Arbeitserlaubnis in Deutschland: Alle Voraussetzungen mit Berlin Partner - Interview

Arbeitskräfte mit der erforderlichen Ausbildung, Qualifikation und Erfahrung werden in Deutschland händeringend gesucht. Gerade im Tech-Bereich bleiben viele Stellenanzeigen oft viel zu lange ausgeschrieben, weswegen sich viele Unternehmen auf den internationalen Arbeitsmärkten umschauen.

Während Bürger der EU-Mitgliedsstaaten, der EWR-Länder wie Norwegen, Island, Liechtenstein und der Schweiz keine Aufenthalts- oder Arbeitsgenehmigung benötigen, sieht das bei Nicht-EU-Bürgern anders aus.

Im Interview mit Berlin Partner für Wirtschaft und Technologie erklärt uns die Sachbearbeiterin Business Immigration Service im Bereich Talent, International Marion Schönicke, welche Voraussetzungen für eine Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis erfüllt sein müssen und worum sich Personaler kümmern müssen.

1. Was können Personaler tun, um potenzielle bzw. neue Mitarbeiter vor ihrer Einreise nach Deutschland zu unterstützen?

Das Wichtigste ist ein Blick auf die Website der jeweiligen deutschen Auslandsvertretung. Dort findet man alle relevanten Informationen. Zum Beispiel 

• wie ein Termin vereinbart wird, 
• welche Dokumente in welcher Form erforderlich sind, 
• Und vieles mehr. 

Der Arbeitgeber kümmert sich indessen um die Vorabzustimmung zu dem Arbeitsverhältnis durch die Bundesagentur für Arbeit (BA). 

Hier verschicke ich auf Anfrage gerne eine E-Mail, die den Visumsprozess im Detail erklärt.

2. Wer entscheidet, was für ein Visum der Mitarbeiter bekommt?

Das ergibt sich aus der jeweiligen Antragstellung. Natürlich ist es wichtig, dass das richtige bzw. passende Visum beantragt wird. Bei Visa zum Zweck der Beschäftigung ist das Ergebnis der Vorabzustimmung maßgeblich. Allerdings gibt es keine Garantie dafür, dass die deutsche Auslandsvertretung genauso denkt wie die BA. 

Bei Visa für Selbstständige beurteilt eine zuständige Stelle vor Ort in Deutschland, ob der Antrag erfolgversprechend scheint und gibt ihr Votum ab. Die letzte Entscheidung liegt jedoch bei der zuständigen deutschen Auslandsvertretung. 

3. Welche verschiedenen Arten von Visa gibt es?

Es gibt generell zwei Arten: 

• das Kurzzeitvisum (C-Visum) für Aufenthalte bis zu 90 Tagen in einem Zeitraum von 120 Tagen 
• sowie das Langzeitvisum (nationales oder D-Visum) für Aufenthalte von mehr als 90 Tagen. 

Bei beiden Arten wird nach Aufenthaltszwecken unterschieden. 

• Kurzzeit-Visa gibt es z. B. für Touristen, Geschäftsleute oder Film Crews. 
• Die häufigsten Langzeit-Visa werden zum Zweck der Beschäftigung, fürs Studium oder den Familiennachzug ausgestellt. 

Ein nationales Visum wird hier, bevor es ungültig wird, auf Antrag in einen Aufenthaltstitel umgewandelt.  

4. Welcher Ansprechpartner betreut den Arbeitgeber während des gesamten Visumsprozesses?

Das sieht wie folgt aus:

• Visumsprozess: die zuständige deutsche Auslandsvertretung
• Aufenthaltstitel: die zuständige Ausländerbehörde (das zuständige Landesamt für Einwanderung in Berlin LEA Berlin zum Beispiel)

Berliner Unternehmen können sich bei Fragen gerne an Berlin Partner wenden. Hier beantworten mein Kollege David Kremers und ich Fragen zu Visa und Aufenthaltstiteln.

5. Welche Behörden sind in den Prozess involviert und wie sehen ihre Aufgaben in dem Prozess aus?

Prinzipiell geht es im Visumverfahren darum, zweifelsfrei zu klären, ob die Person ein Visum für den Schengen-Raum oder ein nationales Visum erhält. Wichtige Informationen dazu liefert das Visumhandbuch des Auswärtigen Amts.

Es gilt:

• Erteilung von Visa: Die deutsche Auslandsvertretung prüft den Antrag und erteilt das Visum. Bei Visa zur Beschäftigung wird meist eine Vorabzustimmung durch die Bundesagentur für Arbeit benötigt.
• Beschleunigtes Fachkräfteverfahren: Die zuständige Ausländerbehörde prüft den Antrag unter Einbindung der erforderlichen Dienststellen und erteilt eine Vorabzustimmung mit Siegel. Mit dieser wird ein schneller Termin bei der deutschen Auslandsvertretung erteilt und das Visum ausgestellt.
• Erteilung von Aufenthaltserlaubnissen: Die zuständige Ausländerbehörde prüft den Antrag; bei Aufenthaltstiteln zum Zweck der Beschäftigung wird meist auch die Bundesagentur für Arbeit eingebunden. 

6. Worin besteht laut Gesetz die Hauptverantwortung des Arbeitgebers?

Unternehmen, die ausländische Beschäftigte anstellen, müssen sicherstellen, dass diese Personen eine gültige deutsche Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis besitzen. 

Es empfiehlt sich, jeweils eine Kopie des Passes und des gültigen Aufenthaltstitels sowie Beiblatt zur Personalakte zu nehmen. 

Nähert sich das Ablaufdatum des Aufenthaltstitels, sollten Arbeitgeber Sorge tragen, dass der Aufenthaltstitel verlängert wird. 

Bei Beendigung des Arbeitsvertrags müssen Arbeitgeber dies innerhalb von vier Wochen der Ausländerbehörde mitteilen.   

7. Haben Werkstudenten die gleichen Rechte wie reguläre Werkstudenten aus Deutschland (z.B. Vollzeitarbeit in den Semesterferien)

Vor dem Gesetz sind alle Werkstudenten Mitarbeitende, unabhängig von ihrer Nationalität. 

Für ausländische Personen mit einem Aufenthaltstitel zum Zweck des Studiums gibt es aber, basierend auf dem Aufenthaltsgesetz, generell die Regelung, dass sie nur 120 ganze oder 240 halbe Tage pro Kalenderjahr arbeiten dürfen. 

Damit will der Gesetzgeber sicherstellen, dass das Studium die Haupttätigkeit bleibt. 

8. Welche Unterlagen sind erforderlich, damit der Arbeitgeber die Arbeitserlaubnis in Deutschland beantragen kann?

Meine Lieblingsantwort... Kommt darauf an 😜

Die deutsche Auslandsvertretung benötigt für den Visumsantrag mindestens: 

1. Pass
2. Antrag für ein nationales Visum 
3. Formular “Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis”  
4. Detailliertes Stellenprofil 
5. Vorabzustimmung der BA
6. Arbeitsvertrag  
7. CV
8. Universitätsabschluss (und Auszüge aus der anabin-Datenbank zur Bewertung ausländischer Bildungsnachweise)

Alles Weitere sollte auf der Website der jeweiligen Auslandsvertretung nachgelesen werden. 

In Berlin gilt: Man findet diese Information auf der LEA-Website zum jeweiligen Aufenthaltstitel. 

Andere Ausländerbehörden sollten je nach Bundesland entsprechende Informationen auf ihren Websites haben.    

An dieser Stelle möchte ich darauf hinweisen, dass es bei jedem Bewerbungsverfahren auf richtige und vollständig eingereichte Unterlagen ankommt. Es sollten immer alle benötigten Unterlagen bei der entsprechenden Behörde eingereicht werden, um Verzögerungen zu vermeiden.

9. Wie lange muss man bestimmte Dokumente aufbewahren, um eine ordnungsgemäße Beschäftigung nachzuweisen?

Hierzu gibt es verschiedene gesetzliche Bestimmungen, z. B. müssen nach § 16 ArbzG Arbeitszeitnachweise mindestens zwei Jahre aufgehoben werden. 

Aus Sicht der Sozialversicherung sollten Informationen über Arbeitsentgelte und -zeiten für 5 Jahre aufbewahrt werden (§ 165 (4) SGB VII). Und nach § 195 BGB gibt es eine regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren. 

Weitere Infos zu Arbeitszeitnachweisen und digitaler Zeiterfassung gibt es in den folgenden Blogbeiträgen: 

• Was ist eine Mitarbeiter-Zeiterfassung-App? 
• Die besten Zeiterfassungssysteme für kleine Unternehmen finden
• Kurzarbeit-Zeiterfassung digital etablieren

10. Gibt es Risiken bei der Beschäftigung eines visumspflichtigen Mitarbeiters?

Solange man darauf achtet, dass die erforderlichen Aufenthaltstitel vorliegen und gültig sind, sehe ich keine aufenthaltsrechtlichen Risiken. 

Wer jedoch visumspflichtige Personen beschäftigt, die keine gültige Erlaubnis zur Beschäftigung besitzen, macht sich illegaler Beschäftigung schuldig. Damit riskiert man nicht nur den Aufenthalt der Person, sondern auch ein Bußgeld von bis zu 500.000 € für den Arbeitgeber.

11. Was bringt es, visumspflichtige Mitarbeiter zu beschäftigen?

Am deutschen Arbeitsmarkt gibt es bekanntlich in verschiedenen Berufsfeldern Engpässe bei qualifizierten Beschäftigten. 

Geeignete Fachkräfte aus dem Ausland zu rekrutieren, ist für viele Unternehmen eine gute Option, ihre freien Positionen zu besetzen. 

12. Worauf ist beim Gehalt und der Berufsbezeichnung für Mitarbeiter mit Visum zu achten?

Ausländische Beschäftigte sollen nicht schlechter gestellt sein als inländische. Darum muss immer ein für die betreffende Position ortsübliches Gehalt gezahlt werden. 

Die Stellenbezeichnung sollte klar verständlich sein, die prüfende Behörde muss erkennen können, um was für eine Position es geht. 

Zum Beispiel ist die Bezeichnung “QM Manager” eindeutig, aber wie sollte man einen “Happiness Manager” bewerten? Darunter kann sich jeder alles Mögliche oder nichts vorstellen.

Es empfiehlt sich auch, die Position nicht zu präzise zu benennen. Ein Begriff wie “Software Developer” genügt. Wird aber z. B. ein “JavaScript Entwickler” zum “Sr. Python Developer”, könnte das einen Antrag auf Arbeitgeberwechsel erforderlich machen.

13. Wie sieht die aktuelle Situation aus? Ist es für Mitarbeiter aus dem Ausland einfach, ein Visum oder eine Aufenthaltsverlängerung in Deutschland zu bekommen?

Trotz der COVID-Pandemie können Personen, die ein nationales Visum zum Zweck der Beschäftigung besitzen, grundsätzlich nach Deutschland einreisen. Erforderlich hierfür ist immer ein Schreiben des Arbeitgebers, aus dem hervorgeht, dass und warum die Person dringend vor Ort in Deutschland benötigt wird.

Bei Personen aus China wird darüber hinaus eine behördliche Bestätigung gefordert. Dies entspricht dem aktuellen Vorgehen chinesischer Behörden bei der Einreise von Deutschen nach China. 

Die Verlängerung von Aufenthaltstiteln wird durch die Pandemie nicht berührt.

14. Wirkt sich Corona negativ auf dieses Angebot an internationalen Arbeitskräften für deutsche Unternehmen aus?

Es gehen insgesamt etwas weniger Anträge beim LEA ein. Das deutet entweder darauf hin, dass manche Unternehmen aktuell weniger international rekrutieren oder, dass sie neue Leute im Homeoffice im Ausland beschäftigen.   

Ich persönlich spüre keine Zurückhaltung, Anfragen gehen ungebremst in gleicher Menge wie vor Corona/ COVID bei mir ein.

Über Marion Schönicke

Marion Schönicke war viele Jahre in der Tourismusbranche tätig und startete bei Berlin Partner im Rahmen der Unternehmensansiedlung für Firmen aus dem Dienstleistungsbereich. Seit 2017 ist sie Teil des Teams Talent, International im Business Immigration Service (BIS) tätig. 

Über Berlin Partner

Unabhängig davon, ob Unternehmen in Berlin Fuß fassen, ihre Aktivitäten internationalisieren oder am Standort wachsen wollen, Berlin Partner für Wirtschaft und Technologie  bietet mit seinen umfassenden Dienstleistungen in der Entscheidungs- und Umsetzungsphase maßgeschneiderte Beratung und Unterstützung.

Berliner Unternehmen können sich mit ihren Fragen gerne an Berlin Partner wenden. Hier beantworten ihr Kollege David Kremers und Marion Fragen zu Visum und Aufenthaltstitel: marion.schoenicke@berlin-partner.de