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Eine Zeiterfassung-App für Mitarbeiter ist heutzutage ein wesentliches Instrument für Unternehmen, insbesondere für die Remote-Arbeit. Ihre Hauptfunktion besteht darin, Mitarbeitern mit einem System auszustatten, sodass sie sich digital ein- und auszustempeln können. Auf diese Weise erhalten Personalabteilungen einen Überblick über die geleisteten Arbeitsstunden sowie mögliche Überstunden.
Es gibt eine Reihe von verschiedenen Systemen auf dem Markt. Die besten Lösungen gestatten es Mitarbeitern jedoch, unabhängig von ihrem Standort ein- und auszustempeln. Außerdem übermitteln sie die Informationen in Echtzeit an die Personalabteilungen.
Was versteht man unter Zeiterfassung?
Ein Zeiterfassungssystem ist ein Online-Instrument zur Aufzeichnung von Arbeitsstunden. Es hilft dabei, die Arbeitszeit der Mitarbeiter zu messen und verschafft einen Überblick über den Zeitaufwand, der für verschiedene Aufgaben, Projekte und Kunden aufgewendet wurde.
Eine gute Zeiterfassungs-App verfügt über zusätzliche Funktionen wie beispielsweise Stundenlöhne oder Mittagspausen. Auch Kundeninformationen können mit der Zeiterfassungssoftware erfasst werden, um den Online-Verkehr und die Rentabilität des Unternehmens zu verbessern.
Zeiterfassungsprogramme werden in erster Linie von Freiberuflern und im Handel, der Logistik und Automobilindustrie verwendet, um die Zusammenarbeit zu organisieren und zu optimieren.
Welche Möglichkeiten der Zeiterfassung gibt es?
Die Online-Zeiterfassung ist eine großartige Möglichkeit zur Erfassung und Optimierung der Arbeitsvorgänge in Unternehmen. Häufig werden die Arbeitszeiten mit einfachen Methoden wie Papier und Tabellenkalkulationen erfasst. Diese sind jedoch oft fehleranfällig, zeitaufwändig und unpraktisch. Die Frage nach der besseren Methode hängt von den jeweiligen Bedürfnissen von Unternehmen ab. Auf der einen Seite hilft die automatische Zeiterfassung bei der Vereinfachung verschiedener Prozesse. Deshalb ist die Arbeitseiterfassung eine gute Wahl, wenn Du die Produktivität messen und verbessern willst.
Schauen wir uns einmal die verschiedenen Arten der Zeiterfassung genauer an.
Stundenzettel
Die manuelle Zeiterfassung kann eine gute Option für Manager sein, die ihre Geschäftsprozesse abstimmen und kontrollieren und gleichzeitig den Überblick darüber behalten wollen, wie sich ihre Arbeitszeit auf die Lohnabrechnung auswirkt.
Die Vorteile sind hier:
- Keine zusätzlichen Ausgaben für die Technologie für den Arbeitgeber
- Lässt sich leicht in den Arbeitsprozess einbinden
- Keine Probleme im Zusammenhang mit der Stromversorgung
- Einfach zu warten, da keine großen Aktualisierungen erforderlich sind
Arbeitszeiterfassung mit Excel
Excel ist kein Zeiterfassungsprogramm, aber es kann als solches verwendet werden. Zu diesem Zweck musst du ein Zeiterfassungsblatt mit bestimmten Spalten und Zeilenbeschriftungen, Formatierungen und Formeln erstellen. Das erfordert etwas Zeit, ist aber keine Hexerei.
Die Vorteile sind:
- Einfach und kostenlos
- Anpassungsfähig
- Es ist benutzerfreundlich
- Analytisch
Arbeitszeiterfassung mit Stechuhren
Viele Jahrzehnte galt die Stempeluhr als feste Institution in deutschen Unternehmen. Hier geschah morgens der erste Klatsch und Tratsch und verabschiedeten sich in den Feierabend. Mittlerweile gilt die Stechuhr und Magnetkarte für überholt. Viele Firmen setzten heutzutage lieber auf Vertrauensarbeitszeiten und moderne HR-Software-Lösungen.
Zu den Vorteilen zählen:
- Geringer Verwaltungsaufwand
- Zeitnahe Auswertungen
Ein wichtiger Kritikpunkt bei der klassischen Stempeluhr bzw. Magnetkarte ist das unhygienische Touch-System, das gerade während der Corona-Pandemie nicht wirklich funktioniert hat.
Digitale Zeiterfassung
Die digitale Arbeitszeiterfassung bietet eine elektronische Alternative zu den herkömmlichen Zeitnachweisen. Dank automatisierter Zeiterfassung können Unternehmen die für ein bestimmtes Projekt aufgewendete Zeit effektiv verwalten. Zu den wichtigsten Vorteilen gehören
- Schnelle und einfache Zeiterfassung
- Kosteneffizienz durch geringere Wartungskosten
- sowie weniger Zeitaufwand und Ineffektivität
- Korrekte Lohnabrechnungen durch genaue Zeitnachweise bei den abrechenbaren Stunden
Ist eine Arbeitszeiterfassung gesetzlich vorgeschrieben?
Seit einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 12. Mai 2019 zur Arbeitszeiterfassung sind Unternehmen in ganz Europa dazu verpflichtet, über die genauen An- und Abwesenheiten ihrer Mitarbeiter Buch zu führen.
Das Gesetz legt beispielsweise fest, dass:
- Die Aufzeichnungen der Zeiterfassung mindestens vier Jahre lang aufzubewahren ist.
- Der Zugang für Arbeitnehmer und Gewerkschaften erleichtert wird.
- Gewerkschaften die monatlich geleisteten Überstunden mitgeteilt werden.
Allerdings hat Deutschland seine Gesetze bisher noch nicht an das EuGH-Urteil angepasst. So ist im deutschen Arbeitszeitgesetz (ArbZG) nach wie vor nur festgehalten, dass Überstunden zu erfassen sind. Hier dürfen Beschäftigte maximal acht Stunden pro Tag und 48 Stunden pro Woche arbeiten.
Es ist aber absehbar, dass in naher Zukunft die Gesetze europarechtskonform adaptiert werden und Unternehmen tun gut daran, rechtzeitig auf neue Zeiterfassungssysteme umzustellen.
Denn mit etwas Zeit und Recherche finden Unternehmen die passenden Anwendungen, die am besten den geschäftlichen Bedürfnissen entsprechen. Hier kommt HR-Software ins Spiel, die Mitarbeiter-Zeiterfassung-Apps bereits anbieten und sich hervorragend für das tracken der Zeit eignen.
Warum braucht Dein Unternehmen eine Zeiterfassungssoftware?
Fakt ist, dass eine Arbeitszeiterfassung viele Vorteile für das Unternehmen bietet. Richtig eingesetzt, führt sie weder zu Mikromanagement noch zur Unterdrückung kreativen Denkens.
In diesem Sinne ist jede Zeiterfassung besser als gar keine, aber wichtig ist hier die Benutzerfreundlichkeit vor Augen zu haben. Fällt es den Mitarbeitern zu schwer, das System zu bedienen nutzen es die Mitarbeiter eventuell nicht - und das ist in etwa so sinnvoll wie gar kein System zu haben.
Ein cloudbasiertes Zeiterfassungssystem ermöglicht es Teams, die Zeit schnell zu erfassen - und zwar auf allen Geräten und an allen Standorten. Konkrete positive Aspekte, die für eine Zeiterfassung Software sprechen sind:
- Senkung des HR-Software-Budgets um 60 Prozent
- Zeitersparnis von 30 Prozent bei der Personalverwaltung
- Mehr Zeit für die Entwicklung einer Unternehmenskultur
Vergegenwärtige diese Vorteile und liste sie bei Besprechungen auf. Die häufigsten Bedenken gegen die Zeiterfassung am Arbeitsplatz könnten sein:
- Wird die Zeiterfassung genutzt, um in meine Privatsphäre einzudringen?
Die Überwachung der Mitarbeiter und die Privatsphäre kann ein sensibles Thema sein. Die Menschen haben Angst, dass die Zeiterfassung ein Einstieg in die ständige Überwachung und genauere Kontrolle ist. Achte darauf, die Arbeitszeit aus guten Gründen zu erfassen und nicht nur als Testlauf für eine umfassende Mitarbeiterüberwachung.
- Ist die Zeiterfassung eine Abstrafung für unzureichende Leistungen?
Es gibt Mitarbeiter, die die Zeiterfassung als Mittel zur Bestrafung unzureichender Leistungen ansehen. Von Anfang an sollte deutlich gemacht werden, dass die Zeiterfassung nicht als Instrument zur Sanktionierung oder als Kündigungsgrund genutzt werden soll. Stattdessen sollten die tatsächlichen Gründe angesprochen werden - die Beschleunigung bestimmter Prozesse oder die genauere Information darüber, welche Teammitglieder mehr Aufgaben übernehmen können als diejenigen, die bereits überlastet sind.
- Wird die Zeiterfassung zum Mikromanagement von Mitarbeitern genutzt?
Nicht selten sehen Manager und CEOs die Zeiterfassung als Vorwand, um jeden noch so kleinen Aspekt der Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter zu überwachen.
Frage Dich, wie Du den anfänglichen Schock abmildern kannst, wenn Du die Einführung der Zeiterfassung in Deinen Teams ankündigst. Liste die vielen Vorteile für die Mitarbeiter auf, von weniger standortbezogenen Stempeluhren bis hin zu Übersichten von Überstunden und ggf. entsprechendem Ausgleich.
Für den einzelnen Arbeitnehmer und auch -geber sind die Erkenntnisse aus der Arbeitszeiterfassung oft ein wahrer Augenöffner. Wie viel Zeit verbringt er damit, im Internet zu surfen, den Posteingang zu durchsuchen oder zu überlegen, ob er ein Dokument in einem riesigen Stapel von Ordnern findet? Es gilt, dem Mitarbeiter diese Message auch zu transportieren und ihn mit seinen Ängsten abzuholen.
Welche Funktionen muss eine der Zeiterfassung Software haben?
Eine Zeiterfassung-App wird von Mitarbeitern, Vorgesetzten und natürlich dem Personalteam genutzt. Sie sollte also Funktionen bieten, die die verschiedenen Bedürfnisse abdeckt.
Ein- und Austempeln
Wie der Name schon sagt ist die wichtigste Aufgabe einer Mitarbeiter-Zeiterfassung-App das vereinfachte An- und Abmelden. Der Prozess sollte angenehm, störungsfrei und für alle Mitarbeiter verpflichtend sein. Ein weiterer wichtiger Faktor ist die Möglichkeit auf digitales Ein- und Ausstempeln beim Arbeiten im Homeoffice und anderen Standorten.
Berichte und Übersichten
Ebenso gehört die Überwachung des Überstundenaufkommens zu den Verantwortungsbereichen einer Personalabteilung. Entsprechende HR-Software sollte automatische Berichte und und die wichtigsten Daten in Echtzeit bieten. Auf diese Weise spart die Personalabteilung eine Menge Zeit bei der Überprüfung dieser Informationen und garantiert, dass alle Stunden in die monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungen aufgenommen werden.
Gehaltsrechner
Ein weiteres interessantes Merkmal von Personalzeiterfassungssystemen ist die automatische Berechnung von Gehältern. Das HR-Team gibt einfach den jeweiligen Stundensatz des Mitarbeiters ein und je nachdem, wie viele Überstunden geleistet wurden, berechnet die App das Gehalt.
Kenjos Gehaltsrechner sorgt für den Überblick bei allen Daten zu Diversität.
Kenjo Benutzeroberfläche
Mobile Anwendungen
Mitarbeitern und Personalmanagern jederzeit mobil Zugriff auf die Arbeitszeiterfassung zu haben ist ein großer Vorteil. Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten von einem beliebigen Standort aus aufzeichnen, Vorgesetzte können diese genehmigen, und das HR-Team kann die Richtigkeit der Angaben überprüfen.
Kenjo Benutzeroberfläche
Wie man eine App für Mitarbeiter-Zeiterfassung auswählt
Wenn Du weiterhin unsicher bist, weshalb eine App für die Mitarbeiter-Zeiterfassung das richtige für Dein Unternehmen ist, findest Du hier sieben gute Gründe, die jeden Vorgesetzten überzeugen werden.
1. Die Zeiterfassung-App für iPhone und Android
Kein anderes Zeitkontrollsystem ist mit mobilen Geräten kompatibel, was das Ein- und Ausstempeln im Homeoffice oder einer Geschäftsreise erschweren kann.
Mitarbeiter-Zeiterfassung-Apps sind sowohl mit Android- als auch mit iOS-Mobilgeräten kompatibel. Lediglich eine Internetverbindung ist zur Nutzung erforderlich.
Kenjo ist ein intelligentes Personalzeiterfassungssystem für Kleinbetriebe, auf das jederzeit vom Computer als auch von anderen mobilen Geräten aus zugegriffen werden kann.
2. Benutzerfreundlichkeit der App
Das Personal interagiert jeden Tag mit solchen Software-Plattformen. Daher sollte eine benutzerfreundliche und möglichst intuitive Gestaltung der App selbstverständlich sein. Schließlich möchten Benutzer keine stundenlangen Tutorials ansehen oder Schulungen durchführen müssen.
Die Anwesenheit per App zu erfassen macht die Implementierung im Unternehmen unglaublich einfach. Da Mitarbeiter die Anwendung bequem vom ersten Zeitpunkt der Software-Installation an nutzen können, sparen Firmen jede Menge Zeit und Geld.
3. Das Einstellen von verschiedenen Arbeitszeiten
Ein weiterer Vorteil von Mitarbeiter-Zeiterfassung-Apps ist, dass für alle Mitarbeiter unterschiedliche Arbeitszeitmodelle eingerichtet werden können: Vollzeit, Teilzeit und reduzierte Arbeitszeiten. Jeder Fall ist anders, daher ist es wirklich praktisch, dies in der App abbilden zu können. So können vertraglich vereinbarte Mitarbeiterstunden leicht mit den geleisteten Arbeitsstunden verglichen werden.
Die Zeiterfassung von Kenjo ermöglicht nicht nur einfache Verwaltung der Arbeitszeiten, sondern auch einfache Freigabe.
Kenjo Benutzeroberfläche
4. Zeiterfassung- und GPS-Ortung-App in einem
Die Geo-Standortbestimmung erweist sich als äußerst nützlich, zeigt sie doch doch den Ort an, an dem sich Mitarbeiter ein- und ausstempeln. Durch dieses Remote-Zeiterfassungssystem können Personaler leicht einsehen, ob sich Mitarbeiter zum angegebenen Zeitpunkt im Unternehmen oder im Homeoffice befanden.
5. Überstunden erfassen per App für eine reibungslose Vergütung
Die Arbeitszeiterfassung dient der Überwachung und Bezahlung von geleisteten Überstunden. Ganz gleich, ob das Unternehmen die Arbeitszeiten zur Gehaltsabrechnungaufstellung verfolgen möchte, oder ob es die Zeit mit Ausgleichszeiten vergüten möchte, Software wie Kenjo kann dies alles übernehmen. Personalmanager können dies sogar so einrichten, dass Überstunden automatisch in Sonderurlaub umgewandelt oder die Gehaltsabrechnung entsprechend angepasst wird.
6. Zeitersparnis dank automatisierter Berichte
Automatische Auswertungen schätzen HR-Manager am meisten. Sie ermöglichen ohne viel Zeitaufwand die Kontrolle der Kennzahlen der Abteilung. In Bezug auf Zeit und Anwesenheit helfen regelmäßige Zusammenfassungen, welche Mitarbeiter ständig Überstunden leisten und welche Abteilung die höchsten Fehlzeiten aufweist.
Kenjos HR-Analytics sorgt für datengesteuerte Personalverwaltung und zeigt alle wichtigen Daten wie Neueinstellungen und Kündigungen, Durchschnittsgehalt, Urlaub vs. Krankheitstage und vieles mehr auf einem Blick.
7. Datensicherheit
Die meisten Zeit- und Kontrollanwendungen verfügen über unentbehrliche Sicherheitssysteme, und zwar sowohl für den Anwendungszugang als auch für den Schutz aller gespeicherten Daten. Cloud-basierte Dienste arbeiten viel sicherer, als wir uns vorstellen können, da diese Unternehmen beträchtliche Summen in die Sicherheit investieren.
In diesem Sinne sind Mitarbeiter-Zeiterfassung-App wirklich ein zentrales Hilfsmittel für Personalabteilungen. Gerade vor dem Hintergrund, dass der Europäische Gerichtshof im Jahre 2019 ein Gesetz zur Arbeitszeiterfassung verabschiedet hat, das Unternehmen dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter aufzuzeichnen.
Daher ist von allen verfügbaren Optionen eine solche Anwendung sicherlich die vielseitigste und wirksamste Wahl. Ebenso bietet sie den zusätzlichen Vorteil, dass sie sich perfekt für das Arbeiten im Homeoffice eignet, einem Trend, der sich sicherlich noch in den kommenden Jahren verstärken wird.
Arbeitszeiterfassung mit Kenjo
Eine effiziente Zeiterfassung ist einer der wichtigsten Aspekte aller erfolgreichen Unternehmen. Das Tolle an Kenjo ist, dass es mit Deinem Unternehmen mitwächst. Weniger Arbeitskosten, erhöhte Automatisierung und gesteigerte Effizienz sind die Folge.
Mit Kenjo kannst du die Arbeitszeiten, Aufgaben und erledigten Projekteinheiten auf jede erdenkliche Weise erfassen. Du kannst Arbeitsstunden in Echtzeit für maximale Genauigkeit sammeln und zu Aufgaben und Einheiten zuordnen oder einfach einen digitalen Zeiterfassungs-Workflow nutzen, um die Zeit, Aufgaben und abgeschlossenen Einheiten der Mitarbeiter von jedem mobilen Gerät aus zu erfassen.
Wir hoffen, dass im Artikel klar geworden ist, dass eine Zeiterfassung ist für alle Unternehmen von entscheidender Bedeutung - ganz gleich, wie groß das Unternehmen ist und welche Lohnbestandteile die Mitarbeiter beziehen. Mit einem automatisierten System zur Zeiterfassung können Unternehmen in allen Branchen Geld sparen und ihre Abläufe verbessern. Die Zeiterfassungssoftware kann auch in Personalverwaltungs- und Lohnabrechnungssysteme integriert werden und optimiert so viele Funktionen innerhalb des Unternehmens.
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Du brauchst noch mehr Infos zur Arbeitszeiterfassung? Dann freuen wir uns in einer kostenlosen Demo alle Vorteile einer digitalen Zeiterfassung-Software zu zeigen.
