Der Markt für Zeiterfassungs-Apps bleibt unübersichtlich: einfache Insellösungen stehen neben umfassenden Zeiterfassungssystemen, die weit über das reine Stempeln von Arbeitszeiten hinausgehen.

Dieser Zeiterfassungssysteme Vergleich 2026 zeigt die beste Zeiterfassungssoftware und die besten Zeiterfassungs-Apps im direkten Vergleich – mit klarem Fokus auf den Unterschied zwischen reinen Insellösungen und ganzheitlichen Zeiterfassungssystemen, in denen Arbeitszeiten Teil eines integrierten Systems sind.

Warum ein Arbeitszeiterfassungssystem 2026 unverzichtbar ist

Arbeitszeiten müssen heute vollständig, korrekt und nachvollziehbar erfasst werden. Gesetzliche Vorgaben verpflichten Unternehmen dazu, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit zu dokumentieren – unabhängig von Branche oder Unternehmensgröße.

Gleichzeitig steigen die operativen Anforderungen: Schichtarbeit, mobile Teams, flexible Arbeitszeiten und mehrere Standorte lassen sich mit manuellen Lösungen oder Excel kaum noch zuverlässig abbilden. Fehler, Intransparenz und zusätzlicher Verwaltungsaufwand sind die Folge.

Viele Unternehmen wünschen sich Warnhinweise bei Überschreitungen der täglichen Arbeitszeit, um rechtliche Risiken frühzeitig sichtbar zu machen.

Ein digitales Zeiterfassungssystem schafft hier Struktur. Es sorgt für einheitliche Prozesse, aktuelle Zeitdaten und eine belastbare Grundlage für Planung, Abwesenheiten und die vorbereitende Lohnabrechnung – und wird damit 2026 zum festen Bestandteil moderner Personalorganisation.

Was ist eine Zeiterfassungssoftware?

Zeiterfassungssoftware erfasst Arbeitszeiten digital – inklusive Beginn, Ende, Pausen und Überstunden. Sie ersetzt manuelle Stundenzettel und Excel-Listen durch strukturierte, auswertbare Zeitdaten.

Typische Funktionen sind:

• Arbeitszeit- und Pausenerfassung
• Mobile Nutzung per App oder Browser
• Auswertungen und Exporte
• Nachvollziehbare Dokumentation der Arbeitszeiten

Der Unterschied liegt im Umfang: Manche Tools beschränken sich auf die reine Zeiterfassung. Andere sind Teil eines größeren Zeiterfassungssystems, das zusätzlich Planung, Abwesenheiten und weitere Personalprozesse abdeckt.

Insellösungen vs. ganzheitliche Systeme

Arbeitszeiterfassungssoftware lässt sich grob in zwei Kategorien einteilen: Insellösungen und ganzheitliche Zeiterfassungssysteme. Beide erfassen Arbeitszeiten – unterscheiden sich aber deutlich im Funktionsumfang und im Einsatzbereich.

Insellösungen konzentrieren sich auf die reine Zeiterfassung. Sie erfassen Arbeitsbeginn, -ende und Pausen und bieten einfache Auswertungen. Weitere Prozesse wie Schichtplanung, Abwesenheiten oder Personalverwaltung sind meist nicht oder nur sehr eingeschränkt abgedeckt.

Ganzheitliche Zeiterfassungssysteme gehen einen Schritt weiter. Hier ist die Zeiterfassung Teil eines integrierten Systems, das zusätzlich Schichtplanung, Abwesenheitsmanagement und weitere personalbezogene Funktionen abbildet. Zeitdaten werden nicht isoliert erfasst, sondern direkt weiterverwendet.

Welche Kategorie sinnvoll ist, hängt vom organisatorischen Aufwand und der Struktur des Unternehmens ab. In den folgenden Abschnitten werden beide Ansätze detailliert verglichen.

Insellösungen für Zeiterfassung

Insellösungen sind Tools, die sich ausschließlich auf die Erfassung von Arbeitszeiten konzentrieren. Sie erfassen Beginn, Ende und Pausen und stellen einfache Auswertungen zur Verfügung. Weitere Prozesse sind nicht oder nur rudimentär integriert.

Typische Merkmale von Insellösungen:

• Fokus auf Zeiterfassung und Stempelfunktionen
• Schnelle Einrichtung, geringer Funktionsumfang
• Keine integrierte Schichtplanung oder Personalverwaltung
• Zeitdaten stehen isoliert und müssen oft manuell weiterverarbeitet werden

Insellösungen eignen sich vor allem für kleine Teams, Freelancer oder Unternehmen, die bereits separate Systeme für Personalplanung, Abwesenheiten oder Lohnabrechnung nutzen.

Mit zunehmender Komplexität stoßen sie jedoch schnell an Grenzen, insbesondere dort, wo automatische Pausen, Schichtlogiken oder mobile Einsatzorte berücksichtigt werden müssen. Auch Überstunden lassen sich nur eingeschränkt abbilden, wenn die Zeiterfassung nicht mit einer Schichtplanung oder weiteren Systemen verknüpft ist.

Ganzheitliche Zeiterfassungssysteme

Ganzheitliche Zeiterfassungssysteme erfassen Arbeitszeiten nicht isoliert, sondern als Teil eines integrierten Systems. Zeitdaten stehen von Beginn an im Zusammenhang mit Planung, Abwesenheiten und weiteren personenbezogenen Prozessen. Sie ermöglichen es, Arbeitszeiten direkt mit Schichtplänen, Pausenregeln und vorbereitender Lohnabrechnung zu verknüpfen.

Typische Merkmale ganzheitlicher Arbeitszeiterfassungsysteme:

• Zeiterfassung als Kernbestandteil eines zentralen Systems
• Verbindung von Arbeitszeiten mit Schicht- und Einsatzplanung
• Zentrale Verwaltung von Mitarbeitenden und Abwesenheiten
• Weiterverwendung der Zeitdaten für Auswertungen und vorbereitende Lohnprozesse

Der entscheidende Unterschied zu Insellösungen liegt in der Durchgängigkeit. Arbeitszeiten werden innerhalb eines Systems weiterverarbeitet: Überstunden lassen sich im Kontext von Schichtplänen korrekt berechnen, Zuschläge automatisch ermitteln und Zeitdaten direkt für die vorbereitende Lohnabrechnung nutzen.

Ganzheitliche Zeiterfassungssysteme eignen sich besonders für Unternehmen mit Schichtarbeit, mehreren Standorten oder steigender organisatorischer Komplexität, bei denen isolierte Zeitdaten schnell an Grenzen stoßen.

Funktionen, die Du 2026 bei Zeiterfassungssystemen beachten solltest

Ein Arbeitszeiterfassungssystem wird im Alltag nicht an der Anzahl der Funktionen gemessen, sondern daran, ob es typische operative Probleme zuverlässig löst. Aus realen Verkaufsgesprächen lassen sich dafür klare Anforderungen ableiten.

Rechtssicherheit & Arbeitszeitgrenzen

Arbeitszeiten müssen nicht nur erfasst, sondern auch regelkonform eingeordnet werden. Dazu gehören tägliche Höchstarbeitszeiten, Ruhezeiten und Pausenregelungen.

Praxisrelevant sind dabei:

• Hinweise oder Warnungen bei Überschreitungen (z. B. 8- oder 10-Stunden-Grenze)
  
  
• Sichtbare Konfliktanzeigen für Arbeitgeber
  
  
• Nachvollziehbare Dokumentation für Prüfungen
  
  

→ Besonders wichtig für Unternehmen mit Schichtbetrieb oder Überstundenkultur.

Automatisierte Pausen (Pauschalpausen)

In vielen operativen Bereichen werden Pausen nicht aktiv gestempelt. Das führt schnell zu rechtlichen Risiken.

Ein gutes Zeiterfassungssystem sollte:

• Pausen automatisch abziehen (z. B. 30 Minuten nach 6 Stunden)
  
  
• gesetzliche Mindestpausen berücksichtigen
  
  
• ohne aktives Zutun der Mitarbeitenden funktionieren
  
  

→ Relevant für Montage, Logistik, Produktion und Pflege.

Mobile Nutzung, Hardware & Geo-Fencing

Zeiterfassung funktioniert je nach Mitarbeitergruppe unterschiedlich.

Wichtige Anforderungen:

• Einfache mobile Erfassung (z. B. per Swipe)
  
  
• Anbindung bestehender RFID-Chips oder Terminals
  
  
• Geolocation, um das Einchecken auf definierte Einsatzorte zu begrenzen
  
  

→ Entscheidend für mobile Teams, Fahrer, Monteure und soziale Einrichtungen.

Anbindung an Lohnabrechnung & eAU

Zeiterfassung endet nicht beim Export einer Datei.

Praxisrelevant sind:

• Vorbereitende Lohnabrechnung mit Änderungskennzeichnung zum Vormonat
  
  
• Direkte Übergabe an DATEV oder vergleichbare Systeme
  
  
• Digitale Bereitstellung von Lohnabrechnungen für Mitarbeitende
  
  
• Automatisierte eAU-Abfrage, bei der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen digital über angebundene Lohnabrechnungssysteme verarbeitet werden.
  
  

→ Spart Zeit im HR-Alltag und reduziert Rückfragen.

Projekt- und Kostenstellenzeiterfassung

Für Dienstleister und projektorientierte Betriebe ist die Zuordnung von Zeiten Pflicht.

Wichtige Funktionen:

• Erfassung nach Projekten, Kostenstellen oder Kennzeichen
  
  
• Kommentare pro Zeiteintrag
  
  
• Auswertungen über längere Zeiträume (z. B. Jahresübersicht)
  
  

→ Relevant für Handwerk, Beratung und technische Dienstleistungen.

Branchenspezifische Sonderfälle

Standard-Zeiterfassung reicht in vielen Branchen nicht aus. Typische Sonderanforderungen:

• Umziehzeiten als Arbeitszeit
  
  
• Komplexe Urlaubsüberträge (z. B. tariflich bis zu 15 Monate)
  
  
• Sonderregeln je Standort oder Mitarbeitergruppe
  
  

→ Hier stoßen einfache Insellösungen oft an funktionale Grenzen.

Insellösungen für Zeiterfassung im Vergleich

Clockodo

Clockodo ist eine klassische Insellösung für Zeiterfassung mit Fokus auf Arbeits- und Projektzeiten. Zeiten werden per Browser oder App erfasst und können nach Projekten, Tätigkeiten oder Kunden ausgewertet werden.

Stärken

• Übersichtliche Erfassung von Arbeits- und Projektzeiten
  
• Klare Auswertungen und Exporte
  
• Etablierte Lösung für kleine und mittlere Teams

Was Benutzer sagen: „Funktioniert super. intuitiv und die Reportings sind toll.“ – Trustpilot-Review 

Einschränkungen

• Keine integrierte Schicht- oder Einsatzplanung
  
• Keine zentrale Personalverwaltung
  
• Zeitdaten bleiben auf die Zeiterfassung beschränkt

Was Benutzer sagen: „Ich habe Probleme bei der Zeiterfassung als schwierig empfunden, da die Einstellungen unklar waren und eine ausreichende Dokumentation fehlte.…“ - Capterra Review 

ClockIn

ClockIn ist eine Insellösung für Zeiterfassung mit starkem Fokus auf einfache Stempelprozesse. Arbeitszeiten werden primär per App erfasst, häufig direkt am Einsatzort.

Stärken

• Sehr einfache Bedienung
  
• Schneller Einstieg ohne komplexe Einrichtung
  
• Gut geeignet für mobile oder operative Teams

Was Benutzer sagen: „Clockin ist einfach in der Anwendung und als Mitarbeiter einfach nur praktisch" - Trustpilot 

Einschränkungen

• Begrenzte Auswertungs- und Analysefunktionen
  
• Keine Schicht- oder Personaleinsatzplanung

Was Benutzer sagen: „Support etwas langsam… Pausen müssen trotz Administrator-Einstellungen manuell eingegeben werden.“ - Trustpilot

Clockify

Clockify ist eine weit verbreitete Insellösung für Zeiterfassung mit Timer- und Tabellenansicht. Die Software ermöglicht die Erfassung von Arbeitszeiten nach Projekten und Tätigkeiten und ist vor allem für ihr kostenloses Einstiegsmodell bekannt.

Stärken

• Kostenloser Einstieg möglich
  
• Flexible Zeiterfassung per Timer oder manuell
  
• Projekt- und Tätigkeitszeiterfassung

Was Benutzer sagen:  „Clockify leistet sehr gute Arbeit bei der Zeiterfassung und Abrechnung von Kunden – die Einrichtung ist einfach und die Nutzung unkompliziert.“ - G2 

Einschränkungen

• Zeiterfassung als isolierte Funktion
  
• Keine integrierte Schicht- oder Einsatzplanung
  
• Keine zentrale Personalverwaltung

Was Benutzer sagen: „Bestes Tool für detaillierte Zeiterfassung mit Projekten und Kunden – allerdings fehlen in den niedrigeren Tarifen einige erweiterte Funktionen.“ - Capterra

TimO

TimO ist eine cloudbasierte Insellösung für Arbeitszeit- und Projektzeiterfassung. Der Schwerpunkt liegt auf der strukturierten Dokumentation von Zeiten, weniger auf operativen oder personalbezogenen Prozessen.

Stärken

• Kombination aus Arbeitszeit- und Projektzeiterfassung
  
• Klar strukturierte Oberfläche
  
• Geeignet für kleinere, projektorientierte Teams

Einschränkungen

• Keine integrierte Schicht- oder Einsatzplanung
  
• Keine durchgängige Personalverwaltung
  
• Begrenzter Nutzen bei Schichtarbeit oder mehreren Standorten

Ganzheitliche Arbeitszeiterfassungssysteme im Vergleich

Ganzheitliche Zeiterfassungssysteme erfassen Arbeitszeiten nicht isoliert, sondern als Bestandteil eines integrierten Systems. Zeitdaten stehen in direktem Zusammenhang mit Schichtplanung, Abwesenheiten und weiteren personalbezogenen Prozessen.

Im Unterschied zu Insellösungen entstehen keine Datensilos. Arbeitszeiten müssen nicht exportiert oder manuell weiterverarbeitet werden, sondern können unmittelbar für Planung, Auswertungen und vorbereitende Lohnprozesse genutzt werden. Das reduziert manuellen Aufwand und erhöht die Konsistenz der Daten.

Ganzheitliche Systeme eignen sich besonders für Unternehmen mit Schichtarbeit, mehreren Standorten oder wachsender organisatorischer Komplexität, bei denen reine Zeiterfassungstools schnell an ihre Grenzen stoßen.

Kenjo

Kenjo ist ein ganzheitliches Zeiterfassungssystem, bei dem Arbeitszeiten Teil einer integrierten Personalverwaltungsoftware sind. Die Zeiterfassung ist eng mit Schichtplanung, Abwesenheiten und dem Lohnabrechnungsmanagement verbunden.

Stärken

• Zeiterfassung inklusive Schicht- und Einsatzplanung

• Zentrale Personalverwaltung statt isolierter Zeitdaten

• Mobile Nutzung für operative Teams

• Zeitdaten direkt nutzbar für Auswertungen und die vorbereitende Lohnabrechnung

Was Benutzer sagen: "Klare und einfache Benutzeroberfläche und Usability, innovative Funktionalitäten" - Trusted

Einschränkungen

• Kein breites Spektrum an Funktionen zur Mitarbeiterentwicklung

• Keine eigenständige Lohnabrechnung: Kenjo ist kein vollständiges Lohnabrechnungssystem, sondern setzt auf die Anbindung externer Lohnabrechnungslösungen

Was Benutzer sagen: "Keine Vor-Ort-Beratung" - Trusted

Personio

Personio ist eine umfassende HR-Software mit integrierter Zeiterfassung. Der Schwerpunkt liegt klar auf der Verwaltung von HR-Prozessen wie Stammdaten, Abwesenheiten und Payroll-Vorbereitung, weniger auf operativen Abläufen.

Stärken

• Integrierte Zeiterfassung innerhalb einer HR-Suite
• Starke HR-Funktionen (Mitarbeiterdaten, Abwesenheiten, Reports)
• Geeignet für administrativ geprägte Organisationen

Was Benutzer sagen: "Es ist eine HR-Software mit Funktionen für alle Mitarbeitenden, Führungskräfte und weitere Rollen." - Capterra

Einschränkungen

• Keine echte Schichtplanung - geht nur mit Schnittstellen
• Weniger geeignet für operative Teams mit wechselnden Schichten
• Manchmal schwierig zu benutzten

Was Benutzer sagen: "Manchmal ist es etwas knifflig, die richtigen Pausenzeiten einzutragen, nachdem ich meine Arbeitszeiten erfasst habe. Die beiden Eingabefelder für Arbeits- und Pausenzeit sind etwas unintuitiv. Positiv ist zwar, dass bei einer Eingabe wie Arbeitszeit von 9 bis 17 Uhr und einer Pause von 12 bis 13 Uhr die Arbeitszeit automatisch in zwei Abschnitte geteilt und die Pause dazwischen dargestellt wird, aber das wirkt für mich etwas unübersichtlich. In der Regel mache ich nur eine Pause, daher ist das kein großes Problem. Wenn man jedoch die Timer-Funktion nutzt, kann dadurch eine sehr große Anzahl an Einträgen entstehen, was schnell überwältigend wirkt." - G2

Leapsome

Leapsome ist eine HR-Plattform mit Schwerpunkt auf Mitarbeiterentwicklung, Performance-Management und Engagement. Zeiterfassung ist vorhanden, steht aber nicht im Zentrum des Produkts.

Stärken

• Fokus auf Performance, Feedback und Entwicklung
  
• Geeignet für wissensbasierte Organisationen
  
• Strukturierte HR-Prozesse und Analytics

Was Benutzer sagen: "Flexibilität und Anpassungsmöglichkeiten: Leapsome bietet eine Vielzahl von Funktionen." - Capterra

Einschränkungen

• Zeiterfassung nicht als operatives Kernmodul ausgelegt
  
• Keine Schicht- oder Einsatzplanung
  
• Hohe Komplexität für reine Zeiterfassungsanforderungen

Was Benutzer sagen: "Es braucht etwas Zeit, um zu verstehen, wie man alles effizient einrichtet – insbesondere für neue Administratorinnen und Administratoren." - G2

Die besten Arbeitszeiterfassung Softwares 2025 im direkten Vergleich

Wir haben euch hier nochmal die besten Zeiterfassungssoftwares im direkten Vergleich aufgelistet:

Welche ist die beste Zeiterfassungssoftware 2026?

Die beste Zeiterfassungssoftware gibt es nicht pauschal. Entscheidend ist, ob Arbeitszeiten isoliert erfasst werden sollen oder ob sie Teil eines größeren organisatorischen Prozesses sind. Der Unterschied zwischen Insellösung und ganzheitlichem Zeiterfassungssystem ist dabei ausschlaggebend.

Wann eine Insellösung die richtige Wahl ist

Eine Insellösung ist sinnvoll, wenn der Anwendungsfall klar begrenzt ist und Zeiterfassung keine weiteren Prozesse auslösen soll.

Klare Kriterien

• Kleine Teams mit überschaubaren Arbeitszeiten
  
  
• Keine oder kaum Schichtarbeit
  
  
• Zeiterfassung dient primär der Dokumentation oder Projektabrechnung
  
  
• Andere HR- oder Payroll-Systeme sind bereits im Einsatz
  
  

Typische Use Cases

• Freelancer oder Agenturen mit Projektzeiterfassung
  
  
• Startups mit geringer organisatorischer Komplexität
  
  
• Unternehmen, die ausschließlich Zeiten erfassen und manuell weiterverarbeiten
  
  

Wann ein ganzheitliches Zeiterfassungssystem sinnvoller ist

Ein ganzheitliches Zeiterfassungssystem wird dann relevant, wenn Arbeitszeiten nicht isoliert betrachtet werden können und mehrere Prozesse ineinandergreifen.

Skalierung

• Wachsende Teams mit zunehmendem Koordinationsaufwand
  
  
• Mehrere Standorte oder wechselnde Einsatzorte
  
  
• Steigender Bedarf an einheitlichen, konsistenten Zeitdaten
  
  

Schichtbetrieb

• Regelmäßige oder wechselnde Schichtmodelle
  
  
• Abhängigkeit zwischen Arbeitszeiten, Dienstplänen und Abwesenheiten
  
  
• Bedarf an zentraler Planung und aktueller Übersicht
  
  

In diesen Fällen reicht eine reine Zeiterfassungs-App oft nicht aus. Die Zeiterfassung wird zum Bestandteil eines integrierten Systems, das Planung und Verwaltung miteinander verbindet.

Fazit – Die richtige Zeiterfassungssoftware hängt vom Einsatz ab

Zeiterfassung ist nicht gleich Zeiterfassung. Insellösungen sind sinnvoll, wenn Arbeitszeiten lediglich dokumentiert werden sollen und der organisatorische Aufwand gering ist. Ganzheitliche Zeiterfassungssysteme setzen dort an, wo Arbeitszeiten mit Planung, Abwesenheiten und Personalverwaltung zusammenhängen.

Welche Lösung passt, hängt vom Einsatz ab: von Teamgröße, Schichtbetrieb und organisatorischer Komplexität. Unternehmen, die Zeiterfassung isoliert betrachten, kommen mit einer Insellösung aus. Wer Arbeitszeiten als Teil der operativen Organisation versteht, benötigt ein integriertes System.

Wer prüfen möchte, ob ein ganzheitliches Zeiterfassungssystem den eigenen Anforderungen entspricht, kann Kenjo kostenlos testen und Zeiterfassung, Schichtplanung und Personalverwaltung im Zusammenspiel erproben.