Wie führt man ein HR-Audit durch?

Eines der wichtigsten Ziele von Unternehmen ist, möglichst effizient zu arbeiten, und zwar auf allen Organisationsebenen. Mithilfe eines HR-Audits überwachen Unternehmen gezielt die Leistung der Personalabteilung und führen darauf aufbauend Maßnahmen für mehr Effizienz und Effektivität in der Personalarbeit ein.

In diesem Artikel erfahren Personaler, wie ein Audit der Personalarbeit funktioniert, warum HR-Audits wichtig für Unternehmen sind und wie man ein Audit erfolgreich durchführt.

Was ist ein HR-Audit?

Das HR-Audit überprüft und bewertet die Performance und die Prozesse der Personalabteilung. Dabei werden meist unterschiedliche Themenfelder – beispielsweise Richtlinien, Arbeitsabläufe, Verfahren – mit Blick auf ihre organisatorische Funktion untersucht:

Personalgewinnung und Recruiting
Onboarding
Personalverwaltung und -vergütung sowie Sozialleistungen
Performance Management

Es bezieht sich also auf zentrale Aufgaben der HR-Abteilung. Umso wichtiger ist es, sie regelmäßig auf ihre Effizienz, Qualität und Effektivität hin zu überprüfen und Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu ermitteln.

Eric Flamholtz, Präsident der Management Systems Consulting Corporation, beschreibt ein HR-Audit als systematische Bewertung der Stärken, Schwächen und Optimierungsmöglichkeiten der Personalabteilung eines Unternehmens.

Hauptziele eines HR-Audits

Ein HR-Audit verfolgt immer konkrete Ziele:

Bestimmung der wichtigsten HR-Aufgaben für das Erreichen der Unternehmensziele
Messung der Leistung der Personalabteilung
Sicherstellung und Einhaltung wichtiger Anforderungen des aktuellen Arbeitsrechts (Rechtssicherheit)
Unterstützung der Personalabteilung bei gezielten Verbesserungen und der effizienten Gestaltung von internen Prozessen
Schaffung ausreichender Ressourcen, damit die Personalabteilung ihre Arbeit erfolgreich durchführen kann
als Basis für fortlaufende Optimierung von Prozessen und Routineaufgaben
Förderung von Veränderungen, Weiterentwicklung und Kreativität innerhalb des Teams

Welche Bedeutung hat die Durchführung eines HR-Audits für Unternehmen?

Mithilfe eines Audits können Unternehmen herausfinden, ob sich eine Abteilung auf dem richtigen Weg befindet oder es fehlerhafte und ineffiziente Prozesse gibt – und darauf aufbauend konkrete Lösungsansätze entwickeln. Ein Audit ist also ein wichtiges Managementinstrument, das in unterschiedlichen Bereichen eines Unternehmens zur Qualitätskontrolle eingesetzt werden kann. Zu den deutlichsten Vorteilen eines Audits gehören:

Es gibt einen vollständigen und detaillierten Überblick über die Arbeitsweise der Abteilung: Durch Beobachtungen und Erhebungen wird geprüft, wie eine Abteilung (auch mit Blick auf das gesamte Unternehmen) arbeitet und ob Prozesse und Arbeitsabläufe gegebenenfalls angepasst und verbessert werden müssen.
Es liefert wertvolle Informationen für das Team: Durch das Audit erhalten Unternehmen wertvolle Einblicke in die Arbeitsweise einer Abteilung. Auf Basis der gesammelten Informationen können bessere Managemententscheidungen getroffen werden.
Es fördert positive Veränderung: Entwicklung, Wachstum, Innovation – das ist eine wichtige Formel für alle Unternehmensbereiche. Durch praktische Maßnahmen treiben Audits positive Veränderungen im Unternehmen voran.

Arten von HR-Audits

Wie erwähnt rücken externe HR-Audits unterschiedliche Bereiche und Aspekte der Personalarbeit in den Fokus. Je nach Zielsetzung gibt es deshalb auch unterschiedliche Arten von HR-Audits. Wir haben im Folgenden einige Beispiele für HR-Audits aufgeführt:

Audit Arbeitserlaubnis: Die Folgen einer fehlenden Arbeitserlaubnis können gravierend sein – für das Unternehmen und den Arbeitnehmer. HR-Consultants überprüfen im Rahmen eines solchen Audits deshalb, ob alle rechtlichen Voraussetzungen diesbezüglich erfüllt sind.
Standards und Richtlinien: Unternehmen folgen bestimmten Richtlinien und Vorgaben. Bei diesem Audit der operativen Personalarbeit werden Richtlinien und Regelungen daraufhin geprüft, ob sie konsistent sind und an aktuelle Bestimmungen angepasst oder geändert werden müssen.
Rechtssicherheit (Legal Compliance): HR-Teams führen mehrheitlich Audits durch, die die Einhaltung von Gesetzen überprüfen; damit soll sichergestellt werden, dass sie regelkonform agieren und aktuelle Verpflichtungen einhalten.
Recruiting: Bei diesem Audit steht der Einstellungsprozess im Fokus. Unternehmen müssen gewährleisten, dass ihr Einstellungsprozess stimmig, effizient und nicht diskriminierend ist. Das Audit unterstützt Unternehmen dabei, ihren Einstellungsprozess zu optimieren und Bewerbern gleiche Chancen einzuräumen.
Vergütung und Arbeitszeit: Ein solches Audit nimmt die Vergütungsstruktur und die Arbeitszeiten (Stichwort: Arbeitsbelastung) in Blick, um Schwierigkeiten und Unstimmigkeiten zu ermitteln und zukünftig zu vermeiden.
Gesundheit und Arbeitsschutz: Die HR-Consultants untersuchen die entsprechenden Richtlinien, um die Gesundheit und das Wohlbefinden der Mitarbeiter zu gewährleisten.

Weitere Prüfungsthemen im Rahmen von HR-Audits sind Datenschutz, zukunftsfähige Unternehmenskultur, Personalentwicklung, arbeitsrechtliche Rahmenbedingungen, Vertragsgestaltung, Aufbau der Personalabteilung, Personalmanagement, Personalstrategie, Employer Branding, Kompetenz-Management und Diversity Management.

7 Schritte zur Durchführung eines HR-Audits

Bei der Durchführung eines HR-Audits, ganz gleich, ob intern oder mithilfe einer externen HR-Consulting-Firma, sollten Unternehmen die folgenden 7 Schritte einhalten.

1. Umfang des HR-Audits festlegen

Zunächst sollte das Team klare Ziele für das Audit formulieren und entscheiden, welche Bereiche in dessen Rahmen überprüft werden sollen. Falls das Unternehmen zum ersten Mal ein HR-Audit durchführt, lohnt sich die Überlegung, ob nicht die Personalabteilung als Ganze einbezogen werden sollte.

2. Audit-Checkliste erstellen

Im Rahmen eines HR-Audits beantworten HR-Consultants in der Regel eine Reihe von wichtigen Fragestellungen zur Abteilung oder zum Unternehmen. Da dieser Fragenkatalog – die HR-Audit-Checkliste – die Grundlage für das weitere Vorgehen bildet, ist es wichtig, sich ausreichend Zeit für die Erstellung zu nehmen und in den Audit-Fragen alle wichtigen Themen aufzugreifen.

3. Informationen- und Datensammlung (Ist-Aufnahme)

Jetzt ist es an der Zeit, alle notwendigen Informationen für das Audit zusammenzutragen, etwa wie Prozesse und Arbeitsabläufe aktuell gestaltet sind. HR-Consultants stützen sich hierbei normalerweise auf den Audit-Fragebogen beziehungsweise die HR-Audit-Checkliste. So können sie sicherstellen, dass sie die richtigen Informationen sammeln, um am Ende auch gezielt Verbesserungsvorschläge für die Abteilung machen zu können.

4. Analyse (Ergebnisvergleich)

Bei der Auswertung werden die Ergebnisse mit denen von Unternehmen ähnlicher Größenordnung oder – falls vorhanden – mit früheren Audits des Unternehmens verglichen. Auf diese Weise kann zuverlässig ermittelt werden, wie effizient und effektiv die Abteilung oder das Unternehmen in einem bestimmten Bereich aktuell arbeitet.

5. Ergebnisbericht

Der nächste Schritt besteht darin, die Ergebnisse zusammenzuführen und in einem Bericht für das HR-Team (und die Geschäftsleitung) aufzubereiten. Darauf aufbauend kann der konkrete Handlungsbedarf ermittelt werden.

6. Aktionsplan erstellen (für Soll-Zustand)

Auf Basis der Lösungsansätze und Verbesserungsvorschläge durch das HR-Consulting sollte das Unternehmen nun einen Aktionsplan erstellen, der alle notwendigen Maßnahmen zur Optimierung aufgreift. Diese Maßnahmen sollten konkret formuliert werden und umsetzbar sein und zudem mit festen Zielen und Fristen verbunden werden.

7. Fortlaufende Verbesserung

Das HR-Audit ist nur ein Teil des Ganzen. HR-Manager sollten sich deshalb kontinuierlich mit der Optimierung von internen Prozessen, Arbeitsabläufen und Konzepten auseinandersetzen. So garantieren sie die Qualität ihrer Arbeit und helfen dem Unternehmen, erfolgreich zu sein und sich langfristig einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen.