Die besten Zeiterfassungssysteme für Kleinbetriebe

In Deutschland gibt es derzeit keine generelle Pflicht zur Zeiterfassung. Aufgrund eines EU-Urteils zur Arbeitszeiterfassung des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) im Mai 2019 könnte sich das allerdings schon bald ändern. Immerhin wurde entschieden, dass alle Unternehmen egal welcher Größe ein Erfassungssystem der täglichen effektiv geleisteten Arbeitszeit zu schaffen haben.

Darauf folgte im Jahr 2022 das Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG), das bestätigt hat, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann. Jetzt fragen sich vor allem kleine und mittelständische Unternehmen, die derzeit noch keine Zeiterfassung anbieten, wie sie am besten vorgehen. 

Allerdings dürfen wir nicht vergessen, dass es auch im Moment schon eine gesetzlich Verpflichtung zur Erfassung von Arbeitszeiten gibt und zwar für:

• geringfügig Beschäftigte, für die eine besondere Missbrauchsgefahr besteht, wie beispielsweise im Baugewerbe, Gaststätten, Speditions-und Logistikbereich.
  
  

Ist die Arbeitszeiterfassung gesetzlich verbindlich?

Die Gesetzeslage in der EU ist klar: Im Mai 2019 wurden Unternehmen in ganz Europa dazu verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jeweils am Tag der Arbeitsleistung aufzuzeichnen.

Der Europäische Gerichtshof hat in den Arbeitszeitrichtlinien angekündigt, dass das Gesetz für alle EU-Mitgliedsstaaten verbindlich ist.

Das EuGH-Urteil legt u.a. folgende Bestimmungen fest:

• Alle Unternehmen ihre Zeit- und Anwesenheitsprotokolle mindestens vier Jahre lang aufbewahren müssen.
• Diese Protokolle müssen den Arbeitnehmern und Gewerkschaften zur Verfügung gestellt werden.
• Die Mitarbeiter müssen während ihres Arbeitstages Zugang zu den Protokollen haben.
• Die Gewerkschaften müssen monatlich über die Überstunden der Beschäftigten informiert werden,  und zwar immer dann, wenn ein Gewerkschaftsvertreter anwesend ist.

Allerdings entsprechen laut einem aktuellen Gutachten des Bundesarbeitsministeriums die aktuellen Regelungen in Deutschland  etwa im Arbeitszeitgesetz nicht dem EU-Recht.

Das Bundesarbeitsgerichts (BAG) hat in seinem Urteil im Jahr 2022 nochmal bestätigt, dass der Arbeitgeber verpflichtet ist, für eine geeignete Organisation der Zeiterfassung zu sorgen und die erforderlichen Mittel bereitzustellen. Eine gesetzliche Regelung wird also kommen, lediglich bei der Umsetzung gibt es noch Gestaltungsspielraum. Flexible Arbeitszeitmodelle wie die Vertrauensarbeitszeit und Home Office sollen aber nach dem Willen der Politik möglich bleiben.

Ab wann müssen Kleinbetriebe ein Zeiterfassungssystem einführen?

Obwohl das deutsche Arbeitszeitgesetz bisher nicht an das EU-Urteil angepasst wurde und somit keine Pflicht gilt, empfehlen wir allen Unternehmen, ihre derzeitige Praxis bei der Arbeitszeiterfassung auf den Prüfstand zu stellen. Denn sicherlich muss sich auch die deutsche Rechtslage in absehbarer Zukunft an die EU-Gesetze anpassen.

Ebenso bietet die Einbindung zahlreiche Vorteile, um die zeitnahe Implementierung einer solchen Software rechtzeitig voranzutreiben:

• Weniger Planungsarbeit und keine Tabellenkalkulationen
• Dienstplan innerhalb des Budgets planen
• Kostensenkung bei der Gehaltsabrechnung durch genaue Arbeitszeiterfassung der Mitarbeiter
• Einhaltung von Rechtsvorschriften
• Schutz von sensiblen Daten
  
   

Gibt es rechtliche Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung?

Derzeit gibt das deutsche ArbZG zur Form der Arbeitszeiterfassung keine Vorgaben, allerdings greift vom Gesetz auch das Verwaltungsrecht bzw. das Bundesdatenschutzgesetz.

Hier heißt es, dass die durch eine digitale Arbeitszeiterfassung festgehaltenen Zeiten zu den personenbezogenen Daten zählen. Konkret bedeutet das, dass automatisiert verarbeitete, personenbezogene Daten so zu gestalten sind, dass sie den besonderen Anforderungen des Datenschutzes gerecht werden.

Ein Missbrauch oder die Weitergabe von solchen personenbezogenen Daten, inklusive denen der Arbeitszeiterfassung, müssen unbedingt verhindert werden. Dabei müssen Daten, die zu unterschiedlichen Zwecken erhoben wurden, auch entsprechend getrennt verarbeitet werden.

Die drei besten Zeiterfassungssysteme für Kleinbetriebe

Weder in der EU- noch in der deutschen Gesetzgebung werden Zeiterfassungssysteme benannt, so dass die Entscheidung jedem Unternehmen selbst überlassen bleibt. Ein solches System sollte 

• sich an die jeweiligen Bedürfnisse eines Unternehmens anpassen,
• und sicherzustellen, dass sie den oben genannten rechtlichen Anforderungen entsprechen.

Derzeit werden verschiedene Arten von Zeiterfassungssoftware speziell für kleine Unternehmen auf dem Markt angeboten. Dabei hat jedes seine Vor- und Nachteile. Schauen wir uns die einmal genauer an.

1. Traditionelle Zeiterfassungssysteme für Kleinbetriebe - Excel-Vorlagen

Excel-Vorlagen gehören zu den Klassikern im Personalmanagement, um die Zeit und Anwesenheit der Mitarbeiter zu tracken. Sie können entweder ausgedruckt dem Mitarbeiter vorgelegt werden oder aber digital ausgefüllt werden, damit diese bei Arbeitsbeginn und - ende stets mit ihrer Unterschrift die Arbeitszeiten bestätigen können.

Obwohl es sich um ein kostengünstiges und weit verbreitetes System handelt, gestaltet sich die Handhabung im täglichen Gebrauch als kompliziert. Wenn Personalmanager zum Beispiel ausgedruckte Excel-Tabellen verwenden, müssen sie sicherstellen, dass

diese Dokumente mindestens vier Jahre lang in einem Aktenschrank oder Lagerraum aufbewahrt werden. Verstaubte Archive nehmen wertvollen Platz und gerade bei Unternehmen mit hoher Fluktuationsrate verschwinden leicht wichtige Akten und Blätter. 

Bei digitalen Tabellenkalkulationen dagegen müssen Personaler sicherstellen, dass alle Informationen korrekt eingegeben wurden und die Formeln immer noch funktionieren.

2. Digitale Zeiterfassungssoftware für Mitarbeiter

Als modernste und effizienteste Art der Zeit- und Anwesenheitserfassung helfen digitale Zeiterfassungssysteme für Kleinbetriebe gerade den kleinen Unternehmen und Betrieben schnell und einfach die Gesetzgebung zur Erfassung der Arbeitszeiten einzuhalten.

Eine Zeiterfassungssoftware sollte normalerweise auf dem Desktop und mobil funktionieren, so dass die Mitarbeiter jederzeit und überall ein- und ausstempeln können. Besonders seit sich durch die Corona-Pandemie das mobile Arbeiten im Homeoffice immer mehr verbreitet hat, müssen Firmen ihre Systeme dahingehend umstellen. Ein umständliches Hin- und Herschicken von Excel-Tabellen verliert kostbare Zeit.

Ein weiterer Vorteil dieses Zeiterfassungssystems ist die Speicherung aller Daten in der Cloud. Das ermöglicht nicht nur eine sichere Archivierung, sondern auch einen zuverlässigen Zugang von allen Computern. Das spart Büroraum und Zeit, wenn man nicht umständlich durch Aktenordner wälzen muss.

Bestimmte Zeiterfassung Software für Kleinbetriebe  bieten auch Funktionen, die es Personalabteilungen ermöglichen, das Zeitmanagement ihrer Mitarbeiter zu verbessern. Zum Beispiel können Vorgesetzte die das Arbeitspensum eines Mitarbeiters bestimmen, Auszeiten verwalten, Daten in Echtzeit erhalten und benutzerdefinierte Berichte erstellen.

3. Stempeluhren für Kleinbetriebe

Es gibt zwei Arten von Stempeluhren für Kleinbetriebe: Traditionell kennt man noch die berühmte Stempelkarte, mit der morgens und abends ein- und ausgestempelt wurde. Dabei handelt es sich um ein extrem einfaches System, das bei der Erfassung von Arbeitsstunden und der Berechnung von Überstunden hilft. Sie verpflichtet jedoch auch, da die Mitarbeiter jeden Tag persönlich ein- und ausstempeln müssen. 

Dagegen bezieht sich die der zweite Typ auf biometrische Systeme, die mit neuen

Technologien arbeiten. Sie scannen den Fingerabdruck, das Auge oder Gesicht und lesen so die körperlichen Merkmale aller Mitarbeiter aus, um seine Identität zu überprüfen. Ein großer Vorteil ist hierbei die Sicherheit. Das ist auch ein Grund warum sie häufig in Technologieunternehmen eingesetzt werden.

Als großer Nachteil erweist sich jedoch der hohe Preis. Daher werden sie nur selten verwendet. Darüber hinaus sind angesichts der aktuellen Gesundheitskrise aufgrund von Covid-19 Systeme auf der Basis von Fingerabdrücken nicht zu empfehlen. Schließlich soll ja eben der Kontakt und die Übertragung der Krankheit vermieden werden.

Kenjo - Benutzerfreundliches Zeiterfassungssystem für Kleinunternehmen 

Die flexibelste und interessanteste Option ist sicherlich eine Zeiterfassung Software für Kleinbetriebe. Diese passt sich an jede Art von Tätigkeit an und bietet zahlreiche Funktionen, die Personalmanagern die Arbeit erleichtern.

Ebenso ermöglicht ein cloud-basiertes System, dass Mitarbeiter nur einen funktionierenden Internetanschluss benötigen, um ihren Arbeitstag aufzuzeichnen - ideal also für das Remote-Arbeiten. Immerhin müssen auch Mitarbeiter im Homeoffice digital ein- und ausstempeln.

Kenjo Benutzeroberfläche

Wir haben mit Kenjo eine All-in-one-HR-Software mit einem Zeiterfassungssystem entwickelt, das mit der europäischen Gesetzgebung absolut konform ist. Mitarbeiter können problemlos die Arbeitszeiten ihres Arbeitstages über eine Desktop- oder Mobil-App erfassen und Personalmanager erhalten alle wichtigen Infos zur jeweiligen Zeiterfassung ihrer Mitarbeiter auf einem Blick.

Ein solches Zeiterfassungssystem für Kleinbetriebe wie das von Kenjo eignet sich hervorragend für Unternehmen, die die Anwesenheit von Werkstudenten oder Freiberuflern kontrollieren müssen. Da denken wir beispielsweise an Arbeitsplätze im Homeoffice oder Betriebe ohne eine einfache aufgabenbezogene Zeiteinschätzung.

Weitere Funktionen runden die Software ab:

• Vorbereitende Lohnbuchhaltung
• Urlaubsverwaltung und Abwesenheitsmanagement
• Rekrutierungsprozesse konzipieren
• Onboarding
• Performance Management 
• und vieles mehr
  
  

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