Die 7 besten Zeiterfassungssoftwares im Vergleich 2025

Da die Arbeitszeit streng geregelt ist, müssen Unternehmen die täglichen Arbeitsstunden ihrer Mitarbeiter aufzeichnen. Mit einer Zeiterfassungssoftware können Arbeitgeber die Arbeitszeit ihrer Angestellten genau erfassen und sicherstellen, dass sie sich an die gesetzlichen Vorgaben halten. Darüber hinaus liefern Zeiterfassungstools wertvolle Informationen über die Mitarbeiter, etwa zu Projektzeiten, zur Produktivität oder zu Urlaubstagen. 

Ein Programm zur Stundenerfassung ist auch für Mitarbeiter praktisch. Diese können eigenständig und ortsunabhängig – in aller Regel über eine mobile Zeiterfassungs App (im Vergleich zu einer Excel Arbeitszeiterfassung Vorlage) – ihre geleisteten Arbeitsstunden eingeben. Eine Zeiterfassungssoftware bietet also nicht nur Vorteile für das Unternehmen, sondern auch für seine Mitarbeiter.  In diesem Artikel stellen wir Dir die besten Zeiterfassungsapps vor. 

Was ist eine Zeiterfassungssoftware?

Eine Zeiterfassungssoftware, auch bekannt als Zeiterfassungssystem oder Arbeitszeiterfassung Software, ist ein Programm auf einem Computer, einem Tablet oder einem Smartphone, mit dem Mitarbeiter den Beginn, das Ende und ihre Arbeitspausen ihres Arbeitstages einfach erfassen können. 

Es gibt unterschiedliche Zeiterfassungssysteme für Unternehmen, allerdings bietet die digitale oder webbasierte Arbeitszeiterfassung für Unternehmen jeglicher Art gewisse Vorteile:

• Zugriff von jedem Gerät aus
• Einfache, schnelle und benutzerfreundliche Arbeitszeiterfassung

• Zugriff auf zusätzliche Funktionen wie Urlaubsverwaltung und Abwesenheitsmanagement
• Erstellung von Berichten und Bereitstellung der wichtigsten Daten in Echtzeit
• Geringere Kosten, da sie sich an der Anzahl der tatsächlichen Nutzer orientieren

Grundsätzlich sind Arbeitszeiterfassung Apps kostenpflichtig. Die (monatliche) Gebühr richtet sich jedoch nach der Anzahl der Mitarbeiter im Unternehmen.

Weitere Artikel zur Zeiterfassung gibt es hier. Lies Dir die Texte durch und erfahre alles zu den besten Zeiterfassungssoftwares:

• Gesetz zur Arbeitszeiterfassung
• Die besten Zeiterfassungssysteme für kleine Unternehmen
• Was ist ein Arbeitszeitkonto?
• Gesetzliche Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung

Vorteile einer Zeiterfasssungs Software

Eine Zeiterfassungssoftware bietet verschiedene Vorteile, sowohl für Unternehmen als auch für Mitarbeiter. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile:

• Effiziente Zeiterfassung: Eine Zeiterfassungssoftware ermöglicht es Mitarbeitern, ihre Arbeitszeit einfach und genau zu erfassen. Dies reduziert den Aufwand und die Fehleranfälligkeit im Vergleich zur manuellen Zeiterfassung per Stundenzettel oder Excel-Tabelle.
• Genauigkeit und Transparenz: Eine digitale Zeiterfassung minimiert menschliche Fehler und Missverständnisse bei der Erfassung der Arbeitszeiten. Die Software kann die Arbeitszeit automatisch erfassen und Berechnungen für Überstunden, Pausen usw. durchführen. Dadurch werden die Daten genau und transparent.
• Arbeitszeitmanagement: Mit einer Zeiterfassungssoftware können Unternehmen die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter effektiv verwalten. Es ermöglicht die Überwachung von Projektzeiten, die Planung von Ressourcen und die Optimierung der Arbeitsabläufe.
• Ressourcenplanung: Durch die genaue Erfassung der Arbeitszeiten können Unternehmen besser planen, wie sie ihre Ressourcen, einschließlich Mitarbeiter, Zeit und Budget, einsetzen. Dies erleichtert die Projektplanung und die Verteilung der Arbeit auf das Team.
• Abrechnung und Gehaltsabrechnung: Eine Zeiterfassungssoftware erleichtert die Abrechnung von Kundenprojekten oder die Gehaltsabrechnung für Mitarbeiter. Die genauen Zeiterfassungsdaten dienen als Grundlage für die korrekte Rechnungsstellung oder die Berechnung der Lohn- und Gehaltsabrechnung.
• Flexibilität und Mobilität: Viele Zeiterfassungssoftwares bieten mobile Apps oder Webzugriff, sodass Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten von überall aus erfassen können. Dies ist besonders nützlich für remote arbeitende Mitarbeiter oder Außendienstmitarbeiter.
• Analyse und Berichterstattung: Zeiterfassungssoftware bietet oft umfangreiche Analyse- und Berichtsfunktionen. Unternehmen können detaillierte Berichte über Arbeitszeiten, Projektkosten, Produktivität usw. erstellen. Diese Informationen helfen bei der Optimierung von Geschäftsprozessen und der Identifizierung von Effizienzsteigerungsmöglichkeiten.
• Compliance und Rechtssicherheit: Eine Zeiterfassungssoftware kann Unternehmen dabei unterstützen, arbeitsrechtliche Bestimmungen und Vorschriften einzuhalten. Sie ermöglicht die genaue Dokumentation von Arbeitszeiten und Pausen, was bei der Erfüllung von gesetzlichen Anforderungen und der Vermeidung von Konflikten hilft.

Welche Funktionen sollte eine Zeiterfassungssoftware haben?

Schauen wir uns zunächst einmal die Standardfunktionen einer Zeiterfassungs App an:

• Zeiterfassung: In der Regel werden mit dieser Kernfunktion die geleisteten Arbeitsstunden minutengenau in Echtzeit erfasst und auf einem Stundenzettel festgehalten. 
• Projektverwaltung: Obwohl viele Zeiterfassungssoftwarelösungen in ein größeres Projektmanagementsystem integriert sind, verfügen einige Arbeitszeiterfassung Apps über einfache Projektmanagement-Tools. Sie ermöglichen beispielsweise das Gruppieren und Tracken von Aufgaben.
• Online-Rechnungsstellung: Diese Funktion ist ein Muss bei Kundenabrechnungen nach Stunden oder Minuten.
• Benachrichtigungen: Benachrichtigungen können auf unterschiedliche Weise erfolgen. So wird beispielsweise eine Erinnerung an die Mitarbeiter gesendet, wenn sie es versäumen, sich an- oder abzumelden.
• Benutzerverwaltung: Mit dieser Funktion könne Gruppen erstellt werden und Benutzer nach Team oder Abteilung verwaltet werden.
• Berichte und Analysen: Mit wenigen Klicks Berichte und Zusammenfassungen zu erstellen, um möglichst viele Daten zu analysieren ist ideal zur Prüfung der Gesamtzeit pro Projektaufgabe.
• Einhaltung der Vorschriften: Eine HR-Software mit Zeiterfassungsfunktion kann Dir helfen, die gesetzliche Verpflichtung zu erfüllen, da sie eine transparente und genaue Aufzeichnung der Arbeitszeiten ermöglicht, um die Einhaltung arbeitsrechtlicher Bestimmungen und den Schutz der Arbeitnehmerrechte sicherzustellen.

Die besten Zeiterfasssungs Software in 2025

Aktuell gibt es eine riesige Auswahl an Mitarbeiter Zeiterfassungssoftware auf dem Markt. Bei einem derart großen Angebot fällt die Wahl für oder gegen ein Programm zur Stundenerfassung nicht leicht. Aus diesem Grund stellen wir Dir hier unsere aktuellen Favoriten unter den besten Zeiterfassungssoftwares vor. Die Frage lautet: Welche ist die beste Zeiterfassungssoftware?

Kenjo

Kenjo ist eine All-in-one-Managementsoftware für die Personalabteilung. Die HR-Software unterstützt das Personalteam bei täglichen Aufgaben, und zwar mithilfe von unterschiedlichen Funktionen: Lohnabrechnung, Zeiterfassung, Leistungsbeurteilung, Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement, intelligentes Recruiting, elektronische Signatur, Umfragen zur Mitarbeiterzufriedenheit, Organigramm, Mitarbeiterportal, Berichte und Analysen, Onboarding und Workflows. 

Zeiterfassung mit Kenjo - Einfach und intuitiv

Der Bereich Zeiterfassung ist intuitiv und benutzerfreundlich gestaltet und für die Mitarbeiter sehr einfach zu bedienen. Sie müssen sich lediglich auf einem Computer oder in der mobilen Arbeitszeiterfassung App anmelden und ihre Stunden für den jeweiligen Arbeitstag eingeben. Alternativ können sie einen QR-Code bei der Ankunft am Arbeitsplatz scannen und sich so automatisch registrieren.  

Für das HR-Team wiederum ist Kenjo ein Tool, mit dem es leicht die Arbeitszeit erfassen kann. Das Dashboard hebt farblich hervor, ob Mitarbeiter ihr Stundensoll bereits erfüllt haben oder Über- oder Minusstunden angesammelt haben. Eine der besten Zeiterfassungssoftwares am Markt.

Ein weiterer Vorteil von Kenjo ist, dass es cloud-basiert funktioniert. Das HR-Team braucht also lediglich ein Gerät und eine funktionierende Internetverbindung, um die Arbeitszeit der gesamten Belegschaft schnell und ressourcenschonend zu erfassen. Ein cloud-basiertes Zeiterfassungssystem erleichtert außerdem den Zugriff auf das Programm und macht beispielsweise Telearbeit möglich.

✅ Kenjo Kosten: Es gibt zwei Tarife für die HR-Software: Premium und Professional. Der Growth-Tarif kostet 8 € pro Monat und Mitarbeiter, der Starter-Tarif 5 € pro Monat und Mitarbeiter. Im Premium-Tarif sind zusätzlich die Funktionen elektronische Unterschrift und Performance Reviews verfügbar. In beiden Tarifen können die Nutzer auf das Zeiterfassungsfeature zugreifen.

Workday

Workday ist eine Komplett-Softwarelösung für große Unternehmen mit Tausenden von Mitarbeitern. Das cloud-basierte Tool deckt unterschiedliche Geschäftsbereiche wie Finanzmanagement, Unternehmensplanung und Personalverwaltung ab. 

In Workday gibt es eine gemeinsame Plattform für Zeiterfassung, Abwesenheiten, Urlaubszeiten und Entgeltabrechnung, sodass das HR-Team auf alle Informationen zu Arbeits- und Abwesenheitszeiten zentral zugreifen kann. Dadurch kann es damit verbundene Aufgaben automatisieren und die Produktivität der eigenen Abteilung steigern.

Ein weiteres spannendes Feature ist die mobile Zeiterfassung, die auf einer Geofencing-Technologie basiert. Mitarbeiter können sich in der Zeiterfassungs App eine Erinnerung anzeigen lassen, wenn sie am Arbeitsplatz ankommen oder das Büro wieder verlassen.

✅ Workday Kosten: Die Preise beginnen bei 160 US$ pro Benutzer und Jahr. Nähere Informationen erhalten Personaler allerdings nach einer Sales-Demo.

BeeBole

BeeBole ist eine Zeiterfassungssoftware, die flexibles, schnelles und einfaches Zeitmanagement ermöglicht. Nutzer können damit ihre Stunden täglich, wöchentlich oder monatlich erfassen. Das Programm ist für alle Browser und mobilen Endgeräte verfügbar, sodass die Nutzer von überall darauf zugreifen können. 

Mit diesem Programm behält das HR-Team die volle Kontrolle über den Genehmigungsworkflow; es kann Budgets für Projekte festlegen und diese in Echtzeit kontrollieren. Außerdem kann es eigene Dashboards erstellen und Berichte über Anwesenheiten, abrechenbare Stunden und Margen herunterladen.

✅ BeeBole Kosten: Pro Person werden 6,99 € fällig und Interessierte können das Tool einen Monat lang kostenlos testen.

clockodo

Clockodo ist eine einfache und übersichtliche Softwarelösung zur Zeiterfassung, insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen. Arbeits- und Projektzeiten können on- und offline mittels Computer, Tablet und Smartphone erfasst und der Projektfortschritt, einschließlich des Budgets, kontrolliert werden. Daneben bedient clockodo Features wie Urlaubsplaner, Abwesenheitsplanung mit Genehmigungsworkflow, digitale Stempeluhr, individuelle Berichte und nachträgliche Zeiterfassung.

Das Programm verfügt außerdem über verschiedene Schnittstellen, um die Arbeit mit der Zeiterfassungssoftware für Kleinbetriebe zu optimieren. So kann clockodo mit Rechnungsprogrammen wie Debitoor, Hiveage oder Lexoffice verbunden werden, um die Lohn- und Gehaltsabrechnung zu erleichtern. Mit nur wenigen Klicks können die erfassten Stunden übertragen und in Rechnung gestellt werden.

✅ Clockodo Kosten: Im Starter-Paket werden pro Person 4,00€ fällig und in der Pro-Version mit allen Funktionen 12,00 €.

TrackingTime

TrackingTime ist ein Zeiterfassungstool, das auf Remote-Mitarbeiter ausgerichtet ist und es Unternehmen ermöglicht, die Arbeitsstunden des Remote-Teams in Echtzeit zu erfassen. 

Zeiterfassung in Echtzeit bedeutet in diesem Fall, dass das Team aktuelle Aufgaben und Projekte an einem Ort verwalten und zuweisen kann und jedes Teammitglied weiß, woran die Kollegen momentan arbeiten – und zwar unabhängig davon, ob sie im Büro oder im Homeoffice sitzen. Da TrackingTime es ermöglicht, die Arbeitszeiterfassung direkt in die To-do-Liste des Teams (beispielsweise über Trello, Todoist oder Asana) zu integrieren, können Unternehmen mit der mobilen Arbeitszeiterfassung App auch ihre Projekte erfolgreich managen und ihre Produktivität messen. 

Bei TrackingTime gibt es eine kostenlose Version mit eingeschränktem Funktionsumfang für bis zu drei Nutzer und drei Projekte sowie eine Pro-Version für 5 $ pro Nutzer und Monat, die eine uneingeschränkte Zusammenarbeit, erweitertes Reporting und umfassendes Zeitmanagement erlaubt.

✅ TrackingTime Kosten: In der Basis-Variante für bis zu drei Nutzer ist das Tool kostenlos. In der Pro-Version kostet TrackingTime 5,00 € pro Nutzer und Monat.

Time Doctor

Time Doctor ist eine Arbeitszeiterfassungssoftware, die darauf abzielt, die Produktivität der Belegschaft zu steigern. Auf seiner Website gibt Time Doctor an, dass Remote-Teams mit dieser Software ihre Produktivität durchschnittlich um 22 Prozent steigern.

Darüber hinaus ermöglicht die Software eine Reihe von Integrationen mit Projektmanagement-Apps wie Asana und Trello, die die Zusammenarbeit und Kommunikation des gesamten Teams zusätzlich erleichtern.

✅ Time Doctor Kosten: In der Standard-Version kostet das Tool 10,00 US$ im Monat und pro Nutzer.

HRLocker

HRLocker ist ein englischsprachiges Zeiterfassungssystem speziell für kleine und mittelständische Unternehmen. 

Die Zeiterfassungssoftware funktioniert sowohl für Mitarbeiter vor Ort als auch für Remote-Teams. HRLocker ist eine cloud-basierte Software mit zahlreichen Extra-Funktionen wie Stundenzettel, Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement, Remote-Arbeit, Leistungsbeurteilungen, Recruiting und Onboarding. Die Daten werden in Echtzeit in das Dashboard importiert, um einen reibungslosen, automatisierten Ablauf zu gewährleisten – unter Einhaltung sämtlicher DSGVO-Bestimmungen natürlich.

✅ HRLocker Kosten: Kostenlos für bis zu 4 Nutzer. Dann  je nach Tarif 3,00  €, 4,00 € bzw. 6,00 € pro Nutzer und Monat.

Die besten Arbeitszeiterfassung Softwares 2025 im direkten Vergleich

Wir haben euch hier nochmal die besten Zeiterfassungssoftwares im direkten Vergleich aufgelistet:

Wie Kenjo Dir bei der Zeiterfassung helfen kann

Kenjo ist eine innovative Plattform, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Zeiterfassung effizient und zuverlässig zu gestalten. Mit Kenjo können Kunden ihre Arbeitszeiten und Projekte einfach erfassen, verwalten und auswerten. Die Plattform bietet eine Vielzahl von Funktionen, die den gesamten Prozess der Zeiterfassung optimieren. Kunden können beispielsweise Arbeitszeiten per App, Webbrowser oder Zeiterfassungsterminal erfassen.

Darüber hinaus ermöglicht Kenjo die automatische Berechnung von Überstunden, Urlaubs- und Krankheitstagen sowie die Erstellung von detaillierten Berichten und Analysen. Um Kenjo kennenzulernen, bieten wir eine kostenlose Demo an, in der Interessenten einen umfassenden Einblick in die Funktionen und Vorteile der Plattform erhalten können. Zusätzlich steht ein kostenloser Testzeitraum zur Verfügung, in dem Kunden die Möglichkeit haben, Kenjo in ihrem eigenen Arbeitsumfeld zu testen und sich von den Vorteilen zu überzeugen. Mit Kenjo wird die Zeiterfassung für Unternehmen zu einer effizienten und transparenten Angelegenheit.