kann. Deshalb sollte es einen klaren Ansprechpartner für das HR-Outsourcing geben.

Im Interview mit dem Vertriebsleiter beim Personaldienstleister Adecco Outsourcing, Daniele Tramontin, erfährst Du, wie das teilweise oder vollständige Outsourcen von HR-Aufgaben Unternehmen für den Wettbewerb wappnet.