Vertrauensarbeitszeit ist ein Arbeitszeitmodell, bei dem Mitarbeitende ihre Arbeitszeit flexibel und eigenverantwortlich gestalten können, ohne feste Begin- und Endzeiten. Traditionell steht dabei das Arbeitsergebnis im Vordergrund.

Heute bedeutet Vertrauensarbeitszeit jedoch nicht den Verzicht auf Zeiterfassung: Durch aktuelle rechtliche Vorgaben müssen Arbeitszeiten dokumentiert werden, damit Pausen, Ruhezeiten und Überstunden nachvollziehbar sind. Unternehmen versuchen deshalb, Flexibilität und Vertrauen mit einer möglichst einfachen Form der Zeiterfassung zu verbinden — zum Beispiel durch retrospektive, wöchentliche Eingabe der Arbeitszeiten.

Was ist Vertrauensarbeitszeit?

Um zunächst den Begriff Vertrauensarbeitszeit zu definieren, ist zu sagen, dass entscheidend für dieses Arbeitszeitmodell ist, dass das Zeitmanagement auf die Beschäftigten übertragen wird. Die Vertrauensarbeitszeit ermöglicht also flexible Arbeitszeiten, da die Bearbeitung der Aufgaben im Mittelpunkt steht. Die Ziele, die erreicht werden sollen, können dann Gegenstand von sogenannten Zielvereinbarungen sein.

Vertrauensarbeitszeit, auch Vertrauensgleitzeit genannt, bedeutet, dass die Beschäftigten ihre Arbeitszeit weitgehend selbständig und eigenverantwortlich gestalten können. Nur die Anzahl der wöchentlichen oder monatlichen Arbeitsstunden wird vom Arbeitgeber festgelegt, nicht aber der Beginn oder das Ende des Arbeitstages. Auch hier müssen die Regeln des Arbeitszeitgesetzes beachtet werden.

Wie funktioniert Vertrauensarbeitszeit?

Grundlegend ist zu sagen, dass Unternehmen und Beschäftigte gleichberechtigt an der

Entwicklung und Umsetzung dieses neuen Arbeitszeitmodells beteiligen sein sollten, um es für ein Unternehmen gewinnbringend einzusetzen. Außerdem muss das neue Modell auf einer gesetzlichen Grundlage entstehen.

Bei der Vertrauensarbeitszeit gehst Du als Arbeitgeber davon aus, dass die Bearbeitung von Aufgaben keine feste zeitliche Begrenzung benötigt und Dein Mitarbeiter seine Arbeit selbständig durchführt. Wichtig ist nur, dass die Arbeit bis zur vereinbarten Deadline fertiggestellt ist. Die Mitarbeitenden teilen sich ihre Arbeitszeit selbständig ein. 

Rechtliche Fragen bei der Arbeitszeitgestaltung in Deutschland betreffen Themen wie die Arbeitszeit der Arbeitnehmer, Pausen und Ruhezeiten, die Nacht- und Schichtarbeit, Sonn- und Feiertagsruhe und Stundennachweise. Diese dürfen durch die Vertrauensarbeitszeit nicht beeinträchtigt werden.

Vertrauensarbeitszeit in der Praxis – So setzen Unternehmen sie heute um

Viele Unternehmen verwenden Vertrauensarbeitszeit, weil sie Vertrauen, Eigenverantwortung und Flexibilität fördert. Gleichzeitig sind Arbeitgeber heute verpflichtet, Arbeitszeiten so zu dokumentieren, dass gesetzliche Vorgaben eingehalten werden.

Im Alltag bedeutet das häufig: Mitarbeitende müssen ihre Zeiten nicht täglich live “ein- und ausstempeln”, sondern können sie nachträglich und gebündelt für den Zeitraum eingeben — zum Beispiel am Ende der Woche. Dies bietet einen praktikablen Kompromiss zwischen Flexibilität und Rechtssicherheit.

Überstunden bei Vertrauensarbeitszeit: Nachweis & Dokumentation

Auch bei Vertrauensarbeitszeit können Überstunden entstehen. Arbeitgeber müssen dafür sorgen, dass diese nachweisbar dokumentiert werden, damit die Überstunden korrekt ausgezahlt werden können. Ohne geeignete Dokumentation wird der Nachweis im Streitfall schwierig.

Ein praktisches Beispiel aus Gesprächen mit Unternehmen zeigt: Mitarbeitende tragen ihre Arbeitszeiten am Ende der Woche ein („9–18 Uhr“), so dass ein vollständiger Nachweis entsteht, ohne den Arbeitsalltag durch tägliches Tracking zu belasten.

Vertrauensarbeitszeit mit retrospektiver Zeiterfassung

Unternehmen, die Vertrauensarbeitszeit nutzen, kombinieren sie oft mit retrospektiver Zeiterfassung. Das heißt:

• Mitarbeitende erfassen ihre Zeiten wöchentlich nachträglich mit einem Arbeitszeiterfassungssystem

• Es gibt kein tägliches Stempeln, sondern einfache Eingabe

• Die Erfassung dauert in der Regel nur wenige Minuten pro Woche

Dadurch bleibt die gewünschte Flexibilität erhalten, und gleichzeitig sind alle Zeiten dokumentiert und nachvollziehbar. Diese Praxis wird in Gesprächen mit Personalverantwortlichen häufig als „einfacher, rechtssicherer Kompromiss“ beschrieben.

Vertrauensarbeitszeit und der Europäische Gerichtshof

Bereits seit 2019 sind Arbeitgeber in Europa dazu verpflichtet, die Arbeitszeit und Anwesenheit ihrer Mitarbeiter zu erfassen. Laut eines Urteils des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) müssen die Mitgliedstaaten der Europäischen Union ihre Arbeitgeber verpflichten, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Verfügung zu stellen, mit dem die Arbeitszeit der Arbeitnehmer erfasst werden kann.

Darauf folgte im Jahr 2022 ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG), das ebenfalls besagt, dass der Arbeitgeber verpflichtet ist, ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann. Der Arbeitgeber ist somit verpflichtet, für eine geeignete Organisation der Zeiterfassung zu sorgen und die erforderlichen Mittel bereitzustellen.

Flexible Arbeitszeitmodelle wie die Vertrauensarbeitszeit und Home Office sollen aber nach dem Willen der Politik möglich bleiben, da der Koalitionsvertrag vorsieht, dass flexible Modelle weiterhin möglich sein müssen. Inwiefern dies mit dem europäischen Recht zu vereinbaren ist, bleibt abzuwarten.

Wie ist Vertrauensarbeitszeit in Deutschland geregelt?

In Deutschland muss die Vertrauensarbeitszeit in einer Betriebsvereinbarung definiert werden und es muss eine gesonderte Zielvereinbarung mit den Mitarbeitenden vereinbart werden. Bei der sogenannten Vertrauensarbeitszeit wird die Arbeitszeit nicht aufgezeichnet und die Beschäftigten regeln den Beginn und das Ende ihres Arbeitstages selbst. Die Arbeitgeber geben oft einen Zeitrahmen vor und definieren die notwendige Verfügbarkeit. Gerade in Zeiten der Corona-Krise, in denen viele Arbeitnehmer von zu Hause aus arbeiten, werden flexible Arbeitsmodelle wie Vertrauensarbeit oder mobiles Arbeiten immer beliebter, da sie es den Arbeitnehmern ermöglichen, ihren Tag selbständig zu gestalten. Vor allem Beschäftigte mit Kindern  können von diesem System profitieren. 

Worauf muss man bei der Vertrauensarbeitszeit achten?

Wichtig für Dich als Arbeitgeber ist, dass Du bei der Umsetzung von Regeln bezüglich der Vertrauensarbeitszeit darauf achtest, dass das Arbeitsrecht eingehalten wird. Pausen und Ruhezeiten müssen genau so eingehalten werden wie die Regeln für Nacht- und Schichtarbeit. Deine Arbeitnehmer müssen ihre Arbeitszeiten dokumentieren und müssen Überstunden ausgleichen. Ist dies gewährleistet, steht der Vertrauensarbeitszeit nichts im Wege.

Als zweiten Punkt solltest Du im Rahmen der Vertrauensarbeitszeit auf die Wirtschaftlichkeit des Modells achten. Es ist auf der einen Seite natürlich vorteilhaft Vertrauensarbeitszeit einzuführen, wenn vor allem Deine Mitarbeitenden sich darüber freuen. Sollte allerdings das Geschäft darunter leiden und die Wirtschaftlichkeit durch die Vertrauensarbeitszeit in Mitleidenschaft gezogen werden, solltest du das neue Arbeitsmodell nochmal überdenken und klare Regeln aufstellen.

Im Mittelpunkt der Vertrauensarbeitszeit sollte aber vor allem die Gesundheit Deiner Mitarbeiter stehen. Das neue Modell hilft ihnen dabei, die Arbeit mit ihrem privaten Leben und der Familie in Einklang zu bringen. Sollte einmal ein Arztbesuch anstehen, oder ein Kind muss aus der Kita abgeholt werden, ist dies mit Hilfe der Vertrauensarbeitszeit kein Problem mehr. Dies fördert dann auch die Stressvermeidung und eine bessere Gesundheit.

Ein weiterer positiver Effekt der Vertrauensarbeitszeit ist die gesteigerte Arbeitgeber-Attraktivität. Dein Unternehmen profitiert davon, dass es von den Mitarbeitern durch die Vertrauensarbeitszeit  positiver wahrgenommen wird, was sich auf die Außendarstellung auswirkt. So werden neue Mitarbeitende für das Unternehmen gewonnen und insgesamt für ein besseres Image gesorgt.

Überstunden bei Vertrauensarbeitszeit

Die Gefahr bei diesem Arbeitszeitmodell ist, dass die Beschäftigten oft länger arbeiten als in ihrem Arbeitsvertrag festgelegt. Deshalb müssen auch hier Arbeitszeitkonten geführt werden, damit die Beschäftigten einen Ausgleich für die zusätzlichen Stunden erhalten können. Das hat das Bundesarbeitsgericht bereits in seinem Urteil im Jahr 2015 entschieden. Unbezahlte Überstunden sind daher generell nicht zulässig.

Was sind die Vorteile bei Vertrauensarbeitszeit?

Diese Form der Arbeitsorganisation bietet viele Risiken und Chancen. Natürlich wird dieses Modell im Einzelhandel oder in der Gastronomie eher schwierig oder sogar unmöglich umzusetzen sein. In diesen Branchen sind bestimmte Öffnungszeiten und Arbeitszeiten unerlässlich. Andererseits lässt sich das Modell sehr gut in Berufsgruppen umsetzen, die wenig oder keinen Kundenkontakt haben und ihre Arbeit selbständig erledigen können. Arbeitsgruppen wie Beschäftigte im Außendienst, in Forschung und Entwicklung oder in der Kreativbranche sind besonders gut geeignet. Wir haben Dir die Vorteile der Vertrauensarbeitszeit für Dich als Arbeitgeber und für Deine Arbeitnehmer einmal aufgeschrieben.

Vertrauensarbeitszeit: Vorteile für den Arbeitgeber

Auch für Führungskräfte gibt es verschiedene Vorteile. Die Beschäftigten sind in der Regel viel motivierter, wenn es keine Kontrolle über die Arbeitszeiten gibt. Das wiederum erhöht die Produktivität. Außerdem werden Kapazitäten frei, da die Kontrolle der Arbeitszeiten nicht mehr notwendig ist. Zusätzlich wird das selbstbestimmte Handeln der Mitarbeitenden gestärkt, was Dir als Arbeitgeber den Vorteil verschafft, mehr Verantwortung auf mehrere Schultern verteilen zu können. 

Vertrauensarbeitszeit: Vorteile für den Arbeitnehmer

Ein wesentlicher Vorteil ist die freie Arbeitseinteilung. Das führt zu einer hervorragenden Work-Life-Balance. Die Beschäftigten teilen sich ihre Arbeit so ein, wie es ihnen am besten passt. Außerdem können sie sich frei entfalten und die bestmöglichen Arbeitsbedingungen für sich selbst schaffen. Dies erhöht die Zufriedenheit, senkt das Stresslevel und sorgt für eine höhere Identifikation mit dem Arbeitgeber. 

Was sind die Nachteile bei der Vertrauensarbeitszeit?

Vertrauensarbeitszeit kann erfolgreich sein und eine positive und motivierende Unternehmenskultur fördern. Sie kann aber auch negative Folgen haben - wenn sie falsch umgesetzt wird. Wir von Kenjo haben Dir die Nachteile der Vertrauensarbeitszeit für Dich als Arbeitgeber und für Deine Arbeitnehmer einmal aufgeschrieben.

Vertrauensarbeitszeit: Nachteile für den Arbeitgeber

Ein Nachteil kann sein, dass eine besondere Vertrauenskultur auf Seiten des Arbeitgebers erforderlich ist. Mehr denn je müssen Arbeitgeber in der Lage sein, ihre Mitarbeiter gut zu beurteilen und einschätzen zu können. Sonst kann es ein böses Erwachen geben, wenn die Frist abläuft und die Arbeit nicht fertig wird.

Es wird für Dich als Arbeitgeber noch schwieriger zu kontrollieren, ob der Arbeitnehmer seine Zeit effizient nutzt. Lediglich anhand der geschafften Aufgaben ist dies möglich. Eine Kontrolle, ob vielleicht noch ein höheres Pensum möglich wäre, ist nur schwierig umzusetzen.

Vertrauensarbeitszeit: Nachteile für den Arbeitnehmer

Der größte Nachteil ist, dass die Beschäftigten ein hohes Maß an Selbstorganisation benötigen. Vielen Menschen fällt es schwer, ihre Arbeitszeit erfolgreich zu organisieren und die benötigte Zeit richtig einzuschätzen. Nur durch viel Disziplin ist es möglich, immer die benötigte und angemessenen Zeit zu investieren.

FAQ (Häufige Fragen zur Vertrauensarbeitszeit)

Ist Vertrauensarbeitszeit noch erlaubt?
Ja, Vertrauensarbeitszeit ist weiterhin möglich. Allerdings müssen Arbeitszeiten so erfasst werden, dass Pausen, Ruhezeiten und Überstunden dokumentiert sind. SelectLine Group

Muss ich bei Vertrauensarbeitszeit Zeiten erfassen?
Ja — auch bei Vertrauensarbeitszeit besteht die Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeiten zur Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen. SelectLine Group

Wie funktioniert retrospektive Zeiterfassung?
Mitarbeitende geben ihre Zeiten gesammelt am Ende eines Zeitraums (z. B. Woche) ein, statt jeden Tag live zu stempeln.

Wie werden Überstunden bei Vertrauensarbeitszeit ausgewiesen?
Sie müssen durch eine dokumentierte Zeiterfassung ersichtlich sein; ohne Dokumentation ist ein Nachweis schwierig im Streitfall. Kenjo Blog

Reicht eine wöchentliche Zeiterfassung?
In vielen Fällen ja, sofern alle Zeiten vollständig und korrekt dokumentiert werden.

Was passiert bei Nicht-Erfassung?

Unbezahlte Überstunden sind nach Gerichtsurteilen grundsätzlich nicht zulässig und müssen dokumentiert werden.

So hilft Dir Kenjo, Vertrauensarbeitszeit einfach umzusetzen

Vertrauensarbeitszeit und Zeiterfassung schließen sich nicht aus – wenn sie pragmatisch umgesetzt werden. Als Personalverwaltungssoftware unterstützt Kenjo Dich dabei, klare Rahmenbedingungen zu definieren, etwa durch eine festgelegte Kernarbeitszeit, während Deine Mitarbeitenden ihre Arbeitszeiten weiterhin flexibel und eigenverantwortlich dokumentieren.

Statt täglichem Ein- und Ausstempeln können Arbeitszeiten retrospektiv und gebündelt erfasst werden – zum Beispiel am Ende der Woche. So bleibt die gewünschte Flexibilität erhalten, während Arbeitszeiten, Pausen und Überstunden nachvollziehbar dokumentiert sind.

Kenjo hilft Dir, Überblick zu behalten, ohne Kontrolle in den Vordergrund zu stellen. Auffälligkeiten wie übermäßige Überstunden oder Abweichungen von definierten Arbeitszeitregeln – etwa der Kernarbeitszeit – werden transparent sichtbar und können frühzeitig eingeordnet werden.

Wenn Du Vertrauensarbeitszeit alltagstaugend und strukturiert umsetzen möchtest, kannst Du Kenjo unverbindlich testen oder Dir in einer Demo zeigen lassen, wie eine Personalverwaltungssoftware flexible Arbeitszeitmodelle unterstützt.