Was ist ein Arbeitszeitkonto und wie führt man es?

Stempeluhren oder Terminals wurden vermutlich von vielen Arbeitnehmern schon einmal bedient - es gilt als eine Art Routine, sich auf diesem Weg bei Arbeitsbeginn “anzumelden”.

Die meisten wissen zwar, dass mithilfe der Vorrichtungen die geleisteten Arbeitszeiten erfasst werden, sind allerdings nicht mit den tatsächlichen Hintergründen vertraut. Bislang wurden häufig Stempeluhren oder Stundenzettel zur Erfassung verwendet. Mittlerweile gibt es allerdings auch eine Reihe an digitalen Systemen Arbeitszeitkonto Vorlagen, die zur Aufzeichnung genutzt werden. 

Als Personalmanager gehört es nicht nur zu Deiner Aufgabe, die Messungen der Zeiten regelmäßig zu prüfen, sondern auch, sicherzustellen, dass sich die Arbeitnehmer mit der entsprechenden Methode wohlfühlen. Es ist wichtig, vorab zu erwähnen, dass die Konten nicht zur Überwachung der jeweiligen Person, sondern vielmehr dazu dienen, um sich einen Überblick über die Zeiten zu verschaffen, Über- und Fehlstunden zu dokumentieren und mit dem Arbeitszeitkonto  gesetzliche Regelungen einzuhalten. 

Das Arbeitszeitkonto gilt als gängiges System, das von einer Vielzahl an Branchen und Arbeitgebern genutzt wird. Es kommt vor allem bei Mitarbeiter*innen zum Einsatz, deren wöchentliche oder monatliche Stundenzahl variiert. Was genau man unter dem Konto versteht, wie es richtig geführt wird und welche Vor- und Nachteile das System mit sich bringt, wird in den folgenden Abschnitten genauer erläutert. 

Was ist ein Arbeitszeitkonto?

Bei einem Arbeitszeitkonto handelt es sich um eine Übersicht, in der Arbeitnehmer ihre Zeiten festhalten. “AZK” dient als offizielle Arbeitszeitkonto Abkürzung, das System wird allerdings neben dem Begriff auch häufig als Stundenkonto bezeichnet. 

Wenn man ein solches AZK führt, muss klar zwischen zwei verschiedenen Zeiten unterschieden werden. Es gibt die Zeiten, die zu Beginn des Arbeitsverhältnisses vertraglich festgelegt wurden und die, die ein Arbeitnehmer tatsächlich leistet. Die Werte der jeweiligen Zeiten sollten in der Theorie möglichst identisch sein. In der Praxis schaut es allerdings anders aus: Es kann zu Ausfällen, Urlauben oder Überstunden kommen. Ein Arbeitszeitkonto dient dazu, die tatsächlichen Stunden des Arbeitnehmers zu dokumentieren und mögliche Minus- oder Plusstunden festzuhalten.. 

Die Bezeichnung Arbeitszeitkonto oder die AZK Abkürzung dient als eine Art Überbegriff. Gleitzeit-, Ampel- oder Langzeitkonten gelten als konkrete Beispiele dafür. Was man darunter genau versteht, wird etwas später im Text erklärt. 

Arbeitszeitkonten und das Arbeitszeitgesetz

Grundsätzlich kann ein Arbeitskonto nur eingeführt werden, wenn diesem eine bestimmte Verordnung zugrunde liegt. Mit der Verordnung ist beispielsweise der Arbeitsvertrag oder die Betriebsverordnung gemeint. Es gibt zwar kein eindeutiges Gesetz, das vorgibt, wie genau ein AZK auszusehen hat und wie dieses geführt werden muss. Dennoch darf das Arbeitszeitkonto gesetzliche Regelungen nicht missachten. 

Hierbei spielen vor allem die Regelungen eine Rolle, die im Arbeitszeitgesetz (ArbZG) definiert sind. Gemäß § 3 ArbZG darf eine Arbeitszeit von 8 Stunden vom Arbeitnehmer nicht überschritten werden. Sie kann nur unter gewissen Voraussetzungen auf maximal 10 Stunden verlängert werden. Durch die Festlegung der Höchstarbeitszeit ergibt sich die Anzahl an Überstunden, die ein Arbeitnehmer maximal sammeln und im Arbeitszeitkonto festhalten darf. Im § 16 ArbZG wird die Regelung genau definiert.

Beim Mindestlohngesetz (MiLoG) handelt es sich um eine weitere, rechtliche Vorlage, die sich auf die Führung des Arbeitszeitkontos auswirkt. Gemäß § 2,2 MiLoG dürfen die Stunden im AZK nicht mehr als 50 Prozent der vereinbarten Arbeitszeit betragen. 

Gibt es eine Arbeitszeitkontopflicht?

Die Personalzeiterfassung anhand eines Arbeitszeitkontos zählt momentan noch nicht zu den Pflichten eines Arbeitgebers. Das einzige, was zwingend dokumentiert werden muss, sind die Überstunden, die von Mitarbeiter*innen geleistet werden. Bisher gibt es nur zwei Ausnahmen: Bei Arbeitszeitkonto Minijobs oder in gewissen Branchen ist die gesamte Erfassung vorgeschrieben. Um welche Branchen es sich dabei handelt, wird gemäß § 2a SchwarzArbG festgelegt.

Laut einem Urteil des Europäischen Gerichtshofes im Mai 2019 sollen sich die Regelungen allerdings schon bald ändern. Im Rahmen des Urteils wurde festgelegt, dass es in Zukunft für alle bis dato 28 Mitgliedsstaaten als Pflicht angesehen wird, die Arbeitszeiten von Mitarbeiter*innen zu messen. Wie und wann genau die Vorgaben in Deutschland umgesetzt werden müssen, ist bislang noch unklar.  

Welche Arbeitszeitkonten gibt es?

Ob Überstundenkonto, Gleitzeitkonto oder Ampelkonto - wie bereits zu Beginn beschrieben, gibt es nicht nur eine Form des Arbeitszeitkontos, sondern viele verschiedene. Der Unterschied liegt darin, in welchem Zeitraum die geleisteten Überstunden ausgeglichen werden müssen. Bei manchen Konten muss der Ausgleich bereits nach kurzer Zeit geschehen, bei anderen wiederum werden die Stunden erst dann verrechnet, sobald der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin aus dem Unternehmen ausscheidet. Die gängigsten Arbeitszeitkonten werden in den folgenden Abschnitten genauer beschrieben.

Überstundenkonto

Um zu klären, worum es sich bei einem solchen Konto handelt, muss man sich zunächst mit dem Begriff “Überstunden” beschäftigen. Dieser wird häufig mit der Mehrarbeit gleichgesetzt, bei den beiden Begrifflichkeiten handelt es sich jedoch um unterschiedliche Dinge. Als Überstunden gilt die Zeit, die über die vertragliche Arbeitszeit hinausgeht. Leistet ein Arbeitnehmer Überstunden, werden diese entweder mit einem Entgelt oder mit Freizeit erstattet.

Um festzustellen, um wie viele Überstunden es sich handelt, wird ein Arbeitszeitkonto geführt. Oftmals wird dazu eine Softwarelösung oder eine Arbeitszeitkonto Vorlage genutzt, um die Verrechnung am Ende des Monats so einfach wie möglich zu gestalten. Bei dem Überstundenkonto handelt es sich um die wahrscheinlich bekannteste Form des AZK. 

Gleitzeitkonto

Auch hier gehen wir zunächst genauer auf den Begriff der Gleitzeit ein. Falls ein Arbeitgeber ein entsprechendes Modell anbietet, muss man sich als Arbeitnehmer nicht an festgesetzte Arbeitszeiten halten, sondern kann sich die vereinbarten Stunden bis zu einem gewissen Rahmen frei einteilen. In den meisten Fällen gibt es eine gewisse Kernarbeitszeit, in der der Arbeitnehmer verfügbar sein muss.

In einem Gleitzeitkonto werden die geleisteten Arbeitszeiten (IST-Stunden) mit den vereinbarten Stunden (Soll-Stunden) verrechnet. Als Ergebnis wird im Konto angezeigt, ob der Arbeitnehmer über Arbeitszeitkonto Minusstunden oder Plusstunden verfügt. Falls Plusstunden, also eine Art Guthaben, entstanden sind, können diese beispielsweise in der Form eines verlängerten Urlaubs abgebaut werden.

Kurzzeitkonto

Der Begriff deutet bereits an, worauf bei diesem Arbeitszeitkonto der Fokus liegt. Kurzzeitkonten werden über einen bestimmten Zeitraum geführt. Manchmal handelt es sich bei diesem Zeitraum lediglich um einige Monate, in anderen Fällen kann der Zeitraum auch ein gesamtes Jahr betragen. Durch die zeitliche Grenze wird bestimmt, in welcher Spanne Minus- oder Plusstunden ausgeglichen werden müssen. Gleitzeit- oder Ampelkonten gehören dieser Kategorie an. 

Langzeitkonto

Im Vergleich zum Kurzzeitkonto bezieht sich das Langzeitkonto auf einen deutlich längeren Zeitraum. Mitarbeiter*innen tragen über Jahre hinweg ihre Stunden in das Konto ein und können die gesammelten Überstunden dann beispielsweise für ein Sabbatical oder eine andere Auszeit nutzen.

Die angesammelten Stunden kommen auch dann häufig zum Einsatz, sobald sich ein Angestellter in den Ruhestand begibt. 

Ampelkonto 

Beim Ampelkonto, das auch als Arbeitszeitkorridor bezeichnet wird, handelt es sich um eine weitere Form des AZK. Es dient dazu, sicherzustellen, dass der Angestellte nicht zu viele Arbeitszeitkonto Minusstunden oder Plusstunden ansammelt.

Um die Übersicht möglichst einfach und gut verständlich zu gestalten, ist das Konto in drei Phasen unterteilt, als genau wie bei einer Verkehrsampel. Die Ober- und Untergrenzen werden von dem jeweiligen Unternehmen festgelegt. Natürlich gelten dabei gewisse Regeln und es muss eine Vorankündigung stattfinden.  

• Grün: Leuchtet die Ampel in dem Konto in Grün, heißt es “Volle Fahrt Voraus” für den Arbeitnehmer. Die Anzahl an Stunden, die von den offiziellen Vorgaben abweichen, ist so gering, dass kein Eingreifen notwendig ist. Der Arbeitnehmer kann seine Arbeitszeit nach wie vor flexibel (in einem gewissen Rahmen) gestalten. 
• Gelb: Die Ampel schaltet sich auf gelb, falls die Stunden entweder zu weit absinken oder über die Grenze hinaus schreiten. Es handelt sich hierbei zwar noch nicht um extreme Werte, jedoch ist die Anzahl der Arbeitszeitkonto Minusstunden oder Plusstunden hoch genug, um zu reagieren und gegebenenfalls ein Gespräch mit dem jeweiligen Angestellten einzuleiten. 
• Rot: Falls die Zahlen weiterhin ansteigen oder sinken, ändert die Ampel  wiederum ihre Farbe und es kommt zur roten Phase. Im vorangegangenen Teil kam es zum Gespräch - bei dieser Farbe folgen die entsprechenden Handlungen. Rot signalisiert, dass Maßnahmen ergriffen werden müssen, damit sich die gemessenen Werte im Ampelkonto wieder einpendeln.

Für wen lohnt sich ein Arbeitszeitkonto?

Die Konten gelten im Allgemeinen als sinnvolles Instrument. Sie lohnen sich für alle Unternehmen, deren Auftragslage stark schwankt. Es es ist zudem förderlich, ein Arbeitszeitkonto zu führen, falls es sich um einen Arbeitnehmer handelt, der Schichten arbeiten, von Zuhause seiner Tätigkeit nachgeht oder auf Abruf bereitsteht.

Arbeitszeitkonten werden zudem bei Angestellten eingesetzt, die einer geringfügigen Beschäftigung nachgehen. Arbeitgeber profitieren in der Hinsicht von dem Konto, da sie so leichter auf Ausfälle oder Engpässe reagieren oder schneller handeln können, falls plötzlich mehr Arbeit als gewohnt anfällt. 

Weitere wichtige Beiträge zu Arbeitszeitkonten und Arbeitszeiterfassung auf unserem Blog:

• Die 7 besten Zeiterfassungssoftwares im Vergleich
• Die besten Zeiterfassungssysteme für Kleinbetriebe
• Gesetzliche Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung

Worauf müssen Arbeitgeber beim Arbeitszeitkonto achten?

Neben den gesetzlichen Vorgaben, die vor allem im Arbeitszeitgesetz oder im Mindestlohngesetz geregelt sind, gibt es noch weitere Punkte, die Arbeitgeber beim AZK beachten sollten. Als Personalmanager solltest Du mit folgenden Aspekten vertraut sein. 

Wer darf das Arbeitszeitkonto einsehen?

Datenschutz spielt in jedem Unternehmen eine wichtige Rolle. Dabei dreht es sich nicht nur um die Daten von Kunden und Kundinnen, sondern auch um die von Angestellten. Da die Zeiten, die man im AZK einträgt, zu den personenbezogenen Daten zählen, müssen diese auch entsprechend sensibel behandelt werden.

Neben dem Angestellten, der die Werte natürlich im Konto erfasst und aktualisiert, haben aus diesem Grund nur vereinzelte Personen Zugriff darauf. Als Personalmanager zählst Du zu denjenigen, die die Arbeitszeiten im Konto einsehen können.

Wie viele Stunden dürfen auf ein Arbeitszeitkonto?

Bezüglich der Stunden, die auf dem Arbeitszeitkonto eingetragen werden, gibt es keine offiziell gültige Arbeitszeitkonto Höchstgrenze. Die Grenzen, auf die sich ein AZK beschränkt, werden vom Arbeitgeber festgelegt. Natürlich sollten die Werte so gewählt werden, dass ein Ausgleich jederzeit möglich ist. Es gilt auch zu unterscheiden, welche Art des AZK geführt wird.

Bei Langzeitkonten ist die Grenze für gewöhnlich etwas höher, da sie über einen längeren Zeitraum genutzt werden und sie dazu dienen, dem Angestellten eine längere Abwesenheit zu ermöglichen.

Wie viele Überstunden dürfen auf ein Arbeitszeitkonto?

Bei den Überstunden ist die Regelung etwas anders als bei der Arbeitszeitkonto Höchstgrenze. Die werktägliche Arbeitszeit darf laut Gesetz (§ 3, ArbZG) 8 Stunden nicht überschreiten. Pro Woche ergibt sich daraus ein Wert von 48 Stunden. Bei einer wöchentlich festgelegten Arbeitszeit von 40 Stunden hat man als Arbeitnehmer die Möglichkeit, in einem halben Jahr maximal 8 Überstunden pro Woche zu sammeln. 

Wann muss ein Arbeitszeitkonto ausgeglichen werden?

Kurzzeitkonten, also beispielsweise Gleitzeit- oder Ampelkonten, müssen bis zum Jahresende ausgeglichen werden. Falls der Arbeitgeber das Gefühl hat, dass sich innerhalb eines Jahres zu viele Abweichungen ansammeln, kann der Zeitraum auch entsprechend auf 6 oder sogar nur 3 Monate verkürzt werden. Die Handhabung hängt auch hier von dem jeweiligen Unternehmen und vom Arbeitsaufwand und den damit einhergehenden Schwankungen ab. 

Kann man das Arbeitszeitkonto auszahlen lassen?

Falls ein Arbeitnehmer laut AZK über Plusstunden verfügt, gibt es zwei Möglichkeiten: Man kann sich die Stunden entweder auszahlen lassen oder sie zu einem späteren Zeitpunkt abbauen. Für welche Option man sich entscheidet, hängt vom Betrieb und den zu Beginn getroffenen Vereinbarungen ab.

Bei Arbeitszeitkonto Minusstunden verändert sich das Festgehalt nicht. Es gibt nur eine Möglichkeit: Die fehlenden Zeiten müssen bis zu einem gewissen Punkt ausgeglichen werden.

Wie wird die Auszahlung der Überstunden versteuert?

Vielen ist nicht klar, dass Überstunden versteuert werden müssen. Wie hoch die Steuerlast am Ende ausfällt, hängt von der Anzahl der Überstunden ab. Auch hier gibt es einige Ausnahmen: Leistet man Überstunden an einem Sonntag oder anderen Feiertagen, ist ein gewisser Anteil der Grundlohnzahlung steuerfrei. Aufgrund der Abgaben gibt es viele Arbeitnehmer, die sich gegen die Auszahlung und für das Abbauen der Stunden entscheiden. 

Was sind die Vorteile eines Arbeitszeitkontos?

Es gibt gewisse Arbeitszeitkonto Vor- und Nachteile. Zu den Vorzügen, die die Methode mit sich bringt, gehört vor allem ein Punkt: Flexibilität - und zwar auf Seiten des Arbeitgebers und des Arbeitnehmers.

Arbeitnehmer können sich ihre Zeit bis zu einem gewissen Grad frei einteilen und so berufliche und private Termine besser unter einen Hut bringen. Arbeitgeber können Angestellte so einsetzen, wie es notwendig ist - natürlich auch nur bis zu einem gewissen Grad. 

Was sind die Nachteile eines Arbeitszeitkontos?

Mit der Flexibilität geht allerdings auch folgender Nachteil einher: Mitarbeiter*innen sammeln unter Umständen sehr viele Überstunden an, die im vorgegebenen Zeitraum nicht abgebaut werden können. Müssen die Stunden ausgezahlt werden, birgt dies ein gewisses finanzielles Risiko für den Arbeitgeber. Eine ständige Kontrolle der Konten ist erforderlich, um diesen Zustand zu vermeiden.

Mehr Kontrolle bedeutet jedoch auch mehr Arbeitsaufwand. Durch die Nutzung von Arbeitszeitkonten kann es zudem zu Spannungen zwischen dem Arbeitgeber und Arbeitnehmer kommen. Dies passiert häufig, wenn es darum geht, wann die abweichenden Stunden ausgeglichen werden sollen.

Online Arbeitszeiterfassung mit Kenjo

Eine elektronische Mitarbeiter Zeiterfassung App wie die von Kenjo verbessert die gesamte Lohnabrechnung und die Verwaltung der Anwesenheit. Der Arbeitsaufwand für die Erfassung der geleisteten Arbeitsstunden wird mit einem einfachen Klick reduziert. 

Kenjo Benutzeroberfläche

Dank solcher Zeiterfassungssoftwares gehören unübersichtliche Tabellenkalkulationen und Arbeitszeitkonten auf Papier gehören der Vergangenheit an. Kosteneinsparungen werden erzielt, ohne dass es zu Fehlern bei der Gehaltsabrechnung kommt, die mit zu niedrigen oder zu hohen Zahlungen verbunden sind.

Außerdem müssen sich Abteilungen nicht mehr mit lästigen, aber notwendigen Lohnabrechnungsaufgaben herumschlagen. Stattdessen profitieren Unternehmen von der Investition in ein Anwesenheitssystem, das die Geschäftsergebnisse insgesamt verbessert.