Zuletzt aktualisiert am: 29. Oktober 2026

Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) müssen Arbeitgeber in Deutschland die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter erfassen. Wer noch Stundenzettel oder Excel nutzt, braucht ein System, das Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit zuverlässig dokumentiert.

Der Markt für Zeiterfassungs-Apps bleibt unübersichtlich: einfache Insellösungen stehen neben Systemen, die Zeiterfassung mit Schichtplanung, Abwesenheiten und Lohnvorbereitung verbinden.

Warum ein Arbeitszeiterfassungssystem 2026 unverzichtbar ist

Arbeitszeiten müssen vollständig, korrekt und nachvollziehbar erfasst werden. Gesetzliche Vorgaben verpflichten Unternehmen dazu, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit zu dokumentieren, unabhängig von Branche oder Unternehmensgröße.

Gleichzeitig steigen die operativen Anforderungen: Schichtarbeit, mobile Teams, flexible Arbeitszeiten und mehrere Standorte lassen sich mit manuellen Lösungen oder Excel kaum noch zuverlässig abbilden. Fehler, Intransparenz und zusätzlicher Verwaltungsaufwand sind die Folge.

Ein digitales Zeiterfassungssystem schafft Struktur. Es sorgt für einheitliche Prozesse, aktuelle Zeitdaten und eine belastbare Grundlage für Planung, Abwesenheiten und die vorbereitende Lohnabrechnung.

Was kostet Zeiterfassungssoftware? Preise im Überblick (Stand: Oktober 2026)

Die Preise stammen von den Preisseiten der Anbieter. Alle Angaben sind Nettopreise pro Nutzer und Monat, soweit nicht anders vermerkt. Das Prüfdatum steht in der letzten Spalte.

Beispielrechnung für 25 Mitarbeiter pro Monat

• Kenjo Starter: 25 × 6,00 € = 150 € (bei jährlicher Zahlung 135 €). Zeiterfassung und Schichtplanung sind enthalten.
• Kenjo Growth: 25 × 10,00 € = 250 €. Dazu kommen Zeiterfassungsterminal, digitale Signatur und Telefon-Support.
• Clockodo Basic: 25 × 4 € = 100 €. Ab 20 Nutzern bietet Clockodo ein individuelles Angebot an.
• TimO: 25 × 4,75 € = 118,75 €. Schichtplanung und Terminal sind als Module ohne Preisangabe gelistet.

Kosten, die im Preis nicht auftauchen

• Einrichtung: Personio erhebt eine einmalige Gebühr für die Ersteinrichtung. Bei Kenjo kostet das Onboarding ab 400 €, die Umsetzung der DATEV-Integration einmalig 600 € (ab Growth).
• Mindestgrößen und Gebühren: TimO verlangt mindestens 5 Nutzer, ClockIn eine Plattformgebühr von 10 € pro Monat unter 5 Nutzern.
• Schichtplanung: Bei ClockIn ist sie ein Add-on ab 27 € pro Monat. Bei Kenjo ist sie ab dem Starter-Tarif enthalten.
• Laufzeiten: Die günstigsten Preise gelten oft nur bei langer Bindung, bei ClockIn zum Beispiel 24 Monate.

Zum Kenjo-Preisrechner

KI in der Zeiterfassung: Was Automatik 2026 wirklich leistet

Zeiterfassung 2026 heißt nicht mehr nur Stempeln. Viele Anbieter schreiben „KI“ auf ihre Seiten. Entscheidend ist, was dahinter steckt: feste Regeln, die Fehler früh melden, oder lernende Funktionen, die Vorschläge machen.

Wo KI in der Zeiterfassung heute ankommt

• Einrichtung: Leapsome AI entwirft aus Deiner bestehenden Richtlinie oder einer Beschreibung in einfacher Sprache passende Zeiterfassungsregeln für Deine Standorte. Du prüfst jedes Detail, bevor etwas live geht (laut Leapsome, Stand 29.10.2026).
• Planung und Prognose: Einige Anbieter für Personaleinsatzplanung, etwa Quinyx, werben mit KI-gestützter Planung und Prognose.

Regelbasierte Prüfungen helfen heute sofort

Auch ohne KI nehmen Dir feste Regeln viel Arbeit ab. Sie melden Fehler, bevor sie in der Lohnabrechnung landen. Das spart Rückfragen und senkt das Risiko bei Prüfungen.

• Fehlende Buchungen erkennen: Fehlerhafte Anwesenheiten und vergessene Pausen werden automatisch erkannt. So bereinigt System Logistik (SYLO) seine Zeiteinträge für über 250 Mitarbeiter.
• Zuschläge berechnen: Nacht-, Wochenend- und Mehrarbeitszuschläge werden automatisch ermittelt und müssen nicht mehr von Hand in die Lohnvorbereitung übertragen werden.
• Verstöße gegen das Arbeitsrecht melden: Kenjo zeigt im Connect-Tarif Warnmeldungen bei Nichteinhaltung des Arbeitsrechts an.
• Pausen automatisch abziehen: Das ist wichtig für Teams, die Pausen nicht stempeln. Kenjo bietet im Connect-Tarif eine Zeiterfassungsautomatisierung.

Diese Fragen solltest Du jedem Anbieter stellen

• Was macht die KI konkret, und in welchem Tarif ist sie enthalten?
• Wer prüft die Vorschläge, bevor sie in Zeitdaten oder Lohnvorbereitung wirken?
• Wo werden die Daten verarbeitet, und wie passt das zu Deinen Datenschutzvorgaben?

Welche Funktionen in welchem Tarif enthalten sind, unterscheidet sich je nach Anbieter. Prüfe deshalb vor dem Kauf, ob die Warnungen und Automatisierungen im Tarif stecken, den Du tatsächlich buchen willst.

Was ist eine Zeiterfassungssoftware?

Zeiterfassungssoftware erfasst Arbeitszeiten digital: Beginn, Ende, Pausen und Überstunden. Sie ersetzt manuelle Stundenzettel und Excel-Listen durch strukturierte, auswertbare Zeitdaten.

Typische Funktionen sind:

• Arbeitszeit- und Pausenerfassung
• Mobile Nutzung per App oder Browser
• Auswertungen und Exporte
• Nachvollziehbare Dokumentation der Arbeitszeiten

Der Unterschied liegt im Umfang: Manche Tools beschränken sich auf die reine Zeiterfassung. Andere sind Teil eines größeren Systems, das zusätzlich Planung, Abwesenheiten und weitere Personalprozesse abdeckt.

Insellösungen vs. ganzheitliche Zeiterfassungssoftware

Arbeitszeiterfassungssoftware lässt sich grob in zwei Kategorien einteilen: Insellösungen und ganzheitliche Zeiterfassungssysteme. Beide erfassen Arbeitszeiten. Sie unterscheiden sich aber deutlich im Funktionsumfang und im Einsatzbereich.

Insellösungen konzentrieren sich auf die reine Zeiterfassung. Sie erfassen Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Pausen und bieten einfache Auswertungen. Schichtplanung, Abwesenheiten oder Personalverwaltung sind meist nicht oder nur sehr eingeschränkt abgedeckt.

Ganzheitliche Zeiterfassungssysteme gehen einen Schritt weiter. Hier ist die Zeiterfassung Teil eines integrierten Systems, das zusätzlich Schichtplanung, Abwesenheitsmanagement und weitere personalbezogene Funktionen abbildet. Zeitdaten werden nicht isoliert erfasst, sondern direkt weiterverwendet.

Welche Kategorie sinnvoll ist, hängt vom organisatorischen Aufwand und der Struktur des Unternehmens ab. In den folgenden Abschnitten vergleichen wir beide Ansätze.

Insellösungen für Zeiterfassung

Insellösungen sind Tools, die sich ausschließlich auf die Erfassung von Arbeitszeiten konzentrieren. Sie erfassen Beginn, Ende und Pausen und stellen einfache Auswertungen zur Verfügung.

Typische Merkmale von Insellösungen:

• Fokus auf Zeiterfassung und Stempelfunktionen
• Schnelle Einrichtung, geringer Funktionsumfang
• Keine integrierte Schichtplanung oder Personalverwaltung
• Zeitdaten stehen isoliert und müssen oft manuell weiterverarbeitet werden

Insellösungen eignen sich vor allem für kleine Teams, Freelancer oder Unternehmen, die bereits separate Systeme für Personalplanung, Abwesenheiten oder Lohnabrechnung nutzen.

Mit zunehmender Komplexität stoßen sie jedoch schnell an Grenzen, insbesondere dort, wo automatische Pausen, Schichtlogiken oder mobile Einsatzorte berücksichtigt werden müssen.

Ganzheitliche Zeiterfassungssysteme

Ganzheitliche Zeiterfassungssysteme erfassen Arbeitszeiten als Teil eines integrierten Systems. Zeitdaten stehen von Beginn an im Zusammenhang mit Planung, Abwesenheiten und weiteren personenbezogenen Prozessen.

Typische Merkmale ganzheitlicher Systeme:

• Zeiterfassung als Kernbestandteil eines zentralen Systems
• Verbindung von Arbeitszeiten mit Schicht- und Einsatzplanung
• Zentrale Verwaltung von Mitarbeitern und Abwesenheiten
• Weiterverwendung der Zeitdaten für Auswertungen und die Lohnvorbereitung

Überstunden lassen sich im Kontext von Schichtplänen korrekt berechnen, Zuschläge automatisch ermitteln und Zeitdaten direkt für die vorbereitende Lohnabrechnung nutzen.

Ganzheitliche Systeme eignen sich besonders für Unternehmen mit Schichtarbeit, mehreren Standorten oder steigender organisatorischer Komplexität.

Funktionen, die Du 2026 bei Zeiterfassungssystemen beachten solltest

Ein Arbeitszeiterfassungssystem misst sich im Alltag nicht an der Anzahl der Funktionen, sondern daran, ob es typische operative Probleme zuverlässig löst. Aus echten Verkaufsgesprächen lassen sich dafür klare Anforderungen ableiten.

Rechtssicherheit und Arbeitszeitgrenzen

Arbeitszeiten müssen nicht nur erfasst, sondern auch regelkonform eingeordnet werden. Dazu gehören tägliche Höchstarbeitszeiten, Ruhezeiten und Pausenregelungen. Praxisrelevant sind:

• Hinweise oder Warnungen bei Überschreitungen (z. B. 8- oder 10-Stunden-Grenze)
• Sichtbare Konfliktanzeigen für Arbeitgeber
• Nachvollziehbare Dokumentation für Prüfungen

→ Besonders wichtig für Unternehmen mit Schichtbetrieb oder Überstundenkultur.

Automatisierte Pausen (Pauschalpausen)

In vielen operativen Bereichen werden Pausen nicht aktiv gestempelt. Das führt schnell zu rechtlichen Risiken. Ein gutes Zeiterfassungssystem sollte:

• Pausen automatisch abziehen (z. B. 30 Minuten nach 6 Stunden)
• gesetzliche Mindestpausen berücksichtigen
• ohne aktives Zutun der Mitarbeiter funktionieren

→ Relevant für Montage, Logistik, Produktion und Pflege.

Mobile Nutzung, Terminal und Standorterfassung

Zeiterfassung funktioniert je nach Mitarbeitergruppe unterschiedlich. Wichtige Anforderungen:

• Einfache mobile Erfassung (z. B. per Swipe)
• Anbindung bestehender RFID-Chips oder Terminals
• Standorterfassung per GPS, um das Einchecken auf definierte Einsatzorte zu begrenzen

→ Entscheidend für mobile Teams, Fahrer, Monteure und soziale Einrichtungen.

Anbindung an Lohnabrechnung und eAU

Zeiterfassung endet nicht beim Export einer Datei. Praxisrelevant sind:

• Vorbereitende Lohnabrechnung mit Änderungskennzeichnung zum Vormonat
• Direkte Übergabe an DATEV oder vergleichbare Systeme
• Digitale Bereitstellung von Lohnabrechnungen für Mitarbeiter
• Automatisierte eAU-Abfrage, bei der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen digital über angebundene Lohnabrechnungssysteme verarbeitet werden

→ Spart Zeit im HR-Alltag und reduziert Rückfragen.

Projekt- und Kostenstellenzeiterfassung

Für Dienstleister und projektorientierte Betriebe ist die Zuordnung von Zeiten Pflicht. Wichtige Funktionen:

• Erfassung nach Projekten, Kostenstellen oder Kennzeichen
• Kommentare pro Zeiteintrag
• Auswertungen über längere Zeiträume (z. B. Jahresübersicht)

→ Relevant für Handwerk, Beratung und technische Dienstleistungen.

Branchenspezifische Sonderfälle

Standard-Zeiterfassung reicht in vielen Branchen nicht aus. Typische Sonderanforderungen:

• Umziehzeiten als Arbeitszeit
• Komplexe Urlaubsüberträge (z. B. tariflich bis zu 15 Monate)
• Sonderregeln je Standort oder Mitarbeitergruppe

→ Hier stoßen einfache Insellösungen oft an funktionale Grenzen.

Insellösungen für Zeiterfassung im Vergleich

Clockodo

Clockodo ist eine klassische Insellösung für Arbeits- und Projektzeiten. Zeiten werden per Browser oder App erfasst und lassen sich nach Projekten, Tätigkeiten oder Kunden auswerten. Preis: Free (1 Nutzer), Basic 4 €, Pro 10 € pro Nutzer und Monat. Bewertung: 4,7 von 5 bei OMR (1.025 Bewertungen).

Stärken

• Übersichtliche Erfassung von Arbeits- und Projektzeiten
• Klare Auswertungen und Exporte
• Web-App und mobile App

Was Benutzer sagen: „Klare, fokussierte Zeiterfassung ohne Overengineering“ (Marco, Lead Consultant bei NEOMATIC AG, OMR, innerhalb der letzten 12 Monate, OMR)

Einschränkungen

• Keine integrierte Schicht- oder Einsatzplanung
• Keine zentrale Personalverwaltung
• Zeitdaten bleiben auf die Zeiterfassung beschränkt

Was Benutzer sagen: „Clockodo erledigt Zeiterfassung zuverlässig, bleibt bei Automatisierungen aber sehr basic.“ (Marco, Lead Consultant bei NEOMATIC AG, OMR, innerhalb der letzten 12 Monate, OMR)

ClockIn

ClockIn ist eine Insellösung mit Fokus auf einfache Stempelprozesse. Arbeitszeiten werden per App oder Tablet-Terminal erfasst, häufig direkt am Einsatzort. Der DATEV-Export der Zeitnachweise ist in allen Tarifen enthalten. Preis: Starter ab 3,59 € pro Nutzer und Monat. Bewertung: 4,9 von 5 bei OMR (442 Bewertungen).

Stärken

• Mobile App und Tablet-Terminal in allen Tarifen
• Schneller Einstieg ohne komplexe Einrichtung
• Gut geeignet für mobile und operative Teams

Was Benutzer sagen: „Clockin ist eine sehr gute App für Gebäudereiniger die unsere Kunden überzeugt hat!“ (Christian, Geschäftsführer und Inhaber, OMR, innerhalb der letzten 12 Monate, OMR)

Einschränkungen

• Schichtplanung nur als Add-on ab 27 € pro Monat
• GPS und Projektzeiten erst ab dem Pro-Tarif
• Kritik in OMR-Rezensionen betrifft vor allem begrenzte Arbeitszeitmodelle und den Support

Clockify

Clockify ist eine weit verbreitete Insellösung mit Timer- und Tabellenansicht. Die Software erfasst Arbeitszeiten nach Projekten und Tätigkeiten und ist vor allem für ihr kostenloses Einstiegsmodell bekannt. Bewertung: 4,3 von 5 bei OMR (56 Bewertungen, die neuesten Rezensionen sind älter als 12 Monate).

Stärken

• Kostenloser Einstieg möglich
• Flexible Zeiterfassung per Timer oder manuell
• Projekt- und Tätigkeitszeiterfassung

Einschränkungen

• Zeiterfassung als isolierte Funktion
• Keine integrierte Schicht- oder Einsatzplanung
• Keine zentrale Personalverwaltung

TimO

TimO ist eine cloudbasierte Insellösung für Arbeitszeit- und Projektzeiterfassung. Der Schwerpunkt liegt auf der strukturierten Dokumentation von Zeiten. Preis: ab 4,99 € pro Nutzer und Monat bei mindestens 5 Nutzern. Bewertung: 4,8 von 5 bei OMR, allerdings nur 2 Bewertungen.

Stärken

• Kombination aus Arbeitszeit- und Projektzeiterfassung
• Klar strukturierte Oberfläche
• Geeignet für kleinere, projektorientierte Teams

Was Benutzer sagen: „die detaillierten Berichtsfunktionen“ (Martina, Abteilungsleiter, OMR, Bewertung älter als 12 Monate, OMR)

Einschränkungen

• Keine integrierte Schicht- oder Einsatzplanung im Basispreis
• Keine durchgängige Personalverwaltung
• Begrenzter Nutzen bei Schichtarbeit oder mehreren Standorten

Was Benutzer sagen: „die mobile App nicht alle Funktionen der Desktop-Version bietet“ (Martina, Abteilungsleiter, OMR, Bewertung älter als 12 Monate, OMR)

Ganzheitliche Arbeitszeiterfassungssysteme im Vergleich

Ganzheitliche Zeiterfassungssysteme erfassen Arbeitszeiten als Bestandteil eines integrierten Systems. Zeitdaten stehen in direktem Zusammenhang mit Schichtplanung, Abwesenheiten und weiteren personalbezogenen Prozessen.

Im Unterschied zu Insellösungen entstehen keine Datensilos. Arbeitszeiten müssen nicht exportiert oder manuell weiterverarbeitet werden, sondern lassen sich direkt für Planung, Auswertungen und vorbereitende Lohnprozesse nutzen.

Kenjo

Kenjo ist ein ganzheitliches Zeiterfassungssystem, bei dem Arbeitszeiten Teil einer integrierten Personalverwaltungssoftware sind. Die Zeiterfassung ist eng mit Schichtplanung, Abwesenheiten und der vorbereitenden Lohnabrechnung verbunden. Preis: Starter 6,00 €, Growth 10,00 € pro Mitarbeiter und Monat, Connect auf Anfrage.

Stärken

• Zeiterfassung und Schichtplanung schon im Starter-Tarif
• Erfassen per App oder Zeiterfassungsterminal (Terminal ab Growth)
• Automatische Berechnung von Nacht-, Wochenend- und Mehrarbeitszuschlägen für die Lohnvorbereitung
• Zentrale Personalverwaltung statt isolierter Zeitdaten

Was Benutzer sagen: „Klare und einfache Benutzeroberfläche und Usability, innovative Funktionalitäten“ (Kundenbewertung, trusted.de)

Einschränkungen

• Keine eigenständige Lohnabrechnung: Kenjo bereitet die Lohnabrechnung vor und setzt auf die Anbindung externer Lohnabrechnungslösungen wie DATEV (einmalige Umsetzung 600 €, ab Growth)
• Warnmeldungen bei Nichteinhaltung des Arbeitsrechts und Zeiterfassungsautomatisierung gibt es nur im Connect-Tarif (Preis auf Anfrage)
• Kein breites Spektrum an Funktionen zur Mitarbeiterentwicklung

Personio

Personio ist eine umfassende HR-Software mit integrierter Zeiterfassung. Der Schwerpunkt liegt auf der Verwaltung von HR-Prozessen wie Stammdaten, Abwesenheiten und Payroll-Vorbereitung. Preise nennt Personio nicht öffentlich. Bewertung: 4,3 von 5 bei OMR (412 Bewertungen).

Stärken

• Integrierte Zeiterfassung innerhalb einer HR-Suite
• Starke HR-Funktionen (Mitarbeiterdaten, Abwesenheiten, Reports)
• Geeignet für administrativ geprägte Organisationen

Was Benutzer sagen: „Ganzheitliche Software, die die Nutzung von hunderten Excel Tabellen und Tools obsolet macht“ (Beatrice, DIGITALWERT, OMR, Bewertung älter als 12 Monate, OMR)

Einschränkungen

• Keine echte Schichtplanung, nur über Schnittstellen
• Weniger geeignet für operative Teams mit wechselnden Schichten
• Preise und Pakete sind nicht öffentlich einsehbar, dazu kommt eine einmalige Einrichtungsgebühr

Was Benutzer sagen: „Die Preise und Paket bei personio sind nicht immer klar beschrieben“ (Stuart, Visable GmbH, OMR, Bewertung älter als 12 Monate, OMR)

Was Benutzer sagen: „Die Funktionen der mobilen App sind auf das absolute Minimum reduziert.“ (Anonym, Strategy Manager, OMR, Bewertung älter als 12 Monate, OMR)

Leapsome

Leapsome ist eine HR-Plattform mit Schwerpunkt auf Talententwicklung. Laut Leapsome ist die Zeiterfassung Teil des HRIS: Teams erfassen Arbeitszeiten und Pausen in einem Widget, anpassbare Regeln berücksichtigen lokale Vorschriften, und die Daten fließen in die Lohnvorbereitung. Bewertung: 4,6 von 5 bei OMR (270 Bewertungen).

Stärken

• Zeiterfassung im selben System wie Mitarbeiterprofile, Abwesenheiten und Lohnvorbereitung
• Anpassbare Zeiterfassungsrichtlinien, auch für mehrere Länder
• Stark bei Performance, Feedback und Entwicklung

Einschränkungen

• Auf der Zeiterfassungsseite nennt Leapsome keine Schicht- oder Einsatzplanung
• Schwerpunkt liegt auf Talententwicklung, nicht auf operativen Teams mit Schichten
• Preise nicht öffentlich geprüft: Angebot beim Anbieter anfragen

Die besten Zeiterfassungs-Softwares 2026 im direkten Vergleich

Hier sind die Anbieter noch einmal nebeneinander. „Nicht geprüft“ heißt: Wir haben die Angabe auf der Anbieterseite nicht verifiziert.

Was Kenjo-Kunden über die Zeiterfassung sagen

Drei Betriebe aus der Logistik und Gastronomie erzählen, was sich nach dem Wechsel zu Kenjo geändert hat. Die ganzen Geschichten findest Du in den Fallstudien von BOMM Delivery, System Logistik und Litaly.

BOMM Delivery: 45 Mitarbeiter, drei Wochen bis zur Einführung

„Wir wurden kurz aus der Steinzeit in die Zukunft katapultiert. Mit Kenjo haben wir endlich ein Tool, das eine unglaubliche Bandbreite an Möglichkeiten bereit hält und die Handhabung gleichzeitig maximal einfach macht.“ Marco Bleis, Gründer und Geschäftsführer, BOMM Delivery GmbH

Der Delivery Service Partner aus Magdeburg ersetzte ein System ohne volle Rechtskonformität bei den Arbeitszeiten. Zuschläge für Nacht- und Wochenendarbeit berechnet Kenjo jetzt automatisch.

System Logistik (SYLO): 250+ Mitarbeiter an 4 Standorten

„Einfach und gut nutzbar im Alltag. Die automatischen Anpassungen bei Zeiteinträgen, die Übersichtlichkeit der Anwendung und die vereinfachte Vorbereitung der Lohnabrechnung sparten uns viel Arbeit.“ Bellinda Heilmann, HR Managerin und Personalleitung, System Logistik GmbH

SYLO steuert vier Standorte über ein Multi-Org-Setup. Fahrer erfassen ihre Zeiten per App, vergessene Pausen und fehlerhafte Anwesenheiten werden automatisch erkannt.

Litaly Restaurant

„Dank Kenjo haben wir das Chaos mit den Stundenzetteln endlich besiegt. Die Automatisierung spart uns wertvolle Stunden in der Woche.“ Tim, Gründer von Litaly Restaurant

Videos zur Zeiterfassung

Die digitale Arbeitszeiterfassung und das Arbeitszeitgesetz erklärt Episode 2 unserer Videoreihe (siehe oben). Wie die Zeiterfassung in der App aussieht, zeigt dieses Video:

Welche ist die beste Zeiterfassungssoftware 2026?

Die beste Zeiterfassungssoftware gibt es nicht pauschal. Entscheidend ist, ob Arbeitszeiten isoliert erfasst werden sollen oder ob sie Teil eines größeren organisatorischen Prozesses sind.

Wann eine Insellösung die richtige Wahl ist

Eine Insellösung ist sinnvoll, wenn der Anwendungsfall klar begrenzt ist und Zeiterfassung keine weiteren Prozesse auslösen soll.

Klare Kriterien

• Kleine Teams mit überschaubaren Arbeitszeiten
• Keine oder kaum Schichtarbeit
• Zeiterfassung dient primär der Dokumentation oder Projektabrechnung
• Andere HR- oder Payroll-Systeme sind bereits im Einsatz

Typische Use Cases

• Freelancer oder Agenturen mit Projektzeiterfassung
• Startups mit geringer organisatorischer Komplexität
• Unternehmen, die ausschließlich Zeiten erfassen und manuell weiterverarbeiten

Wann ein ganzheitliches Zeiterfassungssystem sinnvoller ist

Ein ganzheitliches System wird relevant, wenn Arbeitszeiten nicht isoliert betrachtet werden können und mehrere Prozesse ineinandergreifen.

Skalierung

• Wachsende Teams mit zunehmendem Koordinationsaufwand
• Mehrere Standorte oder wechselnde Einsatzorte
• Steigender Bedarf an einheitlichen, konsistenten Zeitdaten

Schichtbetrieb

• Regelmäßige oder wechselnde Schichtmodelle
• Abhängigkeit zwischen Arbeitszeiten, Dienstplänen und Abwesenheiten
• Bedarf an zentraler Planung und aktueller Übersicht

In diesen Fällen reicht eine reine Zeiterfassungs-App oft nicht aus. Die Zeiterfassung wird zum Bestandteil eines Systems, das Planung und Verwaltung verbindet.

Häufige Fragen zur Zeiterfassungssoftware

Ist Zeiterfassung in Deutschland Pflicht?

Ja. Das Bundesarbeitsgericht hat im September 2022 entschieden (Az. 1 ABR 22/21), dass Arbeitgeber ein System einführen müssen, mit dem die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter erfasst wird. Digitale Lösungen erleichtern Auswertung und Nachweis.

Was kostet eine Zeiterfassungssoftware?

Reine Insellösungen starten bei 0 € bis etwa 5 € pro Nutzer und Monat, zum Beispiel Clockodo ab 4 € oder TimO ab 4,99 €. Kenjo startet bei 6,00 € pro Mitarbeiter und Monat (Stand Oktober 2026) und enthält Zeiterfassung und Schichtplanung. Für 25 Mitarbeiter sind das 150 € pro Monat, bei jährlicher Zahlung 135 €.

Brauche ich eine Insellösung oder ein ganzheitliches System?

Eine Insellösung reicht, wenn Du nur Zeiten dokumentierst oder Projekte abrechnest und Planung und Lohn in anderen Systemen laufen. Bei Schichtarbeit, mehreren Standorten oder Lohnvorbereitung spart ein ganzheitliches System den manuellen Export der Zeitdaten.

Welche Funktionen sollte eine Zeiterfassungssoftware haben?

Wichtig sind Arbeitszeit- und Pausenerfassung per App oder Terminal, automatische Pausenabzüge, Warnungen bei Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz, Auswertungen und eine Anbindung an die Lohnabrechnung, zum Beispiel über DATEV.

Kann ich Kenjo kostenlos testen?

Ja. Du kannst Kenjo 14 Tage lang kostenlos testen und Zeiterfassung, Schichtplanung und Personalverwaltung im Zusammenspiel ausprobieren.

Fazit: Die richtige Zeiterfassungssoftware hängt vom Einsatz ab

Zeiterfassung ist nicht gleich Zeiterfassung. Insellösungen sind sinnvoll, wenn Arbeitszeiten lediglich dokumentiert werden sollen und der organisatorische Aufwand gering ist. Ganzheitliche Systeme setzen dort an, wo Arbeitszeiten mit Planung, Abwesenheiten und Personalverwaltung zusammenhängen.

Welche Lösung passt, hängt von Teamgröße, Schichtbetrieb und organisatorischer Komplexität ab. Wer Zeiterfassung isoliert betrachtet, kommt mit einer Insellösung aus. Wer Arbeitszeiten als Teil der operativen Organisation versteht, braucht ein integriertes System.

Prüfe selbst, ob ein ganzheitliches System zu Deinem Betrieb passt: Teste Kenjo 14 Tage kostenlos und probiere Zeiterfassung, Schichtplanung und Personalverwaltung im Zusammenspiel aus.