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Die dynamische Entwicklung von Wirtschaft und Gesellschaft erfordert eine hohe Flexibilität von Arbeitnehmern und Unternehmen im Umgang mit der Herausforderung, Arbeit und Privatleben erfolgreich zu vereinbaren. Flexible Arbeitszeit ist ein wichtiger Schlüsselfaktor in diesem Zusammenhang, da sie die Wettbewerbsfähigkeit Deines Unternehmens stärkt, die Rekrutierung von Fachkräften erleichtert und die Gesundheit der Beschäftigten fördert.
Die Vertrauensarbeitszeit ist ein besonderes Arbeitszeitmodell, bei dem die Beschäftigten ihre Arbeitszeit frei gestalten können. Der Arbeitgeber bestimmt nur das Gesamtvolumen der wöchentlichen oder monatlichen Arbeitszeit und es gibt keine festen Stunden. In diesem Blogartikel gehen wir von Kenjo darauf ein, wie die Vertrauensarbeitszeit effektiv zur Unterstützung des Erfolges Deines Unternehmens eingesetzt werden kann und welche Vor- und Nachteile sie hat. Viel Spaß beim Lesen!
Was ist Vertrauensarbeitszeit?
Um zunächst den Begriff Vertrauensarbeitszeit zu definieren, ist zu sagen, dass entscheidend für dieses Arbeitszeitmodell ist, dass das Zeitmanagement auf die Beschäftigten übertragen wird. Die Vertrauensarbeitszeit ermöglicht also flexible Arbeitszeiten, da die Bearbeitung der Aufgaben im Mittelpunkt steht. Die Ziele, die erreicht werden sollen, können dann Gegenstand von sogenannten Zielvereinbarungen sein.
Vertrauensarbeitszeit, auch Vertrauensgleitzeit genannt, bedeutet, dass die Beschäftigten ihre Arbeitszeit weitgehend selbständig und eigenverantwortlich gestalten können. Nur die Anzahl der wöchentlichen oder monatlichen Arbeitsstunden wird vom Arbeitgeber festgelegt, nicht aber der Beginn oder das Ende des Arbeitstages. Auch hier müssen die Regeln des Arbeitszeitgesetzes beachtet werden.
Wie funktioniert Vertrauensarbeitszeit?
Grundlegend ist zu sagen, dass Unternehmen und Beschäftigte gleichberechtigt an der
Entwicklung und Umsetzung dieses neuen Arbeitszeitmodells beteiligen sein sollten, um es für ein Unternehmen gewinnbringend einzusetzen. Außerdem muss das neue Modell auf einer gesetzlichen Grundlage entstehen.
Bei der Vertrauensarbeitszeit gehst Du als Arbeitgeber davon aus, dass die Bearbeitung von Aufgaben keine feste zeitliche Begrenzung benötigt und Dein Mitarbeiter seine Arbeit selbständig durchführt. Wichtig ist nur, dass die Arbeit bis zur vereinbarten Deadline fertiggestellt ist. Die Mitarbeitenden teilen sich ihre Arbeitszeit selbständig ein.
Rechtliche Fragen bei der Arbeitszeitgestaltung in Deutschland betreffen Themen wie die Arbeitszeit der Arbeitnehmer, Pausen und Ruhezeiten, die Nacht- und Schichtarbeit, Sonn- und Feiertagsruhe und Stundennachweise. Diese dürfen durch die Vertrauensarbeitszeit nicht beeinträchtigt werden.
Vertrauensarbeitszeit und der Europäische Gerichtshof
Bereits seit 2019 sind Arbeitgeber in Europa dazu verpflichtet, die Arbeitszeit und Anwesenheit ihrer Mitarbeiter zu erfassen. Laut eines Urteils des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) müssen die Mitgliedstaaten der Europäischen Union ihre Arbeitgeber verpflichten, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Verfügung zu stellen, mit dem die Arbeitszeit der Arbeitnehmer erfasst werden kann.
Darauf folgte im Jahr 2022 ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG), das ebenfalls besagt, dass der Arbeitgeber verpflichtet ist, ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann. Der Arbeitgeber ist somit verpflichtet, für eine geeignete Organisation der Zeiterfassung zu sorgen und die erforderlichen Mittel bereitzustellen.
Flexible Arbeitszeitmodelle wie die Vertrauensarbeitszeit und Home Office sollen aber nach dem Willen der Politik möglich bleiben, da der Koalitionsvertrag vorsieht, dass flexible Modelle weiterhin möglich sein müssen. Inwiefern dies mit dem europäischen Recht zu vereinbaren ist, bleibt abzuwarten.
Wie ist Vertrauensarbeitszeit in Deutschland geregelt?
In Deutschland muss die Vertrauensarbeitszeit in einer Betriebsvereinbarung definiert werden und es muss eine gesonderte Zielvereinbarung mit den Mitarbeitenden vereinbart werden. Bei der sogenannten Vertrauensarbeitszeit wird die Arbeitszeit nicht aufgezeichnet und die Beschäftigten regeln den Beginn und das Ende ihres Arbeitstages selbst. Die Arbeitgeber geben oft einen Zeitrahmen vor und definieren die notwendige Verfügbarkeit. Gerade in Zeiten der Corona-Krise, in denen viele Arbeitnehmer von zu Hause aus arbeiten, werden flexible Arbeitsmodelle wie Vertrauensarbeit oder mobiles Arbeiten immer beliebter, da sie es den Arbeitnehmern ermöglichen, ihren Tag selbständig zu gestalten. Vor allem Beschäftigte mit Kindern können von diesem System profitieren.
Worauf muss man bei der Vertrauensarbeitszeit achten?
Wichtig für Dich als Arbeitgeber ist, dass Du bei der Umsetzung von Regeln bezüglich der Vertrauensarbeitszeit darauf achtest, dass das Arbeitsrecht eingehalten wird. Pausen und Ruhezeiten müssen genau so eingehalten werden wie die Regeln für Nacht- und Schichtarbeit. Deine Arbeitnehmer müssen ihre Arbeitszeiten dokumentieren und müssen Überstunden ausgleichen. Ist dies gewährleistet, steht der Vertrauensarbeitszeit nichts im Wege.
Als zweiten Punkt solltest Du im Rahmen der Vertrauensarbeitszeit auf die Wirtschaftlichkeit des Modells achten. Es ist auf der einen Seite natürlich vorteilhaft Vertrauensarbeitszeit einzuführen, wenn vor allem Deine Mitarbeitenden sich darüber freuen. Sollte allerdings das Geschäft darunter leiden und die Wirtschaftlichkeit durch die Vertrauensarbeitszeit in Mitleidenschaft gezogen werden, solltest du das neue Arbeitsmodell nochmal überdenken und klare Regeln aufstellen.
Im Mittelpunkt der Vertrauensarbeitszeit sollte aber vor allem die Gesundheit Deiner Mitarbeiter stehen. Das neue Modell hilft ihnen dabei, die Arbeit mit ihrem privaten Leben und der Familie in Einklang zu bringen. Sollte einmal ein Arztbesuch anstehen, oder ein Kind muss aus der Kita abgeholt werden, ist dies mit Hilfe der Vertrauensarbeitszeit kein Problem mehr. Dies fördert dann auch die Stressvermeidung und eine bessere Gesundheit.
Ein weiterer positiver Effekt der Vertrauensarbeitszeit ist die gesteigerte Arbeitgeber-Attraktivität. Dein Unternehmen profitiert davon, dass es von den Mitarbeitern durch die Vertrauensarbeitszeit positiver wahrgenommen wird, was sich auf die Außendarstellung auswirkt. So werden neue Mitarbeitende für das Unternehmen gewonnen und insgesamt für ein besseres Image gesorgt.
Überstunden bei Vertrauensarbeitszeit
Die Gefahr bei diesem Arbeitszeitmodell ist, dass die Beschäftigten oft länger arbeiten als in ihrem Arbeitsvertrag festgelegt. Deshalb müssen auch hier Arbeitszeitkonten geführt werden, damit die Beschäftigten einen Ausgleich für die zusätzlichen Stunden erhalten können. Das hat das Bundesarbeitsgericht bereits in seinem Urteil im Jahr 2015 entschieden. Unbezahlte Überstunden sind daher generell nicht zulässig.
Was sind die Vorteile bei Vertrauensarbeitszeit?
Diese Form der Arbeitsorganisation bietet viele Risiken und Chancen. Natürlich wird dieses Modell im Einzelhandel oder in der Gastronomie eher schwierig oder sogar unmöglich umzusetzen sein. In diesen Branchen sind bestimmte Öffnungszeiten und Arbeitszeiten unerlässlich. Andererseits lässt sich das Modell sehr gut in Berufsgruppen umsetzen, die wenig oder keinen Kundenkontakt haben und ihre Arbeit selbständig erledigen können. Arbeitsgruppen wie Beschäftigte im Außendienst, in Forschung und Entwicklung oder in der Kreativbranche sind besonders gut geeignet. Wir haben Dir die Vorteile der Vertrauensarbeitszeit für Dich als Arbeitgeber und für Deine Arbeitnehmer einmal aufgeschrieben.
Vertrauensarbeitszeit: Vorteile für den Arbeitgeber
Auch für Führungskräfte gibt es verschiedene Vorteile. Die Beschäftigten sind in der Regel viel motivierter, wenn es keine Kontrolle über die Arbeitszeiten gibt. Das wiederum erhöht die Produktivität. Außerdem werden Kapazitäten frei, da die Kontrolle der Arbeitszeiten nicht mehr notwendig ist. Zusätzlich wird das selbstbestimmte Handeln der Mitarbeitenden gestärkt, was Dir als Arbeitgeber den Vorteil verschafft, mehr Verantwortung auf mehrere Schultern verteilen zu können.
Vertrauensarbeitszeit: Vorteile für den Arbeitnehmer
Ein wesentlicher Vorteil ist die freie Arbeitseinteilung. Das führt zu einer hervorragenden Work-Life-Balance. Die Beschäftigten teilen sich ihre Arbeit so ein, wie es ihnen am besten passt. Außerdem können sie sich frei entfalten und die bestmöglichen Arbeitsbedingungen für sich selbst schaffen. Dies erhöht die Zufriedenheit, senkt das Stresslevel und sorgt für eine höhere Identifikation mit dem Arbeitgeber.
Was sind die Nachteile bei der Vertrauensarbeitszeit?
Vertrauensarbeitszeit kann erfolgreich sein und eine positive und motivierende Unternehmenskultur fördern. Sie kann aber auch negative Folgen haben - wenn sie falsch umgesetzt wird. Wir von Kenjo haben Dir die Nachteile der Vertrauensarbeitszeit für Dich als Arbeitgeber und für Deine Arbeitnehmer einmal aufgeschrieben.
Vertrauensarbeitszeit: Nachteile für den Arbeitgeber
Ein Nachteil kann sein, dass eine besondere Vertrauenskultur auf Seiten des Arbeitgebers erforderlich ist. Mehr denn je müssen Arbeitgeber in der Lage sein, ihre Mitarbeiter gut zu beurteilen und einschätzen zu können. Sonst kann es ein böses Erwachen geben, wenn die Frist abläuft und die Arbeit nicht fertig wird.
Es wird für Dich als Arbeitgeber noch schwieriger zu kontrollieren, ob der Arbeitnehmer seine Zeit effizient nutzt. Lediglich anhand der geschafften Aufgaben ist dies möglich. Eine Kontrolle, ob vielleicht noch ein höheres Pensum möglich wäre, ist nur schwierig umzusetzen.
Vertrauensarbeitszeit: Nachteile für den Arbeitnehmer
Der größte Nachteil ist, dass die Beschäftigten ein hohes Maß an Selbstorganisation benötigen. Vielen Menschen fällt es schwer, ihre Arbeitszeit erfolgreich zu organisieren und die benötigte Zeit richtig einzuschätzen. Nur durch viel Disziplin ist es möglich, immer die benötigte und angemessenen Zeit zu investieren.
So hilft Dir Kenjo Deine Zeiterfassung zu vereinfachen
Zeiterfassung kann leicht sein: Als Arbeitgeber musst Du lediglich die Kernarbeitszeit festlegen. Alles andere übernimmt die HR-Software von Kenjo beziehungsweise Deine Belegschaft für Dich. Denn mit Kenjos Arbeitszeiterfassung Software stempeln sich Deine Mitarbeiter per QR-Code ein und erfassen ihre Arbeitszeit selbst. Und Du erhältst automatisch Meldung, wenn Angestellte gegen die Kernarbeitszeit verstoßen oder zu viele Überstunden ansammeln. Leichter lässt sich die Vertrauensarbeitszeit nicht umsetzen.
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