Effektive Verwaltung von Minusstunden: Strategien für den Umgang mit Arbeitszeitdefiziten

Das Thema Minusstunden mag auf den ersten Blick verwirrend erscheinen, aber es ist eine Angelegenheit, der viele Arbeitgeber gegenüberstehen. In der komplexen Welt der Arbeitszeitregelungen und Überstunden können Minusstunden zu einer herausfordernden Realität werden. 

Unser Artikel bietet einen klaren Einblick in die Entstehung von Minusstunden, erläutert potenzielle Ursachen und gibt wertvolle Ratschläge, wie Du am besten mit diesem Phänomen umgehen kannst. Nehme Dir  einen Moment Zeit, um Dich mit diesem wichtigen Aspekt der Arbeitswelt vertraut zu machen.

Was sind Minusstunden?

Der Terminus "Minusstunden" führt häufig zu Unsicherheiten bezüglich der Handhabung und resultiert nicht selten in rechtlichen Auseinandersetzungen, insbesondere im Kontext von Kündigungen. Minusstunden beziehen sich grundlegend auf die Arbeitsstunden, die die im Arbeitsvertrag festgelegte Arbeitszeit unterschreiten. Angenommen, im Arbeitsvertrag sind 38 Wochenstunden vereinbart, der Arbeitnehmer hat jedoch nur 36 Stunden gearbeitet, so hat er in dieser Woche zwei Minusstunden angesammelt. 

Diese stehen im klaren Gegensatz zu Überstunden und Mehrarbeit. Der Begriff "Unterstunden" oder "Minderstunden" wird synonym für Minusstunden verwendet. Allerdings können Minusstunden nur dann berücksichtigt werden, wenn der Arbeitnehmer selbst für ihre Entstehung verantwortlich ist. Es ist zu beachten, dass nicht in jedem Arbeitsverhältnis das Anhäufen von Minusstunden möglich ist.

Wie werden Minusstunden erfasst?

Gemäß den Bestimmungen des Arbeitsrechts können Minusstunden ausschließlich dann entstehen, wenn im Arbeitsvertrag die Vereinbarung eines Arbeitszeitkontos festgelegt wurde. Der Arbeitnehmer muss dieser Regelung in seiner Betriebsvereinbarung, seinem individuellen Arbeitsvertrag oder einem geltenden Tarifvertrag ausdrücklich zustimmen. Das Arbeitszeitkonto ermöglicht eine transparente Darstellung der bereits geleisteten oder noch ausstehenden Arbeitsstunden, wobei die täglichen Arbeits- und Pausenzeiten durch ein Zeiterfassungssystem erfasst werden, sei es in digitaler oder analoger Form.

Die Einrichtung eines Arbeitszeitkontos eignet sich besonders für Arbeitsbereiche, in denen flexible Arbeitszeiten, Schichtdienste, saisonale Tätigkeiten oder unregelmäßige Auftragsarbeiten vorherrschen. Durch die Festlegung einer Höchstgrenze für Über- oder Unterstunden sowie einer definierten Kernarbeitszeit bietet ein Gleitzeitkonto Arbeitgebern die Möglichkeit, die Arbeitszeiten flexibel zu gestalten.

Um ihren Mitarbeitern in Krisenzeiten mehr Flexibilität zu gewähren, können Arbeitgeber vorübergehend die zulässige Anzahl von Minusstunden erhöhen. Dennoch obliegt es den Arbeitnehmern, Fehlzeiten durch den Ausgleich mit Überstunden zu kompensieren, beispielsweise durch einen früheren Arbeitsbeginn oder einen späteren Feierabend. Falls kein Arbeitszeitkonto besteht, haben Arbeitnehmer bei Vertrauensarbeitszeit die Möglichkeit, Minusstunden eigenständig durch den Ausgleich mit Überstunden zu korrigieren.

Wie entstehen Minusstunden?

Minusstunden entstehen in der Regel, wenn die tatsächlich geleistete Arbeitszeit eines Mitarbeiters die im Arbeitsvertrag festgelegte Arbeitszeit unterschreitet. Dies kann unterschiedliche Gründe haben, von geringerer Arbeitsauslastung und fehlenden Aufgaben bis hin zu persönlichen Umständen des Arbeitnehmers. Ein häufiger Auslöser sind auch Kurzarbeitsregelungen oder Situationen, in denen Arbeitnehmer vorübergehend freigestellt werden. 

Es ist wichtig zu betonen, dass Minusstunden nicht automatisch negativ sind; in einigen Fällen können sie sogar durch die Zustimmung des Arbeitnehmers oder aufgrund von betrieblichen Vereinbarungen entstehen. Um Missverständnisse zu vermeiden und rechtliche Aspekte zu klären, ist eine transparente Kommunikation zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer entscheidend. So lassen sich potenzielle Minusstunden vermeiden oder im besten Fall gemeinsam regeln. 

Wann darf man keine Minusstunden anrechnen?

Es ist nicht in jedem Fall möglich, Fehlzeiten als Minusstunden geltend zu machen. Gemäß den arbeitsrechtlichen Bestimmungen dürfen Arbeitgeber bestimmte Ausfallzeiten nicht als Minderarbeit verbuchen und vom Gehalt abziehen. Im Falle von Krankheit entstehen unverschuldete Minusstunden. Personen, die aufgrund gesundheitlicher Gründe arbeitsunfähig sind, sich ordnungsgemäß krankmelden und gemäß vertraglicher Vereinbarungen eine ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorlegen, dürfen die abwesenden Tage nicht als Minusstunden angerechnet bekommen. Dies ist im § 3 des Entgeltfortzahlungsgesetzes (EntgFZG) ausdrücklich festgelegt.

An gesetzlichen Feiertagen haben Arbeitnehmer üblicherweise frei, und gemäß § 2 EntgFZG ist der Arbeitgeber zur Zahlung des Arbeitsentgelts verpflichtet. Arbeitnehmer, die dennoch an Feiertagen arbeiten, können unter Umständen einen zusätzlichen Gehaltszuschlag erhalten, es sei denn, die Arbeit an Sonn- und Feiertagen ist ausdrücklich untersagt.

Da Arbeitnehmer einen gesetzlichen Anspruch auf Urlaub haben, darf dieser vom Arbeitgeber nicht als Fehlzeit angerechnet werden. Umgekehrt können Minusstunden weder vom Arbeitnehmer noch vom Arbeitgeber mit bereits gewährtem Urlaub verrechnet werden, da Urlaubstage nicht rückwirkend, sondern nur für die Zukunft gewährt werden können.

Ein Sonderfall ergibt sich bei Fortbildungen. Nimmt der Arbeitnehmer eigenständig an Weiterbildungen teil und integriert sie in seine reguläre Arbeitszeit, werden diese als Minusstunden verbucht. Hingegen gilt dies nicht als Minderarbeit, wenn die Fortbildung vom Arbeitgeber angeordnet wird, da der Arbeitnehmer in diesem Fall nicht eigenverantwortlich handelt. Gleiches gilt für Bildungsurlaub: Wird dieser in Anspruch genommen, ist der Arbeitgeber verpflichtet, den Mitarbeiter bezahlt von der Arbeit freizustellen.

Wie viele Minusstunden sind zulässig?

Es existiert keine pauschale gesetzliche Regelung, die die Anzahl der erlaubten Minusstunden festlegt. Die entscheidenden Kriterien hierbei sind vielmehr die Bestimmungen des Arbeits- oder Tarifvertrags. Fehlen entsprechende Vorgaben in diesen Verträgen, sind Minusstunden streng genommen nicht vorgesehen. Falls Du in einem solchen Fall weniger Arbeitsstunden als vertraglich vereinbart leistest, resultiert dies nicht in der Anhäufung von Minusstunden, sondern stellt schlichtweg einen Verstoß gegen Deine vertraglichen Pflichten dar. Konsequenzen können eine Abmahnung oder eine Gehaltskürzung sein.

Arbeitgeber haben jedoch die Möglichkeit, die zulässige Anzahl von Minusstunden vorübergehend zu erhöhen, um ihren Mitarbeitern mehr Flexibilität zu gewähren. Dies kann beispielsweise relevant sein, wenn Du aufgrund der vorübergehenden Schließung von Kitas oder Schulen für einen längeren Zeitraum die Betreuung Deiner Kinder übernehmen musst. Sollte die festgelegte Anzahl erlaubter Minusstunden nicht ausreichen, ist es empfehlenswert, diese Situation mit Deinem Vorgesetzten oder der Personalabteilung zu besprechen. Es ist jedoch zu beachten, dass die während dieser Phase aufgenommenen Minusstunden zu einem späteren Zeitpunkt nachgearbeitet werden müssen.

Darf man Arbeitnehmer zu Minusstunden zwingen?

Die Befugnis des Arbeitgebers, den Abbau von angesammelten Arbeitsguthaben anzuordnen oder sogar den Aufbau von Minusstunden zu veranlassen, ist eng mit der Führung eines Arbeitszeitkontos verbunden.

In Phasen geringerer Auslastung oder sinkender Auftragsvolumina mag es für Unternehmen attraktiv sein, ihre Mitarbeiter vorübergehend weniger arbeiten zu lassen, um sie in Zeiten höherer Auslastung flexibler einsetzen zu können. Jedoch ist es Arbeitgebern nicht ohne weiteres gestattet, Minder- oder Mehrarbeit anzuordnen. Dies gilt sowohl für den Abbau von aufgelaufenen Überstundenguthaben als auch für den Aufbau von sogenannten Minusstunden. Minusstunden entstehen, wenn ein Mitarbeiter weniger arbeitet als in seinem Arbeitsvertrag festgelegt.

Die Frage, ob ein Arbeitgeber Minusstunden anordnen kann, hängt also maßgeblich davon ab, ob ein Arbeitszeitkonto vereinbart wurde oder nicht. In Fällen, in denen ein Arbeitszeitkonto existiert, ist es gestattet, Minusstunden anzuordnen; anderenfalls nicht.

Die Sinnhaftigkeit und potenziellen Vorteile der Nutzung von Minusstunden für ein Unternehmen sollten jedoch vorab gründlich geprüft werden.

Minusstunden für Azubis, Kurzarbeiter und Schwangere

In bestimmten Situationen müssen Fehlzeiten gesondert behandelt werden. Im Kontext von Auszubildenden sind Minusstunden nicht zulässig. Da Auszubildende sich nicht in einem herkömmlichen Arbeitsverhältnis befinden, sondern vielmehr eine berufliche Ausbildung in einem Unternehmen durchlaufen, ist der Arbeitgeber verpflichtet, die vereinbarte Ausbildungszeit zu gewährleisten. Wenn Auszubildende aufgrund mangelnder Arbeit vorzeitig nach Hause geschickt werden, gilt dies als bezahlte Freistellung.

Im Bereich der Zeitarbeit dürfen Minusstunden nicht ohne konkreten Auftrag vom Zeitarbeitsunternehmen auf das Arbeitskonto angerechnet werden. Sollten keine Aufträge vorliegen oder unzureichend Arbeit vorhanden sein, sind die Arbeitnehmer freizustellen. Andernfalls tritt der Annahmeverzug ein, und der Arbeitgeber ist verpflichtet, das vereinbarte Gehalt auch für die nicht geleisteten Stunden zu zahlen.

Für schwangere Arbeitnehmerinnen, die sich im Mutterschutz befinden, gilt die gleiche Vorgehensweise wie bei einer Kündigung. Falls ein vertraglich festgelegtes Arbeitszeitkonto besteht, werden Minusstunden mit dem Gehalt verrechnet. Fehlzeiten können, müssen jedoch nicht zwangsläufig für Vorsorgeuntersuchungen entstehen. Schwangere sind gemäß ihrer Treuepflicht gegenüber dem Arbeitgeber dazu angehalten, Arzttermine in ihre Freizeit zu legen. Ist dies nicht möglich, besteht seitens des Arbeitgebers ein Freistellungsanspruch.

Darf die Firma bei Minusstunden das Gehalt kürzen?

Primär sind Arbeitnehmer dazu verpflichtet, Minusstunden innerhalb eines festgesetzten Zeitrahmens durch das Ableisten von Überstunden auszugleichen. Der Arbeitgeber ist erst berechtigt, den Gegenwert von Minusstunden vom Lohn oder Gehalt abzuziehen, wenn der Mitarbeiter gegen vertragliche Vereinbarungen verstößt. Beispiele hierfür sind:

1. Es treten mehr Minusstunden auf, als vertraglich gestattet sind.
2. Die Minusstunden werden nicht innerhalb des vorgesehenen Ausgleichszeitraums nachgearbeitet.

Es ist keinesfalls zulässig, zu Lohnkürzungen zu greifen, wenn das Unternehmen die Minderarbeit anordnet oder der Grund für die Minusstunden im Verantwortungsbereich des Unternehmens liegt. Dies könnte beispielsweise durch einen Stromausfall oder eine Betriebsunterbrechung aufgrund defekter Maschinen der Fall sein. Zudem ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, die Minusstunden durch ein transparentes Arbeitszeitkonto nachzuweisen.

Dürfen Minusstunden mit Urlaub verrechnet werden?

Die Verrechnung von Minusstunden mit Ansprüchen auf Urlaubsabgeltung darf ausschließlich mit ausdrücklicher Zustimmung des Arbeitnehmers erfolgen. Dies setzt voraus, dass der Arbeitgeber den Arbeitnehmer über diese Möglichkeit informiert und dieser seine Zustimmung schriftlich erteilt. Ohne die explizite Zustimmung des Arbeitnehmers ist eine Verrechnung nicht gestattet.

Es ist ebenso von Bedeutung zu beachten, dass die Verrechnung von Minusstunden mit Ansprüchen auf Urlaubsabgeltung nur dann erlaubt ist, wenn der Urlaubsanspruch des Arbeitnehmers bereits erloschen ist. Solange der Arbeitnehmer noch einen Anspruch auf bezahlten Urlaub hat, ist der Arbeitgeber nicht berechtigt, eine Verrechnung vorzunehmen.

Was passiert bei einer Kündigung mit Minusstunden?

Wenn ein Arbeitnehmer selbst kündigt oder ihm gekündigt wird, ist er verpflichtet, seine Minusstunden vor dem Ende des Arbeitsverhältnisses durch das Ableisten von Überstunden auszugleichen. Falls dieser Ausgleich nicht erfolgt, hat der Arbeitgeber das Recht, die Minusstunden mit der letzten Gehaltszahlung zu verrechnen. In Fällen, in denen kein Arbeitszeitkonto vereinbart wurde, ist es dem Arbeitgeber allerdings untersagt, eine Gehaltskürzung vorzunehmen.

Können Minusstunden verfallen?

Minustunden unterliegen nicht der Verjährung. Daher ist ein Arbeitnehmer dazu verpflichtet, die von ihm verursachten Minusstunden nachzuarbeiten. Innerhalb des im Vertrag festgelegten Zeitraums muss er sein Arbeitszeitkonto durch das Ableisten von Überstunden wieder ausgleichen. Andernfalls behält sich der Arbeitgeber das Recht vor, das Gehalt zu kürzen.

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