Typische Probleme im HR-Management - und wie die Profis damit umgehen: Ein Interview mit Michael Brundig - Head of People & Culture bei Kenjo

Das Human Resources Management steht oft vor vielfältigen Herausforderungen, die nicht nur strategisches Denken, sondern auch kreative Problemlösungen erfordern. Wie meistern Profis in diesem Bereich solche Hürden? Wir haben Michael Brundig, den Head of People & Culture bei Kenjo, dazu eingeladen, seine Erfahrungen und Einsichten mit uns zu teilen. Im folgenden Interview beleuchtet er einige der typischen Probleme im HR-Management und zeigt, wie sein Team und er diese erfolgreich bewältigen.

Hallo Michael, vielen Dank, dass Du Dir die Zeit für dieses Interview genommen hast. Lass uns doch gleich loslegen: Welches war das letzte große Problem in Deinem Arbeitsalltag im Personalwesen, das Dir begegnet ist?

Wir hatten eine super Bewerberin. Der Prozess lief total glatt, alle waren von ihr begeistert und sie auch von uns. Es kam tatsächlich auch zur Vertragsunterzeichnung, aber weiter sind wir dann leider nicht mehr gekommen. Da die Bewerberin aus dem Nicht-EU-Ausland kam und nur eine Arbeitsberechtigung für Nordrhein-Westfalen hatte, aber leider nicht für Berlin, standen wir vor einem großen Problem. Nach einer Menge Tränen und fehlgeschlagener Versuche, ihr doch noch einen Arbeitsbeginn bei uns zu ermöglichen, mussten wir uns leider von der Bewerberin verabschieden und die Stelle erneut ausschreiben.

Nimmst Du aus diesem Vorfall auch etwas Positives mit?

Trotz der Enttäuschung haben wir wertvolle Erfahrungen gesammelt. Wir haben gelernt, wie wichtig es ist, sich frühzeitig über die rechtlichen Anforderungen und Einschränkungen bei der Einstellung von internationalen Fachkräften zu informieren. Unser Team hat eng zusammengearbeitet, um Lösungen zu finden, und dabei gezeigt, wie stark unser Zusammenhalt ist. 

Für die Zukunft haben wir nun klarere Prozesse etabliert, um sicherzustellen, dass solche Probleme frühzeitig erkannt und vermieden werden können. Wir sind optimistisch, dass wir bald eine ebenso qualifizierte und motivierte Person für die offene Stelle finden werden. Die Erfahrungen mit der Bewerberin haben uns gezeigt, wie wichtig Diversität und internationale Expertise für unser Unternehmen sind.

Apropos Compliance: Welche Herausforderungen in Bezug auf Regulierungsanforderungen musstet ihr in der Vergangenheit noch bewältigen?

Ein großes Thema war die uneinheitliche Handhabung von digitalen Signaturen gemäß deutscher Gesetzgebung. Während der Pandemie haben wir verstärkt auf digitale Prozesse gesetzt, um Bewerbungs- und Vertragsabschlüsse zu erleichtern. Allerdings führten die wenig intuitiven gesetzlichen Anforderungen an digitale Signaturen zu Unsicherheiten und Verzögerungen.

Wir mussten eng mit unseren Rechtsberatern zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass alle digitalen Unterschriften rechtskonform sind. Diese Herausforderung hat uns gezeigt, wie wichtig sorgfältiges Vorgehen bei Compliance-Themen ist. Durch diesen Lernprozess haben wir unsere internen Abläufe verbessert und sind nun besser auf zukünftige Änderungen in der Gesetzgebung vorbereitet.

Wenn es um rechtliche Aspekte im Personalwesen geht, sind sensible Themen wie Mobbing oder Diskriminierung am Arbeitsplatz nicht weit. Wie gehst Du mit diesen Zusammenhängen um?

Wir haben eine starke kulturelle Basis mit gemeinsam erarbeiteten Werten etabliert. Bereits im Bewerbungsprozess achten wir konsequent darauf, dass neue Mitarbeiter*innen diese Werte teilen. Dadurch schaffen wir eine inklusive und respektvolle Arbeitsumgebung von Anfang an.

Um Betroffenen von Mobbing oder Diskriminierung den Rücken zu stärken, bieten wir verschiedene Kanäle und Anlaufstellen, bei denen sie sich äußern und Unterstützung erhalten können. Wichtig ist uns auch die konsequente Nicht-Duldung solchen Verhaltens. Jede Meldung wird ernst genommen und es folgen klare Maßnahmen, um ein sicheres und respektvolles Arbeitsumfeld zu gewährleisten.

Welche Maßnahmen hat Dein Unternehmen ergriffen, um die Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeiter am Arbeitsplatz zu gewährleisten?

Wir haben verlässliche Rahmenbedingungen geschaffen, wie die Zeiterfassung in Verbindung mit klaren Regelungen zur Handhabung und zum Ausgleich von Überstunden. Dies hilft, Überlastung zu vermeiden und eine gesunde Work-Life-Balance zu fördern.

Zusätzlich bieten wir unterstützende Angebote wie Oliva Health, eine Plattform für mentale Gesundheit. Sie ermöglicht unseren Mitarbeitern, professionelle Hilfe und Ressourcen für ihre mentale Gesundheit in Anspruch zu nehmen. Durch diese Maßnahmen stellen wir sicher, dass sowohl die physische als auch die psychische Gesundheit unserer Mitarbeiter im Fokus steht.

Welche Strategien setzt Du ein, um die Mitarbeiterfluktuation zu minimieren?

Wir setzen auf eine datenbasierte Grundlage, indem wir regelmäßig eNPS- und Pulse-Abfragen sowie detaillierte Umfragen zu Kommunikation, Partizipation, Kultur und Führung durchführen. Diese Daten helfen uns, gezielt auf die Bedürfnisse unserer Mitarbeiter einzugehen.

Eine enge Zusammenarbeit mit den Führungskräften ist entscheidend. Wir arbeiten daran, Teams zu stärken und den Arbeitsalltag bestmöglich auf ihre jeweiligen Bedürfnisse abzustimmen. Regelmäßige Check-Ins mit den Mitarbeitenden sorgen dafür, dass wir frühzeitig auf mögliche Probleme reagieren können. Dabei streben wir an, ansprechende Perspektiven für jedes Teammitglied zu schaffen. So ist interne Weiterentwicklung zu einer neuen Rolle bei uns üblich und gefördert.

Darüber hinaus bieten wir bei Kenjo ein flexibel einzusetzendes individuelles Fortbildungsbudget an. Dies ermöglicht es unseren Mitarbeitern, sich kontinuierlich weiterzuentwickeln und ihre Fähigkeiten zu erweitern, was zur Zufriedenheit und langfristigen Bindung beiträgt.

Und welche Strategien setzt Du ein, um die besten Talente für Dein Unternehmen zu gewinnen?

Wir setzen auf gezieltes, individualisiertes Active Sourcing (Als Active Sourcing, auch Direktansprache genannt, versteht man die persönliche Ansprache von vielversprechenden Kandidaten, mit dem Ziel, Interessenten für das eigene Unternehmen zu gewinnen.), ergänzt durch moderne, aber auch ansprechende “klassische” Recruiting-Methoden. Diese Kombination ermöglicht es uns, gezielt nach den besten Talenten zu suchen und sie für uns zu gewinnen.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die pro-aktive und transparente Kommunikation entlang der gesamten Candidate-Journey. Wir stellen sicher, dass potenzielle Mitarbeiter jederzeit über den Stand ihrer Bewerbung informiert sind und wissen, was sie bei uns erwartet.

Außerdem gebe ich ehrliche Einblicke in Kenjo als Arbeitgeberin, indem ich meine eigene Reise vom Kunden, zum Berater, hin zum internen Kenjonita teile. Diese persönliche Perspektive hilft, Vertrauen aufzubauen und Kandidaten einen authentischen Eindruck davon zu vermitteln, wie es ist, Teil unseres Teams zu sein.

Wie siehst Du die Weiterentwicklung im Personalwesen in den nächsten fünf Jahren und welche neuen Funktionen würdest Du Dir wünschen? Gerade in Bezug auf die HR-Software von Kenjo.

Ich vermute, dass es gerade im Blue-Collar-Bereich zu einer engeren Verzahnung verschiedener klassischer Personaldisziplinen und des Workforce Managements kommen wird. In diesem Bereich liegt der größte Hebel für wertstiftende Personalarbeit. Effizientes Workforce Management kann erheblich zur Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter beitragen.

Ergänzend zum bereits umfangreichen Angebot von Kenjo sehe ich den Bereich Learning & Development als den nächsten wichtigen Baustein, der die Suite bereichern könnte. Ein integriertes System zur Weiterbildung und Entwicklung (Stichwort: Learning & Development) würde es unseren Mitarbeitern ermöglichen, ihre Fähigkeiten kontinuierlich zu erweitern und sich weiterzuentwickeln. Dies wäre ein großer Gewinn für unsere Unternehmenskultur und unsere Wettbewerbsfähigkeit.

Welche weiteren Themen siehst Du als größte Hürden im HR-Management?

Eine der größten Hürden im HR-Management ist nach wie vor die Wahrnehmung von HR als reine Backoffice-Funktion, die es höchstens "zu optimieren" gilt. In vielen Unternehmen wird HR nicht als strategischer Partner anerkannt, sondern lediglich als administrativer Support.

Diese Sichtweise kann die Entwicklung und Implementierung wertstiftender HR-Initiativen erheblich behindern. Um diese Hürde zu überwinden, ist es wichtig, dass HR-Teams ihre strategische Bedeutung und ihren Beitrag zum Unternehmenserfolg klar kommunizieren und demonstrieren. Durch proaktive Beteiligung an Geschäftsentscheidungen und die Förderung einer starken Unternehmenskultur kann HR seinen Wert deutlich machen und als unverzichtbarer Partner wahrgenommen werden.